tworzenie dokumentacji it kosztuje, ale większość firm natychmiast traci swoją dokumentację, gdy tylko zostanie kupiona lub utworzona. Najczęstszym sposobem zarządzania dokumentacją jest jej wydrukowanie i umieszczenie w segregatorach na rzędach ignorowanych półek. Jest lepszy sposób.
uczynienie tych dokumentów przydatnymi wymaga trzech elementów:
- Digitalizacja dokumentacji bazy danych
- standaryzacja formatów
- Indeksuj zawartość dokumentu, aby można było je przeszukiwać.
tu po narzędzia i nie ma czasu na przeczytanie całego posta? Oto nasza lista pięciu najlepszych narzędzi do dokumentacji IT:
- SolarWinds Passportal (pobierz DEMO) system team password protector, który obsługuje również oparty na chmurze magazyn dokumentów.
- to internetowa platforma do zarządzania dokumentami, która integruje się z wieloma systemami zarządzania projektami i współpracy.
- ITBoost internetowy system dokumentacji, który jest własnością ConnectWise, systemu zarządzania infrastrukturą.
- Confluence system współpracy, komunikacji i dokumentacji przedsiębiorstwa, który jest szeroko stosowany w branży IT.
- DokuWiki darmowy kreator Wiki, który może być użyty do zbudowania własnej bazy wiedzy.
utrzymanie dokumentacji IT w formacie cyfrowym jest pierwszym krokiem do uzyskania dokumentacji korporacyjnej w stanie użytkowym. Typową reakcją jest drukowanie dokumentów i umieszczanie ich w regale. Jest to szczególnie przydatna strategia dla osoby lub firmy, która stworzyła dokumentację, ponieważ zapewnia fizyczny, wizualny dowód ich ciężkiej pracy. Jednak większość ludzi zgadza się w dzisiejszych czasach, że należy unikać nadmiernego używania papieru. Drukowane dokumenty zajmują miejsce, wymagają inwestycji w szafy magazynowe i wymagają ścięcia wielu drzew.
drugim krokiem jest standaryzacja formatu przechowywania używanego dla tych dokumentów. Jeśli dokumenty IT pochodzą w formacie cyfrowym, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będą one w niewielkiej liczbie typów dokumentów. Formaty Microsoft Word i PDF są bardzo powszechne i mogą być konwertowane do innych formatów.
ostatnim etapem jest indeksowanie zawartości dokumentów. Jest to pracochłonne zadanie wykonywane ręcznie, ale można je bardzo szybko wykonać za pomocą zautomatyzowanych procesów.
przekształcenie ignorowanych dokumentów IT w często dostępne źródła informacji wymaga po prostu wydajnego narzędzia do zarządzania dokumentami. Jednym z lepszych kroków jest stworzenie wszystkich dokumentów IT Twojej firmy w formacie, który jest skonfigurowany do interpretacji w dostępnych systemach internetowych, takich jak format Wiki.
na rynku dostępnych jest wiele systemów zarządzania dokumentami. Jest to jednak kategoria oprogramowania, o której niewiele osób wie, a niewiele osób wie, czego szukać, aby prawidłowo ocenić wszystkie opcje.
zbadaliśmy rynek. Wymieniliśmy niezbędne atrybuty narzędzia do dokumentów IT, a następnie przyjrzeliśmy się wszystkim produktom dostępnym na rynku, aby zobaczyć, które pasują do tej listy wymagań.
najlepsze narzędzia do dokumentacji IT
każdy z tych systemów dokumentacji IT jest trochę inny. Każdy z nich ma inne mocne strony i spodoba się różnym organizacjom. Niektóre z nich tworzą formaty wyświetlania dokumentów, które wyglądają jak strony internetowe, a niektóre lepiej nadają się do importu istniejących dokumentów niż inne. Niektóre z nich to systemy dokumentacji, w których powinna być zapisana dokumentacja systemu. Inne to narzędzia do wykrywania systemu, które automatycznie generują dokumentację IT.
możesz przeczytać więcej o tych opcjach w następujących sekcjach.
SolarWinds Passportal (pobierz DEMO)
Passportal został przejęty przez SolarWinds, wiodącego producenta narzędzi do zarządzania infrastrukturą IT, w kwietniu 2019 roku. Poprzez serię zakupów SolarWinds stworzył potężny oddział, który ma na celu zapewnienie oprogramowania wspierającego dla zarządzanych dostawców usług. Passportal jest obecnie częścią tego działu, zwanego SolarWinds MSP.
Passportal oferuje szereg usług dla MSP. Jednym z nich jest system zarządzania hasłami, a drugim Menedżer dokumentów. Chociaż usługa ta nazywa się SolarWinds Document Manager, jest częścią pakietu Passportal i weszła do SolarWinds wraz z jego niedawnym przejęciem.
menedżer haseł Passportal i menedżer dokumentów SolarWinds stanowią rdzeń pakietu Passportal. Nie można zapisać się do systemu dokumentów bez korzystania z menedżera haseł.
Passportal jest usługą w chmurze i jest skierowany do MSP. Oczekuje się, że MSP będą korzystać z systemu dokumentacji wewnętrznie, a także wdrożyć go w celu zapewnienia sklepów informacyjnych dla firm klientów i ich pracowników. Na przykład MSP może zmniejszyć liczbę pracowników klienta dzwoniących do help desk, tworząc samopomocową bazę wiedzy, która wyjaśnia, jak rozwiązywać problemy w sieci klienta.
logika łączenia menedżerów haseł i magazynów dokumentów polega na tym, że te dwa obszary obsługują większość połączeń, które pracownicy klientów będą wykonywać do działu pomocy technicznej dostarczonego przez MSP.
System dokumentów jest zarówno przechowywaniem informacji, pakietem edycji, jak i systemem formatowania prezentacji. System rozpoczyna się od wskazania MSP, jakie informacje uzyskać od techników pracujących dla firmy klienta, gdy MSP po raz pierwszy składa ofertę o kontrakt.
znajomość systemu klienta jest niezbędna do napisania rzetelnej umowy serwisowej. Po rozpoczęciu współpracy technicy klienta muszą być zachęcani do przekazywania wiedzy na temat systemu, który prowadzą.
informacje te mogą być destylowane do SOPs przechowywanych w menedżerze dokumentów. Krok po kroku MSP może zbudować definicję systemu, sposobu jego obsługi i sposobu korzystania z niego przez pracowników. Niektóre z tych informacji staną się wskazówkami dla techników MSP, a niektóre staną się przewodnikami rozwiązywania problemów, aby umożliwić użytkownikom systemów klientów rozwiązywanie własnych problemów. Możesz poprosić o demo na ich stronie.
Passportal z SolarWinds Pobierz Demo
it Glue
IT Glue jest głównym rywalem SolarWinds Passportal. Jest to system dokumentacji, którego właścicielem jest Kaseya, główny dostawca oprogramowania MSP. Łączy również zarządzanie hasłami i dokumentami w tej samej usłudze.
pomimo tego, że jest własnością producenta pakietów PSA i RMM, nie ogranicza swojej interoperacyjności do siostrzanych produktów. Oczywiście istnieją integracje dla ITGlue z systemami PSA i RMM Kaseya, nazwanymi Kaseya BMS i Kaseya VSA. System dokumentacji integruje się również z konkurencyjnym oprogramowaniem MSP produkowanym przez takie firmy jak Pulseway, ConnectWise i SolarWinds.
to usługa oparta na chmurze, za którą pobierana jest opłata abonamentowa. Usługa jest dostępna w trzech wersjach: Basic, Select i Enterprise. Są to ceny Miesięczne za Użytkownika przy minimalnej liczbie pracowników wynoszącej pięć osób-chociaż wersja Enterprise jest dostępna dla jednego do czterech użytkowników po znacznie wyższej cenie miesięcznej niż plan pięcioosobowy. Nie ma opcji na miejscu. Wszystkie plany obejmują platformę dokumentacji. Usługa zapewnia Bazę Wiedzy/edytor w stylu wiki, który zapewnia również strukturę przechowywania informacji.
oferuje narzędzie do wykrywania systemu jako funkcję dodatkową, nieuwzględnioną w edycjach standardowych. Ten system automatycznego wykrywania automatycznie bada zapasy sprzętu i oprogramowania sieci i dokumentuje je wszystkie.
system informatyczny tworzy framework dla dokumentacji, udostępnia szablony do pisania i strukturyzuje zapisane informacje do prezentacji. Zapewnia również miejsce na bazę dokumentów i interfejsy dla twórców i konsumentów przechowalni dokumentów. Cała komunikacja z usługą ITGlue jest chroniona szyfrowaniem, podobnie jak dane przechowywane na serwerze Itglue.
tworzy alternatywny pakiet o nazwie MyGlue. System MyGlue jest platformą samoobsługową, do której klienci końcowi zapisują się bezpośrednio, natomiast ma być wykorzystywany przez MSP do udostępniania informacji pracownikom firmy klienta. MyGlue zawiera funkcje resetowania hasła i tworzenia bazy wiedzy.
ITBoost
ITBoost jest własnością ConnectWise, która jest kolejnym ważnym producentem systemów zarządzania infrastrukturą. Jest również wiodącym dostawcą oprogramowania dla MSP. Więc ITBoost, ITGlue i Passportal są w bardzo bliskiej konkurencji.
podobnie jak jego główni rywale, ITBoost jest usługą w chmurze skierowaną do MSP, a także obejmuje usługi zarządzania hasłami i skarbiec haseł. Dokumenty utworzone przez ITBoost mogą prezentować informacje użytkownikom wewnętrznym lub zewnętrznym. Dokumenty dla użytkowników zewnętrznych zawierają format formularza opinii, który pozwala pracownikom Twoich klientów wystawiać oceny Usług MSP.
System ITBoost ma możliwość importowania dokumentów, a także zawiera edytor. Inną interesującą funkcją jest możliwość zbierania informacji z biletów pomocy technicznej. Urządzenia do gromadzenia danych, struktura prezentacji i szablony dokumentów łączą się w celu wsparcia tworzenia SOP dla pracowników MSP i bazy wiedzy dla obsługiwanych użytkowników.
ITBoost ma wiele funkcji, które opierają się na współistnieniu ConnectWise w witrynie-ConnectWise Control, ConnectWise Automate i ConnectWise Manage. Obejmuje również rejestrację konfiguracji urządzeń, pomagając w dokumentowaniu systemów, którymi zarządza MSP.
komunikacja w Internecie i przechowywanie danych na serwerach ITBoost są szyfrowane dla bezpieczeństwa.
pomimo tego, że jest własnością ConnectWise, ITBoost może integrować się z konkurencyjnymi systemami PSA dostarczanymi między innymi przez Kaseya i Pulseway. Integruje się również z pakietami RMM produkowanymi przez takie firmy jak Atera, SolarWinds i Kaseya. Integruje się również z itglue, Slack i szeregiem systemów telefonicznych VoIP. ITBoost jest dostępny w 14-dniowej bezpłatnej wersji próbnej.
Confluence
Confluence jest produktem australijskiego software house, Atlassian. Jest to bardzo udany system dokumentacji, współpracy i zarządzania wiedzą. Atlassian jest również właścicielem Jira, narzędzia do zarządzania projektami, a oba systemy integrują się, tworząc pakiet wsparcia projektu.
połączenie Jira do planowania i zarządzania projektami z Confluence do dokumentacji i komunikacji jest bardzo popularne wśród zwinnych zespołów programistycznych. Confluence zostało opisane jako prywatna platforma mediów społecznościowych dla firm. Narzędzie jest dostępne od 2004 roku i zmieniło się radykalnie od tego czasu. Początkowo był bardzo podobny do typowego formatu Wiki. Jednak zarówno metoda działania systemu, jak i styl interfejsu zmieniły się od tego czasu.
wygląd i przeznaczenie stron tworzonych w Confluence są bardzo elastyczne i kierowane są przez szablony. Powstały system dokumentacji wygląda bardziej jak strona internetowa. Różne typy stron umożliwiają tworzenie ogłoszeń, przeszukiwalnych baz wiedzy i stron z komentarzami grupowymi.
narzędzie zawiera edytor wspomagający, który ułatwia tworzenie stron za pomocą szablonów. Wstępnie napisane dokumenty można importować do systemu dokumentów stworzonego przez Confluence. Jednak celem Confluence jest wspieranie tworzenia dokumentów utworzonych w środowisku, a nie działanie jako magazyn dokumentów, chociaż przestrzeń dyskowa jest uwzględniona w planach dostępu online narzędzia.
Confluence jest dostępny jako usługa subskrypcji w chmurze lub jako oprogramowanie lokalne. Kupujący mają pięć opcji przy rozważaniu tego oprogramowania. Istnieją trzy wersje usługi opartej na chmurze i dwie opcje zakupu oprogramowania lokalnego.
trzy wersje Cloud Confluence są bezpłatne, standardowe i Premium. Mała firma mogłaby zrobić dobrze z darmową wersją. Podczas gdy wersje Standard i Premium umożliwiają do 5000 użytkowników na konto, bezpłatna wersja jest ograniczona do 10. Najważniejszą dodatkową funkcją w dwóch płatnych wersjach jest rejestrowanie audytu. Edycja Premium ma wiele dodatków w stosunku do wersji standardowej, ale najważniejszym z nich jest włączenie modułu analitycznego. Przestrzeń dyskowa to kolejny wyróżnik z bezpłatnym kontem o pojemności 2 GB, standardowym kontem o pojemności 250 GB i nieograniczonym limitem miejsca na edycję Premium.
wersję lokalną, zwaną serwerem, można mieć za jednorazową opłatą, ale musisz zdecydować o liczbie użytkowników, którzy będą mieli dostęp do oprogramowania, ponieważ jest to jedyny czynnik, który wpływa na cenę. Wyższa wersja on-premises nazywa się Data Center. Jest to cena za rok i obejmuje kopię zapasową danych w chmurze.
DokuWiki
Jeśli chcesz utworzyć tradycyjny format Wiki dla swojej dokumentacji IT, masz wiele opcji edytora i zarządzania dokumentami. Większość z nich jest darmowa. Prawdopodobnie najlepszym ze wszystkich edytorów Wiki jest DokuWiki.
dużą zaletą DokuWiki jest jej prostota. Dzięki temu edytor i oprogramowanie do zarządzania dokumentami są łatwe w utrzymaniu. System nie potrzebuje powiązanej bazy danych do indeksowania lub przechowywania dokumentów. Zamiast tego system dostarczania treści DokuWiki działa z plikami tekstowymi jako źródłem danych.
Ten system zarządzania treścią dokumentu został po raz pierwszy wydany w 2004 roku. Tak więc pakiet istnieje od dłuższego czasu, co czyni go ugruntowanym i stabilnym oprogramowaniem.
jest to program wieloplatformowy, więc nie musisz się martwić, że masz odpowiedni typ serwera do hostowania kodu. Ponieważ jest to darmowe oprogramowanie, nie ma wersji DokuWiki opartej na chmurze. Można go jednak zainstalować na serwerze wirtualnym AWS, jeśli nie chcesz utrzymywać hosta lokalnego.
prosty, darmowy system zarządzania dokumentami ma kilka świetnych funkcji, które obejmują kontrolę wersji, przy zachowaniu każdej wersji, kontrolę dostępu, szablony i system wtyczek rozszerzający funkcjonalność narzędzia.
narzędzie nie ogranicza się tylko do wyświetlania Zachodnich tekstów. Jest również w stanie wyświetlać pozaeuropejskie zestawy znaków, takie jak Chiński, Arabski i Hebrajski. CMS ma zintegrowany system indeksowania, a gotowy ekran Wiki zawiera w pełni funkcjonalną funkcję wyszukiwania.
Jeśli nie masz nic przeciwko hostowaniu oprogramowania lokalnie i nie chcesz płacić za menedżera dokumentów, to to narzędzie może być odpowiedzią, której szukasz.
wybór narzędzia do dokumentacji IT
ta recenzja prezentuje tylko niewielką liczbę opcji. Główną decyzją, którą musisz podjąć, jest to, czy chcesz hostowanego menedżera dokumentacji, czy chcesz utrzymywać oprogramowanie we własnych pomieszczeniach.
istnieje wiele zalet zarówno internetowych, jak i wewnętrznych strategii. Niektórzy menedżerowie IT po prostu nie czują się pewnie hosting ich Business intelligence poza ich własnych firm’ bezpiecznych pomieszczeń. Jeśli to cię opisuje, to masz dwie opcje na tej liście w postaci DokuWiki i Confluence. Na tej liście znajdują się cztery usługi hostowane, ponieważ konfiguracja ta staje się coraz bardziej dostępna, ponieważ coraz więcej firm wchodzi na rynek.
płatne narzędzia na tej liście mogą okazać się dość drogie. Jeśli jednak jesteś małą firmą lub startupem, który ma niewiele do wydania, masz dwie darmowe opcje na tej liście, z których możesz wybrać: DokuWiki i bezpłatną edycję Confluence.
pisanie dokumentacji IT w edytorach tych narzędzi do zarządzania dokumentami jest lepszym pomysłem niż skanowanie istniejących bibliotek dokumentacji papierowej. Specjalnie sformatowane systemy zarządzania treścią są lepsze w dostarczaniu dokumentacji IT niż tradycyjne dokumenty całostronicowe, ponieważ mogą udostępniać krótkie opisy i szybkie wskazówki, a także pełne instrukcje obsługi i instrukcje proceduralne.