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Répondre aux appels d’offres ou aux demandes de propositions et remporter des projets de construction fait partie intégrante de toute entreprise de passation de marchés réussie. C’est la façon dont vous acquérez de nouveaux travaux et apportez des revenus à votre entreprise. Bien sûr, le processus d’appel d’offres pour la construction peut être coûteux et prendre du temps. Mais fait correctement, c’est une excellente occasion non seulement d’augmenter vos profits, mais d’élargir votre réseau de propriétaires, d’entrepreneurs généraux et de gestionnaires de construction. Construire un pipeline pour les entreprises futures.

Alors que la plupart des entrepreneurs ont des années d’expérience dans leur métier, beaucoup entrent dans le processus d’appel d’offres avec peu de connaissances pratiques. Pour faire de votre mieux, vous devez avoir une bonne compréhension des méthodes et des contrats qui composent les processus d’appel d’offres de construction, ainsi que des erreurs courantes à éviter en cours de route.

Quel est le Processus d’appel d’offres pour la construction?

Un processus d’appel d’offres de construction implique la soumission d’un formulaire de soumission ou d’une proposition au propriétaire, au directeur de la construction ou à l’entrepreneur général. En règle générale, les gestionnaires de la construction ou les entrepreneurs généraux sollicitent les soumissions de construction auprès des sous-traitants en envoyant des invitations à soumissionner: des documents qui détaillent le projet de construction et l’étendue des travaux. Les sous-traitants peuvent télécharger les documents de soumission, examiner les informations sur le projet pour déterminer s’ils conviennent, puis soumettre une soumission détaillée à l’entrepreneur général.

De là, l’entrepreneur général attribue l’offre à un sous-traitant en fonction de la meilleure valeur, qui dans de nombreux cas est le prix le plus bas, mais peut inclure d’autres variables telles que les performances passées, la capacité de soumission et l’expérience dans le type de projet de construction. Pour faire court, le prix de soumission le plus bas ne garantit pas que vous gagnerez le projet. Dans de nombreux cas, les entrepreneurs généraux disqualifieront l’entrepreneur au prix le plus bas et choisiront un numéro intermédiaire pour réduire leur risque.

« Le prix d’enchère le plus bas ne garantit pas que vous gagnerez le projet”

Bien que les termes « enchère” et « estimation” soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils présentent des différences critiques. Une estimation est un nombre approximatif basé sur la portée des travaux et les coûts totaux estimés pour terminer le projet. Une offre est un nombre difficile pour lequel vous acceptez de terminer le travail et s’il est sélectionné au cours du processus d’appel d’offres concurrentiel.

En soumettant une offre, vous ne vous laissez généralement pas de marge de négociation, et il y a parfois des dommages-intérêts punitifs pour vous retirer. C’est pourquoi il est essentiel d’examiner en profondeur les offres et d’enchérir avec précision le projet afin de ne pas sous—acheter et de ne pas vous laisser sans marge bénéficiaire – ou de surenchérir et de risquer de perdre des projets de construction. Gardez à l’esprit que les demandes de propositions peuvent avoir différentes méthodes de livraison telles que conception-soumission-construction ou conception-construction. Vous devez comprendre ces méthodes et processus de soumission avant de soumettre une proposition.

Types de contrats de construction

Un contrat de construction est un véhicule par lequel le travail est effectué. Il décrit les rôles et les responsabilités de chaque partie ainsi que la façon dont vous serez rémunéré. Il n’y a pas deux projets de construction identiques, et le type de contrat est généralement décidé en fonction de la taille du projet et de la tolérance au risque des propriétaires.

Les trois types de contrats les plus courants que vous rencontrerez sont le contrat à prix fixe ferme (ou forfaitaire), le contrat de coût plus contrat et le contrat de temps &contrat matériel.

1. Contrat à prix fixe ferme – Les contrats à prix fixe fermes sont fidèles à leur nom: dans ceux-ci, l’entrepreneur s’engage à livrer un volume de travail spécifique à prix fixe. Cela constitue une barrière de risque pour le maître d’ouvrage, mais l’entrepreneur est généralement rémunéré pour assumer le risque. Certains contrats de construction sont également rédigés pour fournir des incitations supplémentaires si vous terminez le projet avant la date limite ou sous le budget.
2. Contrat Coût plus – Dans le cadre d’un contrat coût plus, le maître d’ouvrage accepte de payer toutes les dépenses de l’entrepreneur, ainsi qu’un pourcentage du bénéfice. Ce type de contrat peut apparaître sous plusieurs noms, y compris le coût plus un pourcentage fixe, le coût plus des frais fixes et le coût plus avec un contrat à prix maximum garanti.
3. Contrat de temps et de matériel – Un contrat de temps et de matériel implique un taux horaire plus le prix unitaire réel des matériaux. Il est généralement utilisé pour des projets avec une portée de travail vague ou faible. L’entrepreneur facture en utilisant les codes de coût de la main-d’œuvre et les coûts des matériaux. Cette option présente moins de risques pour l’entrepreneur et plus de risques pour le maître d’ouvrage. Pour compenser cela, de nombreux contrats sont rédigés avec une clause de « ne pas dépasser”, où l’entrepreneur a un certain nombre qu’il ne peut pas dépasser sans demander l’approbation du propriétaire.

Examinez toujours les préqualifications de l’entrepreneur pour vous assurer que vous pouvez soumissionner le projet. Sur les projets privés, les qualifications ne sont pas aussi strictes, mais pour les contrats gouvernementaux, vous devez vous assurer de pouvoir exécuter les travaux si vous êtes l’offre la plus basse et que vous avez attribué le contrat.

Les 4 principales erreurs à éviter dans le processus d’appel d’offres

Pour les projets de travaux publics dans l’industrie de la construction, un entrepreneur est susceptible de ne remporter qu’un projet pour 11 soumissions qu’il soumet. C’est beaucoup d’estimer et d’augmenter vos frais généraux chaque fois que vous répondez à une demande de propositions et que vous perdez. Cependant, vous pouvez réduire votre ratio enchère-succès en prenant votre temps dans le processus de préparation pour éviter ces erreurs courantes.

Ne pas examiner le dossier de soumission en profondeur – il peut être tentant de se précipiter dans le processus de soumission pour respecter la date limite de soumission. Mais vous risquez l’inexactitude lorsque vous ne prenez pas le temps d’examiner correctement tous les documents de construction inclus dans le paquet de soumission. Vous devriez avoir un système d’examen minutieux de chaque demande de proposition. Nous vous suggérons de créer une liste d’éléments communs à rechercher dans les spécifications et les dessins du projet et de demander à quelqu’un de votre équipe de vérifier votre travail.

Soumissionner sur un projet qui ne correspond pas aux compétences de votre organisation – vous devez éviter de soumissionner sur des projets de construction pour lesquels vous avez une expérience limitée et êtes plus susceptible de faire des erreurs pendant le processus d’appel d’offres et le processus de construction si vous remportez le projet. Il existe une courbe d’apprentissage pour les estimateurs de construction et votre équipe de gestion de la construction lorsqu’ils s’attaquent à tout nouveau type de construction de bâtiments qui peut nuire à vos profits et à votre réputation si vous faites des erreurs pendant le processus.

Ne pas visiter le site avant de soumettre une proposition d’offre – le travail est-il situé loin de l’endroit où vous travaillez habituellement? Si vous ne visitez pas le site, vous pourriez négliger le coût du voyage ou de l’équipement spécialisé que vous devrez louer ou assigner à ce projet. De plus, si vous n’assistez pas aux réunions de pré-soumission ou que vous ne vous présentez pas sur le site du projet, vous manquerez du temps en face à face qui peut vous aider à établir une relation avec l’entrepreneur général. Dans certains cas, il est indiqué dans la DP et les documents d’offre que vous assistez à une marche d’emploi avant l’offre.

Faire une estimation inexacte – une enchère inexacte peut réduire vos marges bénéficiaires ou vous tenir complètement à l’écart de la concurrence. Si vous n’avez pas de système d’estimation en place, il peut être très difficile et complexe de constituer une estimation. Et vous risquez de répéter les mêmes erreurs dans les offres futures.

Améliorez vos enchères avec un logiciel d’estimation

La navigation dans les enchères de construction peut sembler compliquée au début, mais les entrepreneurs peuvent rationaliser le processus en mettant en œuvre le bon logiciel d’estimation de construction. Le logiciel de décollage et d’estimation basé sur le cloud stocke vos données dans un emplacement central, vous permettant de comparer les enchères passées. Au lieu de perdre du temps à collecter des données à partir d’anciennes feuilles de calcul et de systèmes non connectés, vous disposerez d’un journal des projets rentables à utiliser comme point de référence pour les estimations futures.

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