3,9 mil millones de personas usan el correo electrónico en 2019, lo que representa más de la mitad de la población mundial. No es de extrañar que el correo electrónico domine la comunicación en el lugar de trabajo. ¿Sabías que el trabajador estadounidense promedio recibe 126 correos electrónicos por día?
La etiqueta del correo electrónico es esencial en el mundo profesional actual. Un correo electrónico bien compuesto requiere un saludo formal, una firma personalizada, una línea de asunto clara y una revisión exhaustiva, por nombrar algunas características. Sin embargo, hoy nos centraremos en un aspecto crítico de cómo iniciar un correo electrónico: colocar a los destinatarios en los campos adecuados.
Los campos de destinatarios son un poco más complicados de lo que crees. Cuando vas a escribir un nuevo correo electrónico, hay tres campos de destinatario: A, Cc y Cco. Aquí en B12, estamos aquí para definir cada uno de estos y explicar cuándo y cómo usarlos. Al manejar estos campos correctamente, asegurará una comunicación fluida con cada correo electrónico que envíe y evitará errores embarazosos en el correo electrónico.
¿Qué es el campo «Para»?
El campo de destinatario más sencillo es el campo «Para». Está destinado a los principales destinatarios de tu correo electrónico. Su mensaje debe referirse directamente a estos destinatarios. Además, puede esperar una respuesta o acción directa de los destinatarios «A» en respuesta a su correo electrónico. Puede incluir varias personas en el campo «Para», siempre y cuando todas cumplan con estos criterios.
Tenga en cuenta que todos los destinatarios del correo electrónico, incluso si son «Cced» o «Bcced», podrán ver quién está ubicado en el campo «Para».
¿Cuándo debe usar el campo «Para»?
Use el campo «Para» para dirigirse a la persona principal a la que está destinado su correo electrónico.
Por ejemplo, si escribes un correo electrónico preguntando sobre el estado de un proyecto, coloca a los principales colaboradores de los proyectos en el campo «Para». Al hacerlo, sabrán que se espera que respondan o tomen las medidas apropiadas. También recibirán todas las respuestas de correo electrónico futuras incluidas en la cadena de correo electrónico.
Como otro ejemplo, si está escribiendo directamente a un cliente, coloque su correo electrónico en el campo «Para». Si bien puede compartir este correo electrónico con compañeros de trabajo «Cc-ing» o «Cco-ing», el destinatario principal del correo electrónico es el cliente. Por lo tanto, pertenecen al campo «Para».
¿Qué es el campo «Cc»?
» Cc «significa» carbon copy».»Cuando colocas a un destinatario en el campo» Cc», recibirá una copia del correo electrónico. Sin embargo, está implícito que no son el destinatario directo. Es por eso que» Cc «se entiende comúnmente como «copia de cortesía».»
El propósito principal del campo «Cc» es mantener a alguien al tanto, incluso si un mensaje no le concierne directamente. No se espera que los destinatarios » Cc » tomen medidas o respondan al correo electrónico, pero pueden hacerlo si lo desean. También recibirán todas las respuestas de la cadena de correo electrónico asociadas. Al igual que con el campo «Para», todos los destinatarios podrán ver quién es «Cced».»
¿Cuándo debe usar el campo «Cc»?
Aquí hay algunos ejemplos de usos apropiados del campo» Cc». Úselo cuando desee:
Mantener a alguien al tanto: Use » Cc » para mantener a alguien actualizado sobre información importante que no requiera su respuesta inmediata y directa. Por ejemplo, permitir que la administración y otras partes interesadas se mantengan informadas sobre el estado de un proyecto importante.
Mejorar la urgencia de un correo electrónico: Al » Cc-ing «a los superiores de la empresa, los destinatarios» A » entenderán que el correo electrónico es importante. Por ejemplo, podrías «Cc» a tu jefe cuando solicites que un cliente envíe información sensible al tiempo.
Asumir temporalmente las tareas de un compañero de trabajo: Cuando hagas un trabajo que normalmente hace otra persona, como para un compañero de trabajo que está de vacaciones, manténgalo actualizado sobre el estado de su trabajo «Cc-ing» en todas las comunicaciones relevantes. Por ejemplo, «Cc’ en los correos electrónicos entre usted y sus clientes.
Presenta a dos de tus contactos: Cuando presentas a dos personas por correo electrónico, puedes usar » Cc » para proporcionarles los correos electrónicos de los demás. Por lo tanto, pueden presentarse y comunicarse en el futuro.
¿Cuándo no usar el campo «Cc»?
Aunque hay muchas razones para usar el campo «Cc», practica el discernimiento antes de hacer clic en enviar. «Cc» se usa a menudo con demasiada liberalidad.
Es tentador » Cc » a las personas en todos los asuntos que los involucran vagamente. Sin embargo, no se recomienda enviar spam a compañeros de trabajo con cadenas de correo irrelevantes. Puede perder su tiempo y reducir la importancia de futuros correos electrónicos. El uso excesivo de » Cc » puede incluso hacer que las personas ignoren sus correos electrónicos en el futuro.
A menos que sea realmente apropiado usar «Cc», considere compartir información con las partes relevantes en persona o dentro de un correo electrónico reenviado. Agregue contexto en cuanto a por qué la información les concierne.
Aquí hay algunas situaciones más en las que debe evitar usar el campo «Cc»:
Si está llamando a alguien: Si su correo electrónico está destinado a avergonzar a alguien o llamarlo públicamente, espere. Por ejemplo, es de mal gusto «enviar por correo electrónico» a tu jefe un correo electrónico enojado a otro compañero de trabajo en el que le señalas cómo se equivocaron. Maneje tales interacciones en privado.
Si no tiene consentimiento para: Si su comunicación involucra a varias partes, debe obtener su aprobación antes de» enviar » a alguien nuevo dentro de la cadena de correo electrónico. De lo contrario, corre el riesgo de proporcionar al destinatario «Cc-ed» acceso a información privada o clasificada sin la autoridad adecuada.
Si su lista de destinatarios de Cc es larga: Si nota que está «Cc-ing» de más de 5 o 6 personas, considere usar «Cco» en su lugar. Incluir los correos electrónicos de demasiadas personas puede distraer. También puede dañar la privacidad de los destinatarios, especialmente si aún no se conocen.
Si espera una respuesta: Como hemos explicado, el campo» Para » siempre debe usarse si espera una respuesta directa. «Cc-ing» envía el mensaje de que su correo electrónico es simplemente una cortesía. Por lo tanto, es engañoso «Cc» si desea una respuesta.
¿Qué es el campo «Cco»?
» Bcc «significa» copia al carbón ciega».»Como su nombre indica,» Bcc » mantiene ocultos los correos electrónicos de los destinatarios. Por lo tanto, la lista de CCO es un secreto para todos, excepto para el remitente.
Bcc funciona de forma diferente en relación con los hilos de correo electrónico. Mientras que los destinatarios» Para «y» Cc «recibirán respuestas en el futuro, los destinatarios» Cco » no, solo recibirán el correo electrónico inicial. Por lo tanto, tendrá que reenviar cualquier correo electrónico futuro que pueda preocuparles.
«Bcc» funciona de esta manera porque generalmente está destinado a correos electrónicos masivos impersonales que no garantizan una respuesta. Además, no sería apropiado que otro destinatario enviara un correo electrónico a una lista que no conocía y que no creó.
Sin embargo, tenga en cuenta que cuando un destinatario de Cco «responde a todos», su estado de destinatario se expondrá repentinamente al resto de los destinatarios. Si cree que un destinatario de «Cco» puede responder, considere usar «Cc» en su lugar para garantizar la transparencia.
¿Cuándo debe usar el campo «Cco»?Este campo » Cco » se usa mejor cuando desea optimizar la apariencia de su correo electrónico y evitar que los destinatarios vean los correos electrónicos de los demás. Si bien esto suena un poco sombrío, no está destinado a fines tortuosos. Está destinado principalmente a proteger la privacidad de sus destinatarios.
Use » Cco «en las siguientes circunstancias:
Al compartir un boletín de noticias de la empresa: Al hacer uso de sus ideas para boletines de noticias en un boletín de noticias de la empresa, mantenga su lista de correo electrónico privada utilizando»Cco». De lo contrario, expondrá a sus suscriptores entre sí sin su consentimiento.
Cuando se utiliza una lista de correo extensa: «Bcc» es ideal para enviar un correo electrónico a una lista de correo grande. Por ejemplo, si su correo electrónico se dirige a todo el alumnado de una universidad o a todos los empleados de una gran empresa, es preferible «Bcc». También evita que una larga lista de correos electrónicos distraiga el contenido de su correo electrónico.
Cuando sus destinatarios no se conocen:» Cco » protege la privacidad de los destinatarios. Esto es muy importante si su lista de correo está compuesta por extraños que no se conocen.
Para correos electrónicos impersonales que no garantizan respuestas: Al enviar un correo electrónico impersonal, «Bcc» es adecuado. Por ejemplo, si envía un anuncio de negocio, como información de contacto actualizada, una nueva promoción de sitio web o un anuncio sobre un nuevo CEO, use «Bcc».»
Para exponer algo nefasto: En muy raras ocasiones, » Bcc » puede ayudarlo a exponer comportamientos problemáticos. Al igual que con» Cc», esto debe hacerse con un discernimiento extremo. Sin embargo, si está lidiando con un problema que requiere la atención de Recursos Humanos, podría «Bcc» en un correo electrónico que exponga la comunicación inapropiada que tiene lugar en el trabajo.
En resumen, las mejores aplicaciones del campo » Cco » son correos electrónicos impersonales que se envían a una gran lista de correo electrónico de personas que no se conocen entre sí. Al usar Bcc, respetas su privacidad y evitas cadenas de correo electrónico frustrantes.
¿Cuándo no usar Bcc?
Al usar «Bcc», debe evitar cualquier aplicación que pueda interpretarse como sombría, encubierta o inapropiada. Como guía general, evite usar » Cco «si:
El mensaje es personal: Usar» Cco » en un correo electrónico personal puede cruzar fácilmente la línea hacia un territorio inapropiado. Con los asuntos personales, la transparencia es imprescindible. De lo contrario, esencialmente estás permitiendo que se realicen escuchas digitales.
Estás enviando correos electrónicos a tus compañeros de trabajo: En general, es mejor evitar usar » Bcc » en el trabajo al enviar correos electrónicos a tus compañeros de trabajo. No se ve bien en usted y reducirá la percepción de sus compañeros de trabajo de la integridad de su lugar de trabajo. Mantenga las cosas transparentes pegándose con » CC » y «To».»
Una respuesta del destinatario de » Cco » sería incómoda: Si alguien de «Cco» es usted, siempre es posible que responda. Si esto puede ser perjudicial, evítelo. Por ejemplo, no «Bcc» a tu amigo cuando se lo recomiendes a tu jefe para una posición abierta. Si se irreflexiva respuesta «gracias,» con la intención de que el mensaje para usted, usted de repente en una posición muy incómoda.
Resumiendo el vs Bcc. pautas vs Cc
Al revisar las diferencias entre estos campos, use estas pautas generales:
- Si espera una respuesta o acción directa, utilice el campo» Para».
- Si desea mantener a las personas al tanto de forma transparente, utilice el campo «Cc».
- Si alguien no está destinado a ser un destinatario directo, use » Cc.»
- Si desea que un destinatario «To» sepa que otras personas importantes conocen la correspondencia, use » Cc.»
- Si desea mantener una cadena de correo electrónico inclusiva, utilice «Para» o «Cc».»
- Si está enviando un correo electrónico impersonal o uno con una lista de correo grande, use el » Cco.»
- Si desea proteger la privacidad de los destinatarios que no se conocen, use «Bcc.»
- Si desea compartir un correo electrónico con alguien en secreto, use «Bcc», pero ejerza discreción ética al hacerlo.
Elija el campo de destinatario correcto cada vez
Ahora que comprende las diferencias entre estos campos, puede ensamblar correos electrónicos con intención, cortesía y etiqueta adecuada. Te asegurarás de que tus correos electrónicos parezcan profesionales y respeten los límites y la privacidad de los destinatarios. También evitarás cualquier error incómodo en el correo electrónico que pueda dañar a otros o dañar tu reputación.