Siempre que haya una discusión sobre el almacenamiento de datos en el sistema de base de datos de un tercero, se formulan preguntas sobre la seguridad. Es fácil de entender. Confiar en otra empresa para mantener segura su valiosa información es un gran paso. Cuando esa información está bajo su control, conoce las medidas de seguridad implementadas para mantenerla a salvo.
Google asegura a los usuarios que mantiene todos los datos seguros y privados a menos que el usuario elija compartir archivos con otros. Como parte de sus medidas de seguridad, Google no analiza en detalle su enfoque de la seguridad. Dado que los usuarios deben tener una cuenta de Google para acceder a Google Docs y que todas las cuentas requieren contraseñas, sabemos que al menos una etapa del plan de seguridad de Google depende de la protección con contraseña.
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Google también asegura a los usuarios que, a menos que publiquen un archivo, los motores de búsqueda no podrán encontrar la información contenida en esos archivos. Google no permite que las arañas de los motores de búsqueda, las aplicaciones que se arrastran por Internet en busca de palabras clave para crear resultados de búsqueda, accedan a los datos de Google Docs.
Debido a que Google Docs permite que varios editores trabajen desde el mismo documento maestro, hay problemas especiales de sincronización con los que Google debe lidiar. Google Docs gestiona las ediciones en línea en tiempo real, y los editores pueden ver los cambios a medida que los realizan otros colaboradores. Pero con las capacidades de edición sin conexión, esto se vuelve un poco más complicado.
Imagine que está trabajando en un boletín con otro escritor. Los dos viajan en avión durante varias horas, y a los dos les gustaría trabajar en el boletín durante el vuelo. Como no puedes acceder a Internet en pleno vuelo, al menos, todavía no, tendrás que trabajar sin conexión. Cada uno de ustedes elige la función sin conexión en Google Docs y trabaja en el documento. Al aterrizar, ambos se sincronizan con el sistema de Google Docs, pero ambos han realizado cambios en la misma sección del boletín de noticias. ¿Qué pasa entonces?
Bueno, quien haya iniciado sesión primero (digamos que fue el otro escritor) se sincronizará con el documento maestro sin ningún problema. Pero recibirás un mensaje de Google explicando que tus cambios entran en conflicto con las ediciones de otro usuario. Google te da la opción de comparar los dos conjuntos de cambios. En ese momento, puedes aceptar a regañadientes los cambios de tus compañeros escritores, o puedes reemplazar valientemente su texto con el tuyo propio.
Otra preocupación que tienen algunos usuarios es una cuestión de propiedad. Sección 11.1 de las condiciones del servicio de Google dice que «usted otorga a Google una licencia mundial, libre de regalías y no exclusiva para reproducir, adaptar, modificar, traducir, publicar, ejecutar públicamente, mostrar públicamente y distribuir cualquier Contenido que envíe, publique o muestre en o a través del Servicio con el único propósito de permitir que Google le proporcione el Servicio de acuerdo con su Política de Privacidad .»A primera vista, esto genera algunas alarmas bastante fuertes para algunos usuarios. Parece que Google dice que puede hacer cualquier cosa con el contenido que creas y almacenas en Google Docs.
Google afirma que la empresa no tiene intención de explotar el contenido generado por el usuario. Las preguntas frecuentes de Google Docs establecen que los usuarios conservan todos los derechos de propiedad de sus propios materiales. Google dice que incluyó la sección como una forma de garantizar que Google Docs pueda hacer lo que está diseñado para hacer. Para mostrar los archivos del usuario de la manera que desee, Google debe garantizar un acuerdo entre la empresa y el usuario. De esta manera, si el usuario decide publicar un archivo a través de Google, la empresa tiene el permiso necesario para distribuir ese archivo en la Web.
¿Qué es exactamente lo que mantiene este complejo sistema en funcionamiento? Sigue leyendo para averiguarlo.