El tiempo libre sin sueldo puede ser un campo de minas confuso. Incluye cualquier ausencia del trabajo que no esté cubierta por los beneficios existentes para los empleados, como licencia por enfermedad, vacaciones pagadas y tiempo libre pagado. Aunque no existe la obligación legal de aceptar una licencia sin sueldo, muchas empresas ofrecen una licencia en caso de circunstancias excepcionales, como mudarse de casa o asistir a un funeral.
En este post hablaremos de lo que es una licencia sin sueldo y de cómo ofrecerla a los empleados podría beneficiar a su empresa. Analizaremos la elegibilidad de los empleados, los problemas legales. y leyes de tiempo libre sin sueldo. También compartiremos algunos consejos para crear una política efectiva de gestión de ausencias y responderemos algunas preguntas frecuentes.
- Tiempo libre personal
- ¿Qué es la Licencia sin sueldo?
- Tiempo Parcial vs Tiempo Completo
- Cálculos de Tiempo Libre
- Solicitar Licencia No Remunerada
- Empleados Exentos
- Licencia de empleado
- Leyes Laborales
- Ejemplos de Políticas
- Preguntas frecuentes esenciales
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Definición de Tiempo libre personal
Tiempo libre personal o tiempo libre pagado (PTO) se refiere al tiempo fuera del trabajo que es compensado por el empleador. Puede incluir licencia por enfermedad, tiempo acumulado y días de vacaciones. Otras formas de licencia de empleado pueden incluir licencia de maternidad / paternidad, licencias FMLA, licencia de licencia y licencia sin sueldo.
Los empleados suelen solicitar Tiempo Libre no remunerado (OTU) por las siguientes razones:
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- Para cuidar a personas a cargo
- Para citas médicas (médico o dentista)
- Para asistir a un funeral
- Como extensión de la licencia parental
- Para asistir a un curso/desarrollo profesional
- Como descanso profesional
- Para trabajo voluntario
- Para llevar a cabo tareas públicas como servicio de jurado
- Traslados de nuevos empleados, o tiempo libre para mudarse de casa
- Licencia relacionada con la violencia doméstica
- Servicio de jurado en ciertos estados (aunque la mayoría requiere que sea tiempo libre pagado)
¿Qué es el Tiempo libre no remunerado de los empleados?
Los empleadores tienen la responsabilidad de pagar el tiempo libre tomado en ciertas circunstancias. Esto puede incluir enfermedad, licencia médica, tiempo libre acumulado y tiempo de vacaciones. Estas prestaciones están reguladas a nivel federal y son un requisito básico de un contrato de trabajo.
Si un empleado está ausente por cualquier otra razón, es responsabilidad de la empresa decidir si el tiempo se pagará o no. Muchos empleadores optan por crear una póliza de Tiempo Libre Pagado (PTO) para que los empleados puedan solicitar tiempo libre bajo ciertas condiciones (funeral, mudanza, obligaciones personales, etc.).).
Una política de PTO describe claramente las pautas para solicitar tiempo libre. Detalla cuándo los empleados pueden solicitar la toma de fuerza, cuál es el proceso y si hay un límite (como un máximo de dos días al año para mudarse de casa).
Si su empresa no tiene una política de toma de fuerza establecida, estas ausencias se clasificarán como Tiempo Libre no remunerado. Los empleadores pueden ofrecer UTO además o en lugar de tiempo libre pagado. Pueden ofrecerlo a trabajadores por hora, empleados a tiempo parcial o a todo el personal. Si su empresa ha decidido tomar esta ruta, entonces es importante averiguar dónde se encuentra desde un punto de vista legal.
Tiempo libre del personal: Tiempo Parcial vs Tiempo Completo
La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) no proporciona una definición específica para el empleo a tiempo parcial. Sin embargo, la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, por sus siglas en inglés) define a los trabajadores a tiempo parcial como los empleados que trabajan menos de 30 horas a la semana. Los puestos a tiempo parcial generalmente consisten en menos responsabilidades y beneficios más limitados, incluido el tiempo libre remunerado, aunque esto puede variar según la empresa. Generalmente hablando, distinguiendo a tiempo completo vs los empleados a tiempo parcial se reducen a los beneficios que ofrece.
Los empleados de tiempo completo tienen más probabilidades de recibir los siguientes beneficios:
- Tiempo de vacaciones
- Beneficios de tiempo Libre pagado para empleados & compensación
- Beneficios de tiempo libre no remunerado
- Seguro de salud
- Planes de jubilación para empleadores
- Pago de horas extras para empleados no exentos
Como empresa, puede decidir limitar su póliza de PTO al personal de tiempo completo. Si ese es el caso, debe describirlo en su política de tiempo libre. También debe aclarar si los empleados a tiempo parcial tienen derecho a solicitar tiempo libre no remunerado, o si este beneficio también se limitará al personal a tiempo completo.
Los cálculos de Tiempo Libre para empleados Que cubren Todo Tipo de Solicitudes de Tiempo libre
Los cálculos de nómina para tiempo libre pagado y no pagado pueden ser confusos. Como empresa, debe establecer cálculos para todas las ausencias, incluidas las enfermedades, las vacaciones, la OTU y la OTP.
Si un empleado no exento toma una licencia sin sueldo, el número de días que está ausente del trabajo debe reflejarse en su nómina. Como los empleados no exentos trabajan por horas, generalmente administrados con hojas de tiempo, y generalmente no tienen derecho a PTO, ajustar sus salarios y su nómina por el tiempo no remunerado fuera del trabajo debería ser bastante sencillo.
Cálculos de empleados exentos
En el caso de empleados exentos, esto puede ser un poco más complicado. Si su empresa tiene una póliza de PTO que cubre la ausencia, entonces no es necesario hacer ajustes. Sin embargo, si decide que su empresa no pagará el tiempo libre, entonces tiene algunas opciones. Es posible que decida hacer cumplir el uso del tiempo acumulado o los días de vacaciones por ausencias por razones personales, o que las ausencias de este tipo sean clases como Tiempo Libre No remunerado.
En este caso, en caso de ausencia, deberá calcular la tarifa horaria del empleado dividiendo su salario bruto por el número de horas trabajadas cada mes. Entonces tendría que calcular las horas reales trabajadas en ese mes específico, luego multiplicarlas por la «tarifa por hora»calculada del empleado. Este importe bruto ajustado estaría sujeto a las deducciones fiscales habituales. Tenga en cuenta que cuando un empleado trabaja menos horas y gana salarios más bajos, su responsabilidad tributaria disminuye.
¿Cómo Pueden los Empleados Solicitar permiso sin sueldo?
Si ha decidido incluir una política de licencia no remunerada en sus procedimientos internos, debe definir claramente el proceso para solicitar tiempo libre no remunerado. Su póliza debe abordar cómo los empleados pueden solicitar tiempo libre, cuánto aviso deben dar, cuántos días tienen derecho en un período determinado y qué sucede si dos personas del mismo departamento solicitan UTP al mismo tiempo.
Como guía, el proceso general debe ser el siguiente:
- Un empleado presenta una solicitud por escrito de tiempo libre no remunerado, dentro del período de preaviso requerido. Esto generalmente se haría a través de un gerente o supervisor directo y utilizando el proceso o sistema definido en la política de ausencia o tiempo libre.
- El gerente o supervisor consulta con los jefes de departamento y/o recursos humanos. Se evalúa el impacto de la ausencia (¿causará problemas de personal o producción?)
- El gerente o recursos Humanos aprueba o deniega la solicitud. Las solicitudes se priorizan por orden de llegada.
- El empleado se asegura de que todas sus tareas estén cubiertas durante su ausencia, organizando cobertura y / o capacitación si es necesario.
En muchos casos, el tiempo libre no remunerado solo se concederá si se ha agotado todo el tiempo acumulado. Las excepciones a esto pueden incluir:
- Licencia por discapacidad
- Licencia parental
- Licencia relacionada con violencia doméstica, agresión sexual o acoso
- Licencia designada como FMLA
- Una licencia PFML (Licencia Familiar y Médica pagada)
Asegúrese de definir claramente toda esta información en su política interna.
Tiempo libre no remunerado para Empleados Exentos
Antes de redactar su póliza, también debe establecer si sus empleados están exentos o no. Hacer la pregunta de si el tiempo libre no remunerado para los empleados exentos va a ser clave. Bajo la FLSA, un empleado se considera exento si se le paga un salario y recibe un mínimo de 4 455 por semana. Un empleado también se considera exento si realiza tareas ejecutivas, administrativas o profesionales.
Mientras que los empleados exentos reciben un salario completo por cualquier semana en la que trabajen, independientemente de las horas o días trabajados, los empleados no exentos reciben un salario por hora, por lo que solo se les paga cuando trabajan. Esto significa que, en teoría, cualquier tiempo libre debe pagarse a los empleados exentos. Si no se paga el tiempo libre, una empresa corre el riesgo de contravenir las leyes de tiempo libre pagado, como la FLSA. A menudo, una empresa insistirá en que los empleados exentos utilicen el tiempo acumulado y los días de vacaciones para solucionar este problema. El Departamento de Trabajo (DOL) favorece esta opción.
Licencia de empleado
La licencia de empleado es una licencia temporal e involuntaria. Las licencias se usan más comúnmente en la industria estacional para permitir que una empresa cierre sus negocios durante períodos tranquilos. Sin embargo, se han convertido en una práctica común en muchos otros sectores en todo el mundo desde el inicio de la pandemia actual de Covid-19.
Una empresa puede dejar de trabajar a sus empleados durante días, semanas o meses, y los empleados por lo general regresan a sus puestos una vez finalizado el período de licencia. La mayoría de los empleados que están cesanteados no reciben pago, pero mantienen beneficios de empleo, como el seguro de salud. Muchas empresas utilizan permisos de trabajo como soluciones temporales de ahorro de costos que son una alternativa al despido permanente de empleados.
Leyes laborales
En términos generales, depende de usted como empleador decidir si se ofrece a los empleados tiempo libre remunerado y / o no remunerado. Sin embargo, hay ciertas situaciones en las que una empresa está legalmente obligada a cumplir con las leyes laborales, a nivel estatal o federal, para autorizar el tiempo libre.
Aquí hay algunos ejemplos de empleo y leyes de salarios y horas:
- La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) no requiere el pago por tiempo no trabajado en el sector privado, tales como vacaciones, licencias por enfermedad o días feriados federales. Estos beneficios se proporcionan a discreción de cada empresa.
- La Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés) requiere que las empresas con un personal de más de 50 años otorguen a los empleados tiempo libre no remunerado para licencia intermitente o para cuidar a un miembro de la familia. Si un empleador califica para FMLA, los empleados pueden tomar hasta 12 semanas de tiempo libre no remunerado.
- La ley federal requiere que los empleadores del gobierno federal permitan a sus empleados tomar tiempo libre pagado / no pagado en días festivos designados, como el Día de Año Nuevo y el Día de los Caídos.
- Los empleados que asisten al servicio de jurado están protegidos por la mayoría de los estados. Y en estados como Massachusetts, Nebraska y Nueva York, se debe pagar a los empleados por su tiempo libre.
- Maine aprobó una nueva póliza de licencia por enfermedad en 2019 para cubrir la licencia por enfermedad pagada y otros días libres personales. Requerirá que las empresas con más de 10 empleados proporcionen a los empleados tiempo libre remunerado por cualquier motivo. La nueva ley entra en vigor el 1 de enero de 2021, y significa que los empleadores en Maine ya no podrán ofrecer tiempo libre no remunerado a los empleados.
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Muestras de pólizas de tiempo libre no remunerado
La investigación ha demostrado que los empleadores con pólizas detalladas de tiempo libre experimentan niveles más bajos de ausencia de los empleados por enfermedad, vacaciones y días personales. Esto sugiere que una cultura corporativa con directrices claras para tomarse tiempo libre, remunerado o no, fomenta un entorno con mayor motivación, bienestar y lealtad de los empleados. El uso de muestras de políticas de tiempo libre no remunerado para comenzar es una excelente manera de acelerar el proceso de administración de estas solicitudes.
Sin embargo, antes de ofrecer a los empleados tiempo libre no remunerado, debe saber si legalmente puede hacerlo. Y ya sea que decida ofrecer a los empleados UTO, PTO o ambos, debe tener una política de ausencias clara.
La política de tiempo libre no remunerado debe especificar:
- Si ofrece licencia remunerada y no remunerada. Si ofrece ambos, necesita una póliza separada para cada categoría.
- Qué empleados tienen acceso a tiempo libre remunerado y no remunerado. Por ejemplo, si está ofreciendo PTO a algunos empleados (empleados a tiempo completo) y UTO a otros (empleados a tiempo parcial).
- El número de días no pagados que los empleados pueden tomar.
- ¿Cómo los empleados pueden solicitar tiempo libre.
- Si hay un límite para los días de trabajo remunerados y no remunerados.
- ¿Qué sucede cuando un empleado alcanza ese límite máximo (por ejemplo, si un empleado utiliza su toma de fuerza asignada, tiene derecho a UTO?).
- Cómo se rastrearán las horas y ausencias de los empleados (tarjetas de acceso, hojas de tiempo, software de asistencia, etc.).).
- Si PTO y UTO afectarán el registro de asistencia de un empleado.
Si utiliza el software de seguimiento de asistencia de empleados, puede integrar su política para ayudar a optimizar sus procesos. Por ejemplo, si su póliza define cuántos días libres se pueden tomar cada año (pagados y/o no pagados), puede compartir esta información con los empleados a través del software. Esto podría reducir el conflicto potencial y hacer que los empleados rindan cuentas de sus ausencias.
Preguntas frecuentes esenciales
Aquí hay algunas respuestas a preguntas comunes. Háganos saber en los comentarios si tiene alguna otra pregunta.
¿Necesito una póliza de tiempo libre no remunerado en mi empresa?
Si decide pagar a los empleados por el tiempo libre, depende de su empresa. Aunque no existe obligación legal, muchas empresas deciden que se trata de una buena práctica en determinadas condiciones. Si decide ofrecer tiempo libre no remunerado, necesita una política clara de OTU que establezca sus directrices y procedimientos internos.
¿Cuánto tiempo libre deben recibir los nuevos empleados?
En los Estados Unidos, la mayoría de los empleadores dan a los nuevos empleados un promedio de diez días de descanso pagados por año (una vez que han completado su período de prueba). Si ofrece PTO, debe establecer si asignará días al comienzo de cada año o si los empleados deben acumularlos.
¿Con qué antelación deben los empleados solicitar tiempo libre?
De nuevo, esto dependerá de la política de tiempo libre de su empresa y del proceso para solicitar tiempo libre. Tenga en cuenta que cuanto más aviso requiera, más tiempo tendrá que evaluar el impacto de la ausencia y aprobar o rechazar la solicitud.
¿Qué pasa si un empleado alcanza el límite de tiempo libre pagado?
Si tiene una póliza de PTO, debe decidir si hay un límite para cuántos días libres puede solicitar un empleado. Y si alcanzan su límite de toma de fuerza, ¿tendrán derecho a la OTU? ¿O tendrán que tomarlo de sus días de vacaciones o tiempo acumulado?
¿Cuál es la mejor manera de gestionar las solicitudes de tiempo libre?