IT documentationは作成するのにお金がかかりますが、ほとんどの企業は購入または作成されるとすぐにドキュメントを失います。 文書を管理する最も一般的な方法は、文書を印刷して無視された棚の列にバインダーを入れることです。 より良い方法があります。
それらのIT文書を有用にするには、三つの要素が必要です:
- データベースドキュメントをデジタル化
- フォーマットを標準化
- ドキュメントコンテンツを索引付けして検索可能にします。ここでツールと全体の記事を読むための時間がないのですか？ SolarWinds Passportal(GET DEMO)クラウドベースのドキュメントストアも運営するteam password protectorシステム。
- それは、多くのプロジェクト管理とコラボレーションシステムと統合オンライン文書管理プラットフォームを接着します。
- itboostは、インフラストラクチャ管理システムであるConnectWiseが所有するwebベースのドキュメントシステムです。
- Confluence IT業界で広く使用されているエンタープライズコラボレーション、通信、およびドキュメントシステム。
- dokuwiki社内のナレッジベースを構築するために使用できる無料のWiki作成者です。
itドキュメントをデジタル形式で保持することは、企業ドキュメントを使用可能な状態にするための最初のステップです。 文書を印刷して本棚に置くのは典型的な反応です。 それは彼らのハードワークの物理的な、視覚的な証拠を提供するため、ドキュメントを作成した人や会社のための特に有用な戦略です。 しかし、ほとんどの人は、紙の過度の使用は避けるべきであることを、これらの日に同意します。 印刷された文書は、スペースを取る、彼らは収納キャビネットへの投資を必要とし、彼らは多くの木を削減する必要があります。
第二のステップは、それらの文書に使用されるストレージ形式を標準化することです。 IT文書がデジタル形式で作成されている場合、少数の文書タイプになる可能性が高いです。 Microsoft WordおよびPDF形式は非常に一般的であり、他の形式に変換できます。
最後の段階は、文書の内容を索引付けすることです。 これは手動で実行すると面倒な作業ですが、自動化されたプロセスによって非常に迅速に完了することができます。
無視されたIT文書を頻繁にアクセスされる情報ソースに変換するには、効率的な文書管理ツールが必要です。 より良い一歩は、Wiki形式などのアクセス可能なwebベースのシステムへの解釈のために設定されたファイル形式で会社のすべてのITドキュメントを作
市場で利用可能な多くの文書管理システムがあります。 しかし、それは少数の人々が知っているソフトウェアのカテゴリであり、多くの人々が正しくすべてのオプションを評価するために何を探すべきかを知私たちは、市場を調査しました。
私たちは、市場を調査しました。 ITドキュメントツールに必要な属性をリストし、市場にあるすべての製品を調べて、この要件のリストに一致するものを確認しました。
最高のITドキュメントツール
これらのITドキュメントシステムはそれぞれ少し異なります。 それぞれに異なった強さがあり、異なった組織に訴える。 いくつかは、webページのように見えるドキュメント表示形式を作成し、いくつかは他のものよりも既存のドキュメントのインポートに適しています。 いくつかは、システムのドキュメントを記述する必要があるドキュメンテーションシステムです。 その他は、ITドキュメントを自動的に生成するシステム検出ツールです。これらのオプションの詳細については、次のセクションを参照してください。
SolarWinds Passportal(GET DEMO)
Passportalは、2019年4月にITインフラ管理ツールの大手プロデューサーであるSolarWindsに買収されました。 一連の購入を通じて、SolarWindsはマネージドサービスプロバイダーにサポートソフトウェアを提供することを目的とした強力な部門を作成しました。 Passportalは現在、SolarWinds MSPと呼ばれるその部門の一部です。
PassportalはMspのためのサービスのミックスを提供しています。 一つは、パスワード管理システムであり、もう一つは、ドキュメントマネージャです。 このサービスはSolarWinds Document Managerと呼ばれていますが、Passportalスイートの一部であり、最近の買収でSolarWindsに登場しました。
Passportal password managerとSolarWinds Document Managerは、Passportalスイートのコアを形成します。 パスワードマネージャを使用せずにドキュメントシステムを購読することは不可能です。Passportalはクラウドサービスであり、MSPsを対象としています。
Passportalはクラウドサービスであり、MSPsを対象としています。 Mspは文書化システムを内部で使用し、クライアント企業とその従業員に情報ストアを提供するために展開することが期待されています。 たとえば、MSPは、クライアントのネットワーク上の問題を解決する方法を説明するセルフヘルプナレッジベースを構築することにより、ヘルプデスクに
パスワードマネージャとドキュメントストアの提供をマージする背後にあるロジックは、これら二つの領域が、クライアントの従業員がMSP提供のヘルプデスクに行う呼び出しの大部分をサポートしているということです。
ドキュメントシステムは、情報のストア、編集スイート、およびプレゼンテーションの書式設定システムの両方です。 システムは、MSPが最初に契約を入札するときに、クライアント企業で働く技術者から抽出する情報をMSPに案内することから始まります。
正確なサービス契約を書くためには、クライアントのシステムに関する知識が不可欠です。 作業関係が開始されると、クライアントの技術者は、彼らが実行するシステムの知識を付与することを奨励する必要があります。
この情報は、ドキュメントマネージャに格納されているSopに蒸留することができます。 ステップバイステップで、MSPは、システムの定義、それを操作する方法、および従業員がそれを使用する方法を構築することができます。 その情報のいくつかはMSPの技術者のための指導になり、いくつかは彼らの自身の問題を解決するために顧客のシステムのユーザーを可能にするトラブルシューティングガイドになります。 あなたは自分のサイトでデモを要求することができます。
SolarwindsからPassportalデモを取得
それは接着剤
それは接着剤はSolarWinds Passportalの主なライバルです。 これはMSPソフトウェアの大手サプライヤーであるKaseyaが所有する文書システムです。 また、同じサービスでパスワードと文書管理を組み合わせたものである。
PSAとRMMスイートの生産者が所有しているにもかかわらず、ITGlueは姉妹製品への相互運用性を制限していません。 確かに、Kaseya BMSおよびKaseya VSAと呼ばれるKaseyaのPSAおよびRMMシステムとのITGlueの統合があります。 ドキュメントシステムは、Pulseway、ConnectWise、SolarWindsなどによって生成されたライバルのMSPソフトウェアとも統合されています。を利用していますが、これを利用するには、以下の手順に従ってください。 このサービスは、Basic、Select、およびEnterpriseの3つのエディションで利用できます。 Enterprise editionは、5ユーザープランよりもはるかに高い月額料金で1〜4ユーザーで利用できますが、これらはすべて1か月あたりのユーザーあたりの価格で、最小人数は5 オンプレミスのオプションはありません。 すべてのプランにはドキュメントプラットフォームが含まれています。 このサービスは、ナレッジベース/wikiスタイルのエディタを提供し、情報ストレージ構造も提供します。
Glueは、標準エディションには含まれていないアドオン機能としてシステム検出ユーティリティを提供しています。 この自動検出システムは、ネットワークのハードウェアおよびソフトウェアインベントリを自動的に調査し、それらすべてを文書化します。
IT Glueシステムは、文書化のためのフレームワークを作成し、書くためのテンプレートを提供し、プレゼンテーションのために記録された情報を構 また、ドキュメントストアの作成者と消費者のためのドキュメントベースとインターフェイスのためのストレージスペースを提供します。 ITGlueサービスとのすべての通信は、it Glueサーバーに保存されているデータと同様に暗号化によって保護されます。
GlueはMyGlueと呼ばれる代替パッケージを生成します。 MyGlueシステムは、エンドクライアントが直接サインアップするセルフサービスプラットフォームですが、それは接着剤は、クライアント企業の従業員に情報を利用できるようにするためにMspによって使用されることを意図しています。 MyGlueには、パスワードのリセットとナレッジベースの作成機能が含まれています。
ITBoost
itboostは、インフラ管理システムのもう一つの主要なプロデューサーであるConnectWiseが所有しています。 それはまたMSPsへソフトウェアの一流の製造者です。 だから、ITBoost、ITGlue、およびPassportalは非常に密接な競争にあります。
その主なライバルのように、ITBoostはMSPsを対象としたクラウドサービスであり、それはまた、パスワード管理サービスとパスワードvaultが含まれています。 ITBoostによって作成されたドキュメントは、内部ユーザーまたは外部ユーザーに情報を提示できます。 外部ユーザ用のドキュメントには、顧客の従業員がMSPのサービス評価を与えることができるフィードバックフォーム形式が含まれています。
ITBoostシステムにはドキュメントをインポートする機能があり、エディタも含まれています。 もう一つの興味深い機能は、サポートチケットから情報を収集する機能です。 データ収集機能、プレゼンテーション構造、およびドキュメントテンプレートを組み合わせて、MSPスタッフ用のSopの作成とサポートされているユーザー用のナレッジベースの作成をサポートします。
ITBoostには、connectwise Control、ConnectWise Automate、およびConnectWise Manageというサイト上のConnectWiseの共存に依存する関数があります。 また、MSPが管理するシステムを文書化するのに役立つデバイス構成の記録も含まれています。
インターネット経由の通信とITBoostサーバーのデータストレージはすべてセキュリティのために暗号化されています。
ConnectWiseのプロパティであるにもかかわらず、ITBoostは、とりわけ、Kaseya、およびPulsewayが提供するライバルのPSAシステムと統合することができます。 それはまたAtera、SolarWindsおよびKaseyaの同類によって作り出されるRMMのパッケージと統合する。 また、Itglue、Slack、およびVoIP電話システムの範囲と統合されています。 ITBoostは14日間の無料トライアルで利用可能です。
Confluence
Confluenceはオーストラリアのソフトウェアハウス、Atlassianの製品です。 これは非常に成功したドキュメント、コラボレーション、およびナレッジマネジメントシステムです。 Atlassianはプロジェクト管理ツールであるJiraも所有しており、両方のシステムが統合してプロジェクトサポートスイートを作成します。
プロジェクトの計画と管理のためのJiraとドキュメントと通信のためのConfluenceの組み合わせは、アジャイル開発チームの間で非常に人気があります。 Confluenceは、企業のためのプライベートソーシャルメディアプラットフォームとして説明されています。 このツールは2004年から利用可能であり、それ以来根本的に変更されています。 最初は、典型的なWiki形式と非常によく似ていました。 しかし、それ以来、システムの操作方法とインターフェイスのスタイルの両方が変更されています。
Confluenceで作成されたページの外観と目的は非常に適応性があり、テンプレートによって駆動されます。 結果として得られる文書化システムは、ウェブサイトのように見えます。 さまざまな種類のページを使用すると、お知らせ、検索可能なナレッジベース、およびグループコメントページを作成できます。
このツールには、テンプレートを使用してページの作成を容易にするガイド付きエディタが含まれています。 事前に作成された文書は、Confluenceで作成された文書システムにインポートできます。 ただし、Confluenceの目的は、ドキュメントストアとして機能するのではなく、環境内で作成されたドキュメントの作成をサポートすることです。
Confluenceはクラウドベースのサブスクリプションサービスまたはオンプレミスソフトウェアとして利用できます。 このソフトウェアを検討する際にバイヤーは5つのオプションがあります。 クラウドベースのサービスには3つのエディションがあり、オンプレミスソフトウェアには2つの購入オプションがあります。Cloud Confluenceの3つのエディションは、無料、標準、およびプレミアムです。
中小企業は、無料版で罰金を行うことができます。 標準バージョンとプレミアムバージョンでは、アカウントごとに最大5,000ユーザーが許可されますが、無料バージョンは10に制限されています。 二つの有料版で最も重要な余分な機能は、監査ログです。 Premium editionには標準バージョンよりも多くの追加機能がありますが、最も重要なのは分析モジュールを含めることです。 ストレージスペースは、無料アカウントが2GB、標準アカウントが250GB、プレミアムエディションの無制限のストレージ手当を持つ別の差別化要因です。
サーバーと呼ばれるオンプレミスのバージョンは、一回限りの料金で持っていたことができますが、それは価格に影響を与える唯一の要因であるため、ソフ 上位のオンプレミス版はデータセンターと呼ばれます。 これは年間の価格で、データ用のクラウドバックアップが含まれています。
DokuWiki
ITドキュメントの伝統的なWiki形式を作成したい場合は、多くのエディタとドキュメント管理オプションがあります。 それらのほとんどは無料です。 おそらく、すべてのWiki編集者の中で最高のものはDokuWikiです。
DokuWikiの大きな利点は、そのシンプルさです。 これは、エディタと文書管理ソフトウェアを維持することが容易になります。 索引付けや文書の保存に関連するデータベースは必要ありません。 代わりに、dokuwikiコンテンツ配信システムは、テキストファイルをデータソースとして動作します。
この文書のコンテンツ管理システムは、最初の2004年にリリースされました。 そのため、このパッケージは長い間存在しており、ソフトウェアの確立された安定した部分になっています。これはクロスプラットフォームのプログラムなので、コードをホストするための適切なタイプのサーバーがあることを心配する必要はありません。
無料のソフトウェアであるため、dokuwikiにはクラウドベースのバージョンはありません。 ただし、オンプレミスホストを維持したくない場合は、AWS仮想サーバーにインストールすることができます。
シンプルで無料のドキュメント管理システムには、各バージョンが保持されたバージョン管理、アクセス制御、テンプレート、およびツールの機能を拡張す
このツールは、西洋のテキストを表示するだけに限定されません。 また、中国語、アラビア語、ヘブライ語など、ヨーロッパ以外の文字セットを表示することもできます。 CMSには統合されたインデックスシステムがあり、完成したWiki画面には完全に機能する検索機能が含まれています。
あなたはオンプレミスのソフトウェアをホスト気にしないと、あなたはドキュメントマネージャのために支払いたくない場合は、このツールは、あな
ITドキュメントツールの選択
このレビューでは、少数のオプションが提示されています。 あなたがしなければならない主な決定は、あなたがホストされたドキュメントマネージャをしたいかどうか、またはあなた自身の敷地内でソフ
オンライン戦略と社内戦略の両方には多くの利点があります。 一部のIT管理者は、自分の会社の安全な施設の外でビジネスインテリジェンスをホストする自信がないと感じています。 それがあなたを説明している場合、このリストにはDokuWikiとConfluenceの形式の2つのオプションがあります。 より多くの企業が市場に参入するにつれて、その構成がますますアクセス可能になっているため、このリストには四つのホストされたサーこのリストの有料ツールは非常に高価であることが証明されます。
ただし、小規模な企業や新興企業の場合、このリストにはdokuwikiとConfluenceの無料版の2つの無料オプションがあります。
これらの文書管理ツールのエディタでIT文書を書くことは、既存の紙ベースの文書ライブラリをスキャンするよりも良いアイデアです。 特別にフォーマットされたコンテンツ管理システムは、簡単な説明や簡単なヒント、完全なユーザーガイドや手続きマニュアルを利用できるため、従来のフルページのドキュメントよりもITドキュメントを提供する方が優れています。