Tratar con clientes que no pagan es una queja común entre los freelancers. Los cargos por mora son una buena manera de desalentar este tipo de comportamiento, pero no son apropiados en todas las situaciones. Deberá revisar los términos de su acuerdo con su cliente y las leyes de su estado para determinar cuándo y cuánto puede cobrar. En algunos casos, es posible que descubras que los cargos financieros te están haciendo perder clientes y que tu negocio se beneficiaría de perdonar los pagos atrasados ocasionales.
¿Qué es un cargo por retraso?
Un cargo por mora, también conocido como cargo por finanzas o servicio, es una cantidad de dinero que una empresa evalúa en una factura vencida. También puede pensar en un cargo por pago atrasado como un cargo por extender crédito a un cliente que paga atrasado, ya que la compañía le está permitiendo al individuo más tiempo para pagar una deuda que adeudaba actualmente. Calculados correctamente, los cargos por mora compensan al acreedor (a usted) por las pérdidas directas que sufre cuando el deudor no paga a tiempo: intereses perdidos (suponiendo que deposite el dinero en una cuenta que devenga intereses); y el costo de calcular el cargo, enviar el aviso y solicitar el pago. La mera presencia de una cláusula de recargo por demora a menudo alienta a los clientes a pagar las facturas a tiempo.
Determinación de plazos y cargos
Si decide imponer cargos por mora, debe determinar cuándo y cuánto cobrar. Tenga en cuenta sus propias necesidades de flujo de efectivo y los estándares de su industria al establecer plazos y tarifas (nunca trate los cargos por pago atrasado como una forma adicional de ganar dinero, no son un centro de ganancias). En cuanto al tiempo, su política podría ser que las facturas venzan en el momento de la recepción e incurrirán en cargos por retraso si se pagan después de 30, 60, 120 días o más.
A continuación, debe considerar cuánto desea cobrar por pagos atrasados. Puede establecer cargos por mora como un porcentaje del monto de la factura, calculado sobre una base anual (más sobre ese cálculo a continuación). Alternativamente, puede cobrar una tarifa fija por retraso, como $10 por cada día atrasado, con un tope. En cualquier caso, los cargos por pago atrasado no pueden ser más que una estimación de los costos reales en los que incurrió debido al pago atrasado del cliente, y los estatutos de su estado pueden restringir cuánto puede cobrar por año.
Si no cobra más del 10% por año, es probable que no entre en conflicto con los estatutos de su estado, pero su cliente podría impugnar el monto de la tarifa en la corte si cobra más de una estimación razonable de sus pérdidas reales. Para calcular sus pérdidas potenciales, considere lo siguiente:
- el interés que perdería en una factura impaga (si usa una cuenta que devenga intereses)
- el valor de su tiempo (o el de su empleado) que gastaría en ponerse en contacto con el cliente sobre el pago, calcular tarifas y reenviar facturas
- el valor de otras oportunidades de negocio que perdería como resultado de la escasez de flujo de efectivo y el tiempo dedicado a rastrear el pago inicial, y
- el costo de crear, enviar y almacenar cada factura (incluido papel, tinta y franqueo).
Tenga cuidado al aplicar una tasa de interés a facturas grandes, ya que la tarifa podría terminar siendo mucho más alta que sus gastos reales. Si cobra una tarifa fija, verifique que los cargos no excedan los límites del estado para facturas pequeñas. Por ejemplo, si la factura es de $100 y cobra invoices 10/día por facturas vencidas, estaría por encima del límite legal del 10% por año después de un día.
Revise Su Acuerdo Por Escrito
Debe evaluar un cargo por retraso solo si el cliente recibió un aviso, desde el principio, de que se reservó el derecho de hacerlo. Si tiene un acuerdo por escrito con el cliente, debe especificar cuánto tiempo tiene que pagar y la tarifa fija o el cargo financiero mensual por pagar tarde. Debe incluir el mismo idioma en sus facturas al incluir la frase «las cuentas no pagadas dentro de los __ días de la fecha de la factura están sujetas a un cargo financiero mensual de__%.»Nunca, nunca describa la cuota como una» multa » por pago atrasado; es un aviso al juez de que la cantidad que está cobrando está destinada a castigar al deudor, no a compensarlo por sus pérdidas, lo que puede resultar en que el tribunal se niegue a hacer cumplir su provisión. Si su contrato por escrito y su factura no incluían disposiciones sobre cargos por mora, es probable que no pueda imponer cargos financieros.
Cómo calcular un cargo por pago atrasado
Un cargo por pago atrasado normalmente se evalúa como un cargo financiero mensual, que puede calcular completando dos pasos. En primer lugar, divida la tasa de interés anual establecida en su acuerdo como un cargo por pago atrasado por 12 para determinar su tasa de interés mensual. A continuación, multiplique esta tarifa mensual por el monto adeudado para determinar el monto del cargo mensual por pago atrasado.
Por ejemplo, si la tasa de interés anual es del 3%, la tasa de interés mensual es del 0,25%. Si un cliente le debía 1 10,000, multiplicaría esta cantidad por 0.25% para averiguar cuánto le debe el cliente cada mes como cargo por retraso. Un cuarto de por ciento de $10,000 es de 2 25, por lo que el cliente le debe 2 25 adicionales por cada mes que su pago se atrase. En este ejemplo, la tasa de interés anual limita la multa al 3% de la deuda original (no compuesta). Cobraría 2 25 por mes a pesar de que la deuda aumente. Refiérase de nuevo a su acuerdo para determinar si desea intereses compuestos y cuándo, verificando de nuevo que la cantidad anual no exceda los límites legales.
Las alternativas a los cargos por pago atrasado
Los cargos por pago atrasado pueden generar estrés y tensión innecesarios con sus clientes. En algunos casos, la mejor opción es solicitar el pago antes de completar los servicios. Cuando el pago por adelantado no es práctico, considere si los cargos por demora son realmente necesarios o si están causando la pérdida de clientes. Cuando perdonas los pagos atrasados ocasionales, podrías ganar más dinero a largo plazo manteniendo relaciones positivas con tus clientes.
En lugar de castigar a los clientes por pagar tarde, podría recompensar los pagos anticipados ofreciendo un descuento por los pagos realizados por adelantado o dentro de un tiempo específico, siempre y cuando no ofrezca descuentos como una forma de sortear las restricciones de los cargos por retraso. El incentivo podría reducir el número de pagos atrasados, y disfrutará del beneficio adicional de acelerar el flujo de efectivo para su negocio. Es importante verificar que la diferencia entre el descuento y el monto facturado no exceda los límites de la ley sobre cargos por mora. Si el descuento es grande, un juez podría considerar que se trata de un cargo por retraso ilegal encubierto y dictaminar que su acuerdo es inaplicable.
Próximos pasos Después de la falta de pago
En algunos casos, un cliente simplemente no pagará, pero necesita el dinero para mantener su negocio en marcha. Primero, vuelva a enviar la factura y comuníquese con su cliente para averiguar cuál es el retraso. Es posible que el cliente tenga un problema que pueda resolver fácilmente, como olvidarse de enviar el pago o encontrarse con un problema con su sistema de pago en línea.
Si el cliente aún no paga, podría ser el momento de emprender acciones legales. Si el monto es pequeño, puede presentar un reclamo en la corte de reclamos menores, sobre el cual puede leer más aquí. Para disputas más grandes, considere comunicarse con un abogado para obtener asesoramiento legal.