El memorándum (o memorándum) es una forma de comunicación increíblemente versátil, a menudo utilizada en entornos empresariales. En la práctica, los memorandos responden preguntas y proporcionan información. Un memo es definido por Merriam-Webster como un » breve mensaje escrito o informe de una persona o departamento de una empresa u organización a otra.»
Aunque la definición puede parecer lo suficientemente simple, saber cómo escribir una nota aún requiere que siga un formato específico. Y, como ocurre con cualquier forma de escritura, este formato se puede seguir bien o mal.
Intención y Audiencia
Al comenzar tu memo, comienza considerando la intención de tu memo.
¿Qué intenta lograr su memo? Estás tratando de informar a la gente de un cambio? Estás haciendo un anuncio? Estás tratando de responder a una pregunta?
Aunque este paso puede parecer simple, será útil a largo plazo si puede identificar claramente para qué sirve su nota.
A continuación, determina tu audiencia. ¿A quién quieres que lea tu memorándum? Su jefe? ¿Toda la oficina? ¿O un departamento específico? Conocer a tu audiencia te ayudará a enfocarte en hacer que tu memo sea útil y claro para tus lectores al influenciar las palabras que elijas y el tono que uses.
El encabezado
Ahora que ha determinado la intención y la audiencia de su nota, puede rellenar fácilmente el encabezado de su nota. El encabezamiento de su nota, simplemente, es información sobre el texto principal de la nota; indica al lector qué es el documento, a quién va dirigido, de quién es, la fecha de envío y el asunto.
Aquí hay un ejemplo de diseño de encabezado:
MEMORÁNDUM
A:
DE:
FECHA:
ASUNTO:
Al escribir el asunto, intenta dar tanta información en el menor número de palabras posible. Piense en ello como si estuviera escribiendo el titular de una noticia de última hora; dele al lector una indicación rápida y clara del texto que seguirá.
El Cuerpo
Dado que conoce los nombres o departamentos a los que se dirige la nota, la fecha y su nombre, el siguiente paso es trabajar en el cuerpo de su nota.
Al trabajar en el texto principal, su enfoque debe ser la simplicidad y la claridad. Quieres que tu lector entienda rápida y fácilmente lo que estás diciendo.
En su primera frase, repita el asunto de la nota en forma de frase. El párrafo de apertura debe fluir fácilmente desde la línea de asunto. Al igual que una declaración de tesis, debe indicar claramente la intención del memorándum, al tiempo que establece el tono para el resto del memorándum.
En general, el primer párrafo debe explicar exactamente de qué va a tratar su nota. Cada uno de los párrafos siguientes debería basarse en esa información y entrar en más detalles.
Para mantener su memo legible, trate de mantener cada párrafo bajo siete líneas de largo. Los párrafos cortos son más fáciles de leer para su audiencia, y su audiencia apreciará mucho espacio en blanco en la página (o pantalla).
Recuerde que debe mantener su nota lo más corta posible. ¿Alguna vez te molesta cuando el último episodio de Juego de Tronos incluye escenas extendidas de un personaje que no te importa? Bueno, esa frustración no es nada comparada con un lector tratando de revisar un memo demasiado largo y aburrido.
Los memos suelen tener menos de una página (aunque hay excepciones, y si tu memo está sobre una página, necesitarás agregar una breve declaración de resumen al final). Nunca corte la información necesaria para acortar su nota, pero recuerde que saber cómo escribir una nota que sea concisa asegurará que su audiencia la lea por completo y la entienda por completo.
Hay más en el cuerpo de un memo que simplemente indicar las cosas rápidamente. La claridad también se refiere a cómo enuncias las ideas, lo que significa eliminar palabras o jerga excesivamente técnicas. Por eso es importante tener en cuenta a la audiencia a la que se dirige el memo. Si te diriges a un departamento específico, puedes usar términos técnicos en tu nota (probablemente incluso les ayudará a entenderte mejor). Si está escribiendo a toda la oficina, es mejor evitar los términos que requieren un diccionario.
Citas
Si hace referencia a otras fuentes en su nota, asegúrese de poner el material citado directamente entre comillas e incluya la lista de fuentes en una página separada. Además, asegúrese de citarlos correctamente.
Edición y corrección de pruebas
Sus lectores solo se tomarán en serio su nota si lo hace. Si ensucias tu memo con errores tipográficos o lo llenas de errores de formato e inconsistencias, tu comunicación perderá su eficacia.
Permítase un poco de tiempo extra para completar la tarea, especialmente mientras está aprendiendo a escribir un memorándum, Después de terminar de escribir, tómese un tiempo fuera del memorándum (tome un café, trabaje en otro proyecto o deleite a sus compañeros de trabajo con cuentos de sus días en el extranjero) y vuelva a escribir con un par de ojos frescos. O, mejor aún, pídale a un colega o editor profesional que revise su escritura por usted.
Una vez que esté seguro de que la nota es clara, concisa y libre de errores, ¡estará listo para enviarla al mundo!