A pesar de la velocidad y eficiencia que conlleva la firma electrónica de documentos, muchos empresarios (e incluso algunos abogados) siguen siendo reacios a aceptar firmas electrónicas. Afortunadamente para aquellos de nosotros que nos refugiamos en el lugar o practicamos el distanciamiento social, la mayoría de las firmas electrónicas son tan válidas y exigibles como una firma manual tradicional.
Una ley federal,la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Mundial y Nacional (ESIGN) y la legislación de casi todos los estados (a través de la adopción de la Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes o legislación similar), establecen que las firmas electrónicas son legalmente exigibles siempre que se cumplan algunos requisitos básicos. Estas leyes exigen que los contratos firmados electrónicamente se apliquen y traten de la misma manera que cualquier documento firmado por medios tradicionales. En otras palabras, ningún contrato puede ser anulado o inaplicable por el mero hecho de haber sido firmado electrónicamente.
Para calificar como firma electrónica obligatoria, debe haber evidencia de la intención del firmante de ejecutar o aceptar el acuerdo. Por lo general,esto se logra al requerir que el firmante tome medidas afirmativas, como escribir su nombre o dibujar su firma con un mouse o una pantalla táctil. En la medida en que la intención del firmante de aceptar el contrato se pueda discernir del expediente, es probable que una firma electrónica sea ejecutable. Los tribunales de algunos estados han hecho cumplir contratos en los que la intención de aparty de aceptar los términos del acuerdo se demostraba mediante un intercambio de correo electrónico o un mensaje de texto, a pesar de que no había una firma dibujada o mecanografiada.
Se debe crear un registro de la firma electrónica en el momento de la ejecución y debe mostrar el proceso mediante el cual el firmante aceptó el documento. Para los documentos intercambiados por correo electrónico, los propios correos electrónicos generalmente calificarán como un registro de la transacción. Servicios populares como DocuSign y AdobeSign generan informes de auditoría que satisfacen los requisitos de registro.
En el caso de los contratos con consumidores, la ley generalmente requiere que el consumidor opte por el proceso de firma electrónica o dé su consentimiento para hacer negocios electrónicamente. Este requisito puede satisfacerse incluyendo un término en el contrato que indique que el consumidor acepta el uso de firmas electrónicas, o exigiendo al firmante que marque una casilla o haga clic en un botón durante el proceso de firma electrónica (como es el caso Deocusign y Adobe Sign).
Si bien las firmas electrónicas son ampliamente aceptadas para muchas transacciones comerciales en los Estados Unidos e internacionalmente, hay algunas circunstancias en las que todavía se requiere una firma antigua, como testamentos, ciertos fideicomisos, poderes y certificados de nacimiento y defunción. En la mayoría de los casos, los documentos que deben ser autenticados también requieren una firma manual, aunque un puñado de estados permiten que ciertos documentos sean autenticados electrónicamente o de forma remota.
Si necesita orientación sobre la aceptación o la exigibilidad de las firmas electrónicas, póngase en contacto con Kristin Biedinger.