La previsión de ventas es un ejercicio empresarial crucial. Los pronósticos de ventas precisos permiten a los líderes empresariales tomar decisiones más inteligentes sobre cosas como la fijación de objetivos, el presupuesto, la contratación y otras cosas que afectan el flujo de efectivo.
Mientras tanto, un pronóstico de ventas inexacto deja a los gerentes de ventas adivinando si realmente alcanzarán la cuota. Como resultado, es posible que no estén al tanto de ningún problema en el canal de ventas a tiempo para solucionarlo.
Veamos qué es el pronóstico de ventas y algunos de los conceptos básicos que necesita para hacerlo bien.
Tabla de contenidos
- ¿Qué es un Pronóstico de ventas?
- Lo Que Necesita Para Pronósticos de Ventas Precisos
- Metodología de Pronóstico de Ventas
- Ejemplos de Pronóstico de Ventas
- Herramientas de Pronóstico de ventas
- Conclusiones clave
¿Qué es un Pronóstico de ventas?
Un pronóstico de ventas es una predicción de los ingresos por ventas futuras. Las previsiones de ventas generalmente se basan en datos históricos, tendencias de la industria y el estado de la cartera de ventas actual. Las empresas utilizan el pronóstico de ventas para estimar los totales de ventas semanales, mensuales, trimestrales y anuales.
Al igual que un pronóstico del tiempo, su equipo debe ver su pronóstico de ventas como un plan para trabajar, no como una predicción firme.
La previsión de ventas también es diferente de la fijación de objetivos de ventas. Mientras que un objetivo de ventas describe lo que quieres que suceda, un pronóstico de ventas estima lo que sucederá, independientemente de tu objetivo.
Lo que necesita Para Pronósticos de Ventas Precisos
Los buenos datos son el requisito más importante para un buen pronóstico de ventas. Eso significa que obtener buenos datos es crucial.
Las nuevas empresas que no tienen muchos datos sobre su propio proceso de ventas pueden necesitar confiar en los promedios de la industria o incluso en conjeturas informadas. Por otro lado, las empresas más establecidas pueden usar sus datos históricos para modelar el rendimiento futuro.
Antes de comenzar a pensar en cómo pronosticar ventas, esto es lo que debe hacer, paso a paso:
Documente su proceso de ventas
Sin un proceso de ventas claramente documentado que describa las acciones y los pasos que se necesitan para cerrar un trato, tendrá dificultades para predecir si se cerrará un solo trato.
Establezca sus objetivos o cuotas de ventas
Aunque su pronóstico puede ser diferente de sus objetivos, no sabrá si su pronóstico es bueno o malo a menos que primero tenga un objetivo. Por lo tanto, cada representante necesita una cuota individual, al igual que todo el equipo de ventas. Lee más sobre cómo establecer objetivos o cuotas de ventas aquí.
Establecer un punto de referencia o un promedio actual de algunas métricas de ventas básicas
Tener medidas fácilmente accesibles de las siguientes métricas de ventas básicas hará que la previsión sea mucho más fácil:
- El tiempo que tarda el cliente en expresar su interés
- Cuánto tiempo se tarda en cerrar un negocio
- El precio promedio de un negocio
- La duración del proceso de incorporación del cliente
- Las tarifas o renovaciones promedio, o la frecuencia con la que obtiene tasas de conversión de negocio repetido
- en cada etapa del proceso de ventas
Esencialmente, desea definir la duración y el rendimiento promedio de su proceso de ventas.
Comprenda su pipeline de ventas actual
Asegúrese de comprender lo que hay en su pipeline actual y de que su CRM sea preciso y esté actualizado. Si no tiene un CRM, la previsión es más difícil, pero no imposible.
Metodología de pronóstico de ventas
Hay varios métodos que puede usar para pronosticar ventas. Muchas empresas utilizan dos o más técnicas de pronóstico de ventas juntas, para crear una gama de pronósticos. De esa manera, tienen el mejor y el peor de los casos.
Los métodos comunes de previsión de ventas incluyen:
Dependiendo de las opiniones de los representantes de ventas
Muchos gerentes de ventas simplemente preguntan a sus representantes: «¿cuándo se cerrará este negocio y cuánto se cerrará?»
Aunque este es un método que puedes usar para intentar crear un pronóstico de ventas, no se recomienda. Los representantes de ventas tienden a sobreestimar las previsiones de ventas, y no hay un proceso repetible para generar un pronóstico consistente con este método. Desafortunadamente, muchas empresas todavía dependen de este método para estimar las ventas futuras.
Usando datos históricos
Con este método, utilizas un registro de tu rendimiento pasado en condiciones similares para estimar cómo te desempeñarás en el presente. Por ejemplo, es posible que sepa que su negocio generalmente crece al 15% año tras año y que cerró $100k de nuevos negocios este mes el año pasado. Eso te llevaría a pronosticar revenue 115,000 de ingresos este mes.
Este método es un poco más preciso, pero ignora otros factores que pueden haber cambiado en el último año, como el número de representantes de ventas que tiene o el rendimiento de sus competidores.
Usando etapas de negocio
En este método de previsión, asignas una probabilidad de cerrar un negocio a cada etapa de tu proceso de ventas. Luego, en un momento dado, puede multiplicar esa probabilidad por el tamaño de una oportunidad para generar una estimación de los ingresos que puede esperar.
Este método de pronóstico es aún mejor y es muy popular debido a su simplicidad. Sin embargo, tiene una debilidad: ignora la edad de la oportunidad. Si dos oportunidades han reservado una demostración de ventas, pero una tiene tres semanas y la otra tiene tres meses, ¿es realmente igual de probable que se cierren?
Pronóstico del ciclo de ventas
Como resultado, un método de pronóstico alternativo es usar la edad de la oportunidad de venta, en lugar de la probabilidad, para evaluar la fuerza de la tubería.
Compara cuánto tiempo ha estado en tramitación una transacción, en comparación con el tiempo normal que tarda en cerrarse una transacción. Si tienes productos diferentes y ciclos de ventas diferentes dependiendo de si has tenido una referencia o si estás siguiendo una pista de prospección, entonces necesitarás separarlos para obtener una predicción de la probabilidad de que se realice un trato.
Este método necesita datos precisos. Todo debe registrarse correctamente en el CRM para que pueda ver el tipo de plomo que es y cuánto tiempo ha estado en el sistema. Si no tiene un CRM que registre todo eso de manera rápida y fácil, puede requerir que sus representantes ingresen muchos datos.
Pronóstico de canalizaciones
Este método es mucho más preciso pero aún más dependiente de una alta calidad de datos. Analiza cada oportunidad que se encuentra en su cartera y la analiza en función de una serie de factores, que podrían incluir la edad, el tipo de operación y la etapa de la operación.
Este es un método relativamente sofisticado, lo que significa que es poco probable que funcione sin herramientas personalizadas que sean capaces de analizar lo que hay en tu pipeline.
Utilizando un modelo de pronóstico personalizado con puntuación de clientes potenciales y múltiples variables
Este método de pronóstico se basa en una combinación de todo lo anterior. Tiene algunas similitudes con el método de pronóstico de tuberías, pero tiene mayor profundidad y complejidad. Por lo general, necesitará una herramienta de análisis o informes avanzados de CRM configurados para ayudar a crear estos pronósticos. También necesita datos extremadamente buenos en primer lugar, por lo que confía en que sus representantes ingresen mucha información precisa.
Si tiene esos recursos, este método de pronóstico de ventas puede ser el más preciso. Además, puede tener en cuenta la edad de una oportunidad, su etapa actual en el proceso de ventas, las características del prospecto que lo hacen más propenso a comprar, y más.
Ejemplos de pronósticos de ventas
A veces, leer sobre pronósticos no es tan útil como revisar ejemplos. Aquí hay algunos escenarios hipotéticos básicos que puede considerar, para ver cómo se realiza la previsión de ventas en el mundo real.
Ejemplo 1: Previsión Basada en Datos Históricos de Ventas
Digamos que el mes pasado, tuvo revenue 150,000 de ingresos recurrentes mensuales y que durante los últimos 12 meses, los ingresos por ventas han crecido un 12% cada mes. Durante el mismo período, su pérdida mensual ha sido de aproximadamente el 1% cada mes.
Sus ingresos previstos para el próximo mes serían de $166,500.
Multiplicas los ingresos del mes pasado por tu crecimiento esperado y restas tu pérdida esperada:
($150,000 * 1.12) – ($150,000 * .01) = 166.500 dólares
Ejemplo 2: Pronóstico Basado en Su embudo actual
Digamos que este mes tiene tres oportunidades abiertas:
- Una en la que acaba de recibir una llamada telefónica rápida, con un valor esperado de $1,000.
- Uno que ha recibido una demostración completa, con un valor esperado de $1,500.
- Y uno con una oferta, con un valor esperado de $1,200.
Has hecho tus cálculos, y sabes que en cada una de estas etapas, cualquier oportunidad dada tiene la siguiente probabilidad de cerrarse:
- «Conectar Llamada» = 30% de probabilidad de cierre
- «Demo» = 40% de probabilidad de cierre
- «Oferta» = 70% de probabilidad de cierre
Multiplicas esa probabilidad con el valor pronosticado de la operación, y sumalas todas para obtener un pronóstico de ventas total de $1,740, como en este ejemplo:
Ejemplo 3: Previsión Basada en Puntuaciones de clientes potenciales y Múltiples Variables
Realmente ha realizado su investigación y ha configurado la puntuación de clientes potenciales en su CRM. Agrupas tus leads en tres grupos de calidad variable: A, B y C. Estos determinan la probabilidad de que se cierre una oportunidad.
También sabe que las empresas con menos de 50 empleados cierran a un ritmo ligeramente inferior, y las empresas con más de 50 empleados tienen más probabilidades de cerrar.
A continuación, puede usar tamaños de oportunidad promedio para calcular el valor pronosticado de cualquier oportunidad dada, utilizando una tabla como esta:
: 3 Métodos probados de Pronóstico de ventas para una mayor precisión
Herramientas de Pronóstico de ventas
CRM: el software CRM combina el poder de almacenamiento y recuperación de una base de datos con herramientas de ventas dedicadas que ayudan a los representantes a cerrar acuerdos. Estas funciones pueden incluir seguimiento de clientes potenciales, análisis de embudos, secuencias de llamadas y funciones de informes. Tendrá que elegir un CRM basado en el tamaño y la naturaleza de su negocio. Hay mucho que puedes hacer para aprovechar al máximo tu CRM.
Excel: Si su empresa está empezando o solo tiene unos pocos productos, el software de hoja de cálculo como Excel debería ser suficiente para construir su pronóstico de ventas. Para ser una herramienta barata, es flexible, condicional y puedes crear excelentes gráficos. Pero también consume mucho tiempo y es fácil cometer errores, por lo que puede no funcionar para una operación más grande.
Plataformas de análisis de ventas: Las herramientas de análisis de ventas combinan datos para muchos productos y servicios, crean pronósticos y le brindan análisis profundos. Además, muchos también tienen gráficos y tablas útiles incorporados. Las herramientas de análisis dedicadas también tienen la ventaja de mantenerse actualizadas en tiempo real. Pueden proporcionar información más clara sobre los canales de ventas, los productos y el rendimiento del personal. Y pueden dar más información sobre cualquier brecha en el proceso. Pueden ayudar con todo, desde detectar oportunidades de crecimiento hasta determinar qué miembros del equipo asignar a qué clientes.
Herramientas de puntuación de clientes potenciales: Las herramientas de puntuación de clientes potenciales te ayudan a determinar qué prospectos vale la pena segmentar para las ventas y qué prioridad darles. Le permiten calificar a los clientes potenciales de acuerdo con las acciones en su sitio web, los resultados de las conversaciones y cualquier otro toque que su equipo considere pertinente para el proceso de ventas. Además, una herramienta de puntuación de clientes potenciales puede ayudar a tu equipo de marketing con la segmentación de campañas, ayudándote a identificar quién está listo y dispuesto a comprar, y quién necesita más trabajo, así como el nivel y la razón del compromiso. Y puede ayudar con la personalización del contenido al ayudarte a identificar el nivel actual de interés del cliente potencial en tu negocio y las áreas en las que el cliente potencial ya ha mostrado interés.
Herramientas de gestión de proyectos con asignación de recursos: El seguimiento es la parte más importante de su ciclo de ventas y es la única manera de construir relaciones sólidas con los clientes. Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a su equipo a mantenerse en la tarea y garantizar que el equipo tenga los recursos para completar el proyecto. Las herramientas de gestión de proyectos le permiten recortar gran parte del trabajo manual de seguimiento de lo que se ha hecho y cuándo. También pueden permitir una mejor integración con otros equipos, que bien pueden estar utilizando las mismas herramientas.
Software de contabilidad: Si todo lo que desea es un nuevo pronóstico de ingresos, las herramientas más básicas están bien. Pero el valor de una venta depende no solo del tamaño del acuerdo, sino de los costos que crea en otras partes del negocio. Para hacer pronósticos de ventas realmente precisos, debe comprender el impacto de la carrera. Si desea pronosticar los márgenes brutos y tener en cuenta el costo de los bienes vendidos, es posible que deba incluir datos de su software de contabilidad en su ejercicio de pronóstico.
Conclusiones clave
- El pronóstico de ventas es una suposición educada sobre los ingresos por ventas futuras que utiliza datos históricos y sentido común para proyectar totales de ventas mensuales, trimestrales y anuales para una empresa.
- Su equipo debe ver el pronóstico de ventas como un plan para trabajar, no como una predicción firme.
- Antes de intentar crear un pronóstico, calcule la duración de su ciclo de ventas promedio y la tasa de conversión.
- Hay varios tipos diferentes de pronósticos que puedes crear. Pruebe varios métodos de precisión dentro de su negocio.
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