skillnad mellan en inköpsrekvisition och inköpsorder

vårt mål med detta inlägg är att förklara grunderna om inköp rekvisitioner kontra inköpsorder, och dela några tips om hur du optimerar Inköpsrekvisitionsprocessen för dem som är specialiserade på ekonomi eller upphandling.

innan vi gräver i detaljerna är det viktigt att definiera den viktiga roll som upphandlings-och inköpsfunktioner spelar inom företag eftersom de är kritiska för att hantera kostnader. Enkelt uttryckt etablerar dessa avdelningar köppolicyer och förfaranden för företag. Det är deras jobb att se till att inköp som görs i hela företaget är kostnadseffektiva och godkända av lämpliga parter. Till exempel är en av våra kunder ett tandvårdsföretag. För att köpa tandborstar som du får efter ett besök till tandläkaren, personalen måste tratt detta köp genom inköpsavdelningen för att säkerställa att företaget får det bästa priset och hantera inventering klokt.

med det viktiga sammanhanget om inköp och upphandling i åtanke är inköpsrekvisitioner och inköpsorder viktiga dokument som företag använder för att hantera kostnader. Det finns två viktiga skäl till att organisationer använder dessa dokument: 1) Det ger dem mer kontroll över anställdas utgifter; och 2) de har en högre sannolikhet att få rabatter på varor eller tjänster eftersom det finns större synlighet i inköp.

inköpsrekvisition vs. inköpsorder

den viktigaste skillnaden mellan dessa två dokument är att en inköpsrekvisition handlar om tillstånd och inköpsorder handlar om inköp. Låt oss utforska dokumenten en i taget.

Vad är en inköpsrekvisition?

inköpsrekvisitionsprocessen börjar med en inköpsrekvisition eller inköpsförfrågningsformulär, ett dokument som skapas av köparen och skickas till den avdelning som styr ekonomin. Tänk på detta den del av inköpsprocessen där du får tummen upp för att köpa de varor och tjänster du vill ha. Du beställer faktiskt ingenting, du får godkännandet att göra det. Detta fungerar som det första steget i en effektiv verifieringskedja för inköp.

inköpsrekvisitioner krävs ofta för varor över en viss dollartröskel. Till exempel kräver upphandlingsavdelningen vid ett stort privat universitet att köpare lämnar in en köpbegäran för varor och tjänster över $5,000. Medan inköpsrekvisitioner kan variera beroende på affärsbehov består de vanligtvis av följande information: köparens plats eller interna avdelning, kvantitet och allmän beskrivning av begärda leveranser, namnet på säljaren som tillhandahåller varorna och priset.

med hjälp av vår tandvårdsklient som exempel skulle inköpsrekvisitionen inkludera köparens plats( tandvårdsklinikens plats), kvantitet och beskrivning av begärda leveranser (500 tandborstar med tandtråd), namnet på säljaren som tillhandahåller varorna (t.ex.Colgate Australia), priset ($2,000. 00) och det begärda leveransdatumet. Kliniken skulle sedan dela detta dokument direkt med inköpsavdelningen för godkännande, avslag eller vidare diskussion.

Vad är en inköpsorder?

inköpsordern (PO) är där köpet sker. När inköps-eller upphandlingsavdelningen har godkänt inköpsrekvisitionen och gett dig de figurativa tummen upp för att köpa önskade varor och tjänster, utfärdar den en inköpsorder till säljaren. Inköpsorder skapas vanligtvis med hjälp av elektroniska inköpssystem som PLANERGY, vilket gör det möjligt för företag att spåra POs och skicka in dem elektroniskt. Återigen kan informationen variera, men inköpsorder inkluderar i allmänhet namnet på företaget som köper varorna eller tjänsterna, beskrivningen och kvantiteten av varorna eller tjänsterna, pris, En postadress, betalningsinformation och villkor, fakturaadress och ett inköpsordernummer.

för vår tandläkare skulle inköpsordern innehålla namnet på företaget som köper varorna eller tjänsterna (XYZ Dental Company), beskrivningen och kvantiteten av varorna eller tjänsterna (500 tandborstar), pris ($2000), en postadress (1 Fake Avenue, Boston, MA 12345), betalningsvillkor (betalas inom 30 dagar), fakturaadress (samma som postadress) och ett beställningsnummer (123).

inköpsorder är också ett viktigt dokument för leverantörer. Leverantörer använder dem för orderuppfyllelse och bearbetning av betalningar. När PO har lämnats in väcker säljaren några problem. När några problem har behandlats skickas beställningen. Säljaren skickar sedan en faktura för de varor eller tjänster som ska betalas av köparen.

varför är inköpsrekvisitioner och inköpsorder viktiga?

företag hanterar att skapa och övervaka inköpsrekvisitioner och inköpsorder på många sätt, men det mest effektiva är att ha ett elektroniskt upphandlingssystem som enkelt integreras med andra finansiella system. Företag som använder sofistikerade elektroniska system istället för att förlita sig på Excel och e-post för att skapa, dela och spåra dessa dokument har en betydande kostnadsminskning, större kontroll över företagets utgifter och mer strömlinjeformade processer och mer.

oavsett vilken process som används är inköpsrekvisitioner och inköpsorder en kritisk del av utgiftshanteringen. De hjälper inte bara till med att hantera kostnader och lager, de hjälper företag att undvika dubbla eller saknade order, klargöra viktiga detaljer, hålla sig skyddade mot ekonomiska revisioner och skydda både köpare och leverantörer.