Gatekeeper. Tutor. Gol tierno. Policía de tráfico.
Como Asistente Ejecutivo, apuesto a que te han llamado una de las etiquetas anteriores antes.
debe ser frustrante. Si bien la idea de que el EA es un «guardián» es cierta, esta descripción apenas roza la superficie de todo el valor que proporcionas.
Quizás una descripción más precisa sería algo como esto:
Socio estratégico. Confidente de confianza. Solucionador de problemas profesional.
Considere esto: una explosión de herramientas de organización, aplicaciones para tomar notas, plataformas de comunicaciones y soluciones para calendarios significa que la mayoría de los ejecutivos son en realidad más autosuficientes de lo que han sido nunca. En todo caso, los ejecutivos de hoy en día necesitan menos soporte administrativo, no más.
Y, sin embargo, los Asistentes Ejecutivos son posiblemente más valiosos ahora que en décadas pasadas.
¿por Qué es este el caso?
Simple. La función de EA se ha transformado de un papel de apoyo a un papel más estratégico. Los ejecutivos de hoy en día confían en sus asistentes no solo para obtener ayuda administrativa, sino también asesoramiento estratégico, experiencia técnica y análisis crítico. Se espera que los asesores expertos se interesen en cosas tan amplias y variadas como la gestión de proyectos, la planificación de eventos y las comunicaciones internas.
Es por eso que USA Today describió al Asistente Ejecutivo como el «papel de poder» de Silicon Valley e informó que no es raro que EAs en la meca de la tecnología obtenga seis cifras.
Un rol exigente como este requiere habilidades de nivel experto. Así que, tanto si estás comprometido con el camino de EA como si deseas usar el rol para lanzarte al trabajo de tus sueños, estas son las habilidades que necesitarás para impresionar a tus jefes y lograr el mayor impacto para tu equipo.
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Tabla de contenidos
Las mejores habilidades para Asistentes Ejecutivos Dedicados
¿Alguna vez ha notado que los EA siempre parecen tener una respuesta para esto, una solución para aquello y un recurso para ayudar con todo lo que hay en el medio?
Bueno, aquí hay un secreto: No solo parece que los EA tengan una gran cantidad de trucos bajo la manga; en realidad lo tienen.
Muchas EA mantienen un» pequeño libro negro » (también conocido como documento de Word o archivo de Excel) de recursos, una lista de herramientas útiles, servicios, enlaces y contactos. (Sabiendo que probablemente se enfrentarían a casi cualquier desafío con nombre en sus carreras, estos asesores expertos encontraron una manera de recordar cada recurso potencialmente útil.)
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2. Calma bajo presión
No endulzemos las cosas: ¡los ejecutivos pueden ser exigentes! La mayoría de los ejecutivos tienen trabajos de alta presión, y esa presión a menudo se transmite a usted.
No todos los días será un simulacro de incendio, pero es fundamental que pueda funcionar en las situaciones de alta presión que, sin duda, se le presentarán.
Volviendo a mi ejemplo anterior, había algo además de su ingenio que ayudó a la EA en mi historia a conseguir esas entradas para los Lakers: esa respiración profunda que tomó.
Se mantuvo tranquila bajo la presión de una tarea difícil con un plazo ajustado. Ella había estado en esta situación antes y sabía que si calmaba su mente y se concentraba en lo que podía controlar, su esfuerzo, sería capaz de hacer que algo sucediera.
Aquí hay algunos recursos para ayudarlo a mantener la calma cuando las cosas se vuelven un poco locas.
3. Tenaz Ingenio
Como EA, ¿cuántas veces le han preguntado a lograr lo imposible?
Un buen Asistente sabe que hacer posible lo imposible viene con el territorio. Para hacerlo, necesitas ingenio y resolución para terminar.
Una de las hazañas de EA más impresionantes que he visto fue hace unos años en una empresa de tecnología de Los Ángeles. Una de las Exec Asistentes recibió una petición de su jefe, alrededor de las 10 A. M. un viernes:
«Oye, estoy entreteniendo a un inversor VIP esta noche», le dijo mientras pasaba por su escritorio. «Necesito dos asientos en la cancha para el juego de los Lakers de esta noche.»
La cosa es que los asientos de los Lakers en la pista son bastante difíciles de encontrar en circunstancias normales. Pero estas no eran circunstancias normales. Eran los playoffs. Era la entrada más popular de la ciudad.
Nunca olvidaré lo que hizo después de que su jefe entrara en su oficina después de dejar caer esa bomba sobre ella de manera tan informal –
Se detuvo, respiró hondo e inmediatamente se puso a trabajar. Rastreó los sitios de venta de entradas, llamó a los corredores de entradas, persiguió pistas falsas en Craigslist. Cuando eso no funcionó, cogió el teléfono e intervino en su red de otros asesores, cobrando favores de larga data y negociando favores en el futuro.
Para ser honesto, todavía no sé exactamente cómo lo hizo. Lo que sí sé es que vi a su jefe y a su invitado VIP en la televisión esa noche, sentados al margen y enloquecidos cada vez que Kobe (RIP) drenaba un tres.
4. Destreza tecnológica
Aquí hay otro sombrero para agregar a la larga lista que el EA promedio tiene que usar: personal IT professional.
Además de las herramientas profesionales habituales como Microsoft Office o G-suite de Google, EA de hoy en día tiene que ser competente en la gran cantidad de sistemas, aplicaciones y complementos que los ejecutivos utilizan para hacer su trabajo. Esto puede significar un conocimiento práctico de Holgura, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce y Zuora, solo por nombrar algunos.
No se trata solo de obtener un entendimiento básico para pegarlo en su currículum. Tomarse el tiempo para utilizar completamente estas herramientas le ayudará con su productividad general y puede asegurar a su ejecutivo que está preparado para cualquier herramienta que se encuentre en su camino.
Cuando las cosas van de lado en cuanto a tecnología, un asesor rara vez tiene tiempo para esperar a que arregle las cosas. La capacidad de solucionar problemas para tu jefe es una habilidad imprescindible. Esto es especialmente cierto en entornos de inicio, donde un asesor puede ser lo más parecido a un especialista de TI que tiene la empresa.
5. Pensamiento de imagen grande
Los mejores asesores expertos se convierten en confidentes de confianza y consejeros para sus ejecutivos.
Recuerda, tienes una perspectiva que muy pocos en la empresa tienen. Interactúas con empleados de todos los niveles y probablemente trabajas con muchos departamentos.
Pero para desempeñar el papel de caja de resonancia para su jefe, primero debe tener una comprensión sólida de su negocio para poner preguntas más granulares en el contexto más amplio de los objetivos de su empresa.
Si no tienes mucha confianza en tu comprensión de las entradas y salidas de tu empresa y de tus competidores, hay una manera divertida y fácil de ponerte al día rápidamente. Almuerzo!
Haga una cita para almorzar cada semana con alguien en un departamento diferente con el propósito expreso de conocer más sobre lo que hacen y cómo su equipo contribuye a la misión más grande de la empresa.
Realmente atrévete. Haz preguntas como, ¿cuáles han sido las mayores victorias de tu equipo? Mayores retos? ¿Cuál de nuestros competidores te mantiene despierto por la noche? Si tuvieras una varita mágica, ¿qué cambiarías de la compañía de la noche a la mañana? La industria?
Después de la conversación, anota las dos o tres conclusiones más importantes de la conversación. Guárdelos en una hoja de cálculo para facilitar su consulta.
No solo es una gran manera de establecer contactos dentro de su empresa, sino que en poco tiempo habrá construido el conocimiento fundamental que necesita para proporcionar información valiosa a su jefe.
6. Organización impecable
Esto puede ser obvio, pero la organización es una necesidad absoluta para los Asistentes ejecutivos. El rol de EA es rápido y cambia constantemente, por lo que no puedes permitirte perder preciosos segundos sin estar organizado. De hecho, una buena EA desarrolla sistemas organizacionales y mejora los procesos heredados desordenados.
Si su juego de organización necesita alguna mejora, le recomendamos que consulte monday.com -la herramienta visual para asistentes ejecutivos!
7. Priorización despiadada
Volver a la idea de EA como «gatekeeper».»
Aunque definitivamente creo que esta etiqueta es una simplificación excesiva, suena cierto de una manera fundamental: los EA de rockstar ayudan a sus jefes a limitar las distracciones y centrarse solo en los problemas más urgentes y las actividades de mayor apalancamiento.
En términos más simples, los asesores empresariales deben ayudar a sus jefes a priorizar, y deben ser absolutamente despiadados al respecto.
Se necesita un buen juicio de su parte para descubrir qué merece atención y qué necesita apagar. Pero no todo depende de ti. La priorización es algo en lo que trabajas en colaboración con tu jefe y definitivamente es algo en lo que ambos mejorarán con el tiempo.
El primer paso fundamental es tener claros los objetivos generales. En pocas palabras, no puedes priorizar sin objetivos claros que te ayuden a guiarte.
8. Discreción absoluta
Ya se trate de noticias sobre una próxima adquisición, asuntos de recursos humanos, informes financieros o secretos comerciales, los ejecutivos de alto nivel se ocupan constantemente de la información confidencial.
Lo que, por supuesto, significa que sus asistentes también lo hacen.
La transparencia es una virtud en los negocios, pero incluso las organizaciones más abiertas tratan con información privilegiada que debe manejarse con delicadeza.
La confianza es probablemente el mayor factor determinante cuando se trata del éxito en el rol de EA. Una de las formas más seguras de erosionar la confianza entre tú y tu jefe es ser descuidado con la información sensible. Chismear, echar leña a los rumores de la oficina o publicar sobre asuntos de empresas privadas en foros públicos como las redes sociales nunca está bien.
por supuesto, los errores ocurren. Un error en la lengua o un correo electrónico errado pueden tener el mismo efecto que un Tweet público sobre los próximos despidos de su empresa.
Lo mejor que puedes hacer es reconocerlo. Informe a su jefe de la situación y colabore para remediarla.
9. Multitarea estratégica
Sí, sabemos que la multitarea es un mito. Nuestros cerebros simplemente no están hechos para manejar más de una tarea compleja a la vez.
Sin embargo, como hemos escuchado una y otra vez de los Asistentes Ejecutivos, un cierto grado de multitarea es esencial para el papel.
El truco es emparejar tareas más sencillas, como responder a correos electrónicos o reservar viajes. Si está en espera, ¿por qué no hacer un archivo rápido o ingresar datos?
sin duda priorizar su enfoque tareas de uso intensivo y derribarlos uno por uno. Pero cuando puedas, combina las actividades más insensatas para maximizar tu tiempo.
¿De qué otra manera se puede hacer más en la misma cantidad de tiempo? Centrar.
Después de priorizar tus tareas, concédeles el 100% de tu atención, incluso si tus pensamientos tratan de vagar hacia todas las tareas pendientes que necesitas abordar a continuación. Muchos taskmasters juran por la Técnica Pomodoro para pasar por sus listas de tareas pendientes.
Simplemente seleccione una tarea, establezca un temporizador durante unos 25 minutos y concéntrese solo en esa tarea hasta que se agote el temporizador. Luego tómate un descanso y repite. Los incrementos cortos hacen que la atención enfocada sea más accesible.
10. Anticipación sobrenatural
Verdaderamente grandes EAs juegan al ajedrez, no a las damas.
Para prosperar realmente en el papel, tienes que ser capaz de ver diez movimientos por delante y anticipar los problemas antes de que se conviertan en problemas en toda regla.
Esto se desarrolla de dos maneras. La primera es lo que yo llamo «anticipación situacional.»Es entonces cuando ves que los elementos de un problema potencial se unen y trabajas de forma proactiva para evitar que se desarrollen.
El segundo es «anticipación personal», y se trata de conocer las preferencias e idiosincrasias que son exclusivas de tu jefe.
Por ejemplo, si su experiencia le ha enseñado que su jefe es más agudo en las horas de la mañana que después del almuerzo, programe esa reunión difícil por la mañana, no por la tarde.
En ambos casos, anticipar problemas y cortar de raíz puede ahorrarte innumerables dolores de cabeza en el futuro, y permitir que tú y tu jefe se centren en las cosas importantes.
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11. La Inteligencia emocional
EAs trato con la gente – muchos de ellos. Internamente, interactúa con empleados de todos los niveles dentro de la organización, desde colaboradores de nivel básico hasta gerentes, hasta altos ejecutivos.
Externamente, lo mismo se aplica. En un solo día, puede tratar con ejecutivos de otras compañías, inversores y miembros de la junta, proveedores que luchan por el negocio de su empresa o periodistas que intentan que su jefe diga algo en el registro.
Las habilidades con las personas son una necesidad, y una gran parte de eso es leer las señales emocionales y el lenguaje corporal de las personas. Hacerlo podría ser la diferencia entre difundir una situación tensa o lanzar a tu jefe a los leones (algo que definitivamente no apreciará).
Echa un vistazo a los 10 Mandamientos de Inteligencia Emocional de Inc para aprender sobre otras cosas que puedes hacer para desarrollar tus habilidades con las personas.
12. Comunicación a nivel de experto (y una inclinación por la conversación real)
Por las mismas razones, las habilidades de comunicación son una gran parte de la ecuación de EA. Un Asistente Ejecutivo es como un portavoz de su ejecutivo. En muchas situaciones, sus palabras se tratan como si fueran de su jefe, por lo que los correos electrónicos pulidos y la etiqueta telefónica adecuada son una necesidad. También es necesario ser capaz de comunicar la estrategia de forma clara y precisa, así como ser persuasivo de vez en cuando.
Muchos EA también asumen roles de comunicación interna de facto, redactando correos electrónicos internos en nombre de su jefe. Estos correos electrónicos pueden llegar a departamentos enteros, incluso a empresas enteras, por lo que las habilidades de escritura de primera categoría son un gran activo.
Más allá de eso, la comunicación es fundamental. La mayoría de las habilidades enumeradas en este artículo simplemente no son posibles sin una buena comunicación.
Aquí hay algo más a tener en cuenta cuando se trata de comunicación: un buen asesor sabe que las conversaciones reales son las reglas del día.
Recuerde, los ejecutivos quieren poder transmitirle ideas o medir su reacción a las soluciones propuestas. Pero esto solo funciona si te mantienes fiel a tu punto de vista real.
Tu jefe no quiere un sí-hombre o un sí-mujer. Ella quiere (y necesita) escuchar lo que realmente piensas.
Así que mantenlo real. Los ejecutivos pueden vivir en una burbuja. Depende de ti ser su revisión de la realidad de vez en cuando.
13. Velocidad y decisión
No hay tiempo para equivocarse en el mundo acelerado del Asistente Ejecutivo. Un buen asesor experto resume la situación, reúne la información necesaria, hace las preguntas correctas y, lo más importante, actúa.
Cierto, rara vez tendrás toda la información que necesitas. Pero lo mejor es actuar con rapidez y confianza y hacer avanzar las cosas en lugar de esperar más claridad o, peor aún, permiso.
Escribiendo para the Muse, la entrenadora de decisiones Nell McShane Wulfhart describe 4 pasos que ayudan a cualquier persona a tomar decisiones más rápidas e inteligentes. Esto es lo que Wulfhart dice que debes hacer al tomar una decisión importante:
» Deja claro lo que realmente quieres.»
» No elijas algo solo porque se supone que debes hacerlo.»
» Recuerda que hacer algo triunfa sobre no hacer nada.»
«la Práctica es decisiva.»
Leer el post completo aquí.
14. Piel gruesa y Sentido del humor
Aquí está la cosa. No hay duda de que usted tiene un trabajo importante, al igual que el ejecutivo con el que trabaja tan estrechamente día tras día. Es posible que participe en algunas decisiones bastante importantes, que afectan el futuro de su empresa y los medios de vida de las personas con las que trabaja.
Pero al final del día, lo más probable es que la mayoría de las decisiones no sean de vida o muerte. Es importante mantener las cosas en perspectiva y ser capaz de reírse de ti mismo (y de tu jefe) de vez en cuando.
La capacidad de seguir con los golpes, reiniciar después de un mal día y mantener las cosas en perspectiva son esenciales para convertirse en un EA asesino.
15. Networking
Recuerde el asesor que obtuvo tickets de Lakers imposibles de encontrar? Aprovechó su sólida red para hacer magia. Sin apoyo, asesoramiento y conexiones adicionales, el EA podría no haber tenido tanto éxito; uno solo puede lograr mucho pidiendo favores en Craigslist. Cuando las tareas alcanzan proporciones legendarias, se necesita una aldea para realizarlas.
Para construir y mantener una sólida red de apoyo, los asesores de empresa deben cultivar increíbles habilidades de creación de redes.
Estos son algunos de nuestros consejos y trucos favoritos para redes sociales:
- Únete a tantos grupos de Facebook y en línea como puedas. Estos son lugares perfectos para obtener rápidamente respuestas a preguntas difíciles.
- Usa Meetup para crear tu propio grupo de soporte de EA que se reúne semanalmente.
- Si a menudo interactúas con cualquier EA de otras empresas, envíales solicitudes de conexión de LinkedIn e invítalos a citas informales de café.
- Pague por adelantado. Si estás navegando por un foro en línea o asistiendo a un evento y oyes hablar de otro EA que lo necesita, ofrece tus servicios de inmediato. Si alguna vez quieres obtener apoyo, asegúrate de darlo generosamente.
- Iniciar un blog de nicho. Crear contenido altamente específico que hable con otros EA es una excelente manera de crear una red de profesionales con ideas afines.
16. Habilidades de negociación
¿Quieres saber qué más hizo bien el asesor que obtuvo tickets de Lakers imposibles de encontrar? Usó sus habilidades de negociación para conseguir las entradas que todos querían.
Tanto un arte como una ciencia, negociar desconcierta a muchos. Puede parecer que algunas personas acaban de nacer con un cierto je ne sais quoi que inspira a otros a cumplir sus órdenes, y tal vez lo fueron. Pero lo más probable es que estas personas cultivaran sus impresionantes habilidades de negociación. Tú también puedes.
La Universidad de Santa Clara tiene una fantástica página de recursos sobre el desarrollo de habilidades de negociación. Estas son algunas conclusiones clave:
- Practique la negociación a menudo, especialmente cuando no hay nada en juego. El Centro de Recursos de Negociación de Enseñanza del Programa de Negociación de la Facultad de Derecho de Harvard ofrece cientos de simulaciones para poner en marcha su práctica.
- Ponte en el lugar de la otra persona. ¿Cómo ven la situación?
- Considere el apalancamiento en ambos lados. ¿Tienes un balancín uniforme, o se inclina hacia un lado? ¿Cómo puedes inclinarlo hacia tu lado?
- Lanza una mentalidad de» ganar «o» perder». Después de una buena negociación, todos deberían irse con algo.
17. Habilidades analíticas
En la introducción, mencionamos que los roles de EA han ido creciendo de manera más estratégica. Manténgase al día con las expectativas cambiantes y aumente su capacidad de pensar estratégicamente al desarrollar habilidades analíticas.
Puede aprovechar un sólido conjunto de habilidades analíticas en cualquier situación, desde manejar escenarios sociales complicados hasta tomar decisiones presupuestarias de gran alcance para la empresa. Estas habilidades convierten a los empleados sólidos en pensadores críticos indispensables que siempre parecen tener las respuestas.
Para desarrollar más habilidades de pensamiento analítico, los expertos en educación de Udemy, una plataforma de aprendizaje en línea, recomiendan una variedad de pasos simples. Aquí hay algunas conclusiones adaptadas:
- Visualice sus acciones hipotéticas y expanda sus habilidades de pensamiento a través de experimentos de pensamiento. Cuando surja una situación del mundo real, estarás listo para enfrentarla con tus habilidades de razonamiento afiladas.
- Evalúe el mundo a través de una lente lógica. Cuando escuche una declaración o lea una noticia, considere si se puede probar o no. Esta práctica ayuda a tomar decisiones estratégicas y entrena a su cerebro para complementar sus decisiones e ideas con evidencia.
- Pregunta los números. Los hechos, las cifras y las estadísticas son tan buenos como sus métodos de recopilación. Dado que muchos ejecutivos quieren que los números respalden las decisiones, es importante que los asesores expertos sepan cómo cuestionar las fuentes. Por ejemplo, si un informe de una encuesta reciente sugiere que la mayoría de los empleados estarían más contentos si tomaran café gratis, podrías preguntar sobre el tamaño de la muestra. Los números pueden parecer significativos, pero si solo 20 personas de una empresa de 500 personas realmente participaron en la encuesta, los resultados podrían no contar una historia concluyente después de todo.
Las personas También hacen Estas Preguntas Sobre Las Habilidades de los Asistentes Ejecutivos
P: ¿Qué hace un asistente ejecutivo en 2021?
- A: La función de EA se ha transformado de un papel de apoyo a un socio más estratégico. Los ejecutivos de hoy en día confían en sus asistentes no solo para obtener ayuda administrativa, sino también asesoramiento, experiencia técnica y análisis crítico. Se espera que los asesores expertos se interesen en cosas tan amplias y variadas como la gestión de proyectos, la planificación de eventos y las comunicaciones internas. SnackNation ha entrevistado a 1000 de EA para ofrecerte las 17 mejores Habilidades de Asistente Ejecutivo en 2021.
P: ¿Cómo puedo mejorar como asistente ejecutiva?
- A: Durante nuestra investigación para nuestro Informe anual sobre el Estado del Asistente Ejecutivo, descubrimos que los asesores suelen hacer el trabajo de tres o más personas por sí mismos. Un rol exigente como este requiere habilidades de nivel experto. Así que, tanto si estás comprometido con el camino de EA como si deseas usar el rol para lanzarte al trabajo de tus sueños, estas son las habilidades que necesitarás para impresionar a tus jefes y lograr el mayor impacto para tu equipo.
P: ¿Cuáles son las habilidades más importantes para aprender como asistente ejecutivo?
- A: Cada asistente ejecutivo tendrá que desarrollar un conjunto de habilidades único basado en las responsabilidades, la personalidad y el estilo de comunicación de su ejecutivo. Con eso en mente, todavía hay habilidades recomendadas y probadas en batalla que los principales asistentes ejecutivos juran. Algunos ejemplos que cubrimos en nuestro artículo son la Destreza Tecnológica, la Priorización Despiadada, la Discreción Estricta, la Multitarea Estratégica y El Conocimiento de Todos los Secretos Mejor Guardados.
(PS – Obtenga más información con Assist-el boletín semanal gratuito # 1 hecho para asistentes por asistentes.)
¿Qué hay de ti? ¿Cuál es la habilidad que ha sido la más responsable de tu éxito?