afacerea dvs. se bazează, cel puțin parțial, pe înregistrări pe hârtie?
Din ce în ce mai multe companii își mută stocarea documentelor în spațiul digital în aceste zile. Cu toate acestea, nu totul poate fi convertit în digital. Multe companii au încă înregistrări pe hârtie care trebuie stocate și organizate corespunzător.
utilizarea lianților cu trei inele pentru a stoca documentele pe suport de hârtie este o modalitate excelentă de a vă asigura că nu sunt deteriorate sau deplasate. Cu toate acestea, veți avea nevoie de un sistem pentru a organiza aceste documente în cazul în care trebuie să localizați unul.
în funcție de numărul de înregistrări cu care se ocupă afacerea dvs., aveți mai multe opțiuni pentru sistemele organizaționale.
Organizare alfabetică
pentru înregistrările sub 5.000, sistemul de evidență alfabetică este încă cea mai comună metodă. În acest sistem, toate înregistrările (inclusiv numele agențiilor, întreprinderilor, locațiilor geografice, persoanelor fizice, instituțiilor, subiecților și subiectelor) sunt listate în ordine alfabetică de la A la Z.
puteți utiliza acest sistem atât pentru fișierele de nume de client, cât și pentru cele de nume de client. Dacă lucrați cu subiecte, poate fi necesar să utilizați un index relativ în care să desemnați un nume de subiect pentru a participa la un subiect.
iată câteva alte sfaturi practice pentru păstrarea înregistrărilor alfabetice:
- dacă colecția de clienți sau contacte pe care le aveți este mare, luați în considerare utilizarea de foldere sau divizoare separate în interiorul lianților dvs. pentru fiecare contract.
- păstrați lucrurile clare etichetând partea de sus a fiecărui folder (numele de contact, prenumele).
- folosiți numele de familie al clientului pentru a sorta alfabetic. Pentru mai mult de un client cu același nume, utilizați și prenumele.
- Păstrați-vă sistemul de organizare ordonat prin împărțirea clienților în patru secțiuni: A la F; G la L; M la R; și S la Z. Puteți utiliza cu ușurință un liant pentru fiecare secțiune dacă sunt prea mari. Acest lucru împiedică lucrurile să se împotmolească prea mult.
organizare numerică
cu un sistem de organizare a liantului numeric, veți pune fișierele în ordine secvențială. Puteți face acest lucru atribuind numere fiecăruia dintre clienții/clienții dvs. sau puteți trage un număr din listele de clienți.
depunerea numerică poate fi benefică, deoarece tinde să sporească productivitatea, deoarece numerele fac mai rapidă finalizarea depunerii. Spre deosebire de un sistem alfabetic, puteți utiliza cu ușurință un sistem numeric pentru mai mult de 5.000 de înregistrări.
organizarea cifrelor terminale
o altă formă de organizare numerică este utilizarea unui sistem de cifre terminale. Ca un sistem numeric tradițional, veți organiza numerele secvențial. Cu toate acestea, în sistemul de cifre terminale, veți utiliza numai ultimele două cifre ale numărului atribuit pentru fiecare client. Acest sistem este utilizat în mod obișnuit atunci când o afacere are un număr mare de înregistrări.
organizare alfanumerică
Acest sistem de înregistrare combină atât sistemele alfabetice, cât și cele numerice. Sistemele alfa-numerice sunt utilizate în mod obișnuit atunci când există nume și numere de subiecte într-un sistem.
pentru acest sistem, veți începe de obicei prin sortarea fișierelor în ordine alfabetică și apoi sortați-le numeric. Ca și în cazul sistemului alfabetic, va trebui să utilizați un index relativ în care să țineți evidența codurilor numerice cărora le-ați atribuit categoriile alfabetice.
organizarea categoriilor
În cele din urmă, într-un sistem de categorii, înregistrările sunt împărțite în categorii și apoi organizate alfabetic. Puteți utiliza fie foldere sau separatoare cu file index în interiorul lianți pentru a menține lucrurile separate.
pentru a facilita localizarea înregistrărilor, vă puteți organiza și categoriile în funcție de prioritate. Informațiile de care aveți nevoie mai frecvent pot fi stocate într-un liant separat etichetat „prioritate”.