Revisión de Dropbox

Dropbox, pionero entre los servicios de sincronización y almacenamiento en la nube, ofrece carpetas de escritorio sincronizadas para acceder desde cualquier lugar. Aunque es comparativamente caro, las herramientas únicas como las funciones de Papel, Escaparate y firma digital HelloSign distinguen a Dropbox. A pesar de esos beneficios, las opciones de los editores de PCMag, Google Drive y Microsoft OneDrive, lo superan en valor, integración del sistema operativo y edición en línea, que consideramos más importante que los extras de Dropbox. En general, con los servicios en la nube disponibles directamente desde las plataformas de Apple, Google y Microsoft, somos escépticos sobre la necesidad de almacenamiento en la nube de terceros, ya que las opciones integradas son muy fáciles de usar y están estrechamente integradas en los sistemas operativos. Sin embargo, Dropbox sigue siendo una excelente opción para el almacenamiento en línea, especialmente para aquellos que prefieren no poner todos sus huevos de datos en las canastas de los jugadores de tecnología dominantes.

La empresa agrega continuamente nuevos servicios. Las funciones recientemente anunciadas en private-beta incluyen un servicio de administración de contraseñas llamado Contraseñas de Dropbox, la bóveda de Dropbox protegida con PIN y las firmas digitales HelloSign. Una función de copia de seguridad de computadora limitada está disponible como versión beta para todos los usuarios, y se ha anunciado un Plan Familiar con 2 GB compartidos entre seis usuarios, pero los precios aún no están disponibles. Actualizaremos esta revisión a medida que las funciones estén disponibles para todos los usuarios.

Precio, Asignación de almacenamiento y Límites de carga

Esta revisión se centra en Dropbox para uso personal. Para el público corporativo, PCMag tiene una revisión separada de Dropbox para empresas.

Todas las aplicaciones de Dropbox se pueden descargar gratis, y hay muchas, pero el almacenamiento es limitado si no pagas. La cuenta Básica gratuita comienza con unos escasos 2 GB—y no la encontrarás en el sitio de Dropbox a menos que llegues a través de una búsqueda web específica o navegues directamente a dropbox.com/basic. Puedes ganar más espacio a través de referencias (500 MB adicionales por cada amigo que se una, hasta 16 GB) y otras acciones, como contribuir al foro de usuarios. En comparación, varios otros programas de sincronización y almacenamiento de archivos le brindan mucho más de 2 GB para comenzar. Por ejemplo, Box te da 10 GB gratis, cinco veces más que Dropbox.

Para aquellos que necesitan más de la cuenta gratuita ofrece, Dropbox tiene dos niveles cuenta para los individuos y dos para las empresas. La cuenta Plus cuesta $11.99 por mes o $119.88 por año, lo que usted obtiene 2 tb de almacenamiento. Además, agrega acceso a archivos sin conexión, borrado remoto de dispositivos, Sincronización inteligente (como Archivos OneDrive bajo demanda) y soporte prioritario por correo electrónico. El siguiente nivel, Profesional (1 19.99 al mes o 1 199 al año) te ofrece 3 TB, Sincronización inteligente (como Archivos OneDrive Bajo demanda), una función de presentación para presentar y rastrear tu trabajo, controles de enlaces compartidos, búsqueda de texto completo, marcas de agua, historial de versiones de 120 días y soporte de chat en vivo.

Para comparar, SugarSync también tiene un plan de 9 9.99 por mes, pero solo te da 250 GB de espacio. Para aprovechar al máximo su dinero en almacenamiento, iDrive ofrece una enorme cantidad de 5 TB por solo $69.50 por año. La cuenta de 1 TB de Microsoft OneDrive cuesta solo $6.99 al mes, o 6 69.99 al año—pero eso también le brinda una suscripción a programas instalables y en línea de Microsoft Office 365. Y una cuenta familiar de OneDrive de 9 99 por año ofrece a seis usuarios 1 TB cada una junto con las aplicaciones de Office. La cuenta de 2 TB de Google Drive cuesta 9 9.99 al mes, el mismo precio que Apple iCloud.

Como se mencionó, obtiene más espacio libre, 10 GB, con Box. Sin embargo, tenga en cuenta que Box limita los archivos cargados a 250 MB cada uno para los miembros que no pagan. Por $10 al mes, puede aumentar su asignación de almacenamiento de caja a 100 GB, y un plan de caja comercial de Business 15 al mes le brinda almacenamiento ilimitado. Ambos niveles de cuenta de pago aumentan el tamaño máximo de carga de archivos a 5 GB (aún más pequeño que Dropbox).

En términos de cuentas gratuitas, OneDrive ofrece 5 GB de espacio gratuito para usuarios estadounidenses, que es más del doble de la oferta de Dropbox. Google Drive te da 15 GB para comenzar, pero las matemáticas se complican con Google Drive. Esos 15 GB se distribuyen en Google Drive, Gmail (incluido el spam) y Google Photos, por lo que es posible que consumas el espacio rápidamente. Sin embargo, no todos los archivos cuentan contra su límite. Todo lo que hayas creado con Documentos, Hojas de cálculo y diapositivas de Google (lo que la mayoría de la gente llama Documentos de Google) no cuenta. Las fotos no cuentan si eliges Alta calidad (que supera los 16 megapíxeles) en lugar de calidad original. Consulte la página de ayuda de Google sobre Límites de almacenamiento de unidades para obtener detalles aún más confusos.

Con Dropbox, no hay límite de tamaño de archivo para los archivos cargados a través de la aplicación de escritorio o las aplicaciones móviles, siempre que tu cuenta tenga espacio suficiente. Sin embargo, los archivos cargados a través del sitio web tienen un límite de 50 GB.

El precio de las cuentas de Dropbox para empresas varía en función del número de empleados. El precio comienza en $15 por mes por usuario, con un mínimo de 3 usuarios. Las cuentas de empresa incluyen muchas funciones y servicios adicionales, como la administración de varios equipos, el registro de auditoría y los permisos de uso compartido granulares.

Aplicaciones y compatibilidad compatibles

Dropbox ha estado en el juego de sincronización y almacenamiento de archivos durante años, y su madurez se nota. Hay aplicaciones de Dropbox para Windows, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android, Kindle Fire, BlackBerry y tabletas Windows (como una aplicación de la tienda UWP). En caso de apuro, también hay una aplicación web que funciona bien.

Cuando se instala en una computadora portátil o de escritorio, Dropbox funciona de forma casi invisible, apareciendo y funcionando más como una parte de tu sistema operativo que como una aplicación independiente. Se ve diferente de otros servicios de sincronización en la nube, como SugarSync, que tiene una interfaz de aplicación completa incluso en el escritorio. Pero OneDrive, iCloud y Google Drive se mezclan con el sistema operativo aún más estrechamente.

Una gran ventaja de usar Dropbox es que se integra con prácticamente todas las demás aplicaciones y servicios web que existen. Supongamos que tiene un cliente de correo electrónico móvil que se puede integrar con servicios de almacenamiento en la nube. Dropbox casi definitivamente va a estar entre ellos. Dropbox también es una aplicación compatible con IFTTT y Zapier. La compatibilidad con otros servicios rara vez es un problema para los usuarios de Dropbox.

Cómo obtener Dropbox y los aspectos básicos

Dropbox está disponible como descarga para la instalación en equipos de escritorio desde el sitio web de la empresa y para dispositivos móviles desde sus respectivas tiendas de aplicaciones. El sitio facilita a los nuevos usuarios la instalación de Dropbox, detecta su sistema operativo y sugiere automáticamente el programa correcto.

Cuando descargas e instalas el cliente, creas una cuenta de Dropbox o inicias sesión en una cuenta existente. Puedes iniciar sesión con los servicios de inicio de sesión de Apple o Google o usar tu propio correo electrónico y contraseña. A continuación, el programa crea una carpeta en tu ordenador llamada Dropbox. Puede elegir dónde instalarlo, o puede aceptar la ubicación predeterminada (siempre puede moverla más tarde).

Una vez finalizada la instalación, aparecerá un icono en la barra de menús superior de Mac o en la bandeja del sistema de Windows que te permitirá abrir la carpeta de Dropbox con un solo clic. Desde este mismo icono, también puede acceder a sus Preferencias y Configuraciones para ajustar, por ejemplo, la ubicación de la carpeta o las velocidades de carga y descarga. Poco después de la instalación, apareció un mensaje en la ventana emergente de iconos de bandeja que nos decía que teníamos que reinstalar Dropbox para arreglar sus iconos de sincronización.

Para usar Dropbox, simplemente coloque los archivos en la carpeta de Dropbox y déjelos allí. Todo lo demás es automático. Al igual que la mayoría de los demás servicios de almacenamiento y sincronización de archivos, Dropbox sincroniza automáticamente tus archivos en todas partes, para que estén disponibles en cualquier máquina conectada a Internet en la que hayas instalado Dropbox o que tenga un navegador web. Los archivos que guardas en casa aparecen automáticamente en el ordenador de tu oficina. Las fotos que subes desde la aplicación de Dropbox para iPhone aparecen en tu portátil en casa, etc.

Desafortunadamente, si no quieres que Dropbox ocupe espacio en el disco duro local de tu computadora, tienes que buscar una cuenta Profesional de pago. La opción solo en línea que se ofrece muestra los archivos almacenados en la nube, descargándolos solo cuando intenta abrirlos. La opción Archivos bajo demanda de OneDrive hace esto para todas las cuentas, y Google File Stream lo hace para G Suite, pero no para las cuentas personales de Google Drive. Dropbox te permite seleccionar carpetas que no deseas sincronizar localmente, pero los nombres de archivo no estarán visibles en tu carpeta de Dropbox para escritorio.

Copia de seguridad

Aunque los servicios de sincronización de archivos no son lo mismo que los servicios de copia de seguridad en línea, como OneDrive, Dropbox puede hacer copias de seguridad de algunas carpetas que no se encuentran dentro de la carpeta maestra del servicio: Documentos, Escritorio y Descargas (la opción de copia de seguridad de OneDrive agrega imágenes a estas). Ten en cuenta que, si ya estás usando otro servicio para hacer copias de seguridad de estas carpetas, la configuración de Dropbox para hacer copias de seguridad de ellas fallará. Como se puede ver más arriba, la función está en fase beta actualmente. Una vez que lo haya configurado, puede usar las carpetas normalmente, y los archivos almacenados en ellas estarán disponibles en la web y en las aplicaciones móviles.

Si eliminas archivos de tu carpeta de Dropbox en tu ordenador, también se eliminarán de todos los demás dispositivos en los que tengas instalado Dropbox y de tu cuenta de Dropbox en línea. iDrive y SOS Online Backup mantienen los archivos eliminados localmente en la nube para siempre (en lo que se llama archivado), en caso de que los haya eliminado por accidente. Dropbox ofrece una especie de período de gracia, según su documentación: «Si tienes una cuenta de Dropbox Basic (gratuita) o Plus, puedes recuperar cualquier archivo o carpeta eliminados en los últimos 30 días. Si tienes una cuenta de Dropbox Professional o Business, tienes 180 días para recuperar archivos eliminados.»

Seguridad y privacidad

Dropbox utiliza SSL/TLS estándar para transferir archivos, y los datos en reposo se cifran mediante el Estándar de cifrado Avanzado (AES) de 256 bits. Puede elegir la autenticación de dos factores mediante mensajes de texto SMS o una aplicación de autenticación como Microsoft Authenticator. En cuanto a la privacidad, el documento de ayuda relevante de Dropbox dice:

«Al igual que la mayoría de los principales servicios en línea, tenemos un pequeño número de empleados que deben poder acceder a los datos de los usuarios cuando se lo exija la ley. Esa es la excepción, no la regla. Tenemos controles de acceso técnicos y de políticas estrictas que prohíben el acceso de los empleados, excepto en estas raras circunstancias. Además, utilizamos una serie de medidas de seguridad físicas y electrónicas para proteger la información del usuario del acceso no autorizado.»

La política de privacidad de la compañía establece explícitamente que «no se venderá a anunciantes u otros terceros.»Dropbox tiene su sede en EE.UU. y cumple con el marco de Protección de la Privacidad del Departamento de Comercio, que garantiza un nivel de protección de la privacidad de los datos.

Colaboración con Dropbox

Dropbox ofrece varias formas de compartir archivos con otros y colaborar. El más reciente es un conjunto de herramientas de colaboración conocidas colectivamente como Dropbox Paper. Es una reminiscencia del desastroso proyecto Google Wave de hace varios años, documentos de forma libre que se volvieron difíciles de manejar y desorganizados cuando todos los colaboradores intervinieron. Afortunadamente, Dropbox Paper está implementado de forma mucho más elegante de lo que era. Desde la aplicación web de Dropbox, puedes crear nuevos documentos en papel, a los que los colaboradores pueden añadir vídeos, imágenes, tablas, emojis y pegatinas.

Dropbox Paper solo está disponible en un navegador web y en sus propias aplicaciones móviles. Sin embargo, no verás los documentos de Paper en la carpeta de Dropbox de tu ordenador, pero un enlace del icono del sistema tiene un enlace para abrir Paper en tu navegador. Incluye herramientas de comentarios en casi todas partes, y casi todas sus funciones se pueden usar de forma colaborativa con solo agregar un símbolo @ y el nombre del colaborador en cuestión. Por ejemplo, hay una opción de lista de tareas pendientes que te permite anotar las tareas que necesitas completar, o las tareas para un grupo de personas, en las que usarías @nombre para aclarar las tareas.

Una opción de colaboración específica y genial es comentar un punto específico de una imagen. Incluso puedes agregar archivos almacenados en Dropbox a un documento de Paper. Los comentarios se parecen a los de los procesadores de texto, con globos en el margen, a los que los colaboradores pueden reaccionar con emojis o marcas resueltas. Cuando compartes un documento con alguien, este puede verlo sin tener una cuenta de Dropbox, pero debe tener una para poder editarlo, estándar en productos de colaboración de oficina.

Puede convertir cualquier documento de Paper en una plantilla, muy útil si necesita varias instancias de un documento con un diseño establecido de texto, tablas e imágenes, por ejemplo. Paper también ofrece una Nota de reunión para hacer un seguimiento de los elementos de la agenda que se pueden conectar a su calendario y asociarse con una reunión que esté en su horario. Un documento genérico de lluvia de ideas le da a usted y a otros un lugar para idear nuevas ideas.

Cuando colaboras en un documento de Dropbox Paper, no ves las banderas que muestran quién está escribiendo; sin embargo, ves iniciales y un punto de inserción de color diferente para cada colaborador, como lo haces en Office Online. Un documento en papel se puede exportar a formato de archivo Word, PDF o markdown (.md). Paper es una versión moderna de la colaboración en la oficina, pero no la confundas con una aplicación de gestión de proyectos a gran escala como Asana.

Además del Papel, Dropbox ofrece otras formas de colaborar. Una es conectándose con Microsoft Office. Pude usar Office Online con una cuenta de Dropbox gratuita sin siquiera tener una cuenta de Office Online: Dropbox creó una sobre la marcha. La dirección web sigue siendo la de Dropbox, en lugar de Office, y no puedes elegir la configuración de la cuenta de Word ni los complementos de la forma en que lo haces con Word Online alojado en Microsoft. En acción, se ve igual que cualquier otra edición colaborativa en Office Online, solo que el archivo se guarda en tu cuenta de Dropbox en lugar de en OneDrive.

Puedes crear un nuevo archivo de Office directamente en el sitio de Dropbox, y verás el documento en pantalla y los indicadores codificados por colores para cada colaborador a medida que lo edita. A medida que usted y sus colaboradores editan, todos ven que los cambios aparecen a medida que ocurren. Pero usar Dropbox para esto agrega una capa adicional innecesaria de complejidad en lugar de usar solo OneDrive.

Lo nuevo desde la última vez que vimos Dropbox es la capacidad de crear, editar y colaborar con Google Docs también. Tenga en cuenta que solo funciona si desactiva la protección de seguimiento en su navegador, ya que se basa en sus propias cookies de terceros. Para ser honesto, no se me ocurre una buena razón por la que no solo quiera usar y colaborar en Office 365 o Google Docs con sus servicios de almacenamiento en línea nativos, que son más optimizados y están integrados directamente. Google Drive y OneDrive han soportado la colaboración en tiempo real durante más tiempo.

Dropbox ahora tiene su propio App Center basado en la web, donde encontrarás otras integraciones nuevas, como los servicios de Slack, Trello, Zoom y Atlassian.

Firma digital Con HelloSign

Dropbox ahora te permite adjuntar firmas digitales seguras. Veo que esta función es especialmente útil para oficinas de abogados, entre otras empresas, y si compartes documentos con Dropbox, tener la capacidad incorporada tiene mucho sentido. El uso ilimitado de HelloSign requiere una suscripción independiente (1 13 al mes), pero pude usar el servicio integrado en una cuenta de Dropbox gratuita sin dicha suscripción. Un contacto de Dropbox me informó de que todos los usuarios pueden obtener tres firmas al mes de forma gratuita, lo que es perfecto para la cantidad que las uso.

Compartir

La otra forma más básica de colaborar en Dropbox es compartir archivos. El servicio suspendió el soporte para carpetas públicas, que solían crearse automáticamente en la configuración. Ahora tienes que compartir archivos y carpetas con contactos específicos. Puedes compartir cualquier archivo o carpeta en Dropbox. Simplemente toque el botón Compartir junto a la carpeta o el archivo. Puedes elegir entre Editar y Ver, pero solo los usuarios de Dropbox Professional y Business tienen opciones para compartir, como restringir el acceso a los enlaces a usuarios específicos, la caducidad de los enlaces y la protección con contraseña. OneDrive hace todo esto de forma gratuita.

Otra opción al hacer clic con el botón derecho en cualquier carpeta te permite compartirla más rápidamente. Elige Compartir enlace de Dropbox y, después, elige copias en el portapapeles sin tener que visitar el sitio web de Dropbox.

Una de nuestras funciones favoritas es que, cuando compartes archivos, Dropbox te notifica cuando alguien accede a ellos, los comenta o tiene otra actividad. Recibe un correo electrónico que dice quién hizo qué, y si tiene instalada la aplicación UWP de Windows, recibe una notificación del sistema que dice qué sucedió.

Otra característica de colaboración valiosa, llamada Solicitud de archivos, le permite configurar una carpeta y solicitar que la gente ponga cosas en ella. Imagine a un profesor que quiere que los estudiantes suban tareas, en lugar de entregarlas por correo electrónico. También sería una forma conveniente de recopilar documentos de los candidatos a puestos de trabajo. Otros servicios, incluido Google Drive, también te permiten compartir carpetas, pero los permisos funcionan de forma diferente. Con Google Drive, un colaborador puede tener acceso de solo lectura o acceso de edición. En cualquier caso, la persona puede ver todo el contenido de la carpeta, incluso si alguien más lo subió. La belleza de la función de solicitud de archivos es que los colaboradores no pueden ver lo que hay en la carpeta. Solo pueden soltar archivos a ciegas, lo que es una necesidad en muchos casos.

Finalmente, Dropbox ofrece Showcase en cuentas de Dropbox Professional. Esto ofrece una forma de presentar documentos utilizando un diseñador de páginas de arrastrar y soltar. Puede agregar bloques de texto, imágenes, enlaces, documentos, secciones y títulos. Un toque agradable es la opción para una imagen de fondo desvanecida detrás de su título. Los enlaces de vídeo que incluyas se reproducirán directamente en la página. A continuación, puedes controlar quién ha visto o descargado tu Showcase. Es similar a lo que puedes hacer con Microsoft Sway o Adobe Spark. Sin embargo, a diferencia de estos, Dropbox requiere que los espectadores tengan una cuenta para comentar en las presentaciones, aunque no solo para verlas.

Sincronización sencilla, con una pizca de Colaboración

El servicio de sincronización de archivos en línea veterano Dropbox ofrece una configuración sencilla, junto con un amplio conjunto de funciones e integraciones de servicios web aparentemente infinitas. Su ligera colaboración en papel, la herramienta de presentación para presentaciones web y las firmas digitales HelloSign distinguen al servicio de sincronización en la nube. Eso y el soporte para la edición conjunta de documentos lo convierten en una herramienta útil para los equipos. Sin embargo, las opciones de los editores Microsoft OneDrive y Google Drive son más competitivas en cuanto a precios, y ambas también incluyen una excelente colaboración de documentos integrada y un fácil intercambio de archivos en línea.