La documentazione IT costa denaro da creare, ma la maggior parte delle aziende perde immediatamente la propria documentazione non appena viene acquistata o creata. Il metodo più comune per gestire la documentazione è stamparla e inserirla nei raccoglitori su file di scaffali ignorati. C’è un modo migliore.
Rendere utili quei documenti richiede tre elementi:
- Digitalizza la documentazione del database
- Standardizza i formati
- Indice il contenuto del documento per renderli ricercabili.
Qui per gli strumenti e non c’è tempo per leggere l’intero post? Ecco la nostra lista dei cinque migliori strumenti di documentazione IT:
- SolarWinds Passportal (GET DEMO) Un sistema di protezione password del team che gestisce anche un archivio di documenti basato su cloud.
- IT Glue Una piattaforma di gestione dei documenti online che si integra con molti sistemi di gestione dei progetti e di collaborazione.
- ITBoost Un sistema di documentazione basato sul Web che è di proprietà di ConnectWise, un sistema di gestione dell’infrastruttura.
- Confluence Un sistema di collaborazione, comunicazione e documentazione aziendale ampiamente utilizzato nel settore IT.
- DokuWiki Un creatore di Wiki gratuito che può essere usato per costruire una knowledge base interna.
Mantenere la documentazione IT in formato digitale è il primo passo per ottenere la documentazione aziendale in uno stato utilizzabile. È una reazione tipica per stampare i documenti e metterli in una libreria. Questa è una strategia particolarmente utile per la persona o l’azienda che ha creato la documentazione perché fornisce prove fisiche e visive del loro duro lavoro. Tuttavia, la maggior parte delle persone concorda in questi giorni sul fatto che l’uso eccessivo della carta dovrebbe essere evitato. I documenti stampati occupano spazio, richiedono un investimento in armadi di stoccaggio e richiedono un sacco di alberi da abbattere.
Il secondo passo è quello di standardizzare il formato di archiviazione utilizzato per tali documenti. Se i documenti IT sono stati originati in formato digitale, esiste un’alta probabilità che si trovino in un piccolo numero di tipi di documento. I formati Microsoft Word e PDF sono molto comuni e possono essere convertiti in altri formati.
La fase finale consiste nell’indicizzare il contenuto dei documenti. Questo è un compito laborioso se eseguito manualmente, ma può essere completato da processi automatizzati molto rapidamente.
Trasformare documenti IT ignorati in fonti di informazioni accessibili di frequente richiede solo uno strumento di gestione dei documenti efficiente. Un passo migliore è quello di creare tutti i documenti IT della vostra azienda in un formato di file che è impostato per l’interpretazione in sistemi web-based accessibili, come il formato Wiki.
Ci sono molti sistemi di gestione dei documenti disponibili sul mercato. Tuttavia, è una categoria di software che poche persone conoscono e non molte persone sanno cosa cercare per valutare correttamente tutte le opzioni.
Abbiamo studiato il mercato. Abbiamo elencato gli attributi necessari di uno strumento di documenti IT e poi abbiamo esaminato tutti i prodotti sul mercato per vedere quali corrispondevano a questo elenco di requisiti.
I migliori strumenti di documentazione IT
Ognuno di questi sistemi di documentazione IT è un po ‘ diverso. Ognuno ha diversi punti di forza e si rivolge a diverse organizzazioni. Alcuni creano formati di visualizzazione dei documenti che assomigliano a pagine Web e alcuni sono più adatti all’importazione di documenti esistenti rispetto ad altri. Alcuni sono sistemi di documentazione in cui la documentazione di sistema dovrebbe essere scritta. Altri sono strumenti di rilevamento del sistema che genereranno automaticamente la documentazione IT.
Puoi leggere di più su queste opzioni nelle sezioni seguenti.
SolarWinds Passportal (GET DEMO)
Passportal è stata acquisita da SolarWinds, il principale produttore di strumenti di gestione dell’infrastruttura IT, nell’aprile 2019. Attraverso una serie di acquisti, SolarWinds ha creato una potente divisione che mira a fornire software di supporto per i fornitori di servizi gestiti. Passportal è ora parte di quella divisione, chiamata SolarWinds MSP.
Passportal offre un mix di servizi per MSP. Uno è un sistema di gestione delle password e un altro è un gestore di documenti. Sebbene tale servizio si chiami SolarWinds Document Manager, fa parte della suite Passportal ed è arrivato a SolarWinds con la sua recente acquisizione.
Il Passportal password manager e SolarWinds Document Manager costituiscono il nucleo della Suite Passportal. È impossibile iscriversi al sistema di documenti senza assumere anche il gestore di password.
Passportal è un servizio Cloud e si rivolge a MSP. Si prevede che gli MSP utilizzeranno il sistema di documentazione internamente e lo distribuiranno anche per fornire archivi di informazioni per le aziende clienti e i loro dipendenti. Ad esempio, un MSP può ridurre il numero di dipendenti del cliente che chiamano l’help desk costruendo una knowledge base di auto-aiuto che spiega come risolvere i problemi sulla rete del cliente.
La logica alla base della fusione della fornitura di gestori di password e archivi di documenti è che queste due aree supportano la maggior parte delle chiamate che i dipendenti client effettueranno all’Help Desk fornito da MSP.
Il sistema documentale è sia un archivio di informazioni, una suite di editing, e un sistema di formattazione della presentazione. Il sistema inizia guidando l’MSP in quali informazioni estrarre dai tecnici che lavorano per un’azienda cliente quando l’MSP fa le prime offerte per un contratto.
La conoscenza del sistema del cliente è essenziale per scrivere un contratto di servizio accurato. Una volta che il rapporto di lavoro inizia, i tecnici del cliente devono essere incoraggiati a trasmettere la loro conoscenza del sistema che gestiscono.
Queste informazioni possono essere distillate in SOP memorizzati nel gestore documenti. Passo dopo passo, l’MSP può costruire una definizione del sistema, come gestirlo e come i dipendenti lo usano. Alcune di queste informazioni diventeranno una guida per i tecnici MSP e alcune diventeranno guide alla risoluzione dei problemi per consentire agli utenti dei sistemi dei clienti di risolvere i propri problemi. È possibile richiedere una demo sul loro sito.
Passportal da SolarWinds Ottieni Demo
IT Glue
IT Glue è il principale rivale di SolarWinds Passportal. Questo è il sistema di documentazione, di proprietà di Kaseya, un importante fornitore di software MSP. IT Glue combina anche la gestione delle password e dei documenti nello stesso servizio.
Pur essendo di proprietà di un produttore di suite PSA e RMM, ITGlue non limita la sua interoperabilità ai suoi prodotti fratelli. Certamente, ci sono integrazioni per ITGlue con i sistemi PSA e RMM di Kaseya, chiamati Kaseya BMS e Kaseya VSA. Il sistema di documentazione si integra anche con il software MSP rivale prodotto da artisti del calibro di Pulseway, ConnectWise, e SolarWinds.
IT Glue è un servizio basato su cloud che viene addebitato in abbonamento. Il servizio è disponibile in tre edizioni: Basic, Select ed Enterprise. Questi sono tutti i prezzi per utente al mese con un organico minimo di cinque-anche se l’Enterprise edition è disponibile per uno a quattro utenti ad un prezzo mensile molto più alto rispetto al piano di cinque utenti. Non esiste un’opzione locale. Tutti i piani includono la piattaforma di documentazione. Il servizio fornisce una knowledge base / editor in stile wiki, che fornisce anche una struttura di archiviazione delle informazioni.
IT Glue offre un’utilità di rilevamento del sistema come funzionalità aggiuntiva, non inclusa nelle edizioni standard. Questo sistema di autodiscovery esplorerà automaticamente gli inventari hardware e software di una rete e li documenterà tutti.
Il sistema IT Glue crea un framework per la documentazione, fornisce modelli per la scrittura e struttura le informazioni registrate per la presentazione. Fornisce inoltre spazio di archiviazione per la base di documenti e interfacce per creatori e consumatori degli archivi di documenti. Tutte le comunicazioni con il servizio ITGlue sono protette da crittografia, così come i dati memorizzati sul server IT Glue.
IT Glue produce un pacchetto alternativo, chiamato MyGlue. Il sistema MyGlue è una piattaforma self-service a cui i clienti finali si iscrivono direttamente, mentre IT Glue è pensato per essere utilizzato dagli MSP per rendere disponibili le informazioni ai dipendenti dell’azienda cliente. MyGlue include la reimpostazione della password e le strutture di creazione della knowledge base.
ITBoost
ITBoost è di proprietà di ConnectWise, che è un altro importante produttore di sistemi di gestione dell’infrastruttura. È anche un fornitore leader di software per MSP. Quindi ITBoost, ITGlue e Passportal sono in competizione molto stretta.
Come i suoi principali rivali, ITBoost è un servizio cloud rivolto a MSP e include anche servizi di gestione delle password e password vault. I documenti creati da ITBoost possono presentare informazioni agli utenti interni o agli utenti esterni. I documenti per utenti esterni includono un formato di modulo di feedback che consente ai dipendenti dei clienti di fornire valutazioni dei servizi dell’MSP.
Il sistema ITBoost ha la capacità di importare documenti e include anche un editor. Un’altra caratteristica interessante è la possibilità di raccogliere informazioni dai ticket di supporto. Le strutture di raccolta dati, la struttura di presentazione e i modelli di documento si combinano per supportare la creazione di SOP per il personale MSP e una knowledge base per gli utenti supportati.
ITBoost ha una serie di funzioni che si basano sulla coesistenza di ConnectWise sul sito: ConnectWise Control, ConnectWise Automate e ConnectWise Manage. Include anche la registrazione delle configurazioni dei dispositivi, contribuendo a documentare i sistemi gestiti dall’MSP.
Le comunicazioni su Internet e l’archiviazione dei dati presso i server ITBoost sono tutti crittografati per sicurezza.
Pur essendo una proprietà di ConnectWise, ITBoost può integrarsi con i sistemi PSA rivali forniti, tra gli altri, da Kaseya e Pulseway. Si integra anche con i pacchetti RMM prodotti da artisti del calibro di Atera, SolarWinds, e Kaseya. Si integra anche con ITGlue, Slack e una gamma di sistemi telefonici VoIP. ITBoost è disponibile in una prova gratuita di 14 giorni.
Confluence
Confluence è un prodotto della software house australiana Atlassian. Questo è un sistema di documentazione, collaborazione e gestione della conoscenza di grande successo. Atlassian possiede anche Jira, lo strumento di gestione del progetto, ed entrambi i sistemi si integrano per creare una suite di supporto al progetto.
La combinazione di Jira per la pianificazione e la gestione del progetto con Confluence per la documentazione e la comunicazione è molto popolare tra i team di sviluppo agile. Confluence è stato descritto come una piattaforma di social media privata per le imprese. Lo strumento è disponibile dal 2004 e da allora è cambiato radicalmente. All’inizio, era molto simile al tipico formato Wiki. Tuttavia, sia il metodo operativo del sistema che lo stile dell’interfaccia sono entrambi cambiati da allora.
L’aspetto e lo scopo delle pagine create in Confluence sono molto adattabili e sono guidati da modelli. Il sistema di documentazione risultante sembra più un sito web. Diversi tipi di pagine consentono la creazione di annunci, basi di conoscenza ricercabili e pagine di commenti di gruppo.
Lo strumento include un editor guidato, che facilita la creazione di pagine attraverso modelli. I documenti pre-scritti possono essere importati in un sistema di documenti creato da Confluence. Tuttavia, lo scopo di Confluence è quello di supportare la creazione di documenti creati all’interno dell’ambiente piuttosto che agire come un archivio di documenti, sebbene lo spazio di archiviazione sia incluso nei piani di accesso online dello strumento.
Confluence è disponibile come servizio in abbonamento basato su cloud o come software on-premise. Gli acquirenti hanno cinque opzioni quando si considera questo software. Ci sono tre edizioni per il servizio basato su cloud e due opzioni di acquisto per il software on-premise.
Le tre edizioni di Cloud Confluence sono gratuite, Standard e Premium. Una piccola impresa potrebbe fare bene con la versione gratuita. Mentre le versioni Standard e Premium consentono fino a 5.000 utenti per account, la versione gratuita è limitata a 10. La caratteristica extra più importante con le due versioni a pagamento è la registrazione di controllo. L’edizione Premium ha molti extra rispetto alla versione standard, ma la più importante è l’inclusione di un modulo di analisi. Lo spazio di archiviazione è un altro elemento di differenziazione con un account gratuito che ottiene 2 GB, l’account standard con 250 GB e un’indennità di archiviazione illimitata per l’edizione Premium.
La versione on-premise, chiamata Server, si può avere per una tassa una tantum, ma si deve decidere il numero di utenti che avranno accesso al software perché questo è l’unico fattore che influenza il prezzo. L’edizione locale superiore si chiama Data Center. Questo ha un prezzo annuo e include il backup cloud per i dati.
DokuWiki
Se vuoi creare un formato Wiki tradizionale per la tua documentazione IT, allora hai molte opzioni di editor e gestione dei documenti. La maggior parte di loro sono liberi. Probabilmente, il migliore di tutti gli editor Wiki è DokuWiki.
Un grande vantaggio di DokuWiki è la sua semplicità. Questo rende l’editor e il software di gestione dei documenti di facile manutenzione. Il sistema non ha bisogno di un database associato per l’indicizzazione o l’archiviazione dei documenti. Invece, il DokuWiki content delivery system opera con file di testo come fonte di dati.
Questo sistema di gestione dei contenuti dei documenti è stato rilasciato per la prima volta nel 2004. Quindi, il pacchetto è in circolazione da molto tempo, rendendolo un software ben consolidato e stabile.
Questo è un programma multipiattaforma, quindi non devi preoccuparti di avere il giusto tipo di server per ospitare il codice. Poiché è un software gratuito, non esiste una versione basata su cloud di DokuWiki. Tuttavia, potrebbe essere installato su un server virtuale AWS se non si desidera mantenere un host locale.
Il sistema di gestione dei documenti semplice e gratuito ha alcune grandi caratteristiche che includono il controllo della versione, con ogni versione mantenuta, controllo degli accessi, modelli e un sistema plug-in per estendere le funzionalità dello strumento.
Lo strumento non si limita a visualizzare solo testi occidentali. È anche in grado di mostrare set di caratteri non europei, come cinese, arabo ed ebraico. Il CMS ha un sistema di indicizzazione integrato e la schermata Wiki finita include una funzione di ricerca completamente funzionante.
Se non ti dispiace ospitare il software on-premise e non vuoi pagare per un document manager, allora questo strumento potrebbe essere la risposta che stai cercando.
Scegliere uno strumento di documentazione IT
Questa recensione presenta solo un piccolo numero di opzioni. La decisione principale che dovrai prendere è se vuoi un gestore di documentazione ospitato o se vuoi mantenere il software nei tuoi locali.
Ci sono molti vantaggi sia per le strategie online che per quelle interne. Alcuni responsabili IT non si sentono sicuri di ospitare la propria business intelligence al di fuori dei locali sicuri delle proprie aziende. Se questo ti descrive, allora hai due opzioni in questa lista sotto forma di DokuWiki e Confluence. Ci sono quattro servizi ospitati in questa lista perché quella configurazione sta diventando sempre più accessibile man mano che più aziende si muovono sul mercato.
Gli strumenti a pagamento in questa lista possono rivelarsi piuttosto costosi. Tuttavia, se sei una piccola azienda o una startup con pochissimo da spendere, allora hai due opzioni gratuite in questa lista tra cui scegliere: DokuWiki e l’edizione gratuita di Confluence.
Scrivere la documentazione IT negli editor di questi strumenti di gestione dei documenti è un’idea migliore della semplice scansione delle librerie di documentazione cartacee esistenti. I sistemi di gestione dei contenuti appositamente formattati sono migliori nel fornire documentazione IT rispetto ai tradizionali documenti a pagina intera perché possono rendere disponibili brevi descrizioni e suggerimenti rapidi, nonché guide utente complete e manuali procedurali.