Cómo usar una máquina de fax

Saber cómo usar una máquina de fax es una habilidad profesional importante que ayuda a facilitar la comunicación oportuna. Si bien puede parecer una tecnología obsoleta, las máquinas de fax siguen siendo ampliamente utilizadas para enviar y recibir documentos comerciales importantes.

Afortunadamente, configurar y usar máquinas de fax es sencillo y fácil de hacer. Además, hay una variedad de alternativas modernas de envío de faxes en línea que hacen que enviar y recibir faxes sea más fácil y conveniente que nunca.Echemos un vistazo más de cerca a cómo configurar una máquina de fax, cómo usar una máquina de fax y cómo las plataformas de fax en línea pueden ser una alternativa más práctica.

Índice

• ¿Cómo funciona una Máquina de Fax?
• Cómo Utilizar una Máquina de Fax
  • Cómo Configurar una Máquina de Fax
  • ¿Cómo Enviar un Fax
  • Cómo Recibir un Fax
• Servicios de Fax en Línea
  • Características & Beneficios
• Cómo enviar un Fax con eFax
  • eFax Online
  • eFax Messenger
• preguntas frecuentes
  • ¿de fax cara hacia arriba o hacia abajo?
  • ¿Qué información se necesita para enviar un fax?
  • ¿Puedo enviar un documento por fax desde mi ordenador?
  • ¿Puedo enviar fax a máquinas de fax reales si uso un servicio de fax en línea?

¿Cómo funciona una máquina de Fax?

Todas las máquinas de fax realizan las mismas tareas básicas: escanean un documento y, a continuación, transfieren los datos a otra máquina de fax que decodifica los datos e imprime el documento.

Las máquinas de fax modernas suelen tener los mismos tres componentes principales: un escáner, una impresora y una línea telefónica o módem.

Cuando alimenta un documento a la máquina de fax, el escáner convierte el documento en una señal digital que se envía a través de la línea telefónica.

La máquina de fax receptora toma esta señal, la decodifica para recrear el documento original y, a continuación, imprime el documento.

Cómo usar una máquina de fax

Enviar y recibir documentos con una máquina de fax es bastante fácil, pero si nunca ha tenido que usar una, puede ser un poco confuso.

Le mostramos cómo configurar y usar su máquina de fax para enviar y recibir rápidamente documentos importantes.

Cómo configurar una máquina de fax

Primero, debe asegurarse de que su máquina de fax esté configurada y lista para funcionar.

Siga estos pasos para hacerlo:

1. Conecte la máquina de fax a una fuente de alimentación
2. Conecte la línea telefónica
3. Cargue tóner o tinta
4. Asegúrese de que la máquina de fax tenga papel
5. Encienda la máquina de fax

Para comprobar la conexión de la línea telefónica, coja el teléfono de la máquina de fax y compruebe si hay un tono de marcado. Si escuchas un tono de marcado, deberías estar listo para comenzar. Si tu fax no tiene teléfono, conecta un teléfono externo para comprobar si hay un tono de marcado.

Una vez configurado todo, puede realizar una prueba para asegurarse de que su máquina de fax esté lista para enviar y recibir documentos. Simplemente llame al número de fax y, si la máquina de fax se activa, estará listo para comenzar.

¿Cómo Enviar un Fax

Siga estos pasos para enviar un fax:

1. Introduzca el documento que desea enviar por fax en el alimentador de documentos. Si tiene varios documentos, colóquelos en el orden en que desea que se envíen
2. Marque el número de fax de la máquina de fax receptora
3. Seleccione Fax o Enviar para enviar el fax
4. Después de enviar el fax, debe recibir una confirmación
5. Eliminar sus documentos

Cómo recibir un Fax

Recibir un fax es simple y solo requiere que se asegure de que su máquina de fax esté preparada para recibir e imprimir documentos.

Aquí está cómo hacerlo:

1. Asegúrese de que su máquina de fax esté configurada y operable
2. Asegúrese de que la máquina de fax tenga suficiente tinta / tóner y papel
3. El teléfono de la máquina de fax sonará. No lo recoja: la máquina de fax recibirá e imprimirá automáticamente los documentos

Mientras que el remitente debe recibir una confirmación de su máquina de fax de que el fax se transmitió correctamente, siempre es una buena idea ponerse en contacto con él personalmente para confirmar la recepción.

Servicios de fax en línea

El fax sigue siendo un aspecto destacado de la comunicación empresarial, pero las máquinas de fax tradicionales se están quedando obsoletas rápidamente a medida que las soluciones de fax en línea se generalizan.

Las plataformas en línea como eFax facilitan el envío, la recepción y la firma de documentos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet; los usuarios no tienen que preocuparse por la configuración, el mantenimiento, el tóner, el papel u otros costos.

Características & Ventajas

Si está buscando una alternativa más eficiente a las máquinas de fax, eFax ofrece una solución de fax más rentable, eficiente en el tiempo y accesible.

Las máquinas de fax estándar requieren tarifas de configuración, mantenimiento regular y, si su máquina de fax se avería, es posible que se quede atascado sin una forma de enviar materiales sensibles al tiempo. Además, si está fuera de la oficina regularmente, eFax es compatible con dispositivos móviles, por lo que siempre podrá enviar, firmar y recibir faxes desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Los servicios de fax en línea ofrecen otros grandes beneficios que no se pueden igualar con las máquinas de fax estándar, incluidos:

• Asequibilidad: No más costos relacionados con el mantenimiento o los materiales de las máquinas de fax.
• Portabilidad: eFax está disponible en plataformas de escritorio y móviles, para que pueda enviar por fax desde cualquier lugar.
• Accesibilidad: No necesita una máquina de fax ni una línea telefónica para usar eFax, solo un dispositivo habilitado para Internet.Almacenamiento
• : eFax ofrece almacenamiento de fax seguro de por vida y es compatible con plataformas de almacenamiento en la nube populares.
• Intercambio de archivos: Comparte archivos que sean demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico.

Los usuarios de eFax también reciben números de fax locales y gratuitos y tienen acceso a una variedad de otras excelentes funciones y beneficios.

Las máquinas de fax son un elemento básico de la comunicación empresarial y ofrecen una excelente manera de enviar y recibir documentos importantes; sin embargo, simplemente no pueden igualar la comodidad e intuición que ofrecen las modernas plataformas de fax en línea.

Cómo enviar fax con eFax

Cuando se registra con eFax, puede aprovechar varios métodos de fax diferentes, incluidos eFax online y eFax Messenger, una aplicación de fax de escritorio.

eFax Online

Te mostramos cómo enviar un fax usando eFax online:

1. Inicie sesión en eFax
2. Haga clic en Enviar Faxes
3. Escriba el nombre y la empresa del destinatario o seleccione un destinatario de sus contactos
4. Vaya a Seleccionar País de envío de fax y elija la ubicación del destinatario
5. Introduzca el número de fax del destinatario si no eligió a alguien de sus contactos
6. Seleccione Incluir Portada e introduzca un asunto y cuerpo
7. Haga clic en Examinar para seleccionar los documentos que desea adjuntar
8. Seleccione Aceptar
9. Vaya a Seleccionar Lista de calidad y elija una resolución para su fax
10. Seleccione Enviar Faxes

eFax Messenger

Después de descargar la aplicación eFax Messenger, siga estos pasos para imprimir un documento en Messenger:

1. Abra un documento que desee enviar por fax
2. En el menú Archivo, seleccione Imprimir
3. Seleccione eFax Messenger como impresora
4. Haga clic en Aceptar o Imprimir. El archivo debería aparecer ahora en la ventana de eFax Messenger

A continuación, siga estos pasos para enviar su fax:

1. Escriba el número de fax del destinatario en el campo Para o seleccione un contacto de su Libreta de Direcciones
2. Seleccione Enviar Copia para Mí si usted desea recibir una copia del fax.
3. Introduzca el asunto y un nombre de atención para el fax
4. Para añadir otra página, haga clic en el botón Añadir nueva página (+) de la barra lateral. Hay tres tipos de páginas de fax:
   1. Página en blanco – Añade una página en blanco
   2. Portada – Añade una portada preformateada
   3. Archivo de importación – Añade una imagen o un archivo PDF
5. Para añadir otros tipos de archivos, haga clic en Adjuntar archivo y seleccione el archivo para cargar
6. Haga clic en Enviar Fax

Preguntas frecuentes

¿Envía fax boca arriba o hacia abajo?

Diferentes máquinas de fax tienen diferentes estándares para la alimentación de documentos en la máquina.

Para averiguar cómo introducir documentos en su máquina de fax, busque un logotipo que se parezca a un trozo de papel con la esquina doblada. Si el logotipo tiene líneas en la parte frontal del papel, debe alimentar los documentos boca arriba. Si el logotipo está en blanco, póngalo boca abajo.

¿Qué información se necesita para enviar un fax?

Solo necesita un par de cosas para enviar un fax: sus documentos de fax y el número de fax del destinatario. También puede usar una portada de fax si desea agregar detalles, como para quién es el fax y de qué se trata.

Asegúrese de incluir cualquier extensión o código de marcado internacional al ingresar el número de fax para asegurarse de que se envíe al destinatario previsto.

¿Puedo enviar un documento por fax desde mi ordenador?

Sí, pero no con una máquina de fax tradicional. Para enviar por fax un documento desde su ordenador, puede utilizar una plataforma en línea como eFax para enviar, recibir y firmar documentos.

¿Puedo enviar fax a máquinas de fax reales si uso un servicio de fax en línea?

Sí, su fax se enviará al destinatario previsto, ya sea que tenga una máquina de fax o utilice un proveedor de fax en línea. Recibirán su fax como cualquier otro fax.

El fax en línea es una alternativa moderna y conveniente a las máquinas de fax tradicionales. Si bien las máquinas de fax siguen siendo relativamente importantes, las soluciones modernas de fax las están eliminando rápidamente.

Para ver por sí mismo por qué eFax es la mejor alternativa al uso de una máquina de fax, ¡regístrese hoy mismo!