Nuestro objetivo con esta publicación es explicar los conceptos básicos sobre las solicitudes de compra vs. órdenes de compra, y comparta algunos consejos para optimizar el proceso de solicitud de compra para aquellos que se especializan en finanzas o adquisiciones.
Antes de profundizar en los detalles, es importante definir el importante papel que desempeñan las funciones de compras y compras dentro de las empresas, ya que son fundamentales para administrar los costos. En pocas palabras, estos departamentos establecen políticas y procedimientos de compra para las empresas. Su trabajo es asegurarse de que las compras realizadas en toda la empresa sean rentables y aprobadas por las partes apropiadas. Por ejemplo, uno de nuestros clientes es una empresa de salud dental. Para comprar los cepillos de dientes que recibe después de una visita al dentista, el personal debe canalizar esta compra a través del departamento de compras para garantizar que la empresa obtenga el mejor precio y administre el inventario de manera inteligente.
Teniendo en cuenta ese importante contexto de compras y adquisiciones, las solicitudes de compra y las órdenes de compra son documentos clave que las empresas utilizan para ayudar a administrar los costos. Hay dos razones clave por las que las organizaciones usan estos documentos: 1) Les da más control sobre el gasto de los empleados; y 2) Tienen una mayor probabilidad de recibir descuentos en bienes o servicios porque hay una mayor visibilidad en las compras.
Solicitud de compra vs. orden de compra
La diferencia clave entre estos dos documentos es que una solicitud de compra es sobre el permiso y las órdenes de compra son sobre la compra. Exploremos los documentos uno a la vez.
¿Qué es una solicitud de compra?
El proceso de solicitud de compra comienza con un formulario de solicitud de compra o solicitud de compra, un documento que es creado por el comprador y enviado al departamento que controla las finanzas. Considere esto la parte del proceso de compra en la que obtiene los pulgares para comprar los bienes y servicios que desea. En realidad no estás pidiendo nada, estás obteniendo la aprobación para hacerlo. Esto sirve como el primer paso en un seguimiento de auditoría eficiente para las compras.
Las solicitudes de compra a menudo se requieren para bienes por encima de un determinado umbral de dólares. Por ejemplo, el departamento de adquisiciones de una universidad privada grande requiere que los compradores presenten una solicitud de compra de bienes y servicios de más de 5 5,000. Si bien las solicitudes de compra pueden variar según las necesidades de la empresa, por lo general consisten en la siguiente información: ubicación del comprador o departamento interno, la cantidad y descripción general de los suministros solicitados, el nombre del proveedor que proporciona los bienes y el precio.
Usando nuestro cliente de atención médica dental como ejemplo, la solicitud de compra incluiría la ubicación del comprador (ubicación de la clínica de atención médica dental), la cantidad y descripción de los suministros solicitados (500 cepillos de dientes con punta de hilo dental), el nombre del proveedor que proporciona los productos (por ejemplo, Colgate®), el precio ($2,000.00) y la fecha de entrega solicitada. La clínica compartirá este documento directamente con el departamento de compras para su aprobación, rechazo o posterior discusión.
¿Qué es una orden de compra?
La orden de compra (PO) es donde se realiza la compra. Una vez que el departamento de compras o compras ha aprobado la solicitud de compra y le ha dado el visto bueno figurativo para comprar los bienes y servicios deseados, emite una orden de compra al proveedor. Las órdenes de compra generalmente se crean utilizando sistemas de compra electrónicos como PLANERGY, que permiten a las empresas rastrear los puntos de venta y enviarlos electrónicamente. Una vez más, la información puede variar, pero las órdenes de compra generalmente incluyen el nombre de la empresa que compra los bienes o servicios, la descripción y cantidad de los bienes o servicios, el precio, una dirección postal, información y términos de pago, dirección de factura y un número de orden de compra.
Para nuestro cliente de atención médica dental, la orden de compra incluiría el nombre de la empresa que compra los bienes o servicios (XYZ Dental Company), la descripción y cantidad de los bienes o servicios (500 cepillos de dientes con punta de hilo dental), ($2,000), una dirección postal (1 Fake Avenue, Boston, MA 12345), condiciones de pago (a pagar en 30 días), dirección de factura (la misma que la dirección postal) y un número de orden de compra (123).
Las órdenes de compra también son un documento importante para los proveedores. Los proveedores los utilizan para el cumplimiento de pedidos y el procesamiento de pagos. Una vez que se presenta la orden de compra, el proveedor plantea cualquier inquietud. Después de resolver cualquier problema, se envía el pedido. A continuación, el vendedor envía una factura por los bienes o servicios a pagar por el comprador.
¿Por qué son importantes las solicitudes de compra y las órdenes de compra?
Las empresas manejan la creación y el monitoreo de solicitudes de compra y órdenes de compra de muchas maneras, pero la más eficiente es tener un sistema electrónico de adquisiciones que se integre fácilmente con otros sistemas financieros. Las empresas que utilizan sistemas electrónicos sofisticados en lugar de confiar en Excel y el correo electrónico para crear, compartir y rastrear estos documentos disfrutan de una reducción significativa de costos, un mayor control sobre el gasto de la empresa y procesos más simplificados, entre otras cosas.
Independientemente del proceso utilizado, las solicitudes de compra y las órdenes de compra son una parte fundamental de la gestión de gastos. No solo ayudan a administrar los costos y el inventario, sino que también ayudan a las empresas a evitar pedidos duplicados o faltantes, aclarar detalles importantes, mantenerse protegidas contra auditorías financieras y proteger tanto a compradores como a proveedores.
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