Différence Entre une Demande d’Achat et un Bon de Commande

Notre objectif avec cet article est d’expliquer les bases des demandes d’achat par rapport aux bons de commande, et partagez quelques conseils sur l’optimisation du processus de demande d’achat pour ceux qui se spécialisent dans la finance ou l’approvisionnement.

Avant d’entrer dans les détails, il est important de définir le rôle important que jouent les fonctions d’approvisionnement et d’achat au sein des entreprises, car elles sont essentielles à la gestion des coûts. En termes simples, ces ministères établissent des politiques et des procédures d’achat pour les entreprises. C’est leur travail de s’assurer que les achats effectués dans toute l’entreprise sont rentables et approuvés par les parties appropriées. Par exemple, l’un de nos clients est une entreprise de soins dentaires. Afin d’acheter les brosses à dents que vous recevez après une visite chez le dentiste, le personnel doit faire passer cet achat par le service des achats pour s’assurer que l’entreprise obtient le meilleur prix et gère judicieusement les stocks.

Dans ce contexte important des achats et des achats, les demandes d’achat et les bons de commande sont des documents clés utilisés par les entreprises pour aider à gérer les coûts. Il y a deux raisons principales pour lesquelles les organisations utilisent ces documents: 1) Cela leur donne plus de contrôle sur les dépenses des employés; et 2) Ils ont une plus grande probabilité de recevoir des rabais sur des biens ou des services, car ils ont une plus grande visibilité sur les achats.

Demande d’achat par rapport au bon de commande

La principale différence entre ces deux documents est qu’une demande d’achat concerne l’autorisation et que les bons de commande concernent l’achat. Explorons les documents un à la fois.

Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Le processus de demande d’achat commence par une demande d’achat ou un formulaire de demande d’achat, un document créé par l’acheteur et soumis au ministère qui contrôle les finances. Considérez ceci comme la partie du processus d’achat où vous avez le pouce levé pour acheter les biens et services que vous souhaitez. Vous ne commandez rien, vous obtenez l’approbation pour le faire. Cela constitue la première étape d’une piste d’audit efficace pour les achats.

Des demandes d’achat sont souvent requises pour les marchandises dépassant un certain seuil en dollars. Par exemple, le service des achats d’une grande université privée exige que les acheteurs soumettent une demande d’achat de biens et de services de plus de 5 000 $. Bien que les demandes d’achat puissent varier en fonction des besoins de l’entreprise, elles comprennent généralement les informations suivantes: l’emplacement de l’acheteur ou le service interne, la quantité et la description générale des fournitures demandées, le nom du fournisseur qui fournit les marchandises et le prix.

En utilisant notre client de soins dentaires à titre d’exemple, la demande d’achat comprendrait l’emplacement de l’acheteur (emplacement de la clinique de soins dentaires), la quantité et la description des fournitures demandées (500 brosses à dents à pointe dentaire), le nom du vendeur qui fournit les marchandises (par exemple Colgate®), le prix (2 000,00$) et la date de livraison demandée. La clinique partagerait ensuite ce document directement avec le service des achats pour approbation, rejet ou discussion ultérieure.

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Le bon de commande (PO) est l’endroit où l’achat a lieu. Une fois que le service des achats ou des achats a approuvé la demande d’achat et vous a donné le pouce levé figuratif pour acheter les biens et services souhaités, il émet un bon de commande au vendeur. Les bons de commande sont généralement créés à l’aide de systèmes d’achat électroniques tels que PLANERGY, qui permettent aux entreprises de suivre les points de vente et de les soumettre par voie électronique. Encore une fois, les informations peuvent varier, mais les bons de commande incluent généralement le nom de la société qui achète les biens ou services, la description et la quantité des biens ou services, le prix, une adresse postale, les informations et conditions de paiement, l’adresse de facture et un numéro de bon de commande.

Pour notre client de soins dentaires, le bon de commande inclurait le nom de la société qui achète les biens ou services (XYZ Dental Company), la description et la quantité des biens ou services (500 brosses à dents à pointe de soie), le prix ($ 2 000), une adresse postale (1 Fake Avenue, Boston, MA 12345), les conditions de paiement (à payer en 30 jours), l’adresse de facture (identique à l’adresse postale) et un numéro de bon de commande (123).

Les bons de commande sont également un document important pour les fournisseurs. Les fournisseurs les utilisent pour l’exécution des commandes et le traitement des paiements. Une fois le bon de commande soumis, le vendeur soulève des préoccupations. Une fois les problèmes traités, la commande est expédiée. Le vendeur envoie alors une facture pour les biens ou services à payer par l’acheteur.

Pourquoi les demandes d’achat et les bons de commande sont-ils importants?

Les entreprises gèrent la création et le suivi des demandes d’achat et des bons de commande de nombreuses manières, mais le plus efficace consiste à disposer d’un système d’approvisionnement électronique qui s’intègre facilement à d’autres systèmes financiers. Les entreprises qui utilisent des systèmes électroniques sophistiqués au lieu de compter sur Excel et le courrier électronique pour créer, partager et suivre ces documents bénéficient d’une réduction significative des coûts, d’un meilleur contrôle des dépenses de l’entreprise, de processus plus rationalisés, etc.

Quel que soit le processus utilisé, les demandes d’achat et les bons de commande constituent un élément essentiel de la gestion des dépenses. Non seulement ils aident à gérer les coûts et les stocks, mais ils aident les entreprises à éviter les commandes en double ou manquantes, à clarifier les détails importants, à rester protégées contre les audits financiers et à protéger les acheteurs et les fournisseurs.