Cómo programar su día para una productividad óptima

Consulte nuestra guía completa sobre cómo crear un horario para aprovechar al máximo sus días.

Todos tenemos las mismas veinticuatro horas cada día. Entonces, ¿por qué las personas exitosas hacen tanto en sus veinticuatro horas mientras que otros luchan por lograr las tareas en una lista básica de tareas pendientes?

Una respuesta es la gestión del tiempo. Muchas personas tienen problemas para usar su tiempo de manera eficiente durante todo el día. Pero si eres tú, no te preocupes. Al usar consejos de productividad y crear y cumplir con un horario diario eficiente, puede hacer más y hacerlo mejor todos los días.

Por qué es Importante Programar su Día

Cómo Programar Su Día

• Definir Su Por Qué
• Establecer Prioridades
• Estimar Cuánto Tiempo Tomará Una Tarea
• Trabajar de Manera Más Inteligente, No Más Difícil

Tipos de Técnicas de Programación

• Crear una Rutina Matutina Productiva
• Evitar el Cambio de Tareas
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• Espere lo inesperado
• Aproveche la tecnología
• Recuerde el papel
• Coma la rana
• Evalúe y Pivote

Por qué es importante programar su día

El tiempo es un recurso finito para todos nosotros. Dejar el número limitado de días y horas al azar no es una gestión responsable de los recursos. En su lugar, usa un horario y obtén las recompensas:

• Reduce el tiempo perdido: A menos que estés poniendo «Pasa 2 horas en Redes Sociales y Videojuegos» en tu horario diario, usar tu horario evita que pierdas tiempo en cosas que no están en la agenda.
• Aumentar la felicidad: Incluso la ciencia está de acuerdo. Después de un horario te hace más feliz!
• Mejora la productividad: Puedes hacer más cuando sigues un horario.
• Reducir el Estrés: La programación crea más certeza, lo que reduce el estrés y mejora la salud. ¡Todos ganan!
• Facilitar la colaboración: Cada vez que trabajas con un equipo, un horario te mantiene a todos en la misma página, en el mismo lugar y al mismo tiempo.

Cómo programar su Día

Está claro que programar su día es valioso. Sin embargo, no puedes simplemente tirar cosas en el calendario de tu Lindo Gatito y esperar una vida productiva.

En su lugar, necesita una estrategia para programar la productividad y realizar el trabajo importante de manera eficiente. Estos son algunos principios rectores para ayudarlo a usar un horario para días eficientes.

Seamos realistas. No todo lo que hacemos en un día es divertido. Definitivamente hay tareas que simplemente no queremos hacer. Podemos confiar en el coraje y la determinación para avanzar, pero eso puede agotar la energía. En su lugar, encuentra la motivación interna definiendo tu por qué.

El por qué de todos es diferente, pero es el significado y el propósito detrás de todo lo que hacemos. Este concepto fue popularizado por Simon Sinek en su libro Start With Why. Sinek demuestra que el «por qué» realmente puede motivar a las personas y a las empresas a alcanzar sus objetivos.

Tu por qué debería ser más grande que «Porque tengo que hacerlo» o «Porque alguien me lo dijo.»Para un individuo, podría haber una razón para proporcionar una vida segura y feliz a sus hijos. Para las empresas, un por qué podría parecerse más a «Ayudar a las personas a tener éxito».»

Entonces, todo lo que haces como persona o como empresa debe estar al servicio de ese por qué.

Hay literalmente millones de maneras en las que podrías pasar cada día. Y no puedes hacer todo. Sin prioridades, es posible que dediques tiempo a tareas que no te llevan a ninguna parte. Y si eres líder o gerente de equipo, debes establecer prioridades para tu equipo para que también sepan lo que es importante.

Así que tienes que averiguar lo que realmente necesitas hacer para lograr tus objetivos al servicio de tu por qué. Primero, anota todo lo que se te ocurra. A continuación, elimine todo lo que no esté relacionado con su por qué. Luego ponga sus prioridades en orden de importancia.

Tener una dirección en la que ir es tan importante como ir. Un viaje sin destino puede ser interesante, pero sin un destino en mente, quién sabe dónde terminarás.

Una vez que haya descubierto lo que necesita hacer, averigüe cuánto tiempo tomará. Y no estamos hablando de cuánto tiempo tomará en la tierra de la fantasía. Necesitas saber cuánto tiempo te lleva hacer la cosa.

Uno de los errores de programación más comunes que cometen las personas es no estimar correctamente cuánto tiempo tomará una tarea o proyecto. «Si exageras o subestimas cuánto tiempo tomará realmente esto, es más probable que pierdas todo tu horario. Lo que es aún peor, es posible que se pierda una fecha límite o que pierda un tiempo valioso para usted y para las partes interesadas clave, como los empleados y los clientes.»

Por lo tanto, necesitas ser sincero contigo mismo y animar a tu equipo a hacer lo mismo. Tómate una o dos semanas y haz un seguimiento de tu tiempo. ¿Cuánto tiempo te lleva escribir 1.000 palabras o responder correos electrónicos? Luego, puede planificar su horario de manera realista, mejorando sus posibilidades de éxito.

Tim Ferriss, autor de la Semana Laboral de 4 horas, está en algo. En la era del ajetreo, a veces sentimos que tenemos que ir, ir, ir, ir todo el tiempo. Pero, ¿y si usamos nuestro tiempo de tal manera que nos permitiera trabajar menos? Entonces estaríamos en algo, también.

Ferriss aboga por una estrategia de trabajo más inteligente que utilice sistemas que hagan «imposible portarse mal».»Entonces no tiene que depender del recurso finito de la fuerza de voluntad. Por lo tanto, establecer sistemas productivos es un paso clave para Ferriss.

Otras formas de trabajar de manera más inteligente implican identificar los momentos más productivos del día y luego programar las tareas clave para ese período de tiempo. Para muchos de nosotros, los niveles de energía son más altos por la mañana. Sin embargo, si eres un verdadero búho nocturno, no dudes en aprovechar ese tiempo para hacer las cosas.

También necesitas ser estratégico. Sí, hay muchas maneras de alcanzar tu meta. Al elegir qué camino tomar, tenga en cuenta el riesgo y el beneficio de lo que está haciendo. Podrías llamar en frío a 100 personas y conseguir un sí. O podrías llamar a las diez personas adecuadas para el mismo beneficio.

Tipos de técnicas de programación

No hay una solución única para todos para crear la programación más productiva. Pero estas técnicas de programación pueden ayudarte en tu camino.

Comience su día de la mejor manera con una rutina matutina que refuerce la productividad.

Según Hal Elrod, autor de The Miracle Morning, » Cómo te despiertas cada día y tu rutina matutina (o la falta de ella) afecta drásticamente tus niveles de éxito en cada área de tu vida. Mañanas enfocadas, productivas y exitosas generan días enfocados, productivos y exitosos.»

Elrond cambió su vida despertándose a las 5 de la mañana para pasar tiempo en silencio, meditando, leyendo y haciendo ejercicio. Esto marcó el tono de sus días y fue capaz de salir de una deuda aplastante y lograr nuevos niveles de éxito.

Su mañana perfecta puede parecer diferente a la de Elrond, pero tiene sentido reservar tiempo temprano cada día para determinar el curso del resto del día.

La multitarea puede parecer eficiente. Después de todo, estás haciendo más a la vez, ¿verdad? Equivocada. De hecho, aunque estás haciendo más a la vez, realmente no estás haciendo más. Estás haciendo menos cosas.

De hecho, el costo real de la multitarea puede ser de hasta el 40% de su productividad. Cada vez que se mueve entre tareas, le toma tiempo a su cerebro cambiar. Además, las personas son más propensas a cometer errores al cambiar de tarea. Y cuanto más compleja sea la tarea, mayores serán las pérdidas.

Por lo tanto, tiene sentido hacer solo una cosa a la vez. Esto le permite centrarse realmente en lo que está haciendo. Entonces puedes hacerlo de manera más eficiente.

Cuando programes tu día, evita cambiar de tarea si es posible. Date tiempo suficiente para completar las tareas de una sola vez. ¿Y cuando lo haces? No revise su correo electrónico.

Hemos visto cómo el cambio de tareas puede afectar la productividad. Sin embargo, todos tenemos más de una cosa que hacer en un día. Por lo tanto, puede minimizar el efecto del cambio de tarea al agrupar tareas por lotes y usar la programación de bloques.

Puede definir «tareas similares» de muchas maneras. Pero la clave es que las tareas deben tener una característica unificadora que las haga más eficientes cuando se realizan juntas. Piensa en hacer mandados. Tiene más sentido ir a todas partes en una ubicación geográfica determinada.

Del mismo modo, puede realizar tareas por lotes en términos de la mentalidad requerida para hacerlas. Por ejemplo, las tareas administrativas requieren un tipo de mentalidad, pero las tareas creativas, como escribir una publicación de blog o depurar código, requieren algo completamente diferente. Pero agrupar tareas por mentalidad, puede reducir el impacto de cambiar totalmente de marcha.

Elon Musk es famoso por usar el procesamiento por lotes de tareas para asegurarse de que hace todo para su negocio y aún así pasa tiempo con su familia. El procesamiento por lotes de tareas es el proceso de programar como tareas juntas para que pueda hacerlas de manera más eficiente.

No puede predecir el futuro, pero puede estar bastante seguro de que algo inesperado sucederá en algún momento. No sabes lo que es o cuándo viene, pero está ahí fuera. Y un programa productivo lo tendrá en cuenta.

Probablemente te haya pasado a ti. Usted identificó su por qué y creó sus prioridades y tareas. Programó las tareas clave en su tiempo más productivo. Eras una estrella de rock productiva.

Entonces, de repente, surge una emergencia. Usted empuja todo a un lado para abordar esta tarea urgente. Su horario eficiente muere de una muerte dolorosa.

Tampoco tiene que ser un proyecto urgente. Podría ser un niño enfermo manteniendo a un miembro del equipo en casa. Podría ser una emergencia climática mantener a todos en casa. Podría ser un tiempo de inactividad inesperado del servidor que ralentiza el ritmo de todos. Las pequeñas cosas pueden matar la productividad con la misma eficacia que las grandes cosas. Y francamente, son más comunes.

Al igual que es una gestión inteligente del dinero tener un fondo de ahorros para emergencias, también debe tener un fondo para emergencias. Por supuesto, no puedes acumular tiempo, pero puedes crear un colchón de tiempo en tu horario. De esa manera, cuando surja lo inesperado, estás listo.

La tecnología es realmente buena en la programación. Después de todo, en un nivel básico, un horario es solo una hoja de cálculo. Pero la tecnología de programación puede ir mucho más allá de una simple cuadrícula.

Herramientas como Google calendar te ayudan a programar tareas recurrentes, tareas con código de colores, establecer recordatorios e incluso compartir calendarios entre equipos. Todo esto aumenta la eficiencia de su horario. Además, evitan que te olvides de esa reunión de clientes.

Sin embargo, también puedes hacer mucho más. Usa una aplicación para iPhone para acceder a tu calendario sobre la marcha. Elimine las llamadas telefónicas y los correos electrónicos de ida y vuelta para programar reuniones al permitir que otros programen reuniones directamente en su calendario.

Las posibilidades son infinitas!

Aunque la tecnología esté mejorando su juego de programación, no descuente el valor del papel en este mundo digital. Los planificadores de papel, los diarios de viñetas, las listas de tareas pendientes y otras herramientas analógicas pueden ser igual de útiles.

De hecho, Erin Condren, líder de la industria de planificación, recibió el sello de aprobación de Good Housekeeping como herramienta de productividad. Y los sistemas de portátiles como Ryder XXX Bullet Journal también están en tendencia como herramientas de productividad.

Por supuesto, nada mejor que una buena lista de tareas a la antigua para mantener a las personas en el camino correcto. Escribir las cosas le ahorra la molestia de recordarlas. Y la recompensa de tachar cosas de tu lista puede ser muy motivadora.

Según Mark Twain, » Si es tu trabajo comer una rana, lo mejor es hacerlo a primera hora de la mañana. Y si es tu trabajo comer dos ranas, lo mejor es comer primero la más grande.»

Usando esta lógica, un método de programación es poner primero las tareas más difíciles e importantes. Y si tiene más de una de estas tareas, debe hacer la más difícil antes que las más fáciles.

Para usar este método, debe ser capaz de identificar su prioridad clave para el día. En última instancia, la prioridad debe ser singular, ya que no podemos hacer dos cosas a la vez. (Consulte Cambio de tareas!)

Las tareas más difíciles suelen ser las más propensas a la dilación. Después de todo, la mayoría de nosotros realmente no queremos comer una rana. Así que hacerlo a primera hora de la mañana evita que los empujes todo el día. Además, una vez que hayan terminado, tendrás tiempo libre para realizar tareas más divertidas.

La programación para la productividad puede ser un objetivo móvil. Y es posible que tenga un horario perfecto, pero tómese el tiempo para evaluar los resultados de sus esfuerzos. ¿Usted y su equipo son personas verdaderamente productivas?

Aquí hay algunas preguntas clave que debe hacerse a usted y a su equipo para evaluar la efectividad de su horario:

• ¿Está cumpliendo con los plazos?
• ¿Fueron correctas las estimaciones de tiempo?
• ¿Los problemas imprevistos interfirieron con las líneas de tiempo?
• ¿Se sintió bajo la presión del reloj?
• ¿Funcionó nuestro calendario de reuniones?

Una vez que haya recopilado sus datos, puede tomar decisiones informadas sobre a dónde ir desde aquí. Los plazos no cumplidos pueden indicar un presupuesto de tiempo deficiente, un problema que se resuelve fácilmente en el próximo mes, sprint o trimestre. Las reuniones extrañas pueden eliminarse. Se puede agregar más relleno para acomodar problemas imprevistos.

Conclusión

Hay muchos trucos y herramientas para horarios productivos creativos que realmente funcionan en el lugar de trabajo y en el hogar. Si no les está dando una oportunidad, es posible que esté tirando dinero por la ventana. ¡Y no podemos pensar en nada menos productivo que eso!

¿Cuáles son tus mejores consejos y rutinas de productividad?