Die Berechnung der Kilometererstattung beginnt damit, dass Sie wissen, wann Sie Ihre Mitarbeiter tatsächlich erstatten müssen. Obwohl viele Arbeitgeber der Meinung sind, dass sie für Kilometer bezahlen müssen , verlangt die Bundesregierung von Ihnen keine Rückerstattung der Mitarbeiter. Es gibt jedoch bestimmte Staaten, die Vorschriften haben. Kalifornien zum Beispiel verlangt von den Arbeitgebern, den Arbeitnehmern Verluste zu erstatten, die bei der Erfüllung der Arbeitsaufgaben entstanden sind.
Wenn Sie Erstattungen berechnen müssen, haben wir ein praktisches Kilometerrechner-Tool, das Sie verwenden können.Der IRS legt den Kilometererstattungssatz für Mitarbeiter fest, die ihre eigenen Privatfahrzeuge (POV) fahren, aber dieser Satz ist eine Richtlinie für Arbeitgeber und eine Steuerabzugsmöglichkeit für Mitarbeiter. Sie können wählen, ob Sie Ihren Mitarbeitern mehr oder weniger als den IRS-Satz zahlen möchten oder nicht. Denken Sie auch daran, dass Sie auch die Erstattungsbestimmungen Ihres Staates befolgen müssen. Darüber hinaus müssen Sie gemäß der FLSA-Verordnung Ihren Mitarbeitern den Standardmindestlohn zahlen. Wenn ihre Ausgaben sie zu einem Stundensatz unter dem Mindestlohn führen, müssen Sie sie bei den Kosten unterstützen. Der IRS hat eine Richtlinie für erstattungsfähige und nicht erstattungsfähige Ausgaben, wenn ein Mitarbeiter sein eigenes Geld für geschäftliche Aufgaben verwendet. Hier sind einige erstattungsfähige und nicht erstattungsfähige Ausgaben:
Erstattungsfähige Ausgaben
- Parkgebühren, Fährgebühren, Brücken-, Straßen- und Tunnelgebühren sowie Park-, Landungs- und Befestigungsgebühren für Flugzeuge oder Flugzeuge.
- Wenn Ihr Mitarbeiter seinen Dienst in unmittelbarer Nähe seines Wohnsitzes oder seiner Dienststelle verrichtet.
- Wenn ein Mitarbeiter zu einem oder mehreren temporären Einsatzorten fährt, solange er nicht direkt von seinem Wohnsitz und Büro aus fährt.
- Wenn sich der Mitarbeiter in Ihrem fest zugewiesenen Büro meldet und dann zu anderen Arbeitsplätzen reist.
- Wenn Ihre Mitarbeiter zu Schulungszwecken anreisen müssen, haben sie Anspruch auf Erstattung, wenn die Schulung innerhalb der Stadtgrenzen Ihres offiziellen Arbeitsplatzes stattfindet. Die Erstattung unterliegt in diesem Fall jedoch der Überprüfung und Genehmigung des Managers.
- Wenn Ihr Mitarbeiter auf dem Weg zwischen seinem Wohnsitz und dem Arbeitsplatz zu Arbeitszwecken anhält, sollte ihm das Fahren nach dem Stopp erstattet werden.
Nicht erstattungsfähige Ausgaben
- Ihre Mitarbeiter erhalten keine Erstattung zwischen Wohnung und Büro oder ihrem temporären Arbeitsort.
- Kosten für Reparaturen, Abschreibungen, Ersatz, Fett, Öl, Frostschutzmittel, Abschlepp- und ähnliche Kosten, Benzin, Versicherungen, staatliche und bundesstaatliche Steuern.
- Sie müssen Mitarbeitern das Parken auf einem zugewiesenen Büroraum nicht erstatten, wenn es im Zusammenhang mit direkten Fahrten zwischen Wohnsitz und Büro entsteht.
- Gefahrene Meilen ausschließlich aus persönlichen Gründen.
Rechnen Sie nach
IRS-Standard-Kilometererstattungssätze (ab 2021):
- 56 Cent pro gefahrene Meile für geschäftliche Zwecke
- 16 Cent pro gefahrene Meile für medizinische oder Umzugszwecke
- 14 Cent pro gefahrene Meile im Dienste gemeinnütziger Organisationen
Berechnung der Kilometererstattung
Die Fahrstrecke wird durch die tatsächlich gefahrenen Meilen in den Kilometerständen bestimmt. Bevor Ihr Mitarbeiter zum Arbeitsplatz fährt, notiert er sich die Nummer auf dem Kilometerzähler. Sobald der Mitarbeiter zum nächsten Standort fährt, notiert er sich die neue Nummer auf dem Kilometerzähler. Der Unterschied zwischen den beiden Messwerten ist die Anzahl der Meilen, die der Mitarbeiter gefahren ist.
Um die Kilometerberechnungen zu berechnen, multiplizieren Sie die anwendbare Kilometerrate mit der Anzahl der Meilen, die der Mitarbeiter gefahren ist.Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Ihr Mitarbeiter 15 meilen gefahren ist, um von Ihrem Büro zu einem temporären Arbeitsort zu gelangen.
15 Meilen x $ 0,58 (Erstattungssatz) = $ 8,70 aufgrund der Erstattung
Lösungen finden
Der beste Weg, die Kilometererstattung zu berechnen, besteht darin, eine Lösung zu finden, die die Mathematik für Sie erledigt. Stundenzettel.com ermöglicht es Ihnen, Zeit für Ihr Unternehmen zu verfolgen und Ihre Ausgaben zu verfolgen, alles unter einem Dach. Wenn Mitarbeiter ihre Meilen eingeben und ein Bild ihres Kilometerzählers hochladen, können wir automatische Berechnungen bereitstellen, die den Managern in Echtzeit zur Verfügung stehen.