A menudo nos preguntan en One Legal cómo reducir el tamaño de una presentación en PDF para garantizar que sea aceptada por el sistema de administración de casos de un tribunal y, por lo tanto, archivada con éxito.
Existe una amplia gama de reglas sobre el tamaño de los archivos, dependiendo del sistema de back-office que esté utilizando el tribunal para administrar las presentaciones que recibe. En la mayoría de los tribunales de presentación de solicitudes electrónicas en todo Estados Unidos, el archivo debe ser inferior a 35 MB. y cada tribunal de California tiene sus propios límites. Puede consultar el tamaño máximo de archivo de su corte en nuestro Centro de Asistencia y también puede encontrar información sobre otras reglas de la corte local.
En general, sin embargo, hay muy pocas razones para que los archivos PDF tengan cientos de megabytes de tamaño a menos que contengan objetos expuestos que absolutamente deben guardarse como fotografías de muy alta resolución. Siguiendo unos sencillos pasos, incluso las presentaciones de cientos de páginas se pueden reducir para cumplir con los requisitos.
Cómo determinar el tamaño de tu documento PDF
Si usas Adobe Acrobat, comprobar el tamaño de tu PDF es sencillo. Simplemente haga clic en Archivo, luego en Propiedades. Verás mucha información sobre tu documento, incluido su tamaño.
Alternativamente, puede navegar a la carpeta que contiene su documento, hacer clic con el botón derecho en él y hacer clic en Propiedades.
Los archivos más grandes tardarán más en cargarse, son engorrosos para compartir electrónicamente (por correo electrónico, por ejemplo) y consumirán el almacenamiento de archivos de su bufete de abogados más rápidamente. E incluso cuando los tribunales aceptan archivos de mayor tamaño, prefieren manejar archivos más pequeños y optimizados.
Entonces, ¿cómo debería reducir el tamaño de sus documentos PDF? Aquí hay cinco consejos rápidos.
#1 Evite escanear archivos PDF siempre que sea posible
Es un error común que, para crear archivos PDF o combinar varios documentos y objetos expuestos en un solo PDF, debe imprimir todo y escanearlos juntos. Los archivos convertidos electrónicamente son generalmente mucho más pequeños en tamaño que los escaneos.
Solo necesita escanear documentos que existen en papel, todos los demás documentos se pueden convertir electrónicamente desde el archivo original guardándolos como PDF. Además, los documentos individuales se pueden combinar rápidamente como PDF utilizando software como Adobe Acrobat, evitando la necesidad de imprimir documentos para combinarlos.
Más información: Cómo redactar correctamente un PDF
#2 Guardar como «PDF de tamaño reducido»
Si el archivo sigue siendo muy grande después de haberlo creado electrónicamente, en lugar de escanearlo, todavía hay algunos pasos que puede seguir. Lo más sencillo es volver a guardar el archivo como un PDF de tamaño reducido.
En la última versión de Adobe Acrobat, abra el PDF que desea volver a guardar como un archivo más pequeño, elija Archivo, Guardar como Otro y, a continuación, PDF de tamaño reducido. Se le pedirá que seleccione la compatibilidad de versión que necesita y, a continuación, puede hacer clic en Aceptar para guardar. Recomendamos configurar su compatibilidad con al menos Acrobat X, ya que esa versión todavía se usa ampliamente.
Este método es rápido y sencillo, pero tenga en cuenta que reducirá la calidad de las imágenes y eliminará las firmas digitales. Si desea tener más control sobre cómo se comprime su PDF en Acrobat, utilice el método de optimización que se describe a continuación.
Más información: Cómo convertir un formulario rellenable para el archivo electrónico
#3 Utilice el optimizador de PDF de Adobe Acrobat
A veces querrá tener más control sobre qué elementos de su documento se reducen en calidad o se eliminan. En estas circunstancias, debe elegir la herramienta optimizador de PDF.
Antes de optimizar un archivo, es una buena idea auditar el uso del espacio del archivo: revise qué elementos, como fuentes, imágenes, etc., utilizan más datos. Los resultados de esto pueden darle ideas sobre dónde reducir mejor el tamaño del archivo.
Para comenzar la optimización, abra su PDF en Acrobat, haga clic en Archivo, Guardar como Otro y, a continuación, PDF optimizado. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Auditar uso del espacio en la esquina superior derecha. Verás una tabla de información un poco como esta:
El optimizador te da un control completo sobre los elementos de tu PDF que se comprimirán. Seleccione la casilla de verificación junto a un panel (por ejemplo, Imágenes, Fuentes) y, a continuación, seleccione opciones en ese panel. Hay muchas opciones, por lo que vale la pena leer el archivo de ayuda de Adobe para comprender qué hace cada opción.
Bien, sabemos que no todos usan Adobe Acrobat. ¿Qué opciones tienes disponibles si utilizas otro software o solo el Adobe Reader básico? Aquí hay dos opciones más para reducir el tamaño de su archivo PDF si no está utilizando Acrobat.
Leer más: 7 mitos y conceptos erróneos sobre el PDF
#4 Reduzca el tamaño al guardar en Word
En Word, para convertir un documento a PDF, utilice la opción Guardar como. Esta opción generalmente produce un archivo bastante pequeño, dependiendo del número de imágenes en el documento. Sin embargo, si encuentra que su PDF convertido en Word sigue siendo demasiado grande, hay otra opción en Word que producirá un archivo significativamente más pequeño. He aquí cómo usarlo:
Abra el documento de Word que va a convertir a PDF. Haga clic en el botón Archivo y, a continuación, Guardar como. En el menú Guardar como tipo, seleccione PDF e introduzca su nombre de archivo preferido. Este es el paso adicional: donde dice Optimizar para en la parte inferior del cuadro de diálogo, seleccione Tamaño mínimo (publicación en línea).
Más información: Cómo corregir errores de OCR con Adobe Acrobat
#5 Utilice una herramienta de impresión en PDF
Otras herramientas de PDF (que no son de Adobe) generalmente contienen funciones que reducirán el tamaño de su PDF. Sin embargo, si está buscando una opción gratuita, hay algunas disponibles. Actualmente, el creador de PDF gratuito más descargado (según download.com) es PrimoPDF.
Una vez que haya instalado PrimoPDF, simplemente abra el PDF que desea comprimir (en Acrobat Reader o en un navegador web, por ejemplo), presione Ctrl+P para abrir el cuadro de diálogo imprimir, seleccione PrimoPDF de la lista de impresoras disponibles y, a continuación, haga clic en Crear PDF.
Tenga en cuenta que este método, como guardar simplemente como un PDF de tamaño reducido en Adobe Acrobat, reduce la calidad y la resolución de la imagen.