Muchas personas consideran a los organizadores de eventos como organizadores de bodas o conciertos, pero el campo de la gestión de eventos implica mucho más que eso. Los invitados pueden no notar el trabajo de un gerente de eventos en un evento bien planeado, pero notarían la falta de planificación en un evento caótico.
Deberes de un Administrador de eventos
En su forma más básica, la gestión de eventos es el proceso de usar habilidades de gestión y organización de negocios para visualizar, planificar y ejecutar eventos sociales y empresariales. Las personas que se especializan en la gestión de eventos trabajan con presupuestos, horarios y proveedores para crear los mejores eventos posibles para sus clientes.
Muchas empresas utilizan empresas de gestión de eventos para coordinar sus reuniones y otros eventos más importantes.
Los organizadores de eventos se rigen por muchos títulos de trabajo diferentes, pero la función principal de su trabajo está dentro del ámbito de la gestión de eventos. Cuando trabaje en la gestión de eventos, participará en la planificación, ejecución y evaluación de eventos corporativos, de asociaciones, sin fines de lucro, gubernamentales y sociales.
La gestión de eventos requiere sólidas habilidades organizativas, presupuestarias y creativas.
Planificación y gestión de eventos
Un administrador de eventos comenzará a planificar un evento reuniéndose con el cliente y recopilando información sobre la visión del evento del cliente. Ella y el cliente desarrollarán un presupuesto para el evento y discutirán el concepto o tema general.
Una vez establecido el presupuesto, el administrador de eventos finalizará el concepto para el evento, trabajará para alinear una ubicación y proveedores, y obtendrá los permisos, permisos y seguros necesarios.
Si se requieren oradores para el evento, el equipo de gestión del evento se coordinará con el cliente para involucrarlos. Si se necesitan otros extras, como estacionamiento y transporte, el equipo también los organizará.
El día del evento, el equipo de gestión del evento estará en el lugar para ejecutar el evento y manejar cualquier problema que surja. Después del evento, el equipo completará los detalles restantes y recibirá comentarios del cliente.
Carreras en Gestión de eventos
El mercado laboral para los gerentes de eventos está creciendo, con algunas estimaciones de que la necesidad de gerentes de eventos aumentará en un tercio en la próxima década.
La mayoría de las personas que ingresen a la administración de eventos necesitarán una licenciatura. La experiencia en gestión hotelera o turística también es útil. Un administrador de eventos exitoso es una verdadera persona sociable y tiene excelentes habilidades de organización, habilidades interpersonales y habilidades multitarea.
Los equipos de gestión de eventos a menudo trabajan en estrecha colaboración con los equipos de relaciones públicas y con los profesionales de la hostelería en los lugares de eventos. Algunos profesionales de gestión de eventos viajan con frecuencia para manejar clientes en varios lugares, mientras que otros se enfocan en administrar eventos en un área geográfica.
Planificadores de eventos vs. Gerentes
Las principales responsabilidades de un planificador incluyen llevar un registro del tiempo durante sus eventos, garantizar una configuración adecuada según lo establecido por el cliente, administrar el personal de camareros, el enlace con el catering y otras tareas relacionadas con el lugar que son fundamentales para el éxito del evento.
Los gestores de eventos, por otro lado, están contigo en cada paso del camino. Los gerentes orquestan todos los detalles del evento, manejan proveedores, crean y administran presupuestos y cronogramas, ayudan con las negociaciones de contratos y administran el proceso de selección del lugar.