En 2019, se ha convertido en una práctica estándar firmar un documento en la web simplemente escribiendo su nombre. Como propietario de un negocio, es posible que se haya preguntado de vez en cuando si esas firmas electrónicas son legalmente vinculantes.
Cada vez son más las organizaciones que realizan negocios a través de la web y que no utilizan papel, y las firmas electrónicas, también conocidas como firmas electrónicas o firmas digitales, se están convirtiendo en la nueva norma para los acuerdos legales. La mayoría de los países de todo el mundo cuentan ahora con leyes para aceptar firmas electrónicas.
Por lo tanto, si se pregunta si la firma digital en sus exenciones u otros documentos los hace legalmente exigibles, siga leyendo para obtener más información.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es un método para firmar un contrato digital en una computadora o dispositivo móvil.
Una firma electrónica puede ser una firma normal escrita con un ratón o con un dedo o lápiz en una pantalla táctil. En algunos casos, todo lo que necesita hacer es escribir su nombre y reconocer su consentimiento.
Ya en 1999 en algunos países del mundo existían leyes que han consolidado la legalidad de las firmas electrónicas.
Las firmas electrónicas y la Legislación
Si bien el marco jurídico de las firmas electrónicas varía de un país a otro, los requisitos para que una firma electrónica se considere vinculante son esencialmente los mismos.
Leyes que rigen la aplicabilidad de las firmas electrónicas en diferentes países
- Estados Unidos: ESIGN (Federal) y UETA (Ley Estatal*)
- Canadá: PIPEDA (Federal) y UECA (Provincial)
- Unión Europea: eIDAS (Excepto en Suiza)
- Australia: Ley de Transacciones Electrónicas
- Nueva Zelanda: Ley de Transacciones Electrónicas
* Illinois, el Estado de Nueva York y el Estado de Washington no usan UETA, pero tienen leyes similares en vigor.
Todas estas leyes requieren que existan ciertos factores para que una firma electrónica sea legalmente vinculante y proteja a los firmantes. WaiverForever se adhiere plenamente a los siguientes requisitos para la firma digital de renuncia.
Factores necesarios para que las firmas electrónicas sean jurídicamente vinculantes
Intención de firmar
Una firma en un documento electrónico solo es legal si el documento y las cláusulas que contiene son totalmente transparentes y la firma se hace con intención.
Consentimiento implícito o expreso para firmar electrónicamente
Todos los documentos electrónicos/plataformas de firma deben incluir una cláusula en la que el cliente acepta firmar este acuerdo electrónicamente. Puede ir un paso más allá al incluir una casilla de acuerdo marcada o un paso de verificación al firmar.
Atribución de firma
Es posible que se pregunte cómo escribir su nombre en un documento puede constituir una firma. La respuesta está en el requisito de mantener un registro de auditoría digital que asocie la firma con significantes únicos, como una marca de tiempo, correo electrónico y dirección IP.
WaiverForever mantiene un registro de auditoría de firma completo para cada documento firmado para que tenga la confianza de que una firma será válida en un tribunal de justicia.
Protección de la firma
Todas las firmas deben adjuntarse de forma segura al documento y no almacenarse por separado. Los documentos firmados deben almacenarse en un entorno cifrado y no enviarse a nadie aparte de las partes involucradas.
El almacenamiento cifrado en la nube de WaiverForever le permite acceder a las exenciones en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Utilizamos múltiples copias de seguridad para que las posibilidades de perder sus registros sean nulas.
Copias enviadas al firmante
Al firmar un documento, se debe enviar una copia del documento, incluida la firma, al cliente. WaiverForever envía automáticamente el documento firmado al correo electrónico que el cliente proporcionó.
Retención de registros
También debe conservar las copias firmadas de cada documento para reproducirlo cuando sea necesario. WaiverForever almacena todas las exenciones firmadas de forma segura en la nube, y las exenciones individuales se pueden extraer fácilmente utilizando nuestro sistema de gestión de exenciones en línea.
Cláusula de exclusión voluntaria
Por último, pero no menos importante, un cliente siempre debe tener la oportunidad de optar por la exclusión de la firma digital en favor de la firma de un contrato en papel. Si bien lo digital es la nueva norma, siempre debe tener copias de seguridad en papel en caso de que alguien elija esta ruta.
Firmar electrónicamente y Almacenar Exenciones y Acuerdos Legales Con WaiverForever
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Nuestra plataforma le permite crear y almacenar múltiples exenciones y plantillas de acuerdos legales que se pueden enviar a los clientes por correo electrónico o presentar en nuestra aplicación de exención. Las empresas también pueden elegir configurar nuestra aplicación de exención como quiosco de inicio de sesión.
Nuestro sistema ha ayudado a cientos de clientes a resolver sus necesidades de firma de documentos electrónicos y garantiza el cumplimiento desde un punto de vista legal y con las compañías de seguros.