3,9 miliarde de oameni folosesc e-mailul în 2019, ceea ce reprezintă peste jumătate din populația lumii. Nu este de mirare că e-mailul domină comunicarea la locul de muncă. Știați, muncitorul American mediu primește 126 de e-mailuri pe zi!
eticheta e-mailului este esențială în lumea profesională de astăzi. Un e-mail bine compus necesită un salut formal, o semnătură personalizată, o linie de subiect clară și o citire completă a dovezilor, pentru a numi câteva caracteristici. Cu toate acestea, astăzi ne vom concentra pe un aspect critic al modului de a începe un e – mail-plasarea destinatarilor în câmpurile corespunzătoare.
câmpurile destinatarilor sunt puțin mai complicate decât ați crede. Când mergeți să scrieți un e – mail nou, există trei câmpuri destinatar-Către, Cc și Bcc. Aici, la B12, suntem aici pentru a defini fiecare dintre acestea și pentru a explica când și cum să le folosim. Mânuind corect aceste câmpuri, veți asigura o comunicare lină cu fiecare e-mail pe care îl trimiteți și veți evita gafele jenante de e-mail.
ce este câmpul” Către”?
cel mai simplu câmp destinatar este câmpul „Către”. Este destinat principalilor destinatari ai e-mailului dvs. Mesajul dvs. ar trebui să se refere direct la acești destinatari. În plus, vă puteți aștepta la un răspuns sau o acțiune directă de la destinatarii „către” ca răspuns la e-mailul dvs. Puteți include mai multe persoane în câmpul „Către”, atâta timp cât toate îndeplinesc aceste criterii.
rețineți că toți destinatarii e-mailului, chiar dacă sunt „Cced” sau „Bcced”, vor putea vedea cine este plasat în câmpul „Către”.
când trebuie să folosiți câmpul „Către”?
utilizați câmpul „Către” pentru a vă adresa persoanei principale pentru care este destinat e-mailul dvs.
de exemplu, dacă scrieți un e-mail care vă întreabă despre starea unui proiect, plasați principalii contribuitori ai proiectelor în câmpul „Către”. Procedând astfel, ei vor ști că se așteaptă să răspundă sau să ia măsurile adecvate. De asemenea, vor primi toate răspunsurile viitoare prin e-mail incluse în lanțul de e-mail.
ca un alt exemplu, dacă scrieți direct unui client, plasați e-mailul acestuia în câmpul „Către”. Deși puteți partaja acest e-mail cu colegii prin „Cc-ING” sau „Bcc-ing”, destinatarul principal al e-mailului este clientul. Astfel, ele aparțin câmpului” la”.
ce este câmpul „Cc”?
„Cc” înseamnă „copie carbon.”Când plasați un destinatar în câmpul” Cc”, acesta va primi o copie a e-mailului. Cu toate acestea, se presupune că nu sunt destinatarul direct. De aceea,” Cc „este înțeles în mod obișnuit să însemne” copie de curtoazie.”
scopul principal al câmpului „Cc” este de a menține pe cineva în buclă, chiar dacă un mesaj nu îl privește direct. Destinatarii ” Cc ” nu sunt așteptați să ia măsuri sau să răspundă la e-mail, dar pot, dacă doresc. De asemenea, vor primi toate răspunsurile asociate lanțului de e-mail. Ca și în cazul câmpului „către”, toți destinatarii vor putea vedea cine este ” Cced.”
când trebuie să utilizați câmpul” Cc”?
iată câteva exemple de utilizări adecvate ale câmpului „Cc”. Utilizați-l atunci când doriți să:
păstrați pe cineva în buclă: utilizați „Cc” pentru a menține pe cineva la curent cu informații importante care nu necesită răspunsul lor imediat și direct. De exemplu, permiteți conducerii și altor părți interesate să rămână informate cu privire la statutul unui proiect important.
îmbunătățiți urgența unui e-mail: prin „Cc-ing” up-uri superioare în companie, destinatarii „către” vor înțelege că e-mailul este important. De exemplu, puteți „Cc” șeful dvs. atunci când solicitați ca un client să trimită informații sensibile în timp.
preia temporar sarcinile unui coleg: Când faceți o muncă care este de obicei făcută de altcineva, cum ar fi pentru un coleg care este în vacanță, Păstrați-l la curent cu starea lucrărilor sale, „Cc-ing” în toate comunicările relevante. De exemplu, ” Cc ” – le pe e-mailuri între dvs. și clienții lor.
introduceți două persoane de contact: când introduceți două persoane prin e-mail, puteți utiliza „Cc” pentru a le furniza e-mailurile celorlalți. Astfel, ei se pot prezenta reciproc și pot comunica în viitor.
când să nu folosiți câmpul „Cc”?
deși există multe motive pentru a utiliza câmpul „Cc”, exersați discernământul înainte de a face clic pe Trimitere. „Cc” este adesea folosit mult prea liberal.
este tentant să „Cc” oamenii cu privire la toate problemele care le implică în mod vag. Cu toate acestea, spam-ul colegilor cu lanțuri de e-mail irelevante nu este recomandat. Se poate pierde timpul lor și de a reduce semnificația de e-mailuri viitoare. Utilizarea excesivă a „Cc” poate determina chiar și oamenii să ignore e-mailurile dvs. înainte.
cu excepția cazului în care este cu adevărat adecvat să folosiți „Cc”, luați în considerare partajarea informațiilor către părțile relevante personal sau într-un e-mail transmis. Adăugați context cu privire la motivul pentru care informațiile le privesc.
iată câteva situații în care ar trebui să evitați utilizarea câmpului „Cc”:
dacă sunați pe cineva: dacă e-mailul dvs. este menit să stânjenească pe cineva sau să-l strige public, așteptați. De exemplu, este de prost gust să-i „Cc” șefului tău un e-mail furios către un alt coleg de muncă în care arăți cum au încurcat. Manipulați astfel de interacțiuni în privat.
dacă nu aveți consimțământul pentru: dacă comunicarea dvs. implică mai multe părți, ar trebui să obțineți aprobarea lor înainte de a „Cc-ing” pe cineva nou în lanțul de e-mail. În caz contrar, riscați să oferiți destinatarului „Cc-ed” acces la informații private sau clasificate fără o autoritate adecvată.
dacă lista dvs. de destinatari Cc este lungă: dacă observați că „Cc-ing” depășește 5 sau 6 persoane, luați în considerare utilizarea „Bcc”. Includerea e-mailurilor prea multor persoane poate distrage atenția. De asemenea, poate afecta confidențialitatea destinatarilor, mai ales dacă nu se cunosc deja.
dacă așteptați un răspuns: așa cum am explicat, câmpul „Către” ar trebui să fie întotdeauna utilizat dacă așteptați un răspuns direct. „Cc-ing” trimite mesajul că e-mailul dvs. este pur și simplu o curtoazie. Astfel, este înșelător să „Cc” dacă doriți un răspuns.
ce este câmpul „Bcc”?
„Bcc” înseamnă „copie de carbon orb.”După cum sugerează și numele,” Bcc ” păstrează e-mailurile destinatarilor ascunse. Astfel, lista BCC este un secret pentru toată lumea, cu excepția expeditorului.
Bcc funcționează diferit în raport cu firele de e-mail. În timp ce destinatarii „către” și „Cc” vor primi răspunsuri înainte, destinatarii „Bcc” nu vor. vor primi doar e-mailul inițial. Astfel, va trebui să transmiteți orice e-mailuri viitoare care le pot viza.
„Bcc” funcționează în acest fel, deoarece este de obicei destinat e-mailurilor impersonale, în masă, care nu justifică un răspuns. De asemenea, nu ar fi potrivit ca un alt destinatar să trimită un e-mail către o listă despre care nu știa și nu a creat-o.
cu toate acestea, rețineți că atunci când un destinatar Bcc „răspunde tuturor”, starea destinatarului său va fi brusc expusă restului destinatarilor. Dacă credeți că un destinatar ” Bcc „poate răspunde, luați în considerare utilizarea” Cc ” în schimb pentru a asigura transparența.
când ar trebui să utilizați câmpul „Bcc”?Acest câmp ” Bcc ” este cel mai bine utilizat atunci când doriți să simplificați aspectul e-mailului dvs. și să împiedicați destinatarii să vadă e-mailurile celorlalți. În timp ce acest lucru sună un pic umbrite, nu este destinat pentru scopuri ocolite. Este menit în primul rând să protejeze confidențialitatea destinatarilor dvs.
utilizați „Bcc” în următoarele situații:
când partajați un buletin informativ al companiei: când utilizați ideile dvs. de buletin informativ într-un buletin informativ al companiei, păstrați lista de e-mailuri private utilizând „Bcc”. În caz contrar, vă va expune abonații unul altuia fără consimțământul lor.
atunci când se utilizează o listă extinsă de discuții: „Bcc” este mare pentru a trimite un e-mail la o listă mare de discuții. De exemplu, dacă e-mailul dvs. se adresează întregului corp studențesc al unui colegiu sau tuturor angajaților unei companii mari, este de preferat „Bcc”. De asemenea, împiedică o listă lungă de e-mailuri să distragă atenția de la conținutul e-mailului dvs.
când destinatarii dvs. nu se cunosc: „Bcc” protejează confidențialitatea destinatarilor. Acest lucru este foarte important dacă lista dvs. de corespondență este formată din străini care nu se cunosc.
pentru e-mailurile impersonale care nu justifică răspunsuri: atunci când trimiteți un e-mail impersonal, „Bcc” este potrivit. De exemplu, dacă trimiteți un anunț de afaceri, cum ar fi informații de contact actualizate, o nouă promoție a site-ului web sau un anunț despre un nou CEO, utilizați „Bcc.”
pentru a expune ceva nefast: în cazuri foarte rare,” Bcc ” vă poate ajuta să expuneți un comportament problematic. Ca și în cazul „Cc”, acest lucru ar trebui făcut cu discernământ extrem. Cu toate acestea, dacă aveți de-a face cu o problemă care justifică atenția HR, le-ați putea „Bcc” într-un e-mail care expune comunicarea necorespunzătoare care are loc la locul de muncă.pentru a rezuma ,cele mai bune aplicații ale câmpului „Bcc” sunt e-mailurile impersonale care sunt trimise către o listă mare de e-mailuri de persoane care nu se cunosc. Prin utilizarea Bcc, le respectați confidențialitatea și evitați lanțurile de e-mail frustrante.
când să nu folosiți Bcc?
atunci când se utilizează „Bcc”, ar trebui să evite orice aplicații care ar putea fi interpretate ca umbrite, underhanded, sau inadecvate. Ca orientare generală, evitați utilizarea ” Bcc „dacă:
mesajul este personal: utilizarea” Bcc ” într-un e-mail personal poate trece cu ușurință linia pe un teritoriu inadecvat. Cu probleme personale, transparența este imperativă. În caz contrar, permiteți, în esență, să aibă loc interceptarea digitală.
trimiteți prin e-mail colegilor: în general, cel mai bine este să evitați utilizarea „Bcc” la locul de muncă atunci când trimiteți prin e-mail colegilor. Nu arată bine pe tine și va reduce percepția colegilor tăi asupra integrității tale la locul de muncă. Păstrați lucrurile transparente prin lipirea cu ” CC ” și ” la.”
un răspuns de la destinatarul „Bcc” ar fi incomod: dacă „Bcc” cineva, este întotdeauna posibil ca ei să răspundă. Dacă acest lucru ar putea fi dăunător, evitați-l. De exemplu, nu „Bcc” prietenul tău atunci când îi recomanzi șefului tău pentru o poziție deschisă. Dacă ar răspunde nechibzuit” mulțumesc”, intenționând mesajul pentru tine, ai fi brusc într-o poziție foarte ciudată.
rezumând To vs.Bcc. vs CC guidelines
când examinați diferențele dintre aceste câmpuri, utilizați aceste instrucțiuni generale:
- dacă vă așteptați la un răspuns sau o acțiune directă, utilizați câmpul „Către”.
- dacă doriți să păstrați oamenii în buclă într-un mod transparent, utilizați câmpul „Cc”.
- dacă cineva nu este menit să fie un destinatar direct, utilizați „Cc.”
- dacă doriți un ” la „destinatar să știe alte persoane importante sunt conștienți de corespondența, utilizați” Cc.”
- dacă doriți să mențineți un lanț de e-mail incluziv, utilizați fie „To”, fie „Cc.”
- dacă trimiteți un e-mail impersonal sau unul cu o listă de corespondență mare, utilizați „Bcc.”
- doriți să protejați confidențialitatea destinatarilor care nu se cunosc, utilizați „Bcc.”
- dacă doriți să partajați un e-mail cu cineva în secret, utilizați „Bcc”, dar exercitați discreție etică atunci când faceți acest lucru.
alegeți câmpul destinatar potrivit de fiecare dată
acum, că înțelegeți diferențele dintre aceste câmpuri, puteți asambla e-mailuri cu intenție, curtoazie și etichetă adecvată. Vă veți asigura că e-mailurile dvs. apar profesionale și veți respecta limitele și confidențialitatea destinatarilor. De asemenea, veți evita orice gafe incomode de e-mail care ar putea răni pe alții sau vă pot afecta reputația.