En los negocios, hay numerosos casos en los que es posible que desee compartir información confidencial con otra parte. Pero la clave para hacerlo de forma segura es asegurarse de que la otra parte esté obligada a respetar la información confidencial que usted les proporcione y no usarla en su detrimento.
Una forma común de proteger el secreto de la información confidencial dada a otra parte es mediante el uso de un Acuerdo de Confidencialidad, que a veces también se conoce como «Acuerdo de Confidencialidad» o «Acuerdo de Confidencialidad».»
En este artículo, explicaré cuándo tiene sentido tener un Acuerdo de Confidencialidad, así como los términos clave que dicho acuerdo debe incluir.
¿Cuándo Tiene Sentido un Acuerdo de Confidencialidad?
¿Cuándo tiene sentido exigir a otra parte que firme un Acuerdo de Confidencialidad? Probablemente hay muchos casos en los que puede ser apropiado. Pero las situaciones principales son aquellas en las que desea transmitir algo valioso sobre su negocio o idea, pero aún así desea asegurarse de que la otra parte no robe la información o la use sin su aprobación.
Estas son algunas situaciones típicas en las que es posible que desee utilizar un Acuerdo de Confidencialidad:
- Presentar una invención o idea de negocio a un posible socio, inversor o distribuidor
- Compartir información financiera, de marketing y de otro tipo con un posible comprador de su negocio
- Mostrar un nuevo producto o tecnología a un posible comprador o licenciatario
- Recibir servicios de una empresa o individuo que puede tener acceso a cierta información confidencial al proporcionar esos servicios
- Permitir que los empleados tengan acceso a información confidencial y patentada de su negocio durante el curso de su trabajo
Acuerdos de Confidencialidad probablemente no tiene sentido para las empresas emergentes que intentan recaudar fondos de inversores de capital de riesgo, ya que la mayoría de los capitalistas de riesgo se negarán a firmar tales acuerdos.
Acuerdos de confidencialidad mutuos vs. No mutuos
Los acuerdos de confidencialidad vienen en dos formatos básicos: un acuerdo mutuo o un acuerdo unilateral. El acuerdo unilateral es cuando usted está contemplando que solo una de las partes compartirá información confidencial con la otra parte. El formulario de acuerdo mutuo de confidencialidad es para situaciones en las que cada parte puede compartir información confidencial.
Aunque siempre hay algo de atractivo para usar una forma mutua de NDA, realmente rehúso la forma mutua si no planeo recibir información confidencial de la otra parte. Una forma de decidir esto desde el principio es hacerle saber a la otra parte que no desea recibir ninguna de sus informaciones confidenciales, para que no vea la necesidad de un formulario mutuo si lo piden.
Ejemplos de NDA se pueden encontrar en la sección de Formularios y Acuerdos de AllBusiness.com.
Los Elementos Clave de los Acuerdos de Confidencialidad
Los Acuerdos de Confidencialidad no tienen que ser largos y complicados. De hecho, los buenos no suelen tener más de unas pocas páginas.
Los elementos clave de los Acuerdos de Confidencialidad:
- Identificación de las partes
- Definición de lo que se considera confidencial
- El alcance de la obligación de confidencialidad por parte de la parte receptora
- Las exclusiones del tratamiento confidencial
- El término del acuerdo
Las Partes del Acuerdo
Las partes del acuerdo suelen ser una descripción directa establecida al comienzo del contrato. Si se trata de un acuerdo en el que solo una de las partes proporciona información confidencial, entonces la parte divulgadora puede ser referida como la parte divulgadora y el destinatario de la información simplemente puede ser referido como el destinatario.
La parte difícil aquí es pensar acerca de si otras personas o empresas también pueden ser parte del acuerdo. ¿Espera el destinatario mostrar la información confidencial a una empresa relacionada o afiliada? A un compañero? A un agente? En caso afirmativo, la NDA debería abarcar también a esos terceros.
¿Qué Se Considera Confidencial?
Esta sección de la NDA trata de definir lo que significa la información confidencial. ¿Es alguna información? ¿Es información que solo está marcada por escrito como»confidencial»? ¿Puede considerarse confidencial la información transmitida oralmente?
Por un lado, la parte reveladora quiere que esta definición de información confidencial sea lo más amplia posible para asegurarse de que la otra parte no encuentre una laguna y comience a usar sus valiosos secretos.
Por otro lado, si usted es el destinatario de la información, tiene un deseo legítimo de asegurarse de que la información que se supone que debe mantener en secreto esté claramente identificada para que sepa lo que puede y no puede usar.
La información oral en particular puede ser difícil de tratar. Algunos receptores de información insisten en que solo la información transmitida por escrito debe mantenerse confidencial. Y, por supuesto, la parte que da información oral puede decir que eso es demasiado estrecho. La solución de avenencia habitual es que la información oral pueda considerarse información confidencial, pero la parte reveladora tiene que confirmar a la otra parte por escrito poco después de que haya divulgado, de modo que la parte receptora esté ahora informada de qué declaraciones orales se consideran confidenciales.
Alcance de la Obligación de Confidencialidad
El núcleo del Acuerdo de Confidencialidad es una obligación de dos partes para el receptor de la información: mantener la información confidencial de hecho confidencial y no usar la información confidencial en sí.
Así que la primera parte es que el destinatario de la información confidencial tiene que mantenerla en secreto. Y esto generalmente significa que el destinatario tiene que tomar medidas razonables para no permitir que otros tengan acceso a él. Por ejemplo, las medidas razonables podrían incluir que solo unas pocas personas de la empresa receptora tengan acceso a la información y que todas estén informadas de la naturaleza de las restricciones de confidencialidad.
La segunda parte también es crucial: que los destinatarios no pueden usar la información por sí mismos. Después de todo, lo último que desea es que tomen su gran idea o lista de correo y ganen un millón de dólares con ella.
Si el alcance del Acuerdo de confidencialidad es lo suficientemente amplio, puede demandar por daños y perjuicios o detener a los destinatarios si incumplen sus obligaciones de confidencialidad o su acuerdo de no uso.
Exclusiones del Tratamiento de confidencialidad
Cada Acuerdo de Confidencialidad tiene ciertas exclusiones de las obligaciones de la parte receptora. Estas exclusiones están destinadas a abordar situaciones en las que sería injusto o demasiado oneroso para la otra parte mantener la confidencialidad de la información.
Las exclusiones comunes incluyen información que es
- Ya conocida por el destinatario
- Ya conocida públicamente (siempre que el destinatario no la haya divulgado de forma ilícita al público)
- Desarrollada independientemente por el destinatario sin referencia ni uso de la información confidencial de la parte divulgadora
- Revelada al destinatario por alguna otra parte que no tiene obligación de confidencialidad con la parte divulgadora
La NDA también puede tratar con la situación en la que el destinatario de la información se ve obligado a revelarla a través de un proceso legal. Se debe permitir que el destinatario haga eso si es forzado por orden judicial sin violar el Acuerdo de confidencialidad, siempre y cuando el destinatario haya advertido a la parte reveladora antes del procedimiento legal.
Plazo del Acuerdo
¿Cuánto tiempo debe durar el Acuerdo de confidencialidad? Algunos abogados pueden argumentar que el Acuerdo de confidencialidad debe durar para siempre. ¿Por qué alguien debería tener el derecho de usar su información confidencial en cualquier momento?
Pero si usted es el destinatario de la información confidencial, probablemente desee insistir en un plazo definido cuando finalice el acuerdo. Después de todo, la mayoría de la información después de un cierto número de años se vuelve inútil de todos modos, y el costo de las obligaciones de confidencialidad policial puede volverse costoso si se trata de una obligación «para siempre».
Entonces, si acepta un término, ¿qué es razonable? Bueno, realmente depende de la industria en la que se encuentre y del tipo de información transmitida. En algunas empresas, unos pocos años pueden ser aceptables porque la tecnología puede cambiar tan rápido que la información no tiene ningún valor.
La mayoría de los acuerdos que veo (si tienen un plazo) tienen un límite de tiempo de dos a cinco años. Pero su acuerdo de confidencialidad también debe decir que, incluso si finaliza el plazo, la parte reveladora no está renunciando a ningún otro derecho que pueda tener bajo las leyes de derechos de autor, patentes u otras leyes de propiedad intelectual.
Más Disposiciones Que Pueden Tener Sentido para el NDA
Es posible que también desee agregar algunas otras campanas y silbatos a su NDA para proteger a su empresa de más problemas, dependiendo de su situación. Estas son algunas ideas:
- Solicitud de empleados. Si el destinatario tiene acceso significativo a sus empleados, es posible que desee insertar una cláusula que evite que el destinatario solicite o contrate a sus empleados durante 12 a 24 meses. El otro lado a veces puede estar de acuerdo con eso, con algunos recortes. Por ejemplo, es posible que el destinatario desee que la limitación se aplique solo a los empleados con los que haya estado en contacto durante su revisión de la información o las entrevistas.
- Jurisdicción en caso de disputa. Si usted es la parte divulgadora, debe asegurarse de que si hay alguna disputa sobre si la otra parte ha cumplido con sus obligaciones, la disputa se manejará exclusivamente en su ciudad. No querrá tener que viajar lejos e incurrir en costos adicionales para hacer cumplir su acuerdo de confidencialidad.
- Orden. Asegúrese de tener una cláusula que le otorgue el derecho a una medida cautelar para evitar que la otra parte incumpla el acuerdo. Esta cláusula simplemente dice que puede obtener una orden judicial que impida que la otra parte realice el acto de incumplimiento (en lugar de simplemente obtener una indemnización por daños y perjuicios después de que sea demasiado tarde).
- No hay derechos en la parte receptora. A veces es útil tener una cláusula que diga que solo porque va a compartir información confidencial con ellos, la otra parte no obtiene ningún derecho sobre sus ideas o incluso el derecho de llegar a un acuerdo con usted.
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