diferența dintre o cerere de achiziție și comandă de achiziție

scopul nostru cu acest post este de a explica rechiziții vs. comenzi de cumpărare și împărtășiți câteva sfaturi despre optimizarea procesului de solicitare a achizițiilor pentru cei specializați în finanțe sau achiziții.

înainte de a intra în detalii, este important să definim rolul important pe care îl joacă funcțiile de achiziții și achiziții în cadrul întreprinderilor, deoarece acestea sunt esențiale în gestionarea costurilor. Pur și simplu, aceste departamente stabilesc politici și proceduri de cumpărare pentru întreprinderi. Este treaba lor să se asigure că achizițiile efectuate în întreaga companie sunt rentabile și aprobate de părțile corespunzătoare. De exemplu, unul dintre clienții noștri este o companie de asistență medicală dentară. Pentru a achiziționa periuțele de dinți pe care le primiți după o vizită la medicul dentist, personalul trebuie să canalizeze această achiziție prin Departamentul de achiziții pentru a se asigura că compania obține cel mai bun preț și gestionează inventarul cu înțelepciune.

având în vedere acest context important despre achiziții și achiziții, solicitările de cumpărare și comenzile de cumpărare sunt documente cheie pe care companiile le folosesc pentru a ajuta la gestionarea costurilor. Există două motive cheie pentru care organizațiile folosesc aceste documente: 1) le oferă mai mult control asupra cheltuielilor angajaților; și 2) au o probabilitate mai mare de a primi reduceri la bunuri sau servicii, deoarece există o vizibilitate mai mare în cumpărare.

cerere de cumpărare vs.comandă de cumpărare

diferența cheie dintre aceste două documente este că o cerere de cumpărare este despre permisiune și comenzile de cumpărare sunt despre cumpărare. Să explorăm documentele pe rând.

ce este o cerere de cumpărare?

procesul de solicitare de cumpărare începe cu o cerere de achiziție sau un formular de solicitare de cumpărare, un document care este creat de cumpărător și transmis departamentului care controlează finanțele. Luați în considerare această parte a procesului de cumpărare în care obțineți degetele mari pentru a achiziționa bunurile și serviciile dorite. De fapt, nu comandați nimic, primiți aprobarea pentru a face acest lucru. Aceasta servește drept primul pas într-o pistă de audit eficientă pentru achiziții.

rechizițiile de cumpărare sunt adesea necesare pentru mărfurile care depășesc un anumit prag de dolar. De exemplu, Departamentul de achiziții de la o universitate privată mare impune cumpărătorilor să depună o cerere de achiziție pentru bunuri și servicii de peste 5.000 USD. În timp ce cererile de cumpărare pot varia în funcție de nevoile afacerii, ele constau de obicei din următoarele informații: locația cumpărătorului sau departamentul intern, cantitatea și descrierea generală a consumabilelor solicitate, numele vânzătorului care furnizează bunurile și prețul.

folosind clientul nostru de asistență medicală dentară ca exemplu, cererea de achiziție ar include locația cumpărătorului (locația clinicii de asistență medicală dentară), cantitatea și descrierea consumabilelor solicitate (500 de periuțe de dinți cu vârf de ață), numele vânzătorului care furnizează bunurile (de exemplu, Colgate Colgate), prețul (2.000, 00 USD) și data de livrare solicitată. Clinica va împărtăși apoi acest document direct Departamentului de achiziții pentru aprobare, respingere sau discuții ulterioare.

ce este o comandă de cumpărare?

comanda de cumpărare (PO) este locul în care se întâmplă cumpărarea. Odată ce Departamentul de achiziții sau achiziții a aprobat cererea de achiziție și v-a oferit degetele figurative pentru a achiziționa bunurile și serviciile dorite, acesta emite o comandă de achiziție vânzătorului. Comenzile de cumpărare sunt de obicei create folosind sisteme electronice de cumpărare, cum ar fi PLANERGY, care permit întreprinderilor să urmărească POs-urile și să le trimită electronic. Din nou, informațiile pot varia, dar comenzile de achiziție includ, în general, numele companiei care achiziționează bunurile sau serviciile, descrierea și cantitatea bunurilor sau serviciilor, prețul, o adresă poștală, informații și termeni de plată, adresa facturii și un număr de comandă de achiziție.

pentru clientul nostru de asistență medicală dentară, comanda de achiziție ar include numele companiei care achiziționează bunurile sau serviciile (XYZ Dental Company), descrierea și cantitatea bunurilor sau serviciilor (500 de periuțe de dinți 2.000), o adresă poștală (1 fake Avenue, Boston, MA 12345), condiții de plată (care trebuie plătite în 30 de zile), Adresa facturii (la fel ca adresa poștală) și un număr de comandă de achiziție (123).

comenzile de cumpărare sunt un document important și pentru furnizori. Vânzătorii le folosesc pentru îndeplinirea comenzilor și procesarea plăților. Odată ce PO este prezentat, vânzătorul ridică orice probleme. După orice probleme sunt tratate, comanda este expediat. Vânzătorul trimite apoi o factură pentru bunurile sau serviciile care urmează să fie plătite de cumpărător.

De ce sunt importante solicitările de cumpărare și comenzile de cumpărare?

întreprinderile se ocupă de crearea și monitorizarea cererilor de cumpărare și a comenzilor de cumpărare în multe feluri, dar cel mai eficient este să aibă un sistem electronic de achiziții care să se integreze ușor cu alte sisteme financiare. Companiile care folosesc sisteme electronice sofisticate în loc să se bazeze pe Excel și e-mail pentru a crea, partaja și urmări aceste documente se bucură de o reducere semnificativă a costurilor, un control mai mare asupra cheltuielilor companiei și procese mai simplificate și multe altele.

indiferent de procesul utilizat, rechizițiile de cumpărare și comenzile de cumpărare sunt o parte esențială a gestionării cheltuielilor. Nu numai că ajută la gestionarea costurilor și a inventarului, ci ajută întreprinderile să evite comenzile duplicate sau lipsă, să clarifice detaliile importante, să rămână protejate împotriva auditurilor financiare și să protejeze atât cumpărătorii, cât și vânzătorii.