Gestión De Órdenes De Trabajo Y La Anatomía De Una Orden De Trabajo Explicada

¿Qué hace cuando desea asegurarse de que una determinada tarea se realiza correctamente y a tiempo?Crea una tarea, describe lo que debe hacerse, la asigna a una persona específica y fija una fecha de vencimiento. Cuando haces todo eso, básicamente estás creando una orden de trabajo.Las órdenes de trabajo digitales son una forma eficiente de gestionar tareas en toda la organización y son especialmente relevantes para coordinar el trabajo de mantenimiento. Sin embargo, para poder usarlos de manera efectiva, conocer los elementos de una orden de trabajo no es suficiente: debe comprender todo el proceso de gestión de la orden de trabajo.El propósito de esta guía es mostrar cómo crear una orden de trabajo adecuada y explicar cómo organizar su proceso de gestión de órdenes de trabajo siguiendo las mejores prácticas de la industria. Hay mucha información en esta guía, así que siéntase libre de usar la tabla de contenido de la izquierda para navegar a partes específicas del artículo.Comencemos definiendo una orden de trabajo y veamos a dónde nos lleva.

¿Qué es una orden de trabajo?

La orden de trabajo (abreviada WO) representa una tarea programada y asignada a una persona o grupo de personas específicos. Si bien el término se puede usar de manera más amplia, es muy popular en la industria del mantenimiento, donde se usa para asignar trabajo a técnicos y mecánicos de mantenimiento. Las órdenes de trabajo se pueden escribir / imprimir en una hoja de papel o en forma de documento digital.El propósito de las órdenes de trabajo de mantenimiento es:

• estandarice su flujo de trabajo de mantenimiento
• tenga una forma sencilla y rápida de programar, asignar y rastrear el trabajo de mantenimiento
• recursos de documentos gastados en mantenimiento (mano de obra, material, piezas)
• seguimiento del rendimiento de mantenimiento (cumplimiento de mantenimiento, porcentaje de trabajo planificado frente a preventivo, costos asociados con el trabajo realizado

Las órdenes de trabajo suelen ser el resultado de solicitudes de trabajo específicas. Ocasionalmente, un técnico u operador de máquina notará problemas de rendimiento y señales de deterioro durante la inspección de rutina y notificará a su supervisor para programar el trabajo correctivo, lo que también puede dar lugar a la creación de una orden de trabajo.

Tipos de órdenes de trabajo de mantenimiento

Hay varias formas diferentes de clasificar las órdenes de trabajo de mantenimiento. A veces es importante incluir esta información en una orden de trabajo, a veces no lo es. Puede leer la descripción de los diferentes tipos a continuación y decidir por sí mismo si es algo que vale la pena rastrear.

En función del tipo de problema que debe abordarse, una orden de trabajo se puede categorizar como:

1. orden de trabajo no planificada (se usa para abordar actividades de mantenimiento no planificadas, como averías inesperadas de la máquina)
2. orden de trabajo planificada (se usa para programar algunos trabajos de mantenimiento preventivo; a veces llamado PMs)

la solicitud de trabajo proviene de, podemos reconocer dos tipos de órdenes de trabajo:

1. órdenes de trabajo internas (las solicitudes de trabajo provienen de alguien dentro de la organización)
2. órdenes de trabajo externas (las solicitudes de trabajo provienen de alguien fuera de su organización)

:

1. órdenes de trabajo manuales (programadas a mano, a menudo por un gerente de mantenimiento, después de recibir y revisar una solicitud de trabajo)
2. órdenes de trabajo automáticas (el software de órdenes de trabajo como Limble se puede configurar para programar automáticamente WOs en función de su calendario o en función de datos provenientes de sensores de monitoreo de condición instalados en su equipo)

realice un seguimiento activo solo del primer tipo de orden de trabajo que enumeramos para que puedan comparar la cantidad de trabajo de mantenimiento preventivo frente a reactivo que están realizando. Como se puede imaginar, esta información es muy importante para las organizaciones que desean pasar de un mantenimiento reactivo a un mantenimiento preventivo o simplemente desean realizar un seguimiento y comparar los costos asociados con el trabajo preventivo y reactivo.

La evolución del proceso de órdenes de trabajo digitales

Si bien nos gustaría decir que la mayoría de las organizaciones de hoy en día utilizan órdenes de trabajo digitales, eso simplemente no sería cierto. Los departamentos de mantenimiento están atrasados en la digitalización en comparación con otros departamentos comerciales. Esta es la razón por la que las pizarras, las plantillas de papel y las hojas de cálculo siguen desempeñando un papel en la gestión de las órdenes de trabajo.El peor de los casos es cuando un departamento usa notas post-it o asigna trabajo a través de llamadas telefónicas. Es un enfoque extremadamente ineficiente. Depende en gran medida de que los técnicos conozcan su trabajo y su capacidad para coordinar el trabajo entre ellos. La falta de registros de mantenimiento impide obtener información más detallada que pueda utilizarse para mejorar los procesos de mantenimiento.

1) Uso de plantilla de orden de trabajo en papel

Si busca en Google «formularios de orden de trabajo» o «plantillas de orden de trabajo», encontrará muchas variaciones diferentes de plantillas WO:

La variabilidad refleja cómo a las organizaciones les gusta ajustar las plantillas para que se ajusten a sus necesidades y propósitos.
Aquí hay un ejemplo de una orden de trabajo de mantenimiento detallada:
Cuando se completa una orden de trabajo de este tipo, se puede colocar en un lugar designado (como una caja en el piso de la planta). Más tarde, puede ser revisado por un gerente de mantenimiento y guardado en un archivador.

2) Usar hojas de cálculo y WOs digitales

Tener registros en papel es mejor que no tener registros. Del mismo modo, tener registros digitales es mucho mejor que tener registros en papel. En lugar de imprimirlos, los WOs se pueden compartir digitalmente con los técnicos (en forma de documento Word, hoja de cálculo, archivo PDF, etc.).). Los técnicos pueden abrir WOs en su teléfono inteligente, realizar el trabajo, escribir notas de finalización y enviarlas de vuelta a su supervisor. Combinado con un sistema de venta de entradas digital, este puede ser un gran paso de transición entre el uso de plantillas de papel y el cambio a un sistema CMMS.

3) Implementación de software CMMS

La mejor forma de gestionar las órdenes de trabajo es con un CMMS. Después de todo, para esto está diseñado CMMS. El proceso está totalmente automatizado. Solo tienes que rellenar algunos elementos para crear un WO. El software envía inmediatamente correos electrónicos y notificaciones push a los técnicos asignados. Los técnicos pueden abrir WO en su dispositivo móvil, acceder a información de activos importantes y listas de verificación, realizar el trabajo y cerrarlo. Al finalizar, las notas, el tiempo empleado, los materiales utilizados y otra información se registran automáticamente y se pueden usar para generar informes útiles. Hay muchas otras ventajas de usar CMMS para administrar el trabajo de mantenimiento y las discutiremos más adelante en el artículo.

¿Qué se debe incluir en una orden de trabajo de mantenimiento?

En esta sección, vamos a discutir qué información debe incluirse en una orden de trabajo para que la persona que realiza el trabajo requerido sepa exactamente lo que necesita hacer, a dónde debe ir y qué herramientas y piezas debe llevar consigo.
Aquí están los elementos centrales de una orden de trabajo de mantenimiento estándar:

Profundicemos en cada elemento para comprender por qué deberían tener un lugar en cada orden de trabajo.

1) Quién solicitó y/o aprobó el trabajo

Los gerentes y supervisores de mantenimiento son responsables de programar el trabajo de mantenimiento. Programarán WO para tareas preventivas, así como revisarán y aprobarán las solicitudes de trabajo entrantes.A veces, los técnicos de mantenimiento senior pueden tener la autoridad para revisar los tickets de mantenimiento y recoger el trabajo urgente. En ambos casos, es bueno saber quién autorizó el trabajo(ya sea un supervisor o el propio técnico). Más aún si tiene un gran equipo de mantenimiento con docenas de técnicos y varios supervisores. Otra información valiosa es quién informó el problema, especialmente si está dirigiendo una empresa de mantenimiento de propiedades o si se ocupa de solicitudes de trabajo que provienen de fuera de su organización. Esto permite a los técnicos hacer un seguimiento directamente con la persona que envió el formulario de solicitud de orden de trabajo. Si es necesario, la información de contacto se puede dejar como parte de la descripción del trabajo.

2) Descripción del trabajo

Una parte esencial de una orden de trabajo es la descripción del trabajo que debe realizarse. Si estamos hablando de una tarea simple, entonces un resumen de una sola oración puede ser suficiente.Para tareas de trabajo más complejas, es posible que tenga que escribir una lista de instrucciones. Por ejemplo, se podría incluir una lista de verificación de mantenimiento que explique los pasos necesarios para ejecutar una tarea de mantenimiento específica. Sin embargo, tenga en cuenta que, por lo general, vale la pena crear listas de verificación de mantenimiento solo para tareas rutinarias que se llevan a cabo de forma regular. Cuando cree órdenes de trabajo para abordar averías y reparaciones de equipos, una buena práctica es incluir una descripción del problema dejado por la persona que informó la avería/mal funcionamiento. El resto depende de los técnicos.

3) Ubicación e identificación de activos

Cuando tiene una instalación más grande o administra varias ubicaciones, «arreglar una nevera en el segundo piso» no reduce las cosas lo suficiente. Una orden de trabajo adecuada debe tener la ubicación exacta e incluir algún tipo de número que identifique de forma única el activo (como un número de serie).

4) Quién está realizando el trabajo

Esta parte se explica por sí misma. Cada orden de trabajo debe asignarse a una persona específica (técnico) o a un grupo (es decir, turno de la mañana) para garantizar que el trabajo se realice realmente.

5) Fecha de vencimiento

Una excelente manera de terminar con un gran retraso de mantenimiento diferido es NO especificar una fecha de vencimiento. Como mencionamos varias veces a lo largo de este post, una orden de trabajo adecuada debe asignarse a alguien y tener una fecha de finalización esperada.
Los técnicos generalmente tendrán múltiples tareas programadas para cada día y algunas tareas deben realizarse antes que otras. Por ejemplo, si una máquina necesita ser lubricada antes de que comience el turno de la tarde, entonces hay un tiempo claro para que eso tenga que suceder. En este escenario, el WO no puede decir simplemente «lubricar la máquina XY este jueves». Para ayudar a los técnicos a centrarse primero en el trabajo importante, puede buscar especificar el tiempo en el que se debe completar la tarea y dar a esos tipos de tareas un nivel de prioridad más alto.

6) Nivel de prioridad de trabajo

No importa qué estrategia de mantenimiento utilice, su equipo de mantenimiento tendrá que lidiar con cierta cantidad de trabajo no planificado. Los desastres naturales, los accidentes, los errores humanos y el mal funcionamiento de las máquinas son cosas para las que nunca podrá prepararse del todo. La capacidad de asignar prioridad de trabajo (generalmente en algún tipo de escala como 1-5) a un WO ayuda a los técnicos a decidir qué trabajo debe hacerse primero. Esto es especialmente importante en situaciones de emergencia, cuando se necesita todo a mano en cubierta. Puede usar un CMMS móvil para crear la orden de trabajo de mayor prioridad y enviar una notificación a los técnicos seleccionados para que detengan lo que están haciendo y acudan a mantenimiento de emergencia.

7) Lista de materiales y piezas de repuesto

La inclusión de la lista de materiales y piezas de repuesto en un WO reduce la posibilidad de que los técnicos tengan que volver a la sala de almacenamiento en medio de una reparación. Puede imaginar cuánto tiempo acumulado ahorra, especialmente si las actividades de mantenimiento se realizan al otro lado del campus o en ubicaciones completamente diferentes. Puede reducir significativamente el tiempo de inactividad y garantizar que sus técnicos dediquen más tiempo a realizar trabajos de mantenimiento reales.

En CMMS Limbles, al completar el WO, los técnicos pueden marcar cuánto tiempo han dedicado a esa tarea en particular y qué piezas de repuesto y materiales se utilizaron. Esto ayuda a Limble a rastrear los niveles de inventario y pronosticar la demanda futura, así como a rastrear los costos asociados con piezas específicas, trabajos de reparación y activos.

8) Notas de finalización

El propósito principal de las notas de finalización es marcar cualquier cosa de importancia que pueda ser relevante para el trabajo futuro en el activo. Los técnicos pueden escribir cosas como cuál fue la causa del fracaso, cómo notaron problemas adicionales que deberían abordarse en el futuro, cómo tuvieron que tomar algunas medidas adicionales, etc.Guardar esta información como parte del historial de mantenimiento puede ayudarlo a investigar por qué ciertos activos son tan problemáticos. Más importante aún, el historial de activos puede ayudar a otros técnicos a acelerar su proceso de diagnóstico y reparación, así como útiles indicadores de seguridad.

El proceso estándar de gestión de órdenes de trabajo

Ahora que hemos cubierto cómo crear una orden de trabajo, hablemos de cómo gestionarla. Para entender el proceso de la orden de trabajo, tenemos que revisar:

1. cuándo se crean nuevas órdenes de trabajo
2. cómo fluyen a través de la organización
3. qué sucede con ellas cuando se completa el trabajo

Esto nos ayudará a describir cómo se ve el proceso estándar de gestión de órdenes de trabajo como en la práctica y cómo encaja en el flujo de trabajo general de gestión de mantenimiento.
Hay tres partes diferentes involucradas en un proceso de gestión de WO:

1. Solicitante de trabajo: La persona que envía solicitudes de mantenimiento.
2. Aprobador de trabajo: La persona que revisa y aprueba las solicitudes de mantenimiento. Por lo general, es un trabajo para un gerente de mantenimiento/supervisor/planificador.
3. Personas que realizan el trabajo: Mecánicos de mantenimiento y técnicos de campo que realizan el trabajo de mantenimiento real que se les ha asignado.

Aquí hay un gráfico que presenta un proceso de gestión de órdenes de trabajo estándar en forma visual:

Limble CMMS como su software de orden de trabajo

Limble CMMS está diseñado para seguir el proceso estándar de gestión de órdenes de trabajo, lo que hace que sea realmente fácil implementar Limble en cualquier organización. Dicho esto, el software también le proporciona suficiente flexibilidad para ajustarlo a escenarios específicos.
Aquí hay una lista de funciones de CMMS Limble que le ayudan a administrar de manera eficiente cualquier volumen de trabajo de mantenimiento:

• Sistema de solicitud de trabajo: Permite a cada persona autorizada enviar rápidamente una solicitud de trabajo a través de un formulario simple en lugar de interrumpir a los técnicos con llamadas telefónicas o mensajes de texto. El solicitante de trabajo recibirá notificaciones por correo electrónico sobre el progreso de su solicitud para que no interrumpa constantemente a los técnicos solicitando actualizaciones.
• Seguimiento automático del inventario: Cada vez que un técnico completa un WO, puede marcar cuántas piezas de repuesto terminó utilizando. Limble actualiza automáticamente los niveles de existencias de inventario de acuerdo con esa información. Junto con la capacidad de configurar notificaciones para niveles de stock bajos, esto ayuda a los gerentes a hacer previsiones de inventario precisas y garantizar que las piezas de repuesto necesarias siempre estén en stock.
• Calendario fácil de usar: El calendario le permite ver todas las órdenes de trabajo abiertas y los próximos horarios de PM, lo que facilita la estimación de las cargas de trabajo de diferentes técnicos y turnos. Por lo tanto, el trabajo nuevo puede programarse de manera justa y rastrearse más fácilmente.
• Creación automática de tareas: Limble admite estrategias de mantenimiento avanzadas, como el mantenimiento predictivo. Lo que esto significa en el contexto de la gestión de órdenes de trabajo es que puede conectar Limble con sensores de monitoreo de condición y establecer reglas para la creación automática de tareas en función de los datos entrantes.
• Sistema de gestión de órdenes de trabajo: el módulo de gestión de órdenes de trabajo de Limble está diseñado para optimizar la gestión de órdenes de trabajo siguiendo las mejores prácticas descritas en este artículo. Puede programar el trabajo en unos pocos clics, agregar y cambiar los niveles de prioridad de trabajo, recibir notificaciones automáticas push y por correo electrónico, realizar un seguimiento del progreso del trabajo sobre la marcha, realizar un seguimiento de los KPI críticos, adjuntar imágenes y facturas, registrar el tiempo dedicado y mucho más.

Para demostrar que estas no son solo palabras vacías, le recomendamos que consulte nuestro tutorial para la administración de órdenes de trabajo en Limble y vea cómo se ve todo esto en la práctica:

Cómo comenzar con Limble CMMS

Si desea probar cómo Limble CMMS maneja las órdenes de trabajo, tiene 3 opciones:

• comience una prueba gratuita de 30 días
• solicite una demostración
• pruebe nuestra demostración automática (al hacer clic en este enlace se abrirá un entorno simulado donde podrá jugar con diferentes funciones)

Conclusión

La gestión eficaz del trabajo de mantenimiento es el objetivo principal de un departamento de mantenimiento. Si las cosas se están descomponiendo a la izquierda y a la derecha, la gente se preguntará con razón qué está haciendo su equipo de mantenimiento. La parte injusta es que el equipo de mantenimiento recibirá una gran cantidad de críticas cuando las cosas no funcionan, pero muy pocos elogios cuando todo va bien. De cualquier manera, los equipos de mantenimiento modernos que utilizan una solución de CMMS móvil no solo serán más productivos, sino que también tendrán información tangible que pueden usar para detectar cuellos de botella y optimizar sus flujos de trabajo de mantenimiento..