cunoașterea modului de utilizare a unui fax este o abilitate profesională importantă care ajută la facilitarea comunicării în timp util. Deși poate părea o tehnologie învechită, faxurile sunt încă utilizate pe scară largă pentru a trimite și primi documente de afaceri importante.
Din fericire, configurarea și utilizarea faxurilor este simplă și ușor de făcut. Mai mult, există o varietate de alternative moderne de fax online care fac trimiterea și primirea faxurilor mai ușoare și mai convenabile ca niciodată.
să aruncăm o privire mai atentă asupra modului de configurare a unui fax, a modului de utilizare a unui fax și a modului în care platformele de fax online pot fi o alternativă mai practică.
cuprins
- cum funcționează un fax?
- cum se utilizează un fax
- cum se configurează un fax
- cum se trimite un Fax
- cum se primește un Fax
- servicii de Fax Online
- caracteristici & beneficii
- cum se face fax cu eFax
- eFax online
- eFax Messenger
- întrebări frecvente
- sus sau jos?
- ce informații sunt necesare pentru a trimite un fax?
- pot trimite prin fax un document de pe computerul meu?
- pot trimite fax la aparate de fax reale dacă folosesc un serviciu de fax online?
cum funcționează un aparat Fax?
toate faxurile efectuează aceleași sarcini de bază — scanează un document, apoi transferă datele către un alt fax care decodează datele și imprimă documentul.
Faxurile moderne au de obicei aceleași trei componente principale: un scaner, o imprimantă și o linie telefonică sau un modem.
când alimentați faxul cu un document, scanerul transformă documentul într-un semnal digital care este trimis prin linia telefonică.
faxul receptor preia acest semnal, îl decodează pentru a recrea documentul original, apoi imprimă documentul.
cum se utilizează un fax
trimiterea și primirea documentelor cu un fax este destul de ușoară, dar dacă nu ați mai trebuit să utilizați unul înainte, poate fi puțin confuz.
Iată cum să configurați și să utilizați faxul pentru a trimite și primi rapid documente importante.
cum se configurează un fax
În primul rând, trebuie să vă asigurați că faxul este configurat și gata de utilizare.
urmați acești pași pentru a face acest lucru:
- conectați faxul la o sursă de alimentare
- conectați linia telefonică
- încărcați toner sau cerneală
- asigurați-vă că faxul are hârtie
- porniți faxul
pentru a verifica conexiunea liniei telefonice, ridicați telefonul faxului și verificați dacă există un ton de apel. Dacă auziți un ton de apel, ar trebui să fiți bine să mergeți. Dacă aparatul dvs. de fax nu are un telefon, conectați un telefon extern pentru a verifica dacă există un ton de apel.
odată ce totul este configurat, puteți rula un test pentru a vă asigura că aparatul dvs. de fax este gata să trimită și să primească documente. Pur și simplu apelați numărul de fax și, dacă aparatul de fax preia, sunteți gata să începeți.
cum se trimite un Fax
urmați acești pași pentru a trimite un fax:
- introduceți documentul pe care doriți să îl trimiteți prin fax în alimentatorul de documente. Dacă aveți mai multe documente, puneți-le în ordinea în care doriți să fie trimise
- formați numărul de fax pentru aparatul de fax recepționat
- selectați Fax sau expediați pentru a expedia faxul
- după expedierea faxului, trebuie să primiți o confirmare
- scoateți documentele
cum să primiți un Fax
primirea unui fax este simplă și necesită doar să vă asigurați că aparatul dvs. de fax este pregătit să primească și să imprime documente.
Iată cum se face acest lucru:
- asigurați-vă că faxul este configurat și funcțional
- asigurați-vă că faxul are suficientă cerneală/toner și hârtie
- telefonul faxului va suna. Nu — l ridicați-faxul va primi și imprima automat documentul(documentele)
în timp ce expeditorul ar trebui să primească o confirmare de la aparatul de fax că faxul a fost transmis cu succes, este întotdeauna o idee bună să îi contactați personal pentru a confirma primirea.
servicii de Fax Online
faxul este încă un aspect proeminent al comunicării de afaceri, dar aparatele de fax tradiționale devin rapid depășite, deoarece soluțiile de fax online devin mai răspândite.
platformele Online precum eFax facilitează trimiterea, primirea și semnarea documentelor de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet — utilizatorii nu trebuie să-și facă griji cu privire la configurare, întreținere, toner, hârtie sau alte costuri.
caracteristici& beneficii
dacă sunteți în căutarea unei alternative mai eficiente la aparatele de fax, eFax oferă o soluție de fax mai rentabilă, mai eficientă în timp și mai accesibilă.
Faxurile Standard necesită taxe de instalare, întreținere regulată și, dacă aparatul dvs. de fax se defectează, este posibil să rămâneți blocat fără o modalitate de a trimite materiale sensibile la timp. În plus, dacă sunteți în mod regulat în afara biroului, eFax este compatibil cu dispozitivele mobile, astfel încât veți putea întotdeauna să trimiteți, să semnați și să primiți faxuri de oriunde cu o conexiune la internet.
servicii de fax online oferă mai multe alte beneficii mari, care nu pot fi compensate de aparate de fax standard, inclusiv:
- accesibilitate: nu mai multe costuri legate de întreținere aparat fax sau materiale.
- portabilitate: eFax este disponibil pe platforme desktop și mobile, astfel încât să puteți trimite prin fax de oriunde.
- accesibilitate: nu aveți nevoie de un aparat de fax sau de o linie telefonică pentru a utiliza eFax — doar un dispozitiv cu internet activat.
- stocare: eFax oferă stocare sigură pe viață a faxului și este compatibil cu platformele populare de stocare în cloud.
- partajarea de fișiere: Partajați fișiere prea mari pentru a le trimite prin e-mail.
utilizatorii eFax primesc, de asemenea, numere de fax locale și gratuite și au acces la o varietate de alte caracteristici și beneficii excelente.
aparatele de Fax Sunt un element esențial al comunicării de afaceri și oferă o modalitate excelentă de a trimite și primi documente importante; cu toate acestea, pur și simplu nu se pot potrivi cu confortul și intuitivitatea oferite de platformele moderne de fax online.
cum se face Fax cu eFax
când vă înscrieți cu eFax, puteți profita de mai multe metode diferite de fax, inclusiv eFax online și eFax Messenger, o aplicație de fax desktop.
eFax online
Iată cum puteți trimite un fax folosind eFax online:
- Conectați-vă la eFax
- Faceți clic pe Trimitere faxuri
- introduceți numele și compania destinatarului sau selectați un destinatar din contactele dvs.
- mergeți la Select Fax-to Country și alegeți locația destinatarului
- introduceți numărul de Fax al destinatarului dacă nu ați ales pe cineva din contactele dvs.
- faceți clic pe Răsfoire pentru a selecta documentele pe care doriți să le atașați
- selectați OK
- mergeți la Selectați lista de calitate și alegeți o rezoluție pentru faxul dvs.
- selectați Trimitere faxuri
eFax Messenger
după descărcarea aplicației eFax Messenger, urmați acești pași pentru a imprima un document în Messenger:
- deschideți un document pe care doriți să îl trimiteți prin fax
- în meniul Fișier, selectați Imprimare
- selectați eFax Messenger ca imprimantă
- Faceți clic pe OK sau pe Imprimare. Fișierul ar trebui să apară acum în fereastra eFax Messenger
apoi, urmați acești pași pentru a trimite faxul:
- tastați numărul de fax al destinatarului în câmpul Către sau alegeți un contact din agenda dvs.
- selectați Trimitere copie către mine dacă doriți să primiți o copie a faxului.
- Introduceți subiectul și un nume de atenție pentru fax
- pentru a adăuga o altă pagină, faceți clic pe butonul Adăugare pagină nouă (+) din bara laterală. Există trei tipuri de pagini de fax:
- Blank Page – adaugă o pagină goală
- Cover Page – adaugă o pagină de copertă preformatată
- Import File – adaugă o imagine sau un fișier PDF
- Pentru a adăuga alte tipuri de fișiere, faceți clic pe Atașare fișier și selectați fișierul de încărcat
- Faceți clic pe Trimitere Fax
Întrebări frecvente
nu fax cu fața în sus sau în jos?
diferite aparate de fax au standarde diferite pentru alimentarea documentelor în aparat.
pentru a afla cum să introduceți documente în aparatul dvs. de fax, căutați un logo care arată ca o bucată de hârtie cu colțul pliat. Dacă sigla are linii pe partea din față a hârtiei, atunci ar trebui să alimentați documentele cu fața în sus. Dacă sigla este goală, puneți-le cu fața în jos.
ce informații sunt necesare pentru a trimite un fax?
aveți nevoie doar de câteva lucruri pentru a trimite un fax: documentele dvs. de fax și numărul de fax al destinatarului. De asemenea, puteți utiliza o copertă pentru fax dacă doriți să adăugați detalii, cum ar fi pentru cine este faxul și despre ce este vorba.
asigurați-vă că includeți orice extensii sau coduri de apelare internaționale atunci când introduceți numărul de fax pentru a vă asigura că acesta este trimis destinatarului dorit.
pot trimite prin fax un document de pe computerul meu?
Da, dar nu cu un fax tradițional. Pentru a trimite prin fax un document de pe computer, puteți utiliza o platformă online precum eFax pentru a trimite, primi și semna documente.
pot trimite fax la aparate de fax reale dacă folosesc un serviciu de fax online?
da, faxul dvs. va fi trimis destinatarului, indiferent dacă acesta are un aparat de fax sau utilizează un furnizor de fax online. Ei vor primi faxul la fel ca orice alt fax.
faxul Online este o alternativă modernă și convenabilă la aparatele de fax tradiționale. În timp ce aparatele de fax sunt încă relativ proeminente, acestea sunt eliminate rapid prin soluții moderne de fax.
pentru a vedea singur de ce eFax este principala alternativă la utilizarea unui fax, înscrieți-vă astăzi!