Unterschied zwischen einer Bestellanforderung und einer Bestellung

Unser Ziel in diesem Beitrag ist es, die Grundlagen von Bestellanforderungen vs. Bestellungen zu erläutern und einige Informationen zu teilen tipps zur Optimierung des Bestellanforderungsprozesses für diejenigen, die sich auf Finanzen oder Beschaffung spezialisiert haben.

Bevor wir uns mit den Details befassen, ist es wichtig, die wichtige Rolle zu definieren, die Beschaffungs- und Einkaufsfunktionen in Unternehmen spielen, da sie für das Kostenmanagement von entscheidender Bedeutung sind. Einfach ausgedrückt, legen diese Abteilungen Kaufrichtlinien und -verfahren für Unternehmen fest. Es ist ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass Einkäufe im gesamten Unternehmen kostengünstig und von den entsprechenden Parteien genehmigt werden. Einer unserer Kunden ist beispielsweise ein zahnmedizinisches Unternehmen. Um die Zahnbürsten zu kaufen, die Sie nach einem Zahnarztbesuch erhalten, müssen die Mitarbeiter diesen Kauf durch die Einkaufsabteilung leiten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den besten Preis erzielt und das Inventar mit Bedacht verwaltet.

In diesem wichtigen Kontext zu Einkauf und Beschaffung sind Bestellanforderungen und Bestellungen wichtige Dokumente, die Unternehmen zur Kostenverwaltung verwenden. Es gibt zwei Hauptgründe, warum Organisationen diese Dokumente verwenden: 1) Es gibt ihnen mehr Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeiter; und 2) Sie haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, Rabatte auf Waren oder Dienstleistungen zu erhalten, da der Einkauf besser sichtbar ist.

Bestellanforderung vs. Bestellung

Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Dokumenten besteht darin, dass es bei einer Bestellanforderung um Erlaubnis und bei Bestellungen um den Kauf geht. Lassen Sie uns die Dokumente einzeln untersuchen.

Was ist eine Bestellanforderung?

Der Bestellanforderungsprozess beginnt mit einer Bestellanforderung oder einem Bestellanforderungsformular, einem Dokument, das vom Käufer erstellt und an die Abteilung gesendet wird, die die Finanzen kontrolliert. Betrachten Sie dies als den Teil des Kaufprozesses, in dem Sie die Daumen nach oben bekommen, um die gewünschten Waren und Dienstleistungen zu kaufen. Sie bestellen eigentlich nichts, Sie erhalten die Genehmigung dazu. Dies dient als erster Schritt in einem effizienten Audit-Trail für den Einkauf.

Bestellanforderungen werden häufig für Waren über einem bestimmten Dollarschwellenwert benötigt. Beispielsweise verlangt die Beschaffungsabteilung einer großen privaten Universität, dass Käufer eine Kaufanfrage für Waren und Dienstleistungen über 5.000 US-Dollar stellen. Während Bestellanforderungen je nach Geschäftsanforderungen variieren können, bestehen sie normalerweise aus den folgenden Informationen: Standort oder interne Abteilung des Käufers, Menge und allgemeine Beschreibung der angeforderten Lieferungen, Name des Lieferanten, der die Waren bereitstellt, und Preis.

Am Beispiel unseres Dental Healthcare-Kunden würde die Bestellanforderung den Standort des Käufers (Standort der Dental Healthcare-Klinik), die Menge und Beschreibung der angeforderten Lieferungen (500 Zahnbürsten mit Zahnseidenspitze), den Namen des Anbieters, der die Ware bereitstellt (z. B. Colgate®), den Preis (2.000,00 USD) und das angeforderte Lieferdatum enthalten. Die Klinik würde dieses Dokument dann direkt mit der Einkaufsabteilung zur Genehmigung, Ablehnung oder weiteren Diskussion teilen.

Was ist eine Bestellung?

Die Bestellung (PO) ist der Ort, an dem der Kauf stattfindet. Sobald die Einkaufs- oder Beschaffungsabteilung die Bestellanforderung genehmigt und Ihnen den bildlichen Daumen nach oben gegeben hat, um Ihre gewünschten Waren und Dienstleistungen zu kaufen, gibt sie eine Bestellung an den Lieferanten aus. Bestellungen werden in der Regel mit elektronischen Einkaufssystemen wie PLANERGY erstellt, die es Unternehmen ermöglichen, POs zu verfolgen und elektronisch einzureichen. Auch hier können die Informationen variieren, aber Bestellungen enthalten im Allgemeinen den Namen des Unternehmens, das die Waren oder Dienstleistungen kauft, die Beschreibung und Menge der Waren oder Dienstleistungen, den Preis, eine Postanschrift, Zahlungsinformationen und -bedingungen, die Rechnungsadresse und eine Bestellnummer.

Für unseren Kunden im Bereich der Zahnmedizin enthält die Bestellung den Namen des Unternehmens, das die Waren oder Dienstleistungen kauft (XYZ Dental Company), die Beschreibung und Menge der Waren oder Dienstleistungen (500 Zahnbürsten mit Zahnseidenspitze), den Preis (2.000 USD), eine Postanschrift (1 Fake Avenue, Boston, MA 12345), Zahlungsbedingungen (innerhalb von 30 Tagen zu zahlen), Rechnungsadresse (wie Postanschrift) und eine Bestellnummer (123).

Bestellungen sind auch für Lieferanten ein wichtiges Dokument. Anbieter verwenden sie zur Auftragserfüllung und Zahlungsabwicklung. Sobald die Bestellung eingereicht wurde, erhebt der Verkäufer Bedenken. Nachdem alle Probleme behoben sind, wird die Bestellung versendet. Der Verkäufer sendet dann eine Rechnung für die vom Käufer zu zahlenden Waren oder Dienstleistungen.

Warum sind Bestellanforderungen und Bestellungen wichtig?

Unternehmen handhaben die Erstellung und Überwachung von Bestellanforderungen und Bestellungen auf viele Arten, aber am effizientesten ist ein elektronisches Beschaffungssystem, das sich leicht in andere Finanzsysteme integrieren lässt. Unternehmen, die ausgefeilte elektronische Systeme verwenden, anstatt sich auf Excel und E-Mail zu verlassen, um diese Dokumente zu erstellen, zu teilen und zu verfolgen, profitieren von einer erheblichen Kostensenkung, einer besseren Kontrolle über die Unternehmensausgaben, optimierten Prozessen und vielem mehr.

Unabhängig vom verwendeten Prozess sind Bestellanforderungen und Bestellungen ein kritischer Bestandteil des Ausgabenmanagements. Sie helfen nicht nur bei der Verwaltung von Kosten und Lagerbeständen, sondern helfen Unternehmen auch, doppelte oder fehlende Bestellungen zu vermeiden, wichtige Details zu klären, vor Finanzprüfungen geschützt zu bleiben und sowohl Käufer als auch Lieferanten zu schützen.