Vårt mål med dette innlegget er å forklare det grunnleggende om innkjøpsrekvisisjoner vs. Innkjøpsordrer, OG DELE noen tips om optimalisering Av Innkjøpsrekvisisjonsprosessen For De Som Spesialiserer seg på økonomi eller innkjøp.
Før vi graver i detaljene, er det viktig å definere den viktige rollen som innkjøp og innkjøpsfunksjoner spiller i bedrifter, da de er kritiske for å håndtere kostnader. Enkelt sagt, disse avdelingene etablere kjøp politikk og prosedyrer for bedrifter. Det er deres jobb å sikre at kjøp gjort i hele selskapet er kostnadseffektive og godkjent av de aktuelle partene. For eksempel er en av våre kunder et tannhelsefirma. For å kjøpe tannbørster som du mottar etter et besøk til tannlegen, må ansatte trakt dette kjøpet gjennom innkjøpsavdelingen for å sikre at selskapet får den beste prisen og administrere inventar klokt.
med den viktige konteksten om innkjøp og innkjøp i tankene, innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer er viktige dokumenter selskaper bruker til å håndtere kostnader. Det er to viktige grunner til at organisasjoner bruker disse dokumentene: 1) det gir dem mer kontroll over ansattes utgifter; og 2) de har større sannsynlighet for å motta rabatter på varer eller tjenester fordi det er større synlighet i innkjøp.
innkjøpsrekvisisjon vs. innkjøpsordre
hovedforskjellen mellom disse to dokumentene er at en innkjøpsrekvisisjon handler om tillatelse og innkjøpsordre handler om å kjøpe. La oss utforske dokumentene en om gangen.
Hva er en innkjøpsrekvisisjon?
innkjøpsrekvisisjonsprosessen starter med et innkjøpsrekvisisjons-eller innkjøpsforespørselsskjema, et dokument som opprettes av kjøperen og sendes til avdelingen som styrer økonomien. Vurder dette delen av innkjøpsprosessen hvor du får tommelen opp for å kjøpe varene og tjenestene du vil ha. Du bestiller faktisk ikke noe, du får godkjenning til å gjøre det. Dette fungerer som det første trinnet i et effektivt revisjonsspor for innkjøp.
Innkjøpsrekvisisjoner kreves ofte for varer over en viss dollargrense. For eksempel krever anskaffelsesavdelingen ved et stort privat universitet at innkjøpere sender inn en kjøpsforespørsel for varer og tjenester over $ 5000. Mens innkjøpsrekvisisjoner kan variere avhengig av forretningsbehov, består de vanligvis av følgende informasjon: kjøpers plassering eller intern avdeling, antall og generell beskrivelse av rekvisita forespurt, navnet på leverandøren som leverer varene, og prisen.
ved å bruke vår dental healthcare-klient som et eksempel, vil innkjøpsrekvisisjonen inkludere kjøperens plassering( dental healthcare clinics plassering), mengden og beskrivelsen av forespurte forsyninger (500 tannbørster med tanntråd), navnet på leverandøren som leverer varene (F.Eks.Colgate®), prisen ($2,000. 00) og den forespurte leveringsdatoen. Klinikken vil da dele dette dokumentet direkte med innkjøpsavdelingen for godkjenning, avvisning eller videre diskusjon.
Hva er en innkjøpsordre?
innkjøpsordren (PO) er hvor kjøpet skjer. Når innkjøps-eller innkjøpsavdelingen har godkjent innkjøpsrekvisisjonen og gitt deg den figurative tommelen opp for å kjøpe ønskede varer og tjenester, utsteder den en innkjøpsordre til leverandøren. Innkjøpsordrer opprettes vanligvis ved hjelp av elektroniske innkjøpssystemer som PLANERGY, som gjør det mulig for bedrifter å spore POs og sende dem elektronisk. Igjen kan informasjonen variere, men innkjøpsordrer inkluderer vanligvis navnet på firmaet som kjøper varene eller tjenestene, beskrivelsen og mengden av varene eller tjenestene, prisen, en postadresse, betalingsinformasjon og vilkår, fakturaadresse og et bestillingsnummer.
for vår tannhelsetjenesteklient vil innkjøpsordren inneholde navnet på firmaet som kjøper varene Eller tjenestene (XYZ Dental Company), beskrivelsen og mengden av varene eller tjenestene (500 tanntråd tannbørster), pris ($2000), en postadresse (1 fake avenue, boston, ma 12345), Betalingsbetingelser (betales innen 30 dager), fakturaadresse (samme som postadresse) og et bestillingsnummer (123).
Innkjøpsordrer er også et viktig dokument for leverandører. Leverandører bruker dem for ordreoppfyllelse og behandling av betalinger. Når PO er sendt, reiser leverandøren noen bekymringer. Etter at noen problemer er behandlet, sendes bestillingen. Selgeren sender deretter en faktura for varene eller tjenestene som skal betales av kjøperen.
Hvorfor er innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer viktige?
Bedrifter håndterer å opprette og overvåke innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer på mange måter, men det mest effektive er å ha et elektronisk innkjøpssystem som enkelt integreres med andre finansielle systemer. Bedrifter som bruker avanserte elektroniske systemer i stedet for Å stole På Excel og e-post for å opprette, dele og spore disse dokumentene, får en betydelig reduksjon i kostnader, større kontroll over bedriftens utgifter og mer strømlinjeformede prosesser og mer.
uansett hvilken prosess som brukes, er innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer en kritisk del av spend management. Ikke bare hjelper de med å administrere kostnader og inventar, de hjelper bedrifter med å unngå dupliserte eller manglende ordrer, avklare viktige detaljer, holde seg beskyttet mot økonomiske revisjoner og beskytte både kjøpere og leverandører.
Oppdag HVORDAN PLANERGY kan forbedre godkjenningsprosessen for kjøp og spare tid på å lage rekvisisjoner
Finn Ut Hvordan
