Ser consciente del riesgo potencial, cómo puede afectar a su proyecto y qué puede hacer para mitigarlo y reaccionar ante él son los considerables beneficios de tener plan de evaluación de riesgos. Prevenir es mejor que curar, como dice el refrán, y ser consciente de los problemas potenciales para su proyecto puede ahorrarle muchos dolores de cabeza y posibles fallas en el proyecto en el futuro.
Tener un plan de evaluación de riesgos adecuado no solo es una buena práctica de gestión, sino que también es un requisito normativo para muchos proyectos. Sin embargo, crear uno que funcione no siempre es tan fácil, pero esta sencilla guía debería darte una buena lista de verificación a seguir.
Paso 1: Identificación de riesgos
La primera parte de la creación de un plan de evaluación de riesgos implica recopilar el conocimiento colectivo de usted, su equipo y las partes interesadas adecuadas, e identificar todos los obstáculos potenciales que enfrenta su proyecto en cada etapa de ejecución.
Paso 2: Crear un Registro de riesgos
Una vez identificados los riesgos, la siguiente tarea es ponerlos en papel y asociarlos con las fases relevantes en las que pueden ocurrir. Esto se conoce como el Registro de Riesgos y seguirá siendo un recurso útil y un documento de referencia a lo largo de su proyecto.
Paso 3: Analizar los riesgos
No todos los riesgos son iguales y algunos tienen resultados mucho peores que otros si se cumplen. Para categorizar el riesgo, puede ser bueno crear una matriz de análisis de riesgos, que mida la probabilidad de que ocurra algo, junto con el impacto probable que tendrá en el proyecto. Esto proporcionará un punto de referencia rápido e identificará los riesgos a los que se debe dar prioridad para la vigilancia.
Paso 4: Identificar los factores desencadenantes del riesgo
En general, los riesgos del proyecto no aparecen de la nada, por lo general, hay factores de identificación que se acumulan lentamente en el camino y que un gerente de proyecto puede tomar nota para prepararse para lo peor. Estos se conocen como desencadenantes de proyectos y al crear una lista de ellos asociados con cada problema potencial, su plan de evaluación de riesgos podrá marcar los problemas antes de que ocurran.
Paso 5: Ideando soluciones de riesgo
A pesar de los mejores esfuerzos, los problemas seguirán ocurriendo. Sin embargo, sus efectos pueden atenuarse si no se producen como un choque completo del sistema y crean una crisis mayor. La lluvia de ideas de posibles soluciones para cada riesgo le dará una amplia lista de acciones que se pueden tomar en caso de que ocurran.
Paso 6: Creación de un Plan de Acción
Al reducir la lista aproximada de soluciones anterior, puede crear un Plan de Acción real, que entrará en vigor cuando se produzca un problema. Esto debe describir un plan de comunicación de quién necesita ser informado, así como de los miembros responsables del equipo y qué acciones deben tomar para responder al problema.
Paso 7: Monitoreo de riesgos y Responsabilidad
Aunque un gerente de proyecto puede tener la responsabilidad general de la evaluación de riesgos, es casi imposible que esté al tanto de todo lo que está sucediendo dentro de un proyecto, especialmente con proyectos más grandes. Por lo tanto, es importante que la evaluación y el seguimiento de los riesgos se deleguen en los miembros del equipo que estén en mejores condiciones de detectar los problemas lo antes posible. Serán responsables de la comunicación y el enlace con el Primer Ministro y los miembros pertinentes del equipo, así como de dirigir las acciones de respuesta al riesgo.
