rechizițiile de achiziție și comenzile de achiziție („POs”) sunt ambele documente cheie într-un proces eficient de achiziție pentru orice afacere. Acestea permit echipelor să planifice achizițiile în mod adecvat, să planifice bugetele și să furnizeze dovada cheltuielilor în cazul auditurilor financiare.
cu toate acestea, mulți proprietari de afaceri nu sunt familiarizați cu fiecare document și rolurile lor specifice în cadrul procesului de cumpărare. Drept urmare, oamenii fie abuzează de aceste documente, fie nu le folosesc deloc.
să descompunem elementele de bază ale procesului de achiziție explorând diferența dintre cererile de cumpărare și comenzile de cumpărare.
ce este o cerere de cumpărare?
o cerere de cumpărare este un document pe care un angajat din cadrul organizației dvs. îl creează pentru a solicita o achiziție de bunuri sau servicii.
când completați o cerere de cumpărare, nu cumpărați încă nimic. Sunteți doar începutul procesului de o achiziție de a cere permisiunea internă.
acest document este utilizat atunci când un angajat din organizația dvs. face o cerere de comandă dacă apare o nevoie pentru anumite bunuri sau servicii.
managerul angajatului – sau oricine se ocupă de achiziții la compania dvs. – este notificat că angajatul a făcut o cerere de comandă odată ce primește cererea.
rechizițiile de cumpărare conturează detaliile necesare înainte de a finaliza o achiziție, în cazul în care aceasta este aprobată, cum ar fi:
- descrierea produsului și cantitatea
- numele furnizorului
- Preț
- numele și Departamentul cumpărătorului
rechizițiile de cumpărare rareori (dacă vreodată) părăsesc organizația dvs. Angajații folosesc aceste documente interne pentru a obține permisiunea. Ca atare, acestea nu sunt un document obligatoriu din punct de vedere juridic.
nu toate companiile folosesc rechizițiile de cumpărare în procesul lor de achiziție. În alte cazuri, unele companii necesită o cerere de cumpărare pentru achizițiile care depășesc o sumă stabilită în dolari.în plus, departamentul de contabilitate utilizează acest document pentru a planifica cheltuielile viitoare. Este mult mai ușor să evitați greșelile costisitoare dacă verificați bugetul înainte de a aproba o achiziție.
De ce aveți nevoie de rechiziții de cumpărare?
rechizițiile de cumpărare detaliază toate detaliile unei comenzi pe care organizația dvs. trebuie să o facă. Deci, de ce nu săriți cererea de cumpărare și mergeți direct la comanda de achiziție?
- ele ajută la stabilirea unui proces clar de achiziție. Redirecționând permisiunea de cumpărare către un manager comun utilizând formularele de solicitare a achiziției, puteți eficientiza conducta organizației dvs. Procesul este mult mai ușor de gestionat și formalizat atunci când există reguli clare pentru cine poate cumpăra ce și când.
- acestea ajută la detectarea și prevenirea fraudei în organizația dvs. Cu cât sunt mai mulți pași implicați în procesul de achiziție, cu atât este mai probabil ca cineva să adulmece o achiziție frauduloasă dacă se întâmplă.
- ele dau Finanțe control mai direct asupra achizițiilor. Dacă cineva din afara departamentului trebuie să cumpere ceva, poate completa o cerere de cumpărare și o poate trimite șefului achizițiilor. În acest fel, același departament supraveghează fiecare achiziție pe care o face organizația dvs.
cum funcționează o cerere de cumpărare?
cererile de cumpărare sunt completate mai întâi de un angajat care vede nevoia unui produs sau a unui serviciu. Angajatul completează toate detaliile, inclusiv prețul, vânzătorul sugerat și specificul bunurilor sau serviciilor. Documentul este apoi trimis Departamentului de achiziții pentru aprobare.
Să presupunem că conduceți o companie de producție. Ai o echipa de mecanici care fac inspectează de rutină și stabilește pe burghie, ferăstraie, și alte mașini. Dacă unul dintre mecanicii dvs. află despre un nou tip de echipament care le – ar face viața mai ușoară pentru verificările de rutină – echipamente pe care compania dvs. nu le-a achiziționat niciodată-ar putea completa o cerere de achiziție fără a fi nevoie să ceară mai întâi permisiunea.
mecanicul depune formularul completat la Departamentul de achiziții. Ei se ocupă de aprobarea sau respingerea cererii de echipamente noi. Deoarece echipamentul este high-end, șeful de achiziții ar verifica mai întâi cu Departamentul de Finanțe pentru a vă asigura că aceasta este o cerere fezabilă.
ce este o comandă de cumpărare?
de asemenea, cunoscut sub numele de PO, comanda de achiziție este un document care prezintă detaliile unei achiziții reale.
Departamentul de achiziții creează comanda de achiziție odată ce o cerere de achiziție a fost aprobată. Dacă o organizație nu utilizează cereri de cumpărare, alți angajați pot completa comenzi de cumpărare pentru aprobare.
spre deosebire de o cerere de cumpărare, comanda de achiziție este un document extern. Achiziționarea îl trimite vânzătorului ca un set de instrucțiuni pentru a vă îndeplini comanda și a procesa plata.
rețineți că POs — urile nu sunt aceleași cu facturile-nu sunt un prompt de plată.
și odată ce un formular de comandă de achiziție a fost finalizat și aprobat de cumpărător și vânzător, acesta devine un document obligatoriu din punct de vedere juridic.
POs-urile includ tot ceea ce vânzătorul trebuie să știe pentru a îndeplini comanda și tot ceea ce compania dvs. are nevoie pentru a documenta achiziția:
- numele companiei dvs.
- numele angajatului care face comanda
- Data creării PO
- cantitatea și prețul mărfurilor
- condiții de plată
- semnătura tuturor părților implicate
- /li>
cum funcționează comenzile de cumpărare?
organizația dvs. creează comenzi de cumpărare numai atunci când dorește să continue și să achiziționeze Oficial bunuri sau servicii. Când are o cerere de cumpărare aprobată, Departamentul de achiziții poate crea un PO din informațiile din cerere. Dacă PO depășește o sumă stabilită în dolari, majoritatea companiilor solicită aprobarea vicepreședintelui înainte de a finaliza documentul pentru a-l trimite vânzătorului.
să ne întoarcem la compania noastră de producție. Conducerea decide să aprobe cererea de cumpărare a mecanicului pentru echipamente noi de ultimă generație.
de acolo, un angajat de la Departamentul de achiziții ar completa Un PO. Cu toate acestea, deoarece echipamentul va costa peste 10.000 USD, un vicepreședinte trebuie să aprobe PO înainte de a putea fi efectuată achiziția.
vicepreședintele aruncă o privire la PO, îl aprobă și îl trimite înapoi la Departamentul de achiziții, care are grijă să trimită PO la vânzător și la propriul departament de contabilitate.
odată ce vânzătorul primește și semnează documentul, PO devine obligatoriu din punct de vedere juridic. Acum toată lumea – mecanicul, Departamentul de achiziții, vicepreședintele, Departamentul de contabilitate, vânzătorul – este în buclă și a citit aceiași termeni și Condiții pentru o achiziție.
Deci, odată ce compania primește noul echipament la o anumită dată, îl vor aștepta.
care este diferența dintre o cerere de cumpărare și o comandă de cumpărare?
să trecem repede peste modul în care diferă fiecare document:
| caracteristică | cerere de cumpărare | comandă de achiziție |
| ce este? | cerere de achiziție | confirmarea unei comenzi |
| cine o creează? | orice angajat | Departamentul de achiziții sau șeful unui departament |
| când este trimis? | când un angajat vede o cerere de bunuri sau servicii | când trebuie plasată o comandă pentru bunuri și/sau servicii |
| cine o primește? | șef de departament și/sau departament de achiziții | furnizor |
| ce informații conține? | – data solicitării este creată – Numărul solicitării – numele angajatului care face solicitarea – descrierea articolelor necesare – numărul articolelor și prețul– informații sugerate de furnizor |
– data creării PO – numărul PO – numele cumpărătorului – descrierea articolelor sau a serviciului achiziționat – numărul articolelor și prețul– condițiile de plată – adresele de facturare și expediere – data livrării |
rolul solicitărilor de cumpărare și al comenzilor de cumpărare într-un proces eficient
indiferent dacă sunteți un furnizor sau un furnizor cumpărător, compania dvs. poate beneficia de eficientizarea procesului de achiziție pentru toate părțile implicate.
fără reguli și procese stabilite, angajații pierd mult timp alergând după pierderea informațiilor sau remedierea greșelilor cauzate de documentele deplasate.
o modalitate simplă de a face acest lucru este prin punerea în aplicare Ușor de utilizat, cerere de cumpărare electronică și șabloane PO în procesele utilizând software-ul de automatizare a achizițiilor.
gândiți – vă la asta în acest fel-trebuie să vă cheltuiți resursele în locul potrivit dacă doriți să ieșiți în evidență și să vă dezvoltați afacerea. Astăzi, instrumentele de automatizare a proceselor de afaceri sunt ușor disponibile pentru a oferi angajaților un început chiar și atunci când nu sunt programatori.
rămânând în urmă și alergând constant ca un pui fără cap pentru a rămâne deasupra cine a cumpărat ce și când, pierzi o tonă de resurse. Între timp, alții te vor prinde din urmă.
să aducem înapoi compania de producție ca exemplu. Dacă utilizați procese de achiziții din școala Veche, toate resursele pe care le pierdeți pentru achiziții sunt resurse pe care le luați de la crearea unei experiențe pozitive a clientului. În zilele noastre, există o mulțime de companii moderne de producție la care clientul dvs. poate merge dacă nu le puteți oferi calitatea serviciilor pe care știu că le pot obține în altă parte.
Iată cum se raportează acest lucru la un alt tip de proces – Netflix schimbă modul în care oamenii consumă conținut media. Acum, tot mai multe rețele oferă servicii de streaming similare pentru a rămâne relevante.
același lucru este valabil și pentru automatizare.
eficientizați procesul de achiziție
este greu să conduci o afacere. Provocările vor apărea în fiecare zi de la un client nemulțumit la o cheltuială neașteptată. În loc să urmăriți documentele, doriți ca angajații să se concentreze asupra clienților și problemelor strategice.
tendințele globale favorizează puternic automatizarea. Automatizați – vă procesele de achiziție de zi cu zi folosind lucruri precum o soluție de flux de lucru pentru comenzi de achiziție-beneficiile vă pot surprinde.
înfășurându-l
de la companii mijlocii la întreprinderi gigantice, atât de multe întreprinderi trebuie să utilizeze formulare de rechiziție de cumpărare și formulare PO în avantajul lor pentru a economisi resurse, a-și planifica finanțele mai eficient și chiar a se proteja în cazurile de audituri financiare.
fără rechizițiile de cumpărare și POs-urile lor însoțitoare, acesta poate deveni gratuit pentru toți în procesul dvs. de achiziție-costurile unor astfel de greșeli pot varia de la neplăceri la catastrofe majore.
compania dvs. are formulare eficiente pentru procesul de achiziție?
