¿Su empresa se basa, al menos parcialmente, en registros en papel?
Cada vez más empresas están trasladando su almacenamiento de documentos al espacio digital en estos días. Sin embargo, no todo se puede convertir a digital. Muchas empresas todavía tienen registros en papel que deben almacenarse y organizarse adecuadamente.
Usar carpetas de tres anillos para almacenar sus documentos impresos es una excelente manera de asegurarse de que no estén dañados o extraviados. Sin embargo, necesitará un sistema para organizar estos documentos en caso de que necesite localizar uno.
Dependiendo de la cantidad de registros con los que trate su negocio, tiene varias opciones para los sistemas organizacionales.
Organización alfabética
Para registros menores de 5.000, el sistema de archivo alfabético sigue siendo el método más común. En este sistema, todos los registros (incluidos los nombres de agencias, empresas, ubicaciones geográficas, personas, instituciones, sujetos y temas) se enumeran en orden alfabético de A a Z.
Puede usar este sistema para archivos de nombre de cliente y de cliente también. Si estás trabajando con temas, es posible que necesites usar un índice relativo en el que designes un nombre de tema para sustituir a un tema.
Aquí hay algunos otros consejos prácticos para el mantenimiento de registros alfabéticos:
- Si la colección de clientes o contactos que tiene es grande, considere utilizar carpetas o divisores separados dentro de sus carpetas para cada contrato.
- Mantenga las cosas claras etiquetando la parte superior de cada carpeta (apellido, nombre del contacto).
- Utilice el apellido del cliente para ordenar alfabéticamente. Para más de un cliente con el mismo apellido, utilice también su nombre de pila.
- Mantenga su sistema de organización ordenado dividiendo a sus clientes en cuatro secciones: A a F; G a L; M a R; y S a Z. Puede usar fácilmente un aglutinante para cada sección si son demasiado grandes. Esto evita que las cosas se atasquen demasiado.
Organización numérica
Con un sistema de organización de carpetas numéricas, colocará sus archivos en orden secuencial. Puede hacer esto asignando números a cada uno de sus clientes o puede extraer un número de sus listas de clientes.
La presentación numérica puede ser beneficiosa porque tiende a aumentar la productividad, ya que los números hacen que sea más rápido completar la presentación. A diferencia de un sistema alfabético, puede usar fácilmente un sistema numérico para más de 5,000 registros.
Organización de dígitos terminales
Otra forma de organización numérica es utilizar un sistema de dígitos terminales. Al igual que un sistema numérico tradicional, organizarás los números secuencialmente. Sin embargo, en el sistema de dígitos de terminal, solo utilizará los dos últimos dígitos del número asignado para cada cliente. Este sistema se usa comúnmente cuando una empresa tiene un gran número de registros.
Organización alfanumérica
Este sistema de grabación combina sistemas alfabéticos y numéricos. Los sistemas alfanuméricos se usan comúnmente cuando hay nombres y números de asignaturas en un sistema.
Para este sistema, normalmente comenzará ordenando sus archivos alfabéticamente y luego los ordenará numéricamente. Al igual que con el sistema alfabético, deberá usar un índice relativo en el que realice un seguimiento de los códigos numéricos a los que ha asignado sus categorías alfabéticas.
Organización de categorías
Por último, en un sistema de categorías, los registros se desglosan en categorías y luego se organizan alfabéticamente. Puede usar carpetas o divisores con pestañas de índice dentro de sus carpetas para mantener las cosas separadas.
Para que sea más fácil localizar sus registros, también puede organizar sus categorías por prioridad. La información que necesita con más frecuencia se puede almacenar en un archivador separado con la etiqueta «Prioridad».