it-dokumentation koster penge at oprette, men de fleste virksomheder mister straks deres dokumentation, så snart den er købt eller oprettet. Den mest almindelige metode til styring af dokumentation er at udskrive den og lægge bindemidler på rækker af ignorerede hylder. Der er en bedre måde.
at gøre disse IT-dokumenter nyttige kræver tre elementer:
- Digitaliser databasedokumentation
- standardiser formater
- indekser dokumentindhold for at gøre dem søgbare.
her for værktøjerne og ingen tid til at læse hele indlægget? Her er vores liste over de fem bedste IT-dokumentationsværktøjer:
- solvind Passportal (GET DEMO) et teamadgangskodebeskyttelsessystem, der også driver en skybaseret dokumentbutik.
- det lim en online dokumentstyringsplatform, der integreres med mange projektledelses-og samarbejdssystemer.
- ITBoost et internetbaseret dokumentationssystem, der ejes af Connectvis, et infrastrukturstyringssystem.
- Confluence et virksomhedssamarbejde, kommunikations-og dokumentationssystem, der er meget udbredt i IT-branchen.en gratis Creator, der kan bruges til at konstruere en intern vidensbase.
at holde it-dokumentation i digitalt format er det første skridt til at få virksomhedsdokumentation til en brugbar tilstand. Det er en typisk reaktion at udskrive dokumenter og lægge dem i en reol. Det er en særlig nyttig strategi for den person eller virksomhed, der oprettede dokumentationen, fordi den giver fysisk, visuelt bevis på deres hårde arbejde. Men de fleste mennesker er enige i disse dage, at overdreven brug af papir bør undgås. Trykte dokumenter tager plads, de kræver en investering i opbevaringsskabe, og de kræver, at mange træer hugges ned.
det andet trin er at standardisere det lagringsformat, der bruges til disse dokumenter. Hvis IT-dokumenterne stammer fra digitalt format, er der stor sandsynlighed for, at de vil være i et lille antal dokumenttyper. Microsoft ord-og PDF-formater er meget almindelige og kan konverteres til andre formater.
det sidste trin er at indeksere indholdet af dokumenterne. Dette er en besværlig opgave, når den udføres manuelt, men kan afsluttes med automatiserede processer meget hurtigt.
at omdanne ignorerede it-dokumenter til ofte tilgængelige informationskilder kræver bare et effektivt dokumenthåndteringsværktøj. Et skridt bedre er at oprette alle virksomhedens IT-dokumenter i et filformat, der er konfigureret til fortolkning i tilgængelige internetbaserede systemer, f.eks.
der er mange dokumentstyringssystemer tilgængelige på markedet. Det er dog en kategori af programmer, som få mennesker kender til, og ikke mange mennesker ved, hvad de skal kigge efter for korrekt at vurdere alle muligheder.
Vi har undersøgt markedet. Vi listede de nødvendige attributter for et IT-dokumentværktøj og kiggede derefter på alle produkterne på markedet for at se, hvilke der matchede denne liste over krav.
de bedste IT-dokumentationsværktøjer
hvert af disse IT-dokumentationssystemer er lidt anderledes. Hver har forskellige styrker og vil appellere til forskellige organisationer. Nogle skaber dokumentvisningsformater, der ligner hjemmesider, og nogle er bedre egnet til import af eksisterende dokumenter end andre. Nogle er dokumentationssystemer, hvor din systemdokumentation skal skrives. Andre er systemopdagelsesværktøjer, der automatisk genererer din it-dokumentation.
Du kan læse mere om disse muligheder i de følgende afsnit.
solvind Passportal (få DEMO)
Passportal blev erhvervet af solvind, den førende producent af IT-infrastrukturstyringsværktøjer, i April 2019. Gennem en række køb har vi skabt en stærk division, der har til formål at levere supportprogrammer til administrerede tjenesteudbydere. Passportal er nu en del af denne division, kaldet solvind MSP.
Passportal tilbyder en blanding af tjenester til MSP ‘ er. Den ene er et adgangskodestyringssystem, og den anden er en dokumenthåndtering. Selvom denne tjeneste kaldes solvind Document Manager, er den en del af Passportal-pakken og kom til solvind med sin nylige erhvervelse.
Passportal-adgangskodeadministratoren og solvind-Dokumentadministratoren udgør kernen i Passportal-pakken. Det er umuligt at abonnere på dokumentsystemet uden også at påtage sig adgangskodeadministratoren.
Passportal er en Cloud-tjeneste, og den er rettet mod MSP ‘ er. Det forventes, at MSP ‘ er vil bruge dokumentationssystemet internt og også implementere det til at levere informationsbutikker til klientvirksomheder og deres medarbejdere. For eksempel kan en MSP skære ned på antallet af klientmedarbejdere, der ringer til helpdesk ved at opbygge en selvhjælpskendskabsbase, der forklarer, hvordan man løser problemer på klientens netværk.
logikken bag sammenlægning af levering af adgangskodeadministratorer og dokumentbutikker er, at disse to områder understøtter størstedelen af opkald, som klientmedarbejdere foretager til den MSP-leverede Helpdesk.
dokumentsystemet er både et lager af information, en redigeringspakke og et præsentationsformateringssystem. Systemet starter med at vejlede MSP i, hvilke oplysninger der skal hentes fra de teknikere, der arbejder for et klientfirma, når MSP først byder på en kontrakt.
viden om kundens system er afgørende for at skrive en nøjagtig servicekontrakt. Når arbejdsforholdet starter, skal klientens teknikere opfordres til at formidle deres viden om det system, de kører.
disse oplysninger kan destilleres til SOP ‘ er, der er gemt i dokumenthåndteringen. Trin for trin kan MSP opbygge en definition af systemet, hvordan man betjener det, og hvordan medarbejderne bruger det. Nogle af disse oplysninger bliver vejledning for MSP-teknikere, og nogle bliver fejlfindingsvejledninger, der gør det muligt for brugerne af klienternes systemer at løse deres egne problemer. Du kan anmode om en demo på deres hjemmeside.
Passportal fra solvind få Demo
det lim
det lim er den vigtigste rival til Solvindpassportal. Dette er dokumentationssystemet, der ejes af Kaseya, en stor leverandør af MSP-programmer. Det lim kombinerer også adgangskode og dokumenthåndtering i samme tjeneste.
På trods af at det ejes af en producent af PSA-og RMM-suiter, begrænser ITGlue ikke sin interoperabilitet til sine søsterprodukter. Der er helt sikkert integrationer til Itlim med Kaseyas PSA-og RMM-systemer, kaldet Kaseya BMS og Kaseya VSA. Dokumentationssystemet integreres også med rivaliserende MSP-programmer produceret af f.eks.
IT lim er en skybaseret tjeneste, der opkræves ved abonnement. Tjenesten er tilgængelig i tre udgaver: Basic, Select og Enterprise. Måned med et minimum antal ansatte på fem – selvom Enterprise edition er tilgængelig for en til fire brugere til en meget højere månedlig pris end planen med fem brugere. Der er ikke en lokal mulighed. Alle planer inkluderer dokumentationsplatformen. Tjenesten giver en vidensbase / editorstil, som også giver en informationslagringsstruktur.
IT lim tilbyder et systemopdagelsesværktøj som en tilføjelsesfunktion, der ikke er inkluderet i standardudgaverne. Dette autodiscovery-system vil automatisk undersøge udstyrs-og programopgørelser i et netværk og dokumentere dem alle.
IT-Limsystemet skaber en ramme for dokumentation, giver skabeloner til skrivning og strukturerer den registrerede information til præsentation. Det giver også lagerplads til dokumentbasen og grænseflader til skabere og forbrugere af dokumentlagrene. Al kommunikation med ITGlue-tjenesten er beskyttet af kryptering, ligesom data, der er gemt på IT-Limserveren.
it lim producerer en alternativ pakke, kaldet MyGlue. MyGlue-systemet er en selvbetjeningsplatform, som slutkunder tilmelder sig direkte, mens det lim er beregnet til at blive brugt af MSP ‘ er til at stille information til rådighed for klientvirksomhedens medarbejdere. MyGlue inkluderer nulstilling af adgangskode og oprettelse af vidensbase.
ITBoost
ITBoost ejes af Connectvis, som er en anden stor producent af infrastrukturstyringssystemer. Det er også en førende leverandør af programmer til MSP ‘ er. Så ITBoost, Itlim og Passportal er i meget tæt konkurrence.
ligesom sine vigtigste rivaler er ITBoost en skytjeneste rettet mod MSP ‘ er, og den inkluderer også adgangskodeadministrationstjenester og adgangskodehvelv. De dokumenter, der er oprettet af ITBoost, kan præsentere oplysninger for interne brugere eller eksterne brugere. Dokumenter til eksterne brugere inkluderer et feedbackformularformat, der giver dine kunders medarbejder mulighed for at give MSP’ ens servicebedømmelser.
ITBoost-systemet har evnen til at importere dokumenter, og det inkluderer også en editor. En anden interessant funktion er evnen til at hente information fra supportbilletter. Dataindsamlingsfaciliteterne, præsentationsstrukturen og dokumentskabelonerne understøtter oprettelsen af SOP ‘ er til MSP-Personale og en vidensbase for understøttede brugere.
ITBoost har en række funktioner, der er afhængige af sameksistensen af Forbindelsesvis på stedet-Forbindelsesvis kontrol, Forbindelsesvis automatisering og Forbindelsesvis styring. Det inkluderer også optagelse af enhedskonfigurationer, der hjælper med at dokumentere de systemer, som MSP administrerer.
kommunikation over Internettet og datalagring på itboost-serverne er alle krypteret for sikkerhed.
På trods af at det er en egenskab af forbindelse, kan ITBoost integreres med rivaliserende PSA-systemer leveret af blandt andet Kaseya og Pulsvej. Det integreres også med RMM-pakker produceret af lignende Atera, solvind og Kaseya. Det integrerer også med Itlim, Slack og en række VoIP-telefonsystemer. ITBoost er tilgængelig på en 14-dages gratis prøveperiode.
Confluence
Confluence er et produkt af det australske programhus, Atlassian. Dette er en meget vellykket dokumentation, samarbejde og viden management system. Atlassian ejer også Jira, projektstyringsværktøjet, og begge systemer integreres for at skabe en projektstøttepakke.kombinationen af Jira til projektplanlægning og ledelse med sammenløb for dokumentation og kommunikation er meget populær blandt agile udviklingshold. Confluence er blevet beskrevet som en privat social medieplatform for virksomheder. Værktøjet har været tilgængeligt siden 2004 og har ændret sig radikalt siden da. I starten var det meget lig det typiske format. Imidlertid har både systemets operationelle metode og grænsefladestilen begge ændret sig siden da.
udseendet og formålet med sider, der er oprettet i Confluence, er meget tilpasningsdygtige og drives af skabeloner. Det resulterende dokumentationssystem ligner mere en hjemmeside. Forskellige typer sider muliggør oprettelse af meddelelser, søgbare vidensbaser og gruppekommentarsider.
værktøjet indeholder en guidet editor, som letter oprettelsen af sider gennem skabeloner. Forudskrevne dokumenter kan importeres til et Sammenløbsoprettet dokumentsystem. Formålet med Confluence er imidlertid at understøtte oprettelsen af dokumenter, der er oprettet i miljøet, snarere end at fungere som en dokumentbutik, selvom lagerplads er inkluderet i værktøjets onlineadgangsplaner.
Confluence er tilgængelig som en cloud-baseret abonnementstjeneste eller som lokalprogram. Købere har fem muligheder, når de overvejer dette program. Der er tre udgaver til den skybaserede service og to købsmuligheder til det lokale program.
de tre udgaver af Cloud Confluence er gratis, Standard og Premium. En lille virksomhed kunne gøre fint med den gratis version. Mens Standard-og Premium-versionerne tillader op til 5.000 brugere pr.konto, er den gratis version begrænset til 10. Den vigtigste ekstra funktion med de to betalte versioner er revisionslogning. Premium-udgaven har mange ekstramateriale over standardversionen, men den vigtigste er inkluderingen af et analysemodul. Lagerplads er en anden differentiator med en gratis konto, der får 2 GB, standardkontoen har 250 GB og en ubegrænset lagringsgodtgørelse for Premium edition.
den lokale version, kaldet Server, kan fås mod et engangsgebyr, men du skal beslutte, hvor mange brugere der har adgang til programmet, fordi det er den eneste faktor, der påvirker prisen. Den højere lokale udgave kaldes datacenter. Dette er prissat pr. år, og det inkluderer cloud backup til data.
Dokuiki
Hvis du vil oprette et traditionelt iki-format til din it-dokumentation, har du mange redigerings-og dokumenthåndteringsmuligheder. De fleste af dem er gratis. Måske er det bedste af alle redaktørerne Dokuviki.
en stor fordel ved Dokuviki er dens enkelhed. Dette gør editoren og dokumentstyringsprogrammet nemt at vedligeholde. Systemet har ikke brug for en tilknyttet database til indeksering eller dokumentlagring. I stedet fungerer indholdsudleveringssystemet med tekstfiler som en kilde til data.
dette dokumentindholdsstyringssystem blev først udgivet i 2004. Så pakken har eksisteret i lang tid, hvilket gør den til et veletableret og stabilt stykke program.
dette er et program på tværs af platforme, så du behøver ikke bekymre dig om, at du har den rigtige servertype til at være vært for koden. Da det er et gratis program, er der ingen cloud-baseret version af
det enkle, gratis dokumentstyringssystem har nogle fantastiske funktioner, der inkluderer versionskontrol, med hver version bevaret, adgangskontrol, skabeloner og et plug-in-system til at udvide værktøjets funktionalitet.
værktøjet er ikke begrænset til blot at vise vestlige tekster. Det er også i stand til at vise ikke-Europæiske tegnsæt, såsom kinesisk, arabisk og hebraisk. CMS har et integreret indekseringssystem, og den færdige skærm indeholder en fuldt fungerende søgefacilitet.
Hvis du ikke har noget imod at være vært for programmet lokalt, og du ikke ønsker at betale for en dokumenthåndtering, kan dette værktøj være det svar, du leder efter.
valg af et IT-dokumentationsværktøj
denne anmeldelse præsenterer bare et lille antal muligheder. Den vigtigste beslutning, du bliver nødt til at tage, er, om du vil have en hostet dokumentationsadministrator, eller om du vil vedligeholde programmet i dine egne lokaler.
der er mange fordele ved både online og interne strategier. Nogle IT-ledere føler sig bare ikke sikre på at være vært for deres business intelligence uden for deres egne virksomheders sikre lokaler. Hvis det beskriver dig, så har du to muligheder på denne liste i form af Dokuiki og Confluence. Der er fire hostede tjenester på denne liste, fordi denne konfiguration bliver mere og mere tilgængelig, når flere virksomheder flytter ind på markedet.
de betalte værktøjer på denne liste kan vise sig at være ret dyre. Men hvis du er et lille firma eller en opstart med meget lidt at bruge, har du to gratis muligheder på denne liste, Du kan vælge imellem: Dokuv og den gratis udgave af Confluence.
at skrive din it-dokumentation i redaktørerne af disse dokumenthåndteringsværktøjer er en bedre ide end blot at scanne dine eksisterende papirbaserede dokumentationsbiblioteker. Specielt formaterede indholdsstyringssystemer er bedre til at levere IT-dokumentation end traditionelle helsidedokumenter, fordi de kan stille korte beskrivelser og hurtige tip til rådighed samt fulde brugervejledninger og proceduremanualer.