It documentatie kost geld om te maken, maar de meeste bedrijven verliezen onmiddellijk hun documentatie zodra deze is gekocht of aangemaakt. De meest voorkomende methode voor het beheren van documentatie is om het af te drukken en in binders op rijen genegeerd planken. Er is een betere manier.
het nuttig maken van deze IT-documenten vereist drie elementen:
- digitaliseer databasedocumentatie
- standaardiseer formaten
- Index documentinhoud om ze doorzoekbaar te maken.
hier voor de tools en geen tijd om het hele bericht te lezen? Hier is onze lijst van de vijf beste it-documentatie tools:
- SolarWinds Passportal (GET DEMO) een team password protector systeem dat ook een cloud-gebaseerde document store exploiteert.
- Het lijm een online document management platform dat integreert met vele project management en samenwerking systemen.
- ITBoost een webgebaseerd documentatiesysteem dat eigendom is van ConnectWise, een infrastructuurbeheersysteem.
- Confluence een bedrijfssamenwerkings -, communicatie-en documentatiesysteem dat op grote schaal wordt gebruikt in de IT-industrie.
- DokuWiki een free Wiki creator die gebruikt kan worden om een eigen kennisbasis te bouwen.
It-documentatie in digitaal formaat bewaren is de eerste stap om bedrijfsdocumentatie in een bruikbare staat te krijgen. Het is een typische reactie om documenten af te drukken en in een boekenkast te zetten. Dat is een bijzonder nuttige strategie voor de persoon of het bedrijf dat de documentatie gemaakt, omdat het biedt fysieke, visuele bewijs van hun harde werk. De meeste mensen zijn het er tegenwoordig echter over eens dat overmatig gebruik van papier moet worden vermeden. Gedrukte documenten nemen ruimte in beslag, ze vereisen een investering in opslagkasten, en ze vereisen veel bomen om te worden gekapt.
de tweede stap is het standaardiseren van het opslagformaat dat Voor deze documenten wordt gebruikt. Als de IT-documenten ontstaan in digitaal formaat, dan is er een grote kans dat ze in een klein aantal documenttypen. Microsoft Word-en PDF-formaten zijn zeer gebruikelijk en kunnen worden geconverteerd naar andere formaten.
de laatste fase is het indexeren van de inhoud van de documenten. Dit is een moeizame taak wanneer handmatig uitgevoerd, maar kan worden voltooid door geautomatiseerde processen zeer snel.
het omzetten van genegeerde IT-documenten in veelgebruikte informatiebronnen vereist alleen een efficiënt documentbeheerprogramma. Een stap beter is om al uw bedrijf IT-documenten in een bestandsformaat dat is ingesteld voor interpretatie in toegankelijke web-based systemen, zoals de Wiki-formaat te creëren.
Er zijn veel documentbeheersystemen op de markt. Echter, het is een categorie van software die weinig mensen weten over en niet veel mensen weten wat te zoeken om alle opties correct te beoordelen.
We hebben de markt onderzocht. We hebben de nodige attributen van een IT-documenttool op een rijtje gezet en vervolgens alle producten op de markt bekeken om te zien welke aan deze lijst van vereisten voldoen.
de beste it-documentatietools
elk van deze It-documentatiesystemen is een beetje anders. Elk heeft verschillende sterke punten en zal een beroep doen op verschillende organisaties. Sommige maken document display formaten die eruit zien als webpagina ‘ s en sommige zijn beter geschikt voor de invoer van bestaande documenten dan anderen. Sommige zijn documentatiesystemen waarin je systeemdocumentatie moet worden geschreven. Andere zijn system discovery tools die uw IT-documentatie automatisch zal genereren.
u kunt meer lezen over deze opties in de volgende secties.
SolarWinds Passportal (GET DEMO)
Passportal werd in April 2019 overgenomen door SolarWinds, de toonaangevende producent van IT-infrastructuurbeheertools. Door middel van een reeks aankopen heeft SolarWinds een krachtige Divisie gecreëerd die tot doel heeft ondersteuningssoftware te bieden voor managed service providers. Passportal is nu onderdeel van die divisie, genaamd SolarWinds MSP.
Passportal biedt een mix van diensten voor MSP ‘ s. De ene is een wachtwoordbeheersysteem en de andere is een documentbeheerder. Hoewel die dienst wordt genoemd SolarWinds Document Manager, Het maakt deel uit van de Passportal suite en kwam naar SolarWinds met zijn recente overname.
De Passportal password manager en SolarWinds Document Manager vormen de kern van de Passportal Suite. Het is onmogelijk om je te abonneren op het documentsysteem zonder ook de wachtwoordbeheerder aan te nemen.
Passportal is een Cloud service en het is gericht op MSP ‘ s. Verwacht wordt dat MSP ‘ s het documentatiesysteem intern zullen gebruiken en het ook zullen implementeren om informatieopslag te bieden voor klantbedrijven en hun werknemers. Een MSP kan bijvoorbeeld het aantal Klantmedewerkers dat de helpdesk belt, verminderen door een zelfhulpkennisbasis op te bouwen die uitlegt hoe problemen op het netwerk van de klant kunnen worden opgelost.
de logica achter het samenvoegen van het aanbieden van wachtwoordbeheerders en document stores is dat deze twee gebieden het grootste deel van de gesprekken ondersteunen die clientmedewerkers zullen maken naar de door MSP verstrekte Helpdesk.
het document systeem is zowel een opslag van informatie, een editing suite, en een presentatie opmaak systeem. Het systeem begint met het begeleiden van de MSP in welke informatie te halen uit de technici die werken voor een klant bedrijf wanneer de MSP eerste biedingen voor een contract.
kennis over het systeem van de klant is essentieel voor het schrijven van een nauwkeurig servicecontract. Zodra de werkrelatie begint, moeten de technici van de klant worden aangemoedigd om hun kennis over het systeem dat ze draaien te geven.
Deze informatie kan worden gedestilleerd in SOP ‘ s die zijn opgeslagen in de documentbeheerder. Stap voor stap kan de MSP een definitie van het systeem opbouwen, hoe het te bedienen en hoe medewerkers het gebruiken. Een deel van die informatie zal een leidraad worden voor MSP-technici en sommige zullen probleemoplossingsgidsen worden om de gebruikers van de systemen van de klanten in staat te stellen hun eigen problemen op te lossen. U kunt een demo aanvragen op hun site.
Passportal from SolarWinds Get Demo
It Glue
IT Glue is de belangrijkste rivaal van SolarWinds Passportal. Dit is het documentatiesysteem, eigendom van Kaseya, een belangrijke leverancier van MSP software. Het lijm combineert ook Wachtwoord en documentbeheer in dezelfde service.
hoewel het eigendom is van een producent van PSA-en RMM-suites, beperkt het lijm de interoperabiliteit niet tot zijn zusterproducten. Zeker, er zijn integraties voor ITGlue met Kaseya ‘ s PSA en RMM systemen, genaamd Kaseya BMS en Kaseya VSA. Het documentatiesysteem integreert ook met rivaliserende MSP-software die wordt geproduceerd door Pulseway, ConnectWise en SolarWinds.
IT Glue is een cloudgebaseerde dienst die per abonnement in rekening wordt gebracht. De service is beschikbaar in drie edities: Basic, Select en Enterprise. Dit zijn alle prijzen per gebruiker per maand met een minimumaantal van vijf-hoewel de Enterprise edition is beschikbaar voor een tot vier gebruikers tegen een veel hogere maandelijkse prijs dan de vijf-gebruiker plan. Er is geen on-premise optie. Alle plannen omvatten het documentatieplatform. De service biedt een knowledge base / wiki-stijl editor, die ook een informatie-opslag structuur biedt.
IT Glue biedt een systeem ontdekking hulpprogramma als een add-on functie, niet opgenomen in de standaard edities. Dit autodiscovery-systeem zal automatisch de hardware-en software-inventarissen van een netwerk verkennen en ze allemaal documenteren.
Het It Glue systeem creëert een raamwerk voor documentatie, biedt sjablonen voor het schrijven, en structureert de opgenomen informatie voor presentatie. Het biedt ook opslagruimte voor de documentbasis en interfaces voor makers en consumenten van de documentopslag. Alle communicatie met de itglue service wordt beveiligd door encryptie, evenals gegevens die zijn opgeslagen op de IT Glue server.
It Glue produceert een alternatief pakket, genaamd MyGlue. Het MyGlue systeem is een self-service platform dat eind-klanten direct aanmelden voor, terwijl het lijm is bedoeld om te worden gebruikt door MSP ‘ s om informatie beschikbaar te stellen aan de medewerkers van de klant bedrijf. MyGlue bevat wachtwoord reset en knowledge base creatie faciliteiten.
ITBoost
ITBoost is eigendom van ConnectWise, een andere belangrijke producent van infrastructuurbeheersystemen. Het is ook een toonaangevende leverancier van software aan MSP ‘ s. Dus ITBoost, ITGlue, en Passportal zijn in zeer nauwe concurrentie.
net als zijn belangrijkste rivalen is ITBoost een cloudservice gericht op MSP ‘ s en bevat het ook wachtwoordbeheerdiensten en wachtwoordkluis. De documenten die door ITBoost worden gemaakt, kunnen informatie presenteren aan interne gebruikers of externe gebruikers. Documenten voor externe gebruikers bevatten een feedbackformaat waarmee de medewerker van uw klanten de beoordelingen van de MSP-services kan geven.
Het ITBoost-systeem heeft de mogelijkheid om documenten te importeren en bevat ook een editor. Een andere interessante functie is de mogelijkheid om informatie te verzamelen van support tickets. De faciliteiten voor het verzamelen van gegevens, presentatiestructuur en documentsjablonen worden gecombineerd om de creatie van SOP ‘ s voor MSP-personeel en een kennisbasis voor ondersteunde gebruikers te ondersteunen.
ITBoost heeft een reeks functies die afhankelijk zijn van het naast elkaar bestaan van ConnectWise op de site-ConnectWise Control, ConnectWise Automate en ConnectWise Manage. Het omvat ook de opname van apparaatconfiguraties, helpen bij het documenteren van de systemen die de MSP beheert.
communicatie over het internet en gegevensopslag op de itboost-servers zijn allemaal versleuteld voor de beveiliging.
ondanks het feit dat het een eigenschap van ConnectWise is, kan ITBoost integreren met concurrerende PSA-systemen die worden geleverd door onder andere Kaseya en Pulseway. Het integreert ook met RMM pakketten geproduceerd door de wil van Atera, SolarWinds, en Kaseya. Het integreert ook met ITGlue, Slack en een scala aan VoIP-telefoonsystemen. ITBoost is beschikbaar op een gratis proefperiode van 14 dagen.
Confluence
Confluence is een product van het Australische softwarehuis Atlassian. Dit is een zeer succesvol documentatie -, samenwerkings-en kennisbeheersysteem. Atlassian bezit ook Jira, de project management tool, en beide systemen integreren om een project support suite te creëren.
De combinatie van Jira voor projectplanning en-beheer met samenvloeiing voor documentatie en communicatie is zeer populair onder agile ontwikkelingsteams. Confluence is beschreven als een privé social media platform voor bedrijven. De tool is beschikbaar sinds 2004 en is sindsdien radicaal veranderd. Aanvankelijk leek het erg op het typische Wiki-formaat. Echter, zowel de operationele methode van het systeem en de interface stijl zijn beide veranderd sindsdien.
het uiterlijk en het doel van pagina ‘ s die in samenvloeiing zijn gemaakt, zijn zeer aanpasbaar en worden aangestuurd door sjablonen. Het resulterende documentatiesysteem lijkt meer op een website. Verschillende soorten pagina ’s maken het maken van aankondigingen, doorzoekbare kennisbases, en groep commentaar pagina’ s.
het gereedschap bevat een begeleide editor, die het aanmaken van pagina ‘ s via sjablonen vergemakkelijkt. Vooraf geschreven documenten kunnen worden geïmporteerd in een samenvloeiend documentsysteem. Het doel van Confluence is echter om de creatie van documenten die binnen de omgeving zijn gemaakt te ondersteunen in plaats van te fungeren als een documentopslag, hoewel opslagruimte is opgenomen met de online toegangsplannen van de tool.
Confluence is beschikbaar als een cloudgebaseerde abonnementsdienst of als on-premises software. Kopers hebben vijf opties bij het overwegen van deze software. Er zijn drie edities voor de cloud-gebaseerde service en twee aankoopopties voor de on-premises software.
De drie edities van Cloud Confluence zijn Free, Standard en Premium. Een klein bedrijf kan prima met de gratis versie. Terwijl de standaard en Premium versies maximaal 5000 gebruikers per account toestaan, is de gratis versie beperkt tot 10. De belangrijkste extra functie bij de twee betaalde versies is audit logging. De Premium edition heeft veel extra ‘ s ten opzichte van de standaard versie, maar de belangrijkste is het opnemen van een analytics module. Opslagruimte is een andere differentiator met een GRATIS account krijgen 2 GB, De Standaard account met 250 GB, en een onbeperkte opslagruimte voor de Premium edition.
de on-premises versie, genaamd Server, kan worden gebruikt voor een eenmalige vergoeding, maar u moet beslissen over het aantal gebruikers dat toegang zal hebben tot de software omdat dat de enige factor is die de prijs beïnvloedt. De hogere on-premises editie heet Datacenter. Dit is geprijsd per jaar en het omvat cloud back-up voor gegevens.
DokuWiki
Als u een traditioneel Wiki-formaat wilt maken voor uw IT-documentatie, dan hebt u veel editor-en documentbeheeropties. De meesten zijn vrij. Waarschijnlijk is DokuWiki de beste van alle wiki-editors.
een groot voordeel van DokuWiki is de eenvoud. Dit maakt de editor en document management software eenvoudig te onderhouden. Het systeem heeft geen bijbehorende database nodig voor indexering of documentopslag. In plaats daarvan werkt het DokuWiki content delivery systeem met tekstbestanden als gegevensbron.
dit document content management systeem werd voor het eerst uitgebracht in 2004. Zo, het pakket is rond voor een lange tijd, waardoor het een gevestigde en stabiele stuk software.
Dit is een cross-platform programma, dus je hoeft je geen zorgen te maken dat je het juiste type server hebt om de code te hosten. Aangezien het een gratis stuk software is, is er geen cloudgebaseerde versie van DokuWiki. Echter, het kan worden geïnstalleerd op een AWS virtuele server als u niet wilt dat een on-premises host te onderhouden.
het eenvoudige, vrije documentbeheersysteem heeft enkele geweldige functies waaronder versiebeheer, waarbij elke versie behouden blijft, Toegangscontrole, sjablonen en een plug-insysteem om de functionaliteit van het gereedschap uit te breiden.
het gereedschap is niet beperkt tot het weergeven van westerse teksten. Het is ook in staat om niet-Europese tekensets te tonen, zoals Chinees, Arabisch en Hebreeuws. Het CMS heeft een geà ntegreerd indexeringssysteem en het afgewerkte Wiki-scherm bevat een volledig functionerende zoekfunctie.
Als u het niet erg vindt om de software on-premises te hosten en u wilt niet betalen voor een document manager, dan kan deze tool het antwoord zijn dat u zoekt.
het kiezen van een IT-documentatietool
Dit overzicht biedt slechts een klein aantal opties. De belangrijkste beslissing die u moet maken is of u een hosted documentation manager wilt of dat u de software op uw eigen terrein wilt onderhouden.
Er zijn vele voordelen aan zowel de online-als de bedrijfsstrategieën. Sommige IT-managers hebben gewoon geen vertrouwen in het hosten van hun business intelligence buiten de beveiligde gebouwen van hun eigen bedrijf. Als dat je beschrijft, dan heb je twee opties op deze lijst in de vorm van DokuWiki en Confluence. Er staan vier gehoste diensten op deze lijst omdat die configuratie steeds toegankelijker wordt naarmate meer bedrijven op de markt komen.
de betaalde tools op deze lijst kunnen behoorlijk duur zijn. Echter, als je een klein bedrijf of een startup met zeer weinig te besteden, dan heb je twee gratis opties op deze lijst om uit te kiezen: DokuWiki en de gratis editie van Confluence.
Het schrijven van uw IT-documentatie in de editors van deze document management tools is een beter idee dan alleen het scannen van uw bestaande papieren documentatiebibliotheken. Speciaal geformatteerde content management systemen zijn beter in het verstrekken van IT-documentatie dan traditionele full-paginagrote documenten, omdat ze korte beschrijvingen en snelle tips beschikbaar kunnen maken, evenals volledige gebruikershandleidingen en procedurele handleidingen.