El arte de escribir un memo de negocios es en realidad una especie de arte perdido.
Con el aumento de las comunicaciones digitales y una dependencia excesiva de los teléfonos celulares y los mensajes de texto y correos electrónicos rápidos, no parece haber mucho espacio para el venerable memo.
Eso es desafortunado, ya que un memorando de negocios bien elaborado puede eliminar la burocracia y transmitir mensajes importantes de la empresa a las personas adecuadas, de una manera clara y concisa.
Los memorandos son muy preferibles a los correos electrónicos cuando se emite información y datos sobre cuestiones clave de la empresa, como cambios de política o el nombramiento de un nuevo director general.
¿Cómo escribir la mejor nota? Corto y dulce es un buen lugar para comenzar, y la capacidad de comunicar sus puntos clave es una buena manera de terminar.
Echemos un vistazo y veamos cómo escribir el mejor memo de negocios.
Cómo escribir un memorando
Por definición, un memorando (abreviatura de memorando) es un documento comercial que busca involucrar al personal dentro de una empresa y comunica mensajes importantes sobre temas clave en reuniones, políticas de la empresa y negocios corporativos.
Escribir una buena nota se trata principalmente de un buen formato, una estructura sólida y la capacidad de transmitir clara y sucintamente el mensaje deseado.
Para cubrir las bases en todos los frentes anteriores, pasemos por el proceso, paso a paso, para crear un memo magistral.
Añadir el título
El título de una nota es corto y va al grano, y siempre se coloca en la parte superior de la página. Por lo general, se usa un término en el título (piense en «memo» o «memo al personal».») Idealmente, desea que su mensaje destaque entre el montón de papeleo y correos electrónicos que a menudo inundan el lugar de trabajo moderno. Dirigir tu título al público/destinatario deseado hace precisamente eso.
Asegúrese de incluir la Fecha
La fecha es necesaria como punto de referencia temporal. Muestra al destinatario cuándo se escribió el memorándum y, en muchos casos, le da al memorándum un sentido de urgencia, y que su contenido e instrucciones deben tomarse en serio.
3. Designe Quién Recibe el Memo Con «Para»
Deje Claro Quién Es el Memo»De»
Esta línea designa al autor del memo, por nombre y título (es decir, «del escritorio de Sally Stone, directora de ventas.») A menudo, para subrayar la importancia de la nota, el título incluye la firma del remitente, por iniciales. Por lo general, esto ocurre cuando un subordinado escribe la nota para un supervisor o gerente – ese gerente firmará la nota para mostrar a los destinatarios que todo en la nota está aprobado y requiere atención o una respuesta.
Añadir un asunto claro
Esta línea designa de qué se trata el memo y siempre debe escribirse de forma clara, concisa y convincente. Por encima de todo, quieres que tu memo destaque y que transmita tu mensaje. Ese proceso realmente comienza con la línea de asunto, y tiene la intención de indicar claramente de qué se trata la nota.
Escribe el cuerpo
Esta sección entra en más detalles sobre de qué se trata la nota. El objetivo es llegar al punto rápidamente (es decir, » Hemos establecido una reunión el lunes, enero. 6 para discutir los objetivos y prioridades de ventas del primer trimestre.») La primera línea es muy importante, ya que pone la mesa para el resto de la nota. Es ideal dividir el cuerpo de la nota en párrafos cortos, tres deberían ser el objetivo. Más que eso, empezarás a perder la atención de tus destinatarios. Recuerda, claro y conciso es el objetivo con un buen memo. El último párrafo debe incluir un llamamiento a la acción, es decir, algo convincente para estimular al receptor a tomar medidas.
Cerrar la sesión Con un Buen Cierre
La última parte de la nota puede incluir una firma del remitente en la parte inferior, pero no es necesario. Simplemente firme y feche la firma, para «sellar oficialmente el trato» en el memorándum, y deje que el lector sepa de quién, exactamente, proviene el memorándum. Sin embargo, es más importante terminar el memo con un llamado firme a la acción, para que sus lectores sepan qué acción específica se debe tomar.
Buenas plantillas de notas para usar
Para ayudarlo a escribir una nota mejor y darle un ejemplo visual de lo que le gustaría a una buena nota, consulte estos ejemplos de notas:
- Vértice 42: Este sitio web ofrece una variedad de plantillas diferentes, incluidas notas de negocios «informales» y «formales».
- Office.com: Esta página web es muy útil a la hora de elegir el diseño adecuado para su nota.
- TemplateArchive.com: Este sitio hace un gran trabajo al dividir el proceso de notas en bocados fáciles de entender. Incluye secciones sobre plantillas, cuándo enviar una nota y el formato de la nota.
¿Cuándo necesita Enviar una Nota?
Saber cuándo escribir un correo electrónico es tan importante como saber cómo escribir una nota. Por ejemplo, hay escenarios en los que un correo electrónico corto será suficiente, o un tablón de anuncios digital interno lo llevará a su público correcto.
En general, sin embargo, escribir una nota es óptimo en los siguientes escenarios:
- Cuando necesita publicar un mensaje que impresione. Los correos electrónicos son excelentes para enviar un mensaje rápidamente, pero una nota puede crear un mensaje que esté diseñado para durar. Si su mensaje implica un problema grave o una recomendación, es preferible una nota a un correo electrónico para transmitir su punto de vista.
- Cuando formatea su mensaje correctamente es importante. Si tu mensaje necesita incluir viñetas, encabezados o gráficos, un memo es un gran vehículo para involucrar al personal.
- Cuando su mensaje está destinado a ser impreso. Si su mensaje va a terminar en un tablón de anuncios de la empresa o en un formato de boletín informativo, o si su mensaje se utilizará en una reunión de la empresa, una nota formal es el camino a seguir.
Debe evitar escribir una nota cuando un correo electrónico sea suficiente. Por lo general, ese es el caso cuando tienes un mensaje muy corto que enviar, o si estás de viaje usando tu teléfono inteligente y no tienes tiempo para estructurar y formatear una nota.
Consejos para escribir un Excelente Memorándum
Utilice estos consejos para escribir memorándums que destaquen, se noten y se apliquen rápidamente.
- Apégate a la política corporativa sobre notas. La mayoría de las empresas, especialmente las más grandes, tienen un guion o modelo estándar a seguir al escribir una nota. Manténgase cerca de él y use el plano para transmitir su punto de vista.
- Mantenga sus oraciones y párrafos cortos y al grano. Como dijo una vez Ernest Hemingway, «la brevedad es la clave.»Los memos largos y prolijos son memos que a menudo no se leen.
- Utilice viñetas. Para ser más sucinto y transmitir su punto de vista, use viñetas para transmitir mejor su mensaje.
- Enfócate en la llamada a la acción. El final de la nota, donde se incluye una llamada a la acción, es vital para el proceso de la nota. Concentrarse en la verborrea que inspira al lector y poner en movimiento. Hágase esta pregunta: ¿cuál es la mejor comida para llevar que quiero que los lectores absorban de la nota?
- Editar para gramática. Nadie quiere leer un memorándum lleno de errores tipográficos y gramaticales. Asegúrate de revisar tu nota e invierte en un buen software de gramática como Grammarly.