El cálculo del reembolso de millas comienza sabiendo cuándo realmente necesita reembolsar a sus empleados. Aunque muchos empleadores piensan que tienen que pagar por el kilometraje, el Gobierno federal no requiere que usted reembolse a los empleados. Sin embargo, hay ciertos estados que tienen regulaciones. California, por ejemplo, requiere que los empleadores reembolsen a los empleados por cualquier pérdida incurrida al completar las tareas laborales. Si necesita calcular reembolsos, tenemos una práctica herramienta para calcular el kilometraje que puede usar.El IRS establece la tasa de reembolso de millas para los empleados que conducen sus propios Vehículos de Propiedad Privada (POV), pero esta tasa es una guía para los empleadores y una oportunidad de deducción de impuestos para los empleados. Puede elegir si desea o no pagar a sus empleados más o menos que la tarifa del IRS. Además, tenga en cuenta que también debe seguir las regulaciones de reembolso de su estado. Además de eso, bajo la regulación de la FLSA, usted debe pagar a sus empleados el salario mínimo estándar. Si sus gastos los llevan a una tarifa por hora por debajo del salario mínimo, tendrá que ayudarlos con el costo.
El IRS tiene una guía para gastos reembolsables y no reembolsables cuando un empleado usa su propio POV para tareas comerciales. Aquí hay algunos gastos reembolsables y no reembolsables:
Gastos reembolsables
- Tarifas de estacionamiento, tarifas de ferry, tarifas de puentes, carreteras y túneles, y tarifas de estacionamiento, aterrizaje y amarre de aviones o aviones.
- Cuando su empleado utiliza su POV en asuntos oficiales en las inmediaciones de su residencia o estación oficial.
- Si un empleado conduce a uno o más lugares de trabajo temporales, siempre y cuando no conduzca directamente desde su residencia y oficina.
- Cuando el empleado se reporta a su oficina asignada permanentemente y luego viaja a otros sitios de trabajo.
- Si sus empleados tienen que viajar con fines de capacitación, tienen derecho a un reembolso si la capacitación se encuentra dentro de los límites de la ciudad de su estación de trabajo oficial. Sin embargo, el reembolso en este caso está sujeto a la revisión y aprobación del gerente.
- Si su empleado se detiene en el camino entre su residencia y el lugar de trabajo por motivos laborales, debe recibir un reembolso por conducir después de la parada.
Gastos no reembolsables
- Sus empleados no recibirán reembolso entre sus hogares y su oficina o su ubicación de trabajo temporal.
- Cargos por reparaciones, depreciación, reemplazos, grasa, aceite, anticongelante, remolque y gastos similares, gasolina, seguros, impuestos estatales y federales.
- No tiene que reembolsar a los empleados por el estacionamiento en un espacio de oficina asignado cuando se incurre en relación con el viaje directo entre su residencia y la oficina.
- Millas conducidas únicamente por motivos personales.
Haga los cálculos
Tasas de reembolso de millaje estándar del IRS (a partir de 2021):
- 56 centavos por milla conducidos para uso comercial
- 16 centavos por milla conducidos para fines médicos o de mudanza
- 14 centavos por milla conducidos al servicio de organizaciones benéficas
Cómo calcular los reembolsos de millas
La distancia de viaje se determina por las millas reales conducidas en las lecturas del cuentakilómetros. Antes de que su empleado comience a conducir al lugar de trabajo, tomará nota del número en el cuentakilómetros. Una vez que el empleado conduce a la siguiente ubicación, tomará nota del nuevo número en el cuentakilómetros. La diferencia de las dos lecturas es la cantidad de millas que el empleado condujo.
Para calcular los cálculos de kilometraje, multiplique la tarifa de kilometraje aplicable por el número de millas que condujo el empleado.
Por ejemplo, imagine que su empleado condujo 15 millas para llegar desde su oficina a un lugar de trabajo temporal.
15 millas x 0 0.58 (tasa de reembolso) = 8 8.70 adeudados en reembolso
Encontrar soluciones
La mejor manera de calcular el reembolso de millas es encontrar una solución que haga los cálculos por usted. Hojas de horas.com le permite realizar un seguimiento del tiempo de su negocio y de sus gastos, todo bajo un mismo techo. Nuestro sistema le permite ingresar su tasa de reembolso de millas preferida para que cuando los empleados ingresen sus millas y carguen una imagen de su cuentakilómetros, podamos proporcionar cálculos automáticos que están disponibles para los gerentes en tiempo real.