erotus ostotilauksen ja ostotilauksen välillä

tavoitteemme tässä viestissä on selittää ostotilausten perusteet vs. ostaa tilauksia, ja jakaa joitakin vinkkejä optimoimalla osto requisition prosessi niille, jotka ovat erikoistuneet rahoituksen tai hankinnan.

ennen kuin syvennymme yksityiskohtiin, on tärkeää määritellä hankintojen ja ostotoimintojen tärkeä rooli yrityksissä, koska ne ovat kriittisiä kustannusten hallinnassa. Yksinkertaisesti sanottuna nämä osastot laativat ostokäytäntöjä ja-menettelyjä yrityksille. Heidän tehtävänään on varmistaa, että koko yrityksessä tehdyt hankinnat ovat kustannustehokkaita ja asianomaisten osapuolten hyväksymiä. Yksi asiakkaistamme on esimerkiksi hammashoitoalan yritys. Jotta ostaa hammasharjat, että saat vierailun jälkeen hammaslääkäri, henkilökunta on kanavoida tämän oston kautta osto-osasto varmistaa yritys saa parhaan hinnan ja hallita varaston viisaasti.

ostot ja hankinnat ovat tärkeitä asiakirjoja, joita yritykset käyttävät kustannusten hallinnassa. On kaksi keskeistä syytä organisaatiot käyttävät näitä asiakirjoja: 1) Se antaa heille enemmän valvontaa työntekijöiden menoja; ja 2) heillä on suurempi todennäköisyys saada alennuksia tavaroista tai palveluista, koska ostot ovat näkyvämpiä.

Ostoehdotus vs. ostotoimeksianto

näiden kahden asiakirjan keskeinen ero on se, että ostoehdotus koskee lupaa ja ostotoimeksiannot ostamista. Tutustutaan asiakirjoihin yksi kerrallaan.

mikä on ostopyyntö?

ostopyyntömenettely alkaa ostopyyntömenettelyllä tai ostopyyntölomakkeella, joka on ostajan luoma asiakirja, joka toimitetaan taloutta valvovalle osastolle. Harkitse tätä ostoprosessin osaa, jossa saat peukut pystyyn ostaaksesi haluamasi tavarat ja palvelut. Et oikeasti tilaa mitään, saat luvan tehdä niin. Tämä on ensimmäinen askel tehokkaassa kirjausketjussa hankintoja varten.

tietyn dollarirajan ylittävistä tavaroista vaaditaan usein ostoehtoja. Esimerkiksi suuren yksityisen yliopiston hankintaosasto edellyttää, että ostajat tekevät ostopyynnön yli 5 000 dollarin tavaroista ja palveluista. Vaikka osto pakkolunastukset voivat vaihdella liiketoiminnan tarpeiden mukaan, ne koostuvat yleensä seuraavista tiedoista: ostajan sijainti tai sisäinen osasto, määrä ja yleinen kuvaus tarvikkeiden pyydetään, nimi myyjä, joka tarjoaa tavaroita, ja hinta.

käyttämällä hammashoitoasiakastamme esimerkkinä, ostopyyntö sisältäisi ostajan sijainnin (hammashoitolan sijainti), pyydettyjen tarvikkeiden määrän ja kuvauksen (500 hammaslankahammasharjaa), tavaroita toimittavan myyjän nimen (esim.Colgate®), hinnan ($2,000.00) ja pyydetyn toimituspäivän. Klinikka sitten jakaa tämän asiakirjan suoraan osto osasto hyväksymistä, hylkäämistä, tai jatkokäsittelyyn.

mikä on ostotilaus?

ostotilaus (PO) on paikka, jossa ostaminen tapahtuu. Kun Osto-tai hankintaosasto on hyväksynyt ostoehdotuksen ja antanut sinulle kuvaannollisen peukun ostaaksesi haluamasi tavarat ja palvelut, Se antaa ostotilauksen myyjälle. Ostotilaukset syntyvät tyypillisesti PLANERGYN kaltaisilla sähköisillä hankintajärjestelmillä, joiden avulla yritykset voivat seurata myyntipisteitä ja toimittaa ne sähköisesti. Jälleen tiedot voivat vaihdella, mutta ostotilaukset sisältävät yleensä tuotteen tai palvelun ostavan yrityksen nimen, tavaran tai palvelun kuvauksen ja määrän, hinnan, postiosoitteen, maksutiedot ja ehdot, laskun osoitteen ja ostotilausnumeron.

hammashoitoasiakkaallemme ostotilaus sisältäisi tavaran tai palvelun ostavan yrityksen nimen (XYZ Dental Company), tavaran tai palvelun kuvauksen ja määrän (500 hammaslankahammasharjaa), hinnan ($2 000), postiosoite (1 Fake Avenue, Boston, MA 12345), maksuehdot (maksetaan 30 päivässä), laskutusosoite (sama kuin postiosoite) ja ostotilausnumero (123).

ostotilaukset ovat tärkeä asiakirja myös myyjille. Myyjät käyttävät niitä tilausten täyttämiseen ja maksujen käsittelyyn. Kun TUOTTOARVIO on toimitettu, myyjä esittää mahdolliset huolenaiheet. Kun kaikki ongelmat on käsitelty, tilaus lähetetään. Tämän jälkeen myyjä lähettää laskun tavaroista tai palveluista, jotka ostajan on maksettava.

miksi osto-ja ostotilaukset ovat tärkeitä?

yritykset hoitavat ostoehdotusten ja ostotilausten luomisen ja seurannan monin tavoin, mutta tehokkainta on sähköinen hankintajärjestelmä, joka integroituu helposti muihin rahoitusjärjestelmiin. Yritykset, jotka käyttävät kehittyneitä sähköisiä järjestelmiä sen sijaan, että luottaisivat Exceliin ja sähköpostiin luodakseen, jakaakseen ja seuratakseen näitä asiakirjoja, nauttivat merkittävästä kustannusten vähenemisestä, yrityksen menojen paremmasta valvonnasta ja virtaviivaisemmista prosesseista ja paljon muuta.

käytetystä prosessista riippumatta ostoarviot ja ostotoimeksiannot ovat kriittinen osa menojen hallintaa. Ne eivät ainoastaan auta kustannusten ja varaston hallinnassa, ne auttavat yrityksiä välttämään päällekkäisiä tai puuttuvia tilauksia, selventämään tärkeitä yksityiskohtia, pysymään suojattuna tilintarkastuksilta ja suojaamaan sekä ostajia että myyjiä.