gestionarea comenzilor de lucru și anatomia unei comenzi de lucru explicate

ce faceți atunci când doriți să vă asigurați că o anumită sarcină este efectuată corect și la timp?
Creați o sarcină, descrieți ce trebuie făcut, atribuiți-o unei anumite persoane și plasați o dată scadentă. Când faceți toate acestea, creați practic o comandă de lucru.
comenzile digitale de lucru sunt o modalitate eficientă de a gestiona sarcinile în întreaga organizație și sunt deosebit de relevante pentru coordonarea lucrărilor de întreținere. Cu toate acestea, pentru a le putea folosi eficient, cunoașterea elementelor unei comenzi de lucru nu este suficientă – trebuie să înțelegeți întregul proces de gestionare a comenzilor de lucru.scopul acestui ghid este de a arăta cum să creați o comandă de lucru adecvată și să explicați cum să vă organizați procesul de gestionare a comenzilor de lucru urmând cele mai bune practici din industrie. Există o mulțime de informații ambalate în acest ghid, așa că nu ezitați să utilizați tabelul de conținut din stânga pentru a naviga la anumite părți ale articolului.
sa incepem prin definirea unei ordini de lucru si sa vedem unde ne duce asta.

ce este un ordin de lucru?

ordinea de lucru (abreviată WO) reprezintă o sarcină programată și atribuită unei anumite persoane sau unui grup de persoane. În timp ce termenul poate fi folosit mai larg, este foarte popular în industria de întreținere, unde este folosit pentru a atribui lucrări tehnicienilor și mecanicilor de întreținere. Comenzile de lucru pot fi scrise/tipărite pe o foaie de hârtie sau sub forma unui document digital.
scopul comenzilor de lucrări de întreținere este de a:

• standardizați fluxul de lucru de întreținere
• aveți o modalitate simplă și rapidă de a programa, atribui și urmări lucrările de întreținere
• resurse de documente cheltuite pentru întreținere (muncă, materiale, piese)
• urmăriți performanța de întreținere (conformitatea întreținerii, procentul lucrărilor planificate vs preventive, costurile asociate lucrărilor efectuate…)

comenzile de lucru sunt cel mai adesea rezultatul unor solicitări specifice de lucru. Ocazional, un tehnician sau un operator de mașini va observa probleme de performanță și semne de deteriorare în timpul inspecției de rutină și va notifica supraveghetorul să programeze lucrări corective, ceea ce poate duce și la crearea unei comenzi de lucru.

tipuri de comenzi de lucrări de întreținere

există câteva moduri diferite de a clasifica comenzile de lucrări de întreținere. Uneori este important ca aceste informații să fie incluse într-o comandă de lucru, alteori nu. Puteți citi descrierea diferitelor tipuri de mai jos și puteți decide pentru dvs. este ceva care merită urmărit.

pe baza tipului de problemă care trebuie abordată, o comandă de lucru poate fi clasificată ca:

1. comandă de lucru neplanificată (utilizată pentru a aborda activități de întreținere neplanificate, cum ar fi defalcarea neașteptată a mașinii)
2. comandă de lucru planificată (utilizată pentru a programa unele lucrări de întreținere preventivă; uneori numită PMs)

vine de la, putem recunoaște două tipuri de comenzi de lucru:

1. comenzi interne de lucru (cererile de lucru provin de la cineva din interiorul organizației)
2. comenzi externe de lucru (cererea de lucru provine de la cineva din afara organizației dvs.)

în funcție de modul în care sunt programate, putem face diferența între:

1. comenzi manuale de lucru (programate manual, adesea de către un manager de întreținere, după primirea și revizuirea unei cereri de lucru)
2. comenzi automate de lucru (software-ul pentru comenzi de lucru precum Limble poate fi configurat pentru a programa automat WOs pe baza calendarului dvs. sau pe baza datelor provenite de la senzorii de monitorizare a condițiilor instalați pe echipamentul dvs.)

urmăriți activ doar primul tip de comandă de lucru pe care l-am enumerat, astfel încât să poată compara cât de multă muncă de întreținere preventivă vs reactivă fac. După cum vă puteți imagina, aceasta este o informație foarte importantă pentru organizațiile care doresc să treacă de la întreținerea reactivă la cea preventivă sau pur și simplu doresc să urmărească și să compare costurile asociate muncii preventive și reactive.

evoluția procesului de comandă digitală de lucru

în timp ce am dori să spunem că majoritatea organizațiilor folosesc astăzi comenzi digitale de lucru, pur și simplu nu ar fi adevărat. Departamentele de întreținere sunt în urmă cu digitalizarea în comparație cu alte departamente de afaceri. Acesta este motivul pentru care tablele, șabloanele de hârtie și foile de calcul joacă încă un rol în gestionarea comenzilor de lucru.
Cel mai rău caz este atunci când un departament folosește note post-it sau atribuie lucrări prin apeluri telefonice. Este o abordare extrem de ineficientă. Se bazează foarte mult pe tehnicienii care își cunosc locul de muncă și capacitatea lor de a coordona munca între ei. Lipsa înregistrărilor de întreținere împiedică orice informații mai profunde care ar putea fi utilizate pentru a îmbunătăți procesele de întreținere.

1) folosind hârtie de lucru pentru șablon

dacă Google „formulare de comandă de lucru” sau „șabloane de comandă de lucru” , veți găsi mai multe variante diferite de șabloane WO:

variabilitatea reflectă modul în care organizațiile doresc să ajusteze șabloanele pentru a se potrivi nevoilor și scopurilor lor.
Iată un exemplu de comandă detaliată a lucrărilor de întreținere:
când o astfel de comandă de lucru este finalizată, aceasta poate fi pusă într-un loc desemnat (ca o cutie pe podeaua plantei). Ulterior, acesta poate fi revizuit de un manager de întreținere și salvat într-un dulap.

2) folosind foi de calcul și WOs digitale

având înregistrări de hârtie este mai bine decât să nu aibă înregistrări. În mod similar, a avea înregistrări digitale este mult mai bun decât a avea înregistrări pe hârtie.
în loc să le tipăriți, WOs poate fi partajat cu tehnicienii digital (sub forma unui document Word, foaie de calcul, fișier PDF etc.). Tehnicienii pot deschide WOs pe smartphone-ul lor, pot efectua lucrările, pot scrie note de finalizare și le pot trimite înapoi supraveghetorului lor. combinat cu un sistem de ticketing digital, acesta poate fi un pas de tranziție excelent între utilizarea șabloanelor de hârtie și trecerea la un sistem CMMS.

3) implementarea software-ului CMMS modul final de a gestiona comenzile de lucru este cu un CMMS. La urma urmei, pentru asta este proiectat CMMS.
procesul este complet automatizat. Trebuie doar să completați câteva elemente pentru a crea un WO. Software-ul Trimite imediat e-mail și împinge notificări pentru tehnicieni alocate. Tehnicienii pot deschide WO pe dispozitivul mobil, pot accesa informații importante despre active și liste de verificare, pot efectua lucrarea și pot închide lucrarea. La finalizare, notele, timpul petrecut, materialele utilizate și alte informații sunt înregistrate automat și pot fi utilizate pentru a genera rapoarte utile.
există multe alte avantaje ale utilizării CMM – urilor pentru a gestiona lucrările de întreținere și le vom discuta mai târziu în articol.

ce ar trebui să fie incluse pe o comandă de lucrări de întreținere?

în această secțiune, vom discuta ce informații ar trebui incluse într-o comandă de lucru, astfel încât persoana care efectuează munca necesară să știe exact ce trebuie să facă, unde trebuie să meargă și ce instrumente și piese să aducă.
iată elementele de bază ale unei comenzi standard de lucrări de întreținere:

să ne scufundăm mai adânc în fiecare element pentru a înțelege de ce ar trebui să aibă un loc în fiecare comandă de lucru.

1) care au solicitat și/sau aprobat lucrarea

managerii de întreținere și supraveghetorii sunt responsabili pentru programarea lucrărilor de întreținere. Aceștia vor programa WO pentru sarcini preventive, precum și vor examina și aproba cererile de muncă primite.
uneori, tehnicienii de întreținere seniori ar putea avea Autoritatea de a revizui biletele de întreținere și de a prelua lucrări urgente. În ambele cazuri, este bine să știm cine a autorizat lucrarea (fie că este vorba de un supraveghetor sau de tehnicianul însuși). Cu atât mai mult dacă aveți o echipă mare de întreținere cu zeci de tehnicieni și mai mulți supraveghetori.
O altă informație valoroasă este cine a raportat problema, mai ales dacă conduceți o companie de întreținere a proprietății sau vă ocupați de cererile de lucru care vin din afara organizației dvs. Acest lucru permite tehnicienilor să urmărească direct persoana care a depus formularul de solicitare a comenzii de lucru. Dacă este necesar, informațiile de contact pot fi lăsate ca parte a fișei postului.

2) Descrierea postului

o parte esențială a unei comenzi de lucru este descrierea lucrării care trebuie efectuată. Dacă vorbim despre o sarcină simplă, atunci un singur rezumat al propoziției poate face.
pentru sarcini de lucru mai complexe, va trebui să scrie o listă de instrucțiuni. De exemplu, s-ar putea include o listă de verificare de întreținere care explică pașii necesari pentru executarea unei sarcini de întreținere specifice. Cu toate acestea, rețineți că listele de verificare a întreținerii merită de obicei create numai pentru sarcini de rutină care sunt efectuate în mod regulat.
când creați comenzi de lucru pentru a aborda defecțiunile și reparațiile echipamentelor, o bună practică este să includeți o descriere a problemei lăsate de persoana care a raportat defecțiunea/defecțiunea. Restul depinde de tehnicieni.

3) Locul de amplasare a activelor și ID-ul

atunci când aveți o facilitate mai mare sau de a gestiona mai multe locații, „fix un frigider la etajul al doilea” nu restrânge lucrurile suficient de jos.
o ordine de lucru corectă ar trebui să aibă locația exactă și să includă un fel de număr care identifică în mod unic activul (cum ar fi un număr de serie).

4) cine efectuează lucrarea

această parte se explică de la sine. Fiecare comandă de lucru ar trebui să fie atribuită unei anumite persoane (tehnician) sau unui grup (adică tura de dimineață) pentru a se asigura că lucrarea se face efectiv.

5) data scadenței

o modalitate excelentă de a ajunge la o întârziere mare de întreținere amânată este să nu specificați o dată scadentă. așa cum am menționat de mai multe ori pe parcursul acestui post, un ordin de lucru adecvat trebuie să fie atribuit cuiva și să aibă o dată de finalizare așteptată.tehnicienii vor avea de obicei mai multe sarcini programate pentru fiecare zi, iar unele sarcini trebuie efectuate mai devreme decât altele. De exemplu, dacă o mașină trebuie lubrifiată înainte de începerea turei de după-amiază, atunci există un timp clar până la care trebuie să se întâmple acest lucru. În acest scenariu, WO nu poate spune doar „lubrifiați mașina XY joi”. Pentru a ajuta tehnicienii să se concentreze mai întâi pe munca importantă, puteți căuta să specificați timpul până la care sarcina ar trebui finalizată și să acordați acestor tipuri de sarcini un nivel de prioritate mai mare.

6) Nivel de prioritate de lucru

indiferent de strategia de întreținere pe care o utilizați, Echipa dvs. de întreținere va trebui să se ocupe de o anumită cantitate de muncă neplanificată. Dezastrele naturale, accidentele, erorile umane și defecțiunile mașinii sunt lucruri pentru care nu vă puteți pregăti niciodată pe deplin.
abilitatea de a atribui prioritate de lucru (de obicei pe o scară ca 1-5) unui WO îi ajută pe tehnicieni să decidă ce lucrare trebuie făcută mai întâi. Acest lucru este deosebit de important în situații de urgență atunci când aveți nevoie de toată mâna pe punte. Puteți utiliza un CMMS mobil pentru a crea ordinea de lucru de cea mai mare prioritate și trimite o notificare pentru a selecta tehnicieni pentru a opri ceea ce fac și vin pentru întreținere de urgență.

7) lista de materiale și piese de schimb

inclusiv lista de materiale și piese de schimb pe un WO scade șansa ca tehnicienii vor trebui să se întoarcă la camera de depozitare în mijlocul unei reparații. Vă puteți imagina cât timp cumulat economisește, mai ales dacă activitățile de întreținere sunt efectuate pe cealaltă parte a campusului sau în locații complet diferite. Poate reduce semnificativ timpul de inactivitate și vă poate asigura că tehnicienii dvs. își petrec mai mult timp efectuând lucrări de întreținere efective.

în CMM-urile Limble, la finalizarea WO, tehnicienii pot marca cât timp au petrecut pentru acea sarcină specială și ce piese de schimb și materiale au fost utilizate. Acest lucru ajută la nivelurile de inventar pe șenile și la prognoza cererii viitoare, precum și la costurile asociate pieselor specifice, lucrărilor de reparații și activelor.

8) Note de finalizare

scopul principal al Notelor de finalizare este de a marca orice lucru important care ar putea fi relevant pentru lucrările viitoare asupra activului. Tehnicienii pot scrie lucruri precum care a fost cauza eșecului, cum au observat probleme suplimentare care ar trebui abordate în viitor, cum au trebuit să facă niște pași suplimentari și așa mai departe.
salvarea acestor informații ca parte a istoricului de întreținere vă poate ajuta să investigați de ce anumite active sunt atât de problematice. Mai important, Istoricul activelor poate ajuta alți tehnicieni să accelereze procesul de diagnosticare și reparare, precum și indicii de siguranță utile.

procesul standard de gestionare a comenzilor de lucru

acum, că am acoperit modul de creare a unei comenzi de lucru, să discutăm cum să le gestionăm. Pentru a înțelege procesul de comandă de lucru, trebuie să revizuim:

1. când sunt create noi comenzi de lucru
2. cum curg prin organizație
3. ce se întâmplă cu ele când lucrarea este finalizată

acest lucru ne va ajuta să descriem cum arată procesul standard de gestionare a comenzilor de lucru ca și în practică și modul în care se încadrează în fluxul de lucru general de gestionare a întreținerii.
există trei părți diferite implicate într-un proces de gestionare a WO:

1. solicitant de muncă: persoana care depune cereri de întreținere.
2. aprobator de lucru: persoana care examinează și aprobă cererile de întreținere. Este de obicei un loc de muncă pentru un manager de întreținere/supervizor/planificator.
3. persoane care efectuează lucrările: mecanici de întreținere și tehnicieni de teren care efectuează lucrările de întreținere efective care le-au fost atribuite.

Iată un grafic care prezintă un proces standard de gestionare a comenzilor de lucru într-o formă vizuală:

Limble CMMS ca software-ul dvs. de comandă de lucru

Limble CMMS este construit pentru a urma procesul standard de gestionare a comenzilor de lucru, ceea ce face foarte ușor implementarea Limble în orice organizație. Acestea fiind spuse, software-ul vă oferă, de asemenea, suficientă flexibilitate pentru a-l ajusta pentru scenarii specifice.
aici este o listă de caracteristici CMMS Limble care vă ajută să gestionați eficient orice volum de lucrări de întreținere:

• sistem cerere de lucru: Permite fiecărei persoane autorizate să trimită rapid o cerere de lucru printr-un formular simplu, în loc să întrerupă tehnicienii cu apeluri telefonice sau mesaje text. Solicitantul de lucru va primi notificări prin e-mail cu privire la progresul cererii lor, astfel încât să nu întrerupă în mod constant tehnicieni prin solicitarea de actualizări.
• urmărirea automată a inventarului: ori de câte ori un tehnician completează un WO, poate marca Câte piese de schimb au ajuns să folosească. Limble actualizează automat nivelurile stocurilor de inventar în funcție de aceste informații. Împreună cu capacitatea de a configura notificări pentru niveluri scăzute ale stocurilor, acest lucru îi ajută pe manageri să facă previziuni exacte ale inventarului și să se asigure că piesele de schimb necesare sunt întotdeauna în stoc.
• calendar ușor de utilizat: Calendar vă permite să vizualizați toate comenzile de lucru deschise și programele PM viitoare, ceea ce îl face ușor pentru a estima sarcinile de lucru ale diferitelor tehnicieni și schimburi. Prin urmare, lucrările noi pot fi programate corect și urmărite mai ușor.
• crearea automată a sarcinilor: Limble acceptă strategii avansate de întreținere, cum ar fi întreținerea predictivă. Ceea ce înseamnă acest lucru în contextul gestionării comenzilor de lucru este că puteți conecta Limble cu senzorii de monitorizare a condițiilor și puteți configura reguli pentru crearea automată a sarcinilor pe baza datelor primite.
• sistem de gestionare a comenzilor de lucru: modulul de gestionare a comenzilor de lucru al lui Limble este construit pentru a eficientiza gestionarea comenzilor de lucru urmând cele mai bune practici prezentate în acest articol. Puteți programa munca în câteva clicuri simple, adăugați și modificați nivelurile de prioritate de lucru, primiți notificări automate push și e-mail, urmăriți progresul lucrărilor din mers, urmăriți KPI-urile critice, atașați imagini și facturi, înregistrați timpul petrecut și multe altele.

pentru a dovedi că acestea nu sunt doar cuvinte goale, vă recomandăm să consultați tutorialul nostru pentru gestionarea comenzilor de lucru în Limble și să vedeți cum arată toate acestea în practică:

cum să începeți cu Limble CMMS

dacă doriți să testați modul în care Limble CMMS gestionează comenzile de lucru, aveți 3 opțiuni:

• începeți o încercare gratuită de 30 de zile
• solicitați o demonstrație
• încercați demo-ul nostru de sine (făcând clic pe acest link se va deschide un mediu simulat unde puteți juca cu diferite caracteristici)

concluzie

gestionarea eficientă a lucrărilor de întreținere este scopul principal al unui departament de întreținere. Dacă lucrurile se descompun la stânga și la dreapta, oamenii se vor întreba pe bună dreptate ce face echipa lor de întreținere. Partea nedreaptă este că echipa de întreținere va primi o mulțime de flack atunci când lucrurile nu funcționează, dar foarte puține laude atunci când totul merge bine.
oricum, echipele moderne de întreținere care utilizează o soluție CMMS mobilă nu numai că vor fi mai productive, dar vor avea și informații tangibile pe care le pot utiliza pentru a identifica blocajele și pentru a-și optimiza fluxurile de lucru de întreținere..

• 

  Fred Weber martie 19, 2021, 2:20 pm

  Bryan
  v-ați luat în considerare metoda rpm?
  metoda RPM a fost proiectat pe baza definiției de întreținere:” pentru a repara; preveni,”. Metoda RPM este simplă. Fiecare prioritate a comenzii de lucru este definită ca”R”; reparație,”P”; preventiv sau”M”; modificare. Aceste trei componente din metoda RPM ar crește succesul sistemului CMMS.

  ar dori clienții dvs. să cunoască costurile anuale de reparație, prevenire și Modificare pentru fiecare echipament?

  Fred
  http://www.wrenchtime.com

• 

  Senko 23 martie 2021, 1:44 A.M

  Hi Fred,

  sunt sigur că unii cititori ar dori să știe mai multe, așa că am lăsat adresa URL în comentariul dvs.

  deși nu suntem familiarizați îndeaproape cu metoda RPM, cred că facem ceva similar în CMM-urile Limble. În general, dacă faceți o reparație, programați un WO, iar dacă faceți întreținere preventivă, programați un PM. Puteți utiliza aceste variabile mai târziu pentru a crea rapoarte specifice și pentru a urmări costurile asociate muncii preventive față de munca reactivă.