dokumentaci, náklady, peníze, vytvořit, ale většina firem, okamžitě ztratí jejich dokumentace, jakmile je koupil, nebo vytvořil. Nejběžnější metodou správy dokumentace je vytisknout ji a vložit pojiva na řádky ignorovaných polic. Existuje lepší způsob.
učinit tyto it dokumenty užitečnými vyžaduje tři prvky:
- Digitalizace databáze dokumentace
- Standardizace formátů
- Index obsahu dokumentu, aby se v nich vyhledávání.
zde pro nástroje a není čas číst celý příspěvek? Tady je náš seznam pěti nejlepších dokumentace nástroje:
- SolarWinds Passportal (DEMO) tým heslo protector systém, který také provozuje cloud-based úložiště dokumentů.
- lepí online platformu pro správu dokumentů, která se integruje s mnoha systémy řízení projektů a spolupráce.
- ITBoost webový dokumentační systém, který vlastní ConnectWise, systém správy infrastruktury.
- Confluence systém podnikové spolupráce, komunikace a dokumentace, který je široce používán v IT průmyslu.
- DokuWiki bezplatný tvůrce Wiki, který lze použít k vytvoření vlastní znalostní báze.
vedení it dokumentace v digitálním formátu je prvním krokem k tomu, aby se firemní dokumentace dostala do použitelného stavu. Je to typická reakce na tisk dokumentů a jejich vložení do knihovny. To je zvláště užitečná strategie pro osobu nebo společnost, která dokumentaci vytvořila, protože poskytuje fyzický, vizuální důkaz jejich tvrdé práce. Většina lidí však v těchto dnech souhlasí s tím, že je třeba se vyhnout nadměrnému používání papíru. Tištěné dokumenty zabírají místo, vyžadují investici do úložných skříní a vyžadují kácení mnoha stromů.
druhým krokem je standardizace formátu úložiště použitého pro tyto dokumenty. Pokud dokumenty IT vznikly v digitálním formátu, pak je vysoká pravděpodobnost, že budou v malém počtu typů dokumentů. Formáty Microsoft Word a PDF jsou velmi běžné a lze je převést do jiných formátů.
poslední fází je indexování obsahu dokumentů. Jedná se o pracný úkol, pokud je prováděn ručně, ale může být dokončen automatizovanými procesy velmi rychle.
soustružení ignorovaných it dokumentů do často přístupných informačních zdrojů vyžaduje pouze efektivní nástroj pro správu dokumentů. O krok lepší je vytvořit všechny it dokumenty vaší společnosti ve formátu souboru, který je nastaven pro interpretaci do přístupných webových systémů, jako je například formát Wiki.
na trhu je k dispozici mnoho systémů pro správu dokumentů. Jedná se však o kategorii softwaru, o které ví jen málo lidí a mnoho lidí neví, co hledat, aby správně posoudilo všechny možnosti.
zkoumali jsme trh. Uvedli jsme potřebné atributy nástroje pro dokument IT a poté jsme se podívali na všechny produkty na trhu, abychom zjistili, které odpovídají tomuto seznamu požadavků.
nejlepší nástroje pro dokumentaci IT
každý z těchto systémů dokumentace IT je trochu jiný. Každý má jiné silné stránky a osloví různé organizace. Některé vytvářejí formáty zobrazení dokumentů, které vypadají jako webové stránky, a některé jsou vhodnější pro import existujících dokumentů než jiné. Některé jsou dokumentační systémy, ve kterých by měla být zapsána vaše systémová dokumentace. Jiné jsou nástroje pro zjišťování systému, které automaticky vygenerují vaši it dokumentaci.
Více o těchto možnostech si můžete přečíst v následujících částech.
SolarWinds Passportal (DEMO)
Passportal získala společnost SolarWinds, přední výrobce IT infrastruktury, nástroje pro správu, v dubnu 2019. Prostřednictvím řady nákupů vytvořila společnost SolarWinds výkonnou divizi, jejímž cílem je poskytovat podpůrný software pro poskytovatele spravovaných služeb. Passport je nyní součástí této divize, zvané SolarWinds MSP.
Passport nabízí mix služeb pro MSP. Jedním z nich je systém správy hesel a druhým je správce dokumentů. Ačkoli se tato služba nazývá SolarWinds Document Manager, je součástí sady Passportal a do SolarWinds přišla s nedávnou akvizicí.
Passportal password manager a SolarWinds Document Manager tvoří jádro Passportal Suite. Není možné se přihlásit k odběru systému dokumentů, aniž byste převzali správce hesel.
Passport je cloudová služba a je zaměřena na MSP. Očekává se, že MSP budou dokumentační systém používat interně a také jej nasazují k poskytování informačních úložišť pro klientské společnosti a jejich zaměstnance. Například MSP může snížit počet zaměstnanců klientů, kteří volají na help desk, vytvořením svépomocné znalostní základny, která vysvětluje, jak řešit problémy v síti klienta.
logika sloučení poskytování manažerů heslo a dokument obchodech je, že tyto dvě oblasti podpory, převážnou část volání, které klient zaměstnanců v MSP-za předpokladu, Help Desk.
dokumentový systém je ukládáním informací, editační sadou a systémem formátování prezentace. Systém začíná vedením MSP v tom, jaké informace získat od techniků pracujících pro klientskou společnost, když MSP poprvé podá nabídku na zakázku.
znalost systému klienta je nezbytná pro napsání přesné servisní smlouvy. Jakmile začne pracovní vztah, technici klienta musí být povzbuzováni, aby předali své znalosti systému, který provozují.
tyto informace lze destilovat do Sop uložených ve Správci dokumentů. Krok za krokem může MSP vytvořit definici systému, jak jej provozovat a jak jej zaměstnanci používají. Některé z těchto informací se stanou návodem pro techniky MSP a některé se stanou návody pro řešení problémů, které uživatelům systémů klientů umožní opravit své vlastní problémy. Můžete požádat o demo na svých stránkách.
Passportal od SolarWinds Získat Demo
Lepidlo
TO Lepidlo je hlavní soupeř SolarWinds Passportal. Jedná se o dokumentační systém, který vlastní Kaseya, hlavní dodavatel softwaru MSP. Lepidlo také kombinuje správu hesel a dokumentů ve stejné službě.
přestože je vlastněn výrobcem souprav PSA a RMM, ITGlue neomezuje svou interoperabilitu na své sesterské produkty. Určitě existují integrace pro ITGlue se systémy psa a RMM společnosti Kaseya, které se nazývají Kaseya BMS a Kaseya VSA. Dokumentační systém se také integruje s konkurenčním softwarem MSP vyráběným společnostmi Pulseway, ConnectWise a SolarWinds.
IT Glue je cloudová služba, která je zpoplatněna předplatným. Služba je k dispozici ve třech edicích: Basic, Select a Enterprise. To vše jsou ceny za uživatele za měsíc s minimální počtu pěti – i když Enterprise edition je k dispozici pro jednoho až čtyři uživatele na mnohem vyšší měsíční cenu, než pěti-uživatelská plán. Neexistuje možnost na místě. Všechny plány zahrnují dokumentační platformu. Služba poskytuje editor znalostní báze / wiki, který také poskytuje strukturu ukládání informací.
IT Glue nabízí nástroj pro zjišťování systému jako doplňkovou funkci, která není součástí standardních vydání. Tento systém autodiscovery automaticky prozkoumá hardwarové a softwarové zásoby sítě a zdokumentuje je všechny.
systém IT lepidla vytváří rámec pro dokumentaci, poskytuje šablony pro psaní a strukturuje zaznamenané informace pro prezentaci. Poskytuje také úložný prostor pro základnu dokumentů a rozhraní pro tvůrce a spotřebitele obchodů s dokumenty. Veškerá komunikace se službou ITGlue je chráněna šifrováním, stejně jako data uložená na serveru it Glue.
lepidlo vytváří alternativní balíček, nazvaný MyGlue. Systém MyGlue je samoobslužná platforma, ke které se koncoví klienti přihlašují přímo, zatímco lepidlo je určeno MSP k zpřístupnění informací zaměstnancům klientské společnosti. MyGlue zahrnuje obnovení hesla a znalostní báze vytváření zařízení.
ITBoost
ITBoost je ve vlastnictví ConnectWise, což je další hlavní výrobce infrastruktury systémů řízení. Je také předním dodavatelem softwaru pro MSP. Takže ITBoost, ITGlue a Passport jsou ve velmi těsné konkurenci.
stejně jako jeho hlavní soupeři, ITBoost je cloudová služba zaměřená na MSP a zahrnuje také služby správy hesel a trezoru hesel. Dokumenty vytvořené ITBoost mohou prezentovat informace interním uživatelům nebo externím uživatelům. Dokumenty pro externí uživatele obsahují formát formuláře zpětné vazby, který umožňuje zaměstnancům vašich zákazníků poskytovat hodnocení služeb MSP.
systém ITBoost má schopnost importovat dokumenty a obsahuje také editor. Další zajímavou vlastností je schopnost získávat informace z ticketů podpory. Zařízení pro shromažďování dat, Struktura prezentace, a šablony dokumentů se kombinují, aby podporovaly vytváření Sop pro zaměstnance MSP a znalostní základnu pro podporované uživatele.
ITBoost má řadu funkcí, které spoléhají na soužití ConnectWise na místě – ConnectWise Ovládání, ConnectWise Automatizovat, a ConnectWise Spravovat. Zahrnuje také nahrávání konfigurací zařízení, které pomáhají dokumentovat systémy, které MSP spravuje.
komunikace přes internet a ukládání dat na serverech ITBoost jsou šifrovány z důvodu bezpečnosti.
přestože je to vlastnost ConnectWise, ITBoost se může integrovat s konkurenčními systémy PSA poskytovanými mimo jiné Kaseya a Pulseway. Integruje se také s balíčky RMM produkovanými společnostmi Atera, SolarWinds a Kaseya. Integruje se také s ITGlue, Slack a řadou telefonních systémů VoIP. Itboost je k dispozici na 14denní zkušební verzi zdarma.
Confluence
Confluence je produkt australského softwarového domu Atlassian. Jedná se o velmi úspěšný systém řízení dokumentace, spolupráce a znalostí. Atlassian také vlastní nástroj pro správu projektů Jira a oba systémy se integrují a vytvářejí sadu podpory projektů.
kombinace Jira pro plánování a řízení projektů s Soutok pro dokumentaci a komunikaci je velmi populární mezi agilní vývojové týmy. Confluence byl popsán jako soukromá platforma sociálních médií pro podniky. Tento nástroj je k dispozici od roku 2004 a od té doby se radikálně změnil. Zpočátku to bylo velmi podobné typickému formátu Wiki. Od té doby se však změnila jak provozní metoda systému, tak styl rozhraní.
vzhled a účel stránek vytvořených v Confluence jsou velmi přizpůsobivé a jsou řízeny šablonami. Výsledný dokumentační systém vypadá spíše jako web. Různé typy stránek umožňují vytváření oznámení, prohledávatelných znalostních bází a stránek skupinových komentářů.
nástroj obsahuje editor s průvodcem, který usnadňuje vytváření stránek pomocí šablon. Předem psané dokumenty lze importovat do systému dokumentů vytvořeného Confluence. Účelem Confluence je však podporovat vytváření dokumentů vytvořených v prostředí spíše než fungovat jako úložiště dokumentů, ačkoli úložný prostor je součástí plánů online přístupu k nástroji.
Confluence je k dispozici jako předplacená služba založená na cloudu nebo jako místní software. Kupující mají při zvažování tohoto softwaru pět možností. K dispozici jsou tři edice pro cloudovou službu a dvě možnosti nákupu pro místní software.
tři edice Cloud Confluence jsou zdarma, standardní a Prémiové. Malá firma by mohla s bezplatnou verzí dělat dobře. Zatímco standardní a prémiové verze umožňují až 5 000 uživatelů na účet, bezplatná verze je omezena na 10. Nejdůležitější doplňkovou funkcí u dvou placených verzí je protokolování auditu. Premium edition má oproti standardní verzi mnoho doplňků, ale nejdůležitější je zahrnutí analytického modulu. Úložný prostor je dalším rozlišovacím prvkem s bezplatným účtem 2 GB, standardním účtem 250 GB a neomezeným úložným prostorem pro prémiovou edici.
V prostorách verze, tzv. Server, může být pro jeden-čas poplatek, ale budete muset rozhodnout o počtu uživatelů, kteří budou mít přístup k softwaru, protože to je jediný faktor, který ovlivňuje cenu. Vyšší on-premises edition se nazývá datové centrum. To je cena za rok a zahrnuje zálohování dat v cloudu.
DokuWiki
Pokud chcete vytvořit tradiční Wiki formátu pro vaše IT, dokumentace, pak máte mnoho editor a document management možnosti. Většina z nich je zdarma. Pravděpodobně nejlepší ze všech editorů Wiki je DokuWiki.
velkou výhodou DokuWiki je její jednoduchost. Díky tomu je software pro správu editorů a dokumentů snadno udržovatelný. Systém nepotřebuje přidruženou databázi pro indexování nebo ukládání dokumentů. Místo toho systém pro doručování obsahu DokuWiki pracuje s textovými soubory jako zdrojem dat.
tento systém pro správu obsahu dokumentů byl poprvé vydán v roce 2004. Balíček je tedy již dlouhou dobu, což z něj činí dobře zavedený a stabilní software.
Jedná se o multiplatformní program, takže se nemusíte obávat, že máte správný typ serveru pro hostování kódu. Protože se jedná o bezplatný software, neexistuje žádná cloudová verze DokuWiki. Pokud však nechcete udržovat hostitele na místě, může být nainstalován na virtuální server AWS.
jednoduchý, bezplatný systém pro správu dokumentů má některé skvělé vlastnosti, které zahrnují řízení verzí, každá verze je zachován, řízení přístupu, šablony, a plug-in systém pro rozšíření funkčnosti nástroje.
nástroj se neomezuje pouze na zobrazování západních textů. Je také schopen zobrazovat mimoevropské znakové sady, jako je čínština, arabština a hebrejština. CMS má integrovaný indexovací systém a hotová obrazovka Wiki obsahuje plně funkční vyhledávací zařízení.
Pokud vám nevadí hostování softwaru v areálu a nechcete platit za správce dokumentů, pak by tento nástroj mohl být odpovědí, kterou hledáte.
výběr nástroje pro dokumentaci IT
tato recenze představuje jen malý počet možností. Hlavní rozhodnutí, které budete muset udělat, je, zda chcete hostovaného Správce dokumentace nebo chcete-li udržovat software ve svých vlastních prostorách.
existuje mnoho výhod jak pro online, tak pro interní strategie. Někteří IT manažeři prostě nemají pocit jistoty, že hostují své business intelligence mimo zabezpečené prostory svých vlastních společností. Pokud vás to popisuje, máte na tomto seznamu dvě možnosti ve formě DokuWiki a Confluence. Na tomto seznamu jsou čtyři hostované služby, protože tato konfigurace je stále dostupnější, jak se na trh dostává více společností.
placené nástroje v tomto seznamu se mohou ukázat jako poměrně drahé. Pokud jste však malá společnost nebo startup s velmi malým výdajem, máte na tomto seznamu dvě bezplatné možnosti, ze kterých si můžete vybrat: DokuWiki a bezplatné vydání Confluence.
psaní vaší it dokumentace v editorech těchto nástrojů pro správu dokumentů je lepší nápad, než jen skenovat stávající papírové knihovny dokumentace. Speciálně formátované systémy pro správu obsahu jsou lepší na poskytování dokumentace, než tradiční full-stránka dokumenty, protože mohou dělat krátké popisy a rychlé tipy k dispozici, stejně jako kompletní uživatelské příručky a procedurální příručky.