arta de a scrie o notă de afaceri este de fapt ceva de o artă pierdută.cu creșterea de comunicații digitale și o supra-dependența de telefoane mobile și text rapid și e-mailuri, nu pare a fi mult loc pentru memo venerabil.
este regretabil, deoarece o notă de afaceri bine elaborată poate reduce birocrația birocratică și poate transmite mesaje importante companiei către oamenii potriviți, într-un mod clar și concis.
memo-urile sunt extrem de preferabile e-mailurilor atunci când emit informații și date cu privire la problemele cheie ale companiei, cum ar fi modificările de politică sau numirea unui nou director executiv.
cum se scrie cea mai bună notă? Scurt și dulce este un loc bun pentru a începe, și o capacitate de a comunica punctele cheie este o modalitate buna de a termina.
Să aruncăm o privire și să vedem cum să scriem cea mai bună notă de afaceri.
cum se scrie o notă
prin definiție, o notă (prescurtare pentru memorandum) este un document de afaceri care urmărește să angajeze personalul din interiorul unei companii și comunică mesaje importante cu privire la problemele cheie privind întâlnirile, politicile companiei și afacerile corporative.
scrierea unei note bune este în mare parte despre o formatare bună, o structură solidă și capacitatea de a transmite clar și succint mesajul dorit.
pentru a acoperi bazele pe toate fronturile de mai sus, să parcurgem procesul, pas cu pas, în crearea unei memorii magistrale.
Adăugați titlul
titlul unei memorii este scurt și la obiect și este întotdeauna plasat în partea de sus a paginii. De obicei, un termen este folosit în titlu (gândiți-vă „memo” sau „memo to staff.”) În mod ideal, doriți ca mesajul dvs. să iasă în evidență în mijlocul grămezii de documente și e-mailuri care adesea inundă locul de muncă modern. Direcționarea titlului către publicul/destinatarul dorit face exact asta.
asigurați-vă că includeți data
data este necesară ca punct de referință. Arată destinatarului când a fost scrisă nota și, în multe cazuri, dă notei un sentiment de urgență și că conținutul și instrucțiunile sale trebuie luate în serios.
3. Desemnați cine primește nota cu”către”
clarificați cine este nota „de la”
această linie desemnează autorul notei, după nume și titlu (adică „de la biroul lui Sally Stone, director de vânzări.”) Adesea, pentru a sublinia importanța notei, titlul include semnătura expeditorului, prin inițiale. De obicei, acest lucru se întâmplă atunci când un subordonat scrie memo pentru un supervizor sau manager – acel manager va semna pe memo pentru a arăta destinatarilor că totul în memo este aprobat și necesită atenție sau un răspuns.
adăugați un subiect clar
această linie desemnează despre ce este vorba în memo și ar trebui să fie întotdeauna scrisă clar, concis și convingător. Mai presus de toate, doriți ca nota dvs. să iasă în evidență și să vă transmiteți mesajul. Acest proces începe într-adevăr cu linia de subiect, și este destinat să precizeze în mod clar ceea ce memo este despre.
scrie corpul
această secțiune merge în mai multe detalii cu privire la ceea ce memo este despre. Scopul este de a ajunge la punct rapid (adică, „am stabilit o întâlnire luni, Jan. 6 pentru a discuta obiectivele și prioritățile de vânzări din primul trimestru.”) Prima linie este foarte importantă, deoarece stabilește tabelul pentru restul notei. Este ideal să împărțiți corpul notei în paragrafe scurte-Trei ar trebui să fie obiectivul. Mai mult decât atât și începeți să pierdeți atenția destinatarilor. Amintiți-vă, clar și concis este obiectivul cu o notă bună. Ultimul paragraf ar trebui să conțină un apel la acțiune, adică ceva convingător pentru a stimula destinatarul să ia măsuri.
semnați cu o închidere bună
ultima porțiune a notei poate include o semnătură de la expeditor în partea de jos, dar nu trebuie. Doar semnați și datați semnătura, pentru a „sigila oficial afacerea” pe notă și lăsați cititorul să știe de la cine vine exact nota. Cu toate acestea, este mai important să încheiați nota cu un apel ferm la acțiune, informându-i pe cititorii dvs. ce acțiuni specifice trebuie luate.
template-uri Memo bune pentru a utiliza
pentru a vă ajuta să scrie o notă mai bună, și vă va oferi un exemplu vizual de ceea ce o notă bună ar dori, a verifica afară aceste note de probă:
- Vertex 42: acest site oferă o varietate de template-uri diferite, inclusiv „casual” și „formale” memo-uri de afaceri.
- Office.com: această pagină web este foarte utilă atunci când alegeți designul adecvat pentru nota dvs.
- TemplateArchive.com: acest site face o treabă excelentă în descompunerea procesului de memo în mușcături ușor de înțeles. Acesta include secțiuni despre șabloane, când să trimiteți o notă și formatarea notelor.
când trebuie să trimiteți o notă?
să știi când să scrii un e-mail este la fel de important ca să știi cum să scrii o notă. De exemplu, există scenarii în care un e-mail scurt va fi suficient sau un buletin digital intern vă va duce la publicul dvs. corect.
în general, totuși, scrierea unei note este optimă în următoarele scenarii:
- când trebuie să primiți un mesaj care să facă o impresie. E-mailurile sunt excelente pentru a transmite rapid un mesaj, dar o notă poate crea un mesaj care este construit să dureze. Dacă mesajul dvs. implică o problemă sau o recomandare serioasă, o notă este preferabilă unui e-mail pentru a vă transmite punctul.
- când formatarea corectă a mesajului este importantă. Dacă mesajul dvs. trebuie să includă puncte glonț, titluri sau grafice, o notă este un vehicul excelent pentru a angaja personalul.
- când mesajul dvs. este menit să fie tipărit. Dacă mesajul dvs. va ajunge pe un buletin de bord al companiei sau într-un format de buletin informativ sau dacă mesajul dvs. va fi utilizat la o întâlnire a companiei, o notă formală este calea de urmat.
ar trebui să evitați să scrieți o notă atunci când un e-mail va fi suficient. Acesta este de obicei cazul când aveți un mesaj foarte scurt de trimis sau dacă sunteți pe drum folosind telefonul inteligent și nu aveți timp să structurați și să formatați o notă.
Sfaturi pentru a scrie o notă mare
utilizați aceste sfaturi pentru a scrie note care ies în evidență, se observat, și sunt acționat în mod rapid.
- Stick cu politica corporativă pe note. Majoritatea companiilor, în special cele mai mari, au un script standard sau un plan de urmat atunci când scriu o notă. Stick aproape de ea și de a folosi planul pentru a obține punctul de peste.
- Păstrați-vă propozițiile și paragrafele scurte și la obiect. Ernest Hemingway spunea: „concizia este cheia.”Memo-urile lungi și pline de cuvinte sunt memo-uri care de multe ori nu sunt citite.
- utilizați bullet points. Pentru a fi mai succint și pentru a obține punctul de peste, utilizați bullet points pentru a transmite mai bine mesajul.
- concentrați-vă pe apelul la acțiune. Sfârșitul notei, în cazul în care este inclus un apel la acțiune, este vital pentru procesul de memo. Concentrați-vă pe verbiaj care inspiră cititorul și să-i ridice și să se miște. Puneți-vă această întrebare: care este partea de sus pe care vreau ca cititorii să o absoarbă din notă?
- editare pentru gramatică. Nimeni nu vrea să citească o notă plină de greșeli și erori gramaticale. Asigurați-vă că vă corectați nota și investiți în software de gramatică bun, cum ar fi Grammarly.