az informatikai dokumentáció létrehozása pénzbe kerül, de a legtöbb vállalat azonnal elveszíti dokumentációját, amint azt megvásárolják vagy létrehozzák. A dokumentáció kezelésének leggyakoribb módja az, hogy kinyomtatja, és kötőanyagokba helyezi a figyelmen kívül hagyott polcok sorait. Van egy jobb út.
az informatikai dokumentumok hasznossá tétele három elemet igényel:
- digitalizálja az adatbázis dokumentációját
- szabványosítsa a formátumokat
- indexelje a dokumentum tartalmát, hogy kereshetővé tegye őket.
itt az eszközöket, és nincs ideje, hogy olvassa el az egész bejegyzést? Itt található az öt legjobb informatikai dokumentációs eszköz listája:
- SolarWinds Passportal (get DEMO) egy csapat jelszóvédő rendszer, amely felhőalapú dokumentumtárat is üzemeltet.
- ez egy online dokumentumkezelő platform, amely számos projektmenedzsment és együttműködési rendszerrel integrálódik.
- ITBoost egy webalapú dokumentációs rendszer, amely a ConnectWise tulajdonában van, egy infrastruktúra-kezelő rendszer.
- Confluence vállalati együttműködési, kommunikációs és dokumentációs rendszer, amelyet széles körben használnak az informatikai iparban.
- DokuWiki egy ingyenes Wiki készítő, amely felhasználható egy házon belüli Tudásbázis felépítésére.
az informatikai dokumentáció digitális formában tartása az első lépés a vállalati dokumentáció használható állapotba hozásához. Tipikus reakció a dokumentumok kinyomtatása és könyvespolcba helyezése. Ez különösen hasznos stratégia a dokumentációt létrehozó személy vagy vállalat számára, mert fizikai, vizuális bizonyítékot nyújt kemény munkájukról. Manapság azonban a legtöbb ember egyetért abban, hogy kerülni kell a papír túlzott használatát. A nyomtatott dokumentumok helyet foglalnak el, befektetést igényelnek a tárolószekrényekbe, és sok fát kell kivágni.
a második lépés az ezekhez a dokumentumokhoz használt tárolási formátum szabványosítása. Ha az informatikai dokumentumok digitális formátumban származnak, akkor nagy a valószínűsége annak, hogy kis számú dokumentumtípusban lesznek. A Microsoft Word és a PDF formátumok nagyon gyakoriak, és más formátumokra konvertálhatók.
az utolsó lépés a dokumentumok tartalmának indexelése. Ez fáradságos feladat, ha manuálisan hajtják végre, de automatizált folyamatokkal nagyon gyorsan elvégezhető.
a figyelmen kívül hagyott informatikai dokumentumok gyakran elérhető információforrásokká alakítása csak hatékony dokumentumkezelő eszközt igényel. Egy lépéssel jobb, ha a vállalat összes informatikai dokumentumát olyan fájlformátumban hozza létre, amely hozzáférhető webalapú rendszerekké, például a Wiki formátumba értelmezhető.
számos dokumentumkezelő rendszer áll rendelkezésre a piacon. Ez azonban egy olyan szoftverkategória, amelyről kevesen tudnak, és nem sokan tudják, mit kell keresni az összes lehetőség helyes felmérése érdekében.
megvizsgáltuk a piacot. Felsoroltuk az informatikai dokumentum eszköz szükséges attribútumait, majd megnéztük a piacon lévő összes terméket, hogy lássuk, melyik felel meg ennek a követelménylistának.
A legjobb informatikai dokumentációs eszközök
Ezen informatikai dokumentációs rendszerek mindegyike egy kicsit más. Mindegyiknek különböző erősségei vannak, és különböző szervezetekhez fognak fordulni. Egyesek olyan dokumentummegjelenítési formátumokat hoznak létre, amelyek weboldalaknak tűnnek, mások pedig jobban megfelelnek a meglévő dokumentumok behozatalának, mint mások. Néhány olyan dokumentációs rendszer, amelyben a rendszer dokumentációját meg kell írni. Mások olyan rendszerfelderítő eszközök, amelyek automatikusan generálják az informatikai dokumentációt.
ezekről a lehetőségekről a következő szakaszokban olvashat bővebben.
SolarWinds Passportal (GET DEMO)
A Passportal-t a SolarWinds, az informatikai infrastruktúra-kezelő eszközök vezető gyártója vásárolta meg 2019 áprilisában. Vásárlások sorozatán keresztül a SolarWinds létrehozott egy erőteljes divíziót, amelynek célja, hogy támogató szoftvert biztosítson a felügyelt szolgáltatók számára. Passportal most része, hogy a divízió, az úgynevezett SolarWinds MSP.
A Passportal szolgáltatások keverékét kínálja az MSP-k számára. Az egyik egy jelszókezelő rendszer, a másik pedig egy dokumentumkezelő. Bár ez a szolgáltatás neve SolarWinds Document Manager, Ez része a Passportal suite jött SolarWinds a közelmúltban akvizíció.
a Passportal password manager és a SolarWinds Document Manager alkotják a Passportal csomag magját. Lehetetlen feliratkozni a dokumentumrendszerre anélkül, hogy a jelszókezelőt is felvenné.
Passportal egy felhő szolgáltatás, amelynek célja Az MSP-k. Várható, hogy az MSP-k belsőleg használják a dokumentációs rendszert, és azt is telepítik, hogy információtárolókat biztosítsanak az ügyfélvállalatok és alkalmazottaik számára. Az MSP például csökkentheti az ügyfélszolgálatot hívó ügyfélalkalmazottak számát egy önsegítő Tudásbázis létrehozásával, amely elmagyarázza, hogyan lehet megoldani az ügyfél hálózatán felmerülő problémákat.
a jelszókezelők és dokumentumtárak biztosításának összevonása mögött az a logika húzódik meg, hogy ez a két terület támogatja az ügyfélalkalmazottak által az MSP által biztosított Help Desk-hez intézett hívások nagy részét.
a dokumentumrendszer egyszerre információtároló, szerkesztőcsomag és prezentációformázó rendszer. A rendszer azzal kezdődik, hogy irányítja az MSP-t abban, hogy milyen információkat nyerjen ki az ügyfélvállalatnál dolgozó technikusoktól, amikor az MSP először ajánlatot tesz egy szerződésre.
Az Ügyfél rendszerével kapcsolatos ismeretek elengedhetetlenek a pontos szolgáltatási szerződés megírásához. Amint a munkakapcsolat megkezdődik, az ügyfél technikusait ösztönözni kell arra, hogy adják át tudásukat az általuk működtetett rendszerről.
Ez az információ a dokumentumkezelőben tárolt Sop-kba desztillálható. Az MSP lépésről lépésre felépítheti a rendszer meghatározását, hogyan kell működtetni, és hogyan használják az alkalmazottak. Ezen információk egy része útmutatássá válik az MSP technikusok számára, mások pedig hibaelhárítási útmutatókká válnak, amelyek lehetővé teszik az ügyfelek rendszereinek felhasználói számára, hogy megoldják saját problémáikat. Demót kérhet a webhelyén.
Passportal származó SolarWinds Get Demo
ez ragasztó
Ez ragasztó a fő riválisa SolarWinds Passportal. Ez a dokumentációs rendszer, amelynek tulajdonosa Kaseya, az MSP szoftver egyik fő szállítója. Az IT Glue egyesíti a jelszó és a dokumentumkezelést ugyanabban a szolgáltatásban.
annak ellenére, hogy a PSA és az RMM suites gyártója tulajdonában van, az ITGlue nem korlátozza interoperabilitását testvértermékeire. Természetesen vannak integrációk az ITGlue számára a Kaseya PSA és RMM rendszereivel, az úgynevezett Kaseya BMS és Kaseya VSA. A dokumentációs rendszer integrálódik a rivális MSP szoftverekkel is, amelyeket a Pulseway, a ConnectWise és a SolarWinds gyárt.
az IT Glue egy felhőalapú szolgáltatás, amely előfizetéssel kerül felszámításra. A szolgáltatás három kiadásban érhető el: Basic, Select és Enterprise. Ezek mind felhasználónkénti árak havonta, minimális létszám öt-bár az Enterprise edition egy-négy felhasználó számára elérhető, sokkal magasabb havi áron, mint az ötfelhasználós terv. Nincs helyszíni lehetőség. Minden terv tartalmazza a dokumentációs platformot. A szolgáltatás Tudásbázis/wiki stílusú szerkesztőt biztosít, amely információtároló struktúrát is biztosít.
Az it Glue egy system discovery segédprogramot kínál kiegészítő funkcióként, amely nem szerepel a standard kiadásokban. Ez az automatikus felfedező rendszer automatikusan feltárja a hálózat hardver – és szoftverkészleteit, és dokumentálja azokat.
az informatikai Ragasztórendszer keretet hoz létre a Dokumentációhoz, sablonokat biztosít az íráshoz, és strukturálja a rögzített információkat a bemutatáshoz. Ezenkívül tárhelyet biztosít a dokumentumalap számára, valamint interfészeket a dokumentumtárolók készítői és fogyasztói számára. Az ITGlue szolgáltatással folytatott összes kommunikációt titkosítás védi, csakúgy, mint az IT Glue szerveren tárolt adatokat.
Ez a ragasztó egy alternatív csomagot hoz létre, az úgynevezett MyGlue. A MyGlue rendszer egy önkiszolgáló platform, amelyre a végfelhasználók közvetlenül feliratkoznak, míg az IT ragasztót az MSP-k arra használják, hogy az információkat az ügyfélvállalat alkalmazottai rendelkezésére bocsássák. A MyGlue tartalmazza a jelszó-visszaállítást és a Tudásbázis-létrehozási lehetőségeket.
ITBoost
az ITBoost a ConnectWise tulajdonában van, amely az infrastruktúra-kezelő rendszerek másik jelentős gyártója. Ez is egy vezető szállítója szoftver MSP-k. Tehát az ITBoost, az ITGlue és a Passportal nagyon szoros versenyben vannak.
a fő riválisaihoz hasonlóan az ITBoost egy felhőalapú szolgáltatás, amely az MSP-kre irányul, és magában foglalja a jelszókezelő szolgáltatásokat és a password vault szolgáltatást is. Az ITBoost által létrehozott dokumentumok információkat szolgáltathatnak a belső felhasználóknak vagy a külső felhasználóknak. A külső felhasználók számára készült dokumentumok tartalmaznak egy visszajelzési űrlapformátumot, amely lehetővé teszi az ügyfelek alkalmazottja számára az MSP szolgáltatásainak értékelését.
az ITBoost rendszer képes dokumentumok importálására, és tartalmaz egy szerkesztőt is. Egy másik érdekes tulajdonság az a képesség, hogy információkat gyűjtsön a támogatási jegyekből. Az adatgyűjtési lehetőségek, a prezentációs struktúra és a dokumentumsablonok együttesen támogatják az SOP-k létrehozását az MSP munkatársai számára, valamint a támogatott felhasználók számára tudásbázist.
az ITBoost számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyek a ConnectWise együttes létezésére támaszkodnak a webhelyen-ConnectWise vezérlés, ConnectWise automatizálás és ConnectWise kezelés. Ez magában foglalja az eszközkonfigurációk rögzítését is, segítve az MSP által kezelt rendszerek dokumentálását.
az interneten keresztüli kommunikáció és az ITBoost szerverein történő Adattárolás mind titkosítva van a biztonság érdekében.
annak ellenére, hogy a ConnectWise tulajdona, az ITBoost integrálható a rivális PSA rendszerekkel, amelyeket többek között a Kaseya és a Pulseway biztosít. Azt is integrálja RMM csomagok által termelt szereti a Atera, SolarWinds, és Kaseya. Azt is integrálja ITGlue, Slack, és egy sor VoIP telefon rendszerek. Az ITBoost 14 napos ingyenes próbaverzióval érhető el.
Confluence
a Confluence az Ausztrál Atlassian Szoftverház terméke. Ez egy nagyon sikeres dokumentációs, együttműködési és tudásmenedzsment rendszer. Az Atlassian tulajdonában van a Jira, a projektmenedzsment eszköz, és mindkét rendszer integrálja a projekt támogatási csomag létrehozását.
az agilis fejlesztőcsapatok körében nagyon népszerű a Jira kombinációja a projekttervezéshez és-menedzsmenthez, valamint a Confluence a Dokumentációhoz és a kommunikációhoz. A Confluence-t privát közösségi média platformként írták le a vállalkozások számára. Az eszköz 2004 óta áll rendelkezésre, és azóta gyökeresen megváltozott. Eleinte nagyon hasonló volt a tipikus Wiki formátumhoz. Azóta azonban mind a rendszer működési módja, mind az interfész stílusa megváltozott.
a Confluence-ben létrehozott oldalak megjelenése és célja nagyon adaptálható, és sablonok vezérlik őket. A kapott dokumentációs rendszer inkább egy weboldalnak tűnik. A különböző típusú oldalak lehetővé teszik bejelentések, kereshető tudásbázisok és csoportos megjegyzésoldalak létrehozását.
az eszköz tartalmaz egy irányított szerkesztőt, amely megkönnyíti az oldalak létrehozását sablonokon keresztül. Az előre megírt dokumentumok importálhatók egy összefolyás által létrehozott dokumentumrendszerbe. A Confluence célja azonban a környezetben létrehozott dokumentumok létrehozásának támogatása, nem pedig dokumentumtárolóként való működés, bár a tárhelyet az eszköz online hozzáférési tervei tartalmazzák.a
Confluence felhőalapú előfizetési szolgáltatásként vagy helyszíni szoftverként érhető el. A vásárlóknak öt lehetőségük van a szoftver mérlegelésekor. A felhőalapú szolgáltatásnak három kiadása van, a helyszíni szoftvernek pedig két vásárlási lehetősége.
A Cloud Confluence három kiadása ingyenes, Standard és prémium. Egy kisvállalkozás jól járhat az ingyenes verzióval. Míg a Standard és prémium verziók akár 5000 felhasználót is lehetővé tesznek fiókonként, az ingyenes verzió 10-re korlátozódik. A két fizetett változat legfontosabb extra funkciója az audit naplózás. A Premium edition számos extrával rendelkezik a Standard verzióhoz képest, de a legfontosabb az elemző modul beépítése. A tárhely egy másik megkülönböztető tényező, amelynek Ingyenes fiókja 2 GB-ot kap, a szokásos fiók 250 GB-ot, valamint korlátlan tárhelyet biztosít a Premium edition számára.
a szerver nevű helyszíni verzió egyszeri díj ellenében vehető igénybe, de el kell döntenie, hogy hány felhasználó férhet hozzá a szoftverhez, mert ez az egyetlen tényező, amely befolyásolja az árat. A magasabb helyszíni kiadást adatközpontnak hívják. Ez évente kerül forgalomba, és magában foglalja az adatok felhőalapú biztonsági mentését.
DokuWiki
Ha hagyományos Wiki formátumot szeretne létrehozni az informatikai dokumentációhoz, akkor számos szerkesztői és dokumentumkezelési lehetősége van. Legtöbbjük ingyenes. Valószínűleg a Wiki szerkesztők közül a legjobb a DokuWiki.
a DokuWiki nagy előnye az egyszerűsége. Ez megkönnyíti a szerkesztő és a dokumentumkezelő szoftver karbantartását. A rendszernek nincs szüksége társított adatbázisra az indexeléshez vagy a dokumentum tárolásához. Ehelyett a DokuWiki tartalomszolgáltató rendszer szöveges fájlokkal működik adatforrásként.
Ez a dokumentum tartalomkezelő rendszer először 2004-ben jelent meg. Tehát a csomag már régóta létezik, így egy jól megalapozott és stabil szoftver.
Ez egy platformközi program, így nem kell aggódnia, hogy a megfelelő típusú szerverrel rendelkezik a kód tárolásához. Mivel ez egy ingyenes szoftver, a DokuWiki nem rendelkezik felhőalapú verzióval. Azonban telepíthető egy AWS virtuális kiszolgálóra, ha nem akarja fenntartani a helyszíni gazdagépet.
az egyszerű, ingyenes dokumentumkezelő rendszer néhány nagyszerű funkcióval rendelkezik, amelyek magukban foglalják a verzióvezérlést, az egyes verziók megtartásával, a hozzáférés-vezérléssel, a sablonokkal és egy plug-in rendszerrel, amely kiterjeszti az eszköz funkcionalitását.
az eszköz nem korlátozódik a nyugati szövegek megjelenítésére. Nem európai karakterkészletek, például kínai, arab és héber megjelenítésére is képes. A CMS integrált indexelő rendszerrel rendelkezik, a kész Wiki képernyő pedig egy teljesen működő keresési lehetőséget tartalmaz.
Ha nem bánja, hogy a szoftvert helyben tárolja, és nem akar fizetni egy dokumentumkezelőért, akkor ez az eszköz lehet a keresett válasz.
it dokumentációs eszköz kiválasztása
Ez az áttekintés csak néhány lehetőséget mutat be. A fő döntés, amelyet meg kell hoznia, az, hogy hosztolt dokumentációkezelőt szeretne-e, vagy a szoftvert a saját telephelyén szeretné karbantartani.
számos előnye van mind az online, mind az inhouse stratégiáknak. Egyes informatikai vezetők egyszerűen nem érzik magukat abban, hogy üzleti intelligenciájukat saját vállalatuk biztonságos helyiségein kívül tárolják. Ha ez leírja Önt, akkor két lehetősége van ezen a listán DokuWiki és Confluence formájában. Négy hosztolt szolgáltatás található ezen a listán, mert ez a konfiguráció egyre hozzáférhetőbbé válik, mivel egyre több vállalat lép be a piacra.
a listán szereplő fizetett eszközök meglehetősen drágának bizonyulhatnak. Ha azonban egy kis cég vagy egy induló vállalkozás, amelynek nagyon kevés költenie kell, akkor ezen a listán két ingyenes lehetőség közül választhat: DokuWiki és a Confluence ingyenes kiadása.
az informatikai dokumentáció írása ezen dokumentumkezelő eszközök szerkesztőiben jobb ötlet, mint a meglévő papíralapú dokumentációs könyvtárak beolvasása. A speciálisan formázott tartalomkezelő rendszerek jobb informatikai dokumentációt nyújtanak, mint a hagyományos teljes oldalas dokumentumok, mivel rövid leírásokat és gyors tippeket, valamint teljes felhasználói útmutatókat és eljárási kézikönyveket tudnak rendelkezésre bocsátani.