Memorandumul (sau memo) este o formă incredibil de versatilă de comunicare, adesea folosită în setările de afaceri. În practică, notele răspund la întrebări și oferă informații. O notă este definită de Merriam-Webster ca un „scurt mesaj scris sau raport de la o persoană sau departament dintr-o companie sau organizație către alta.”
deși definiția poate părea destul de simplă, știind cum să scrieți o notă necesită totuși să urmați un format specific. Și, așa cum este valabil pentru orice formă de scriere, acest format poate fi urmat bine sau prost.
intenție și audiență
când începeți memo-ul, Începeți prin a lua în considerare intenția memo-ului.
ce încearcă să realizeze memo-ul tău? Încerci să informezi oamenii despre o schimbare? Faci un anunț? Încerci să răspunzi la o întrebare?
deși acest pas poate părea simplu, va fi util pe termen lung dacă puteți identifica în mod clar ce scop servește memo-ul dvs.
apoi, determinați-vă publicul. Pe cine vrei să-ți fi citit memoriul? Șeful tău? Tot biroul? Sau un anumit departament? Cunoașterea publicului dvs. vă va ajuta să vă concentrați asupra faptului că nota dvs. este utilă și clară pentru cititorii dvs., influențând cuvintele pe care le alegeți și tonul pe care îl utilizați.
titlul
acum că ați determinat intenția și audiența notei dvs., puteți completa cu ușurință titlul notei. Titlul notei dvs., pur și simplu, este o informație deasupra textului principal al notei; semnalează cititorului ce este documentul, cui i se adresează, de la cine este, data la care a fost trimis și subiectul.
Iată un exemplu de dispunere a rubricii:
MEMORANDUM
către:
de la:
data:
subiect:
când scrieți subiectul, încercați să oferiți cât mai multe informații în cât mai puține cuvinte posibil. Gândiți-vă la asta ca și cum ați scrie titlul pentru o știre de ultimă oră; oferiți cititorului o indicație rapidă și clară a textului care va urma.
corpul
deoarece cunoașteți numele sau departamentele cărora le este adresată nota, data și numele dvs., următorul pas este să lucrați la corpul notei.
când lucrați la textul principal, accentul dvs. ar trebui să fie simplitatea și claritatea. Doriți ca cititorul dvs. să înțeleagă rapid și ușor ceea ce spuneți.
în prima propoziție, retratați subiectul notei sub formă de propoziție. Paragraful de deschidere ar trebui să curgă cu ușurință de la linia subiectului. Ca o declarație de teză, ar trebui să precizeze în mod clar intenția notei, stabilind în același timp tonul pentru restul notei.
în general, primul paragraf ar trebui să explice exact despre ce va fi nota dvs. Fiecare dintre paragrafele următoare ar trebui să se bazeze pe aceste informații, mergând mai detaliat.
pentru a vă menține nota lizibilă, încercați să păstrați fiecare paragraf sub șapte rânduri. Paragrafele scurte sunt mai ușor de citit pentru publicul dvs., iar publicul dvs. va aprecia mult spațiu alb pe pagină (sau ecran).
nu uitați să păstrați memo-ul cât mai scurt posibil. Te enervezi vreodată când ultimul episod din Game Of Thrones include scene extinse ale unui personaj de care nu-ți pasă? Ei bine, această frustrare nu este nimic în comparație cu un cititor care încearcă să treacă printr-o notă prea lungă și plictisitoare.
memo-urile au de obicei mai puțin de o pagină (deși există excepții, iar dacă memo-ul dvs. este deasupra unei pagini, va trebui să adăugați o scurtă declarație sumară la sfârșit). Nu tăiați niciodată informațiile necesare pentru a vă face nota mai scurtă, dar amintiți-vă că știind cum să scrieți o notă concisă vă va asigura că publicul dvs. o citește în întregime și o înțelege complet.
există mai mult în corpul unei memorii decât să spui lucrurile repede. Claritatea abordează, de asemenea, modul în care afirmați idei, ceea ce înseamnă eliminarea cuvintelor sau a jargonului prea tehnic. Acesta este motivul pentru care este important să țineți cont de publicul intenționat al notei. Dacă vă adresați unui anumit departament, puteți scăpa folosind termeni tehnici în nota dvs. (probabil că îi va ajuta chiar să vă înțeleagă mai bine). Dacă scrieți întregului birou, cel mai bine este să evitați termenii care necesită un dicționar.
citări
Dacă vă referiți la alte surse din memo, asigurați-vă că puneți materialul citat direct între ghilimele și includeți lista surselor pe o pagină separată. De asemenea, asigurați-vă că le citați corect!
editare și corectură
cititorii dvs. vor lua în serios nota dvs. numai dacă o faceți. Dacă vă aruncați nota cu greșeli sau o completați cu erori de formatare și inconsecvențe, comunicarea dvs. își va pierde eficacitatea.
permiteți-vă ceva timp suplimentar pentru a finaliza sarcina, mai ales în timp ce învățați cum să scrieți o notă, după ce ați terminat de scris, luați ceva timp departe de notă (luați o cafea, lucrați la un alt proiect sau bucurați-vă colegii cu povești din zilele dvs. în străinătate) și reveniți la scrierea dvs. cu o pereche proaspătă de ochi. Sau, mai bine, cereți unui coleg sau unui editor profesionist să se uite peste scrisul dvs. pentru dvs.odată ce sunteți sigur că nota este clară, concisă și fără erori, sunteți gata să o trimiteți în lume!