Cum să vă programați ziua pentru o productivitate optimă

consultați ghidul nostru complet despre cum să creați un program pentru a profita la maximum de zilele dvs.

cu toții avem aceleași douăzeci și patru de ore în fiecare zi. Deci, de ce oamenii de succes obține atât de mult făcut în lor douăzeci și patru de ore în timp ce alții se luptă pentru a îndeplini sarcinile pe o listă de bază pentru a-do?

un răspuns este managementul timpului. Mulți oameni au probleme cu utilizarea eficientă a timpului pe tot parcursul zilei. Dar dacă ești tu, nu-ți face griji. Folosind sfaturi de productivitate și creând și respectând un program zilnic eficient, puteți face mai mult și mai bine în fiecare zi.

De ce programarea zilei este importantă

cum să vă programați ziua

• definiți-vă de ce
• stabiliți prioritățile
• estimați cât va dura o sarcină
• lucrați mai inteligent, nu mai greu

tipuri de tehnici de planificare

• creați o rutină de dimineață productivă
• evitați comutarea sarcinilor
• li>
• așteptați-vă la neașteptate
• tehnologie de pârghie
• amintiți-vă de hârtie
• mănâncă broasca
• evaluați și pivotați

De ce programarea zilei dvs. este importantă

timpul este o resursă finită pentru noi toți. Lăsarea numărului limitat de zile și ore la întâmplare nu este gestionarea responsabilă a resurselor. În schimb, folosiți un program și profitați de recompense:

• reduceți timpul pierdut: dacă nu puneți „petreceți 2 ore pe social Media și jocuri Video” în programul dvs. zilnic, atunci utilizarea programului vă împiedică să pierdeți timpul cu lucruri care nu sunt pe ordinea de zi.
• crește fericirea: chiar și știința este de acord. Urmarea unui program te face mai fericit!
• îmbunătățirea productivității: veți obține mai mult de făcut atunci când urmați un program.
• Reduce stresul: Programarea creează mai multă certitudine care reduce stresul-și care îmbunătățește sănătatea. Câștig-câștig!
• facilitează colaborarea: oricând lucrați cu o echipă, un program vă ține pe toți pe aceeași pagină în același loc în același timp.

cum să vă programați ziua

este clar că programarea zilei dvs. este valoroasă. Cu toate acestea, nu poți arunca doar lucruri pe calendarul tău drăguț de pisoi și să speri la o viață productivă.

în schimb, aveți nevoie de o strategie pentru a vă putea programa productivitatea și pentru a face munca importantă eficient. Iată câteva principii directoare pentru a vă ajuta să utilizați un program pentru zile eficiente.

Să recunoaștem. Nu tot ce facem într-o zi este distractiv. Există cu siguranță sarcini pe care pur și simplu nu vrem să le facem. Ne putem baza pe curaj și determinare la putere prin intermediul, dar care poate sap energie. În schimb, găsiți motivația internă definindu-vă de ce.

fiecare este diferit, dar este sensul și scopul din spatele a tot ceea ce facem. Acest concept a fost popularizat de Simon Sinek în cartea sa Începeți cu De ce. Sinek demonstrează că „de ce” poate motiva cu adevărat persoanele fizice și întreprinderile să își atingă obiectivele.

De ce ar trebui să fie mai mare decât „pentru că trebuie” sau „pentru că cineva mi-a spus să.”Pentru un individ, de ce ar putea fi pentru a oferi o viață sigură și fericită pentru copiii lor. Pentru întreprinderi, un de ce ar putea arata mai mult ca, „pentru a ajuta oamenii să reușească.”

atunci, tot ceea ce faci ca persoană sau ca companie ar trebui să fie în slujba acestui motiv.

există literalmente milioane de moduri în care puteți petrece fiecare zi. Și nu poți face totul. Fără priorități, s-ar putea să vă petreceți timp pe sarcini care nu vă duc nicăieri. Și dacă sunteți lider de echipă sau manager, doriți să stabiliți priorități pentru echipa dvs., astfel încât să știe și ce este important.

deci, va trebui să dau seama ce într-adevăr nevoie pentru a obține făcut pentru a atinge obiectivele în serviciul dumneavoastră de ce. În primul rând, scrieți tot ce vă puteți gândi. Apoi eliminați orice nu are legătură cu motivul dvs. Apoi puneți prioritățile în ordinea importanței.

a avea o direcție în care să mergi este la fel de important ca a merge. O călătorie fără o destinație ar putea fi interesantă, dar fără o destinație în minte, cine știe unde veți ajunge.

după ce ați dat seama ce trebuie să faceți, aflați cât va dura. Și nu vorbim despre cât timp va dura în țara fanteziei. Trebuie să știi cât îți ia să faci chestia asta.

una dintre cele mai frecvente greșeli de programare pe care le fac oamenii este să nu estimeze corect cât va dura o sarcină sau un proiect. „Dacă supra-sau-subestima pe cât timp acest lucru va dura de fapt, esti mult mai probabil pentru a arunca întregul program off. Și mai rău, este posibil să pierdeți un termen limită sau să pierdeți timp prețios pentru dvs. și pentru părțile interesate cheie, cum ar fi angajații și clienții.”

deci, trebuie să fii real cu tine însuți și să-ți încurajezi echipa să facă același lucru. Luați o săptămână sau două și urmăriți-vă timpul. Cât timp îți ia să scrii 1.000 de cuvinte sau să răspunzi la e-mailuri? Apoi, vă puteți planifica programul în mod realist, îmbunătățindu-vă șansele de succes.

Tim Ferriss, autorul săptămânii de lucru de 4 ore este pe ceva. În epoca agitației, uneori simțim că trebuie să mergem să mergem tot timpul. Dar dacă ne-am folosi timpul în așa fel încât să ne permită să lucrăm mai puțin? Atunci am fi pe ceva, de asemenea.

Ferriss susține o strategie de lucru mai inteligent folosind sisteme care fac „imposibil să se comporte greșit.”Atunci nu trebuie să se bazeze pe resursa finită a voinței. Deci, stabilirea sistemelor productive este un pas cheie pentru Ferriss.alte modalități de a lucra mai inteligent implică identificarea celor mai productive momente ale zilei și apoi programarea sarcinilor cheie pentru acea perioadă de timp. Pentru mulți dintre noi, nivelul de energie este cel mai ridicat dimineața. Cu toate acestea, dacă sunteți o adevărată bufniță de noapte, nu ezitați să profitați de acel moment pentru a face lucrurile.

De asemenea, trebuie să fii strategic. Da, există multe modalități de a vă atinge obiectivul. Atunci când alegeți ce cale să luați, luați în considerare riscul-beneficiu al ceea ce faceți. Ai putea suna la rece 100 de persoane și a obține un da. Sau ai putea apela la rece zece persoane potrivite pentru același beneficiu.

tipuri de tehnici de planificare

nu există o soluție unică pentru crearea celui mai productiv program. Dar aceste tehnici de programare vă pot ajuta de-a lungul drumului.

începeți-vă ziua liberă chiar cu o rutină de dimineață care întărește productivitatea.potrivit lui Hal Elrod, autorul cărții The Miracle Morning, ” cum te trezești în fiecare zi și rutina ta de dimineață (sau lipsa acesteia) îți afectează dramatic nivelurile de succes în fiecare domeniu al vieții tale. Diminețile concentrate, productive, de succes generează zile concentrate, productive, de succes.”

Elrond și-a schimbat viața trezindu-se la 5 dimineața pentru a petrece timp în tăcere, meditând, citind și făcând exerciții fizice. Acest lucru a dat tonul zilelor sale și a reușit să se scoată de sub datorii zdrobitoare și să atingă noi niveluri de succes.

dimineața ta perfectă ar putea arăta diferit de cea a lui Elrond, dar are sens să rezervi timp devreme în fiecare zi pentru a determina cursul restului zilei.

Multi-tasking-ul poate părea eficient. La urma urmei, faci mai mult dintr-o dată, nu? Greșit. De fapt, deși faci mai mult dintr-o dată, nu sunt cu adevărat obtinerea mai mult de făcut. Ești mai puțin făcut.

de fapt, costul real al multi-tasking-ului poate fi de până la 40% din productivitatea dvs. De fiecare dată când vă deplasați între sarcini, este nevoie de timp creierul pentru a comuta. În plus, oamenii sunt mai predispuși la greșeli la comutarea sarcinilor. Și cu cât sarcina este mai complexă, cu atât pierderile sunt mai mari.

deci, are sens să faci un singur lucru la un moment dat. Acest lucru vă permite să vă concentrați cu adevărat asupra a ceea ce faceți. Apoi o puteți face mai eficient.

când vă programați ziua, evitați comutarea sarcinilor, dacă este posibil. Acordați-vă suficient timp pentru a finaliza sarcinile dintr-o dată. Oh,și când o faci? Nu vă verificați e-mailul.

am văzut cum comutarea sarcinilor poate afecta productivitatea. Cu toate acestea, cu toții avem mai mult de un lucru de făcut într-o zi. Astfel, puteți minimiza efectul comutării sarcinilor prin dozarea sarcinilor și utilizarea programării blocurilor.

puteți defini „ca sarcini” în mai multe moduri. Dar cheia este că sarcinile ar trebui să aibă o caracteristică unificatoare care să le facă mai eficiente atunci când sunt realizate împreună. Gândește-te la comisioane. Este mai logic să mergeți peste tot într-o anumită locație geografică.

în mod similar, puteți lot sarcini în ceea ce privește mentalitatea necesară pentru a le face. De exemplu, sarcinile administrative iau un fel de mentalitate, dar sarcinile creative, cum ar fi scrierea unei postări pe blog sau a unui cod de depanare, necesită ceva complet diferit. Dar gruparea sarcinilor după mentalitate, puteți reduce impactul schimbării totale a angrenajelor.

Elon Musk folosește în mod faimos dozarea sarcinilor pentru a se asigura că face totul pentru afacerea sa și petrece încă timp cu familia sa. Task batching este procesul de planificare ca sarcini împreună, astfel încât să le puteți face mai eficient.

nu puteți prezice viitorul, dar puteți fi destul de siguri că se va întâmpla ceva neașteptat la un moment dat. Nu știi ce este sau când vine, dar este acolo. Și un program productiv va lua în considerare acest lucru.

probabil ți s-a întâmplat ție. Ți-ai identificat motivul și ți-ai creat prioritățile și sarcinile. Ați programat sarcinile cheie în timpul cel mai productiv. Ai fost un star rock al productivității.

apoi, dintr-o dată, apare o urgență. Împingeți totul în lateral pentru a aborda această sarcină urgentă. Programul tău eficient moare o moarte dureroasă.

nu trebuie să fie un proiect urgent, fie. Ar putea fi un copil bolnav care ține un membru al echipei acasă. Ar putea fi o urgență METEO păstrarea toată lumea acasă. Ar putea fi o perioadă de nefuncționare neașteptată a serverului care încetinește ritmul tuturor. Lucrurile mici pot ucide productivitatea la fel de eficient ca lucrurile mari. Și sincer, ele sunt mai frecvente.

la fel ca și gestionarea inteligentă a banilor pentru a avea un fond de economii de urgență, ar trebui să aveți și un fond de urgență. Desigur, nu puteți stoca timp, dar puteți construi o pernă de timp în programul dvs. În acest fel, când apare neașteptatul, ești gata.

Tehnologia este foarte bună la programare. La urma urmei, la nivel de bază, un program este doar o foaie de calcul. Dar tehnologia de programare poate merge dincolo de o rețea simplă.

instrumente precum Google calendar vă ajută să programați sarcini recurente, sarcini de cod de culoare, să setați mementouri și chiar să partajați calendare între echipe. Toate acestea cresc eficiența programului dvs. În plus, te împiedică să uiți întâlnirea cu clientul.

cu toate acestea, puteți face mult mai mult. Utilizați o aplicație iPhone pentru a vă accesa calendarul din mers. Eliminați apelurile telefonice și e-mailurile înainte și înapoi pentru a programa întâlniri, permițând altora să programeze întâlniri chiar în calendarul dvs.

posibilitățile sunt nelimitate!

la fel de bun ca tehnologia este la creșterea jocului de programare, nu reduceți valoarea hârtiei în această lume digitală. Planificatorii de hârtie, jurnalele bullet, listele de sarcini și alte instrumente analogice pot fi la fel de utile.

de fapt, liderul industriei planner Erin Condren ‘ s Lifeplanner a primit sigiliul bun de menaj al aprobării ca instrument de productivitate. Și sistemele de notebook-uri precum Ryder XXX Bullet Journal sunt, de asemenea, în tendințe ca instrumente de productivitate.

desigur, nimic nu bate o listă bună, de modă veche, pentru a menține indivizii pe drumul cel bun. Scrierea lucrurilor te scutește de efortul de a-ți aminti de ele. Iar recompensa de a tăia lucrurile de pe lista ta poate fi extrem de motivațională.

potrivit lui Mark Twain, „dacă este treaba ta să mănânci o broască, cel mai bine este să o faci primul lucru dimineața. Și dacă este treaba ta să mănânci două broaște, cel mai bine este să mănânci mai întâi cea mai mare.”

folosind această logică, o metodă de planificare este de a pune cele mai dificile, cele mai importante sarcini pe primul loc. Și dacă aveți mai mult de o astfel de sarcină, ar trebui să o faceți pe cea mai grea înainte de cele mai ușoare.

pentru a utiliza această metodă, trebuie să puteți identifica prioritatea cheie pentru ziua respectivă. În cele din urmă, prioritatea ar trebui să fie singulară, deoarece nu putem face două lucruri simultan. (A Se Vedea Sarcina De Comutare!)

sarcinile mai dificile sunt adesea cele mai predispuse la amânare. La urma urmei, majoritatea dintre noi chiar nu vrem să mâncăm o broască. Deci, a le face primul lucru dimineața te împiedică să le împingi toată ziua. În plus, odată ce ați terminat, aveți timp liber pentru a face mai multe sarcini distractive.

programarea productivității poate fi o țintă în mișcare. Și este posibil să aveți un program perfect, dar astfel încât să ia timp pentru a evalua rezultatele eforturilor tale. Tu și echipa ta sunteți oameni cu adevărat productivi?

iată câteva întrebări cheie pentru a vă pune dvs. și echipei dvs. pentru a evalua eficacitatea programului dvs.:

• respectați termenele limită?
• au fost corecte estimările de timp?
• problemele neprevăzute au interferat cu liniile temporale?
• te-ai simțit sub presiunea ceasului?
• programul nostru de întâlniri a funcționat?

odată ce ați adunat datele dvs., puteți lua decizii informate despre unde să mergeți de aici. Termenele pierdute pot indica o bugetare slabă a timpului, o problemă care se rezolvă cu ușurință în luna următoare, sprint sau trimestru. Întâlnirile străine pot fi eliminate. Mai multe padding pot fi adăugate pentru a se potrivi probleme neprevăzute.

concluzie

există atât de multe trucuri și instrumente pentru programe productive creative care funcționează cu adevărat la locul de muncă și acasă. Dacă nu le dați o încercare, este posibil să aruncați bani pe fereastră. Și nu ne putem gândi la nimic mai puțin productiv decât asta!

care sunt cele mai bune sfaturi și rutine de productivitate?