documentația it costă bani pentru a crea, dar majoritatea companiilor își pierd imediat documentația imediat ce este cumpărată sau creată. Cea mai obișnuită metodă de gestionare a documentației este să o imprimați și să puneți lianți pe rânduri de rafturi ignorate. Există o cale mai bună.
a face aceste documente it utile necesită trei elemente:
- digitizați documentația bazei de date
- standardizați formatele
- indexați conținutul documentului pentru a le face căutabile.
aici pentru instrumentele și nici un moment pentru a citi întregul post? Iată lista noastră cu cele mai bune cinci instrumente de documentare IT:
- SolarWinds Passportal (GET DEMO) un sistem team password protector care operează și un magazin de documente bazat pe cloud.
- lipeste o platformă online de gestionare a documentelor care se integrează cu multe sisteme de management de proiect și colaborare.
- ITBoost un sistem de documentare bazat pe web care este deținut de ConnectWise, un sistem de gestionare a infrastructurii.
- Confluence o colaborare întreprindere, comunicare și sistem de documentare, care este utilizat pe scară largă în industria IT.
- DokuWiki un creator Wiki gratuit care poate fi folosit pentru a construi o bază de cunoștințe internă.
păstrarea documentației IT în format digital este primul pas pentru a obține documentația corporativă într-o stare utilizabilă. Este o reacție tipică pentru a imprima documente și a le pune într-o bibliotecă. Aceasta este o strategie deosebit de utilă pentru persoana sau compania care a creat documentația, deoarece oferă dovezi fizice și vizuale ale muncii lor grele. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor sunt de acord în aceste zile că utilizarea excesivă a hârtiei ar trebui evitată. Documentele tipărite ocupă spațiu, necesită o investiție în dulapuri de depozitare și necesită tăierea multor copaci.
al doilea pas este standardizarea formatului de stocare utilizat pentru aceste documente. Dacă documentele IT provin în format digital, atunci există o mare probabilitate ca acestea să fie într-un număr mic de tipuri de documente. Formatele Microsoft Word și PDF sunt foarte frecvente și pot fi convertite în alte formate.
etapa finală este indexarea conținutului documentelor. Aceasta este o sarcină laborioasă atunci când este efectuată manual, dar poate fi finalizată foarte repede prin procese automate.
transformarea documentelor it ignorate în surse de informații frecvent accesate necesită doar un instrument eficient de gestionare a documentelor. Un pas mai bun este să creați toate documentele IT ale companiei dvs. într-un format de fișier care este configurat pentru interpretare în sisteme accesibile bazate pe web, cum ar fi formatul Wiki.
există multe sisteme de gestionare a documentelor disponibile pe piață. Cu toate acestea, este o categorie de software despre care puțini oameni știu și nu mulți oameni știu ce să caute pentru a evalua corect toate opțiunile.
am investigat piața. Am enumerat atributele necesare ale unui instrument de document IT și apoi am analizat toate produsele de pe piață pentru a vedea care corespund acestei liste de cerințe.
cele mai bune instrumente de documentare IT
fiecare dintre aceste sisteme de documentare IT este puțin diferit. Fiecare are puncte forte diferite și va apela la diferite organizații. Unele creează formate de afișare a documentelor care arată ca pagini web, iar altele sunt mai potrivite pentru importul documentelor existente decât altele. Unele sunt sisteme de documentare în care documentația sistemului dvs. ar trebui să fie scrisă. Altele sunt instrumente de descoperire a sistemului care vă vor genera automat documentația IT.puteți citi mai multe despre aceste opțiuni în secțiunile următoare.
SolarWinds Passportal (GET DEMO)
Passportal a fost achiziționat de SolarWinds, principalul producător de instrumente de gestionare a infrastructurii IT, în aprilie 2019. Printr-o serie de achiziții, SolarWinds a creat o divizie puternică care își propune să ofere software de asistență pentru furnizorii de servicii gestionate. Passportal face acum parte din acea divizie, numită SolarWinds MSP.
Passportal oferă o combinație de servicii pentru MSP-uri. Unul este un sistem de gestionare a parolelor și altul este un manager de documente. Deși acest serviciu se numește Solarwinds Document Manager, face parte din suita Passportal și a ajuns la SolarWinds odată cu achiziția sa recentă.
Passportal password manager și Solarwinds Document Manager formează nucleul suitei Passportal. Este imposibil să vă abonați la sistemul de documente fără a lua și managerul de parole.
Passportal este un serviciu Cloud și este destinat MSP-urilor. Este de așteptat ca MSP – urile să utilizeze sistemul de documentare intern și, de asemenea, să îl implementeze pentru a furniza magazine de informații pentru companiile client și angajații acestora. De exemplu, un MSP poate reduce numărul de angajați clienți care apelează la biroul de asistență prin construirea unei baze de cunoștințe de auto-ajutor care explică modul de rezolvare a problemelor din rețeaua clientului.
logica din spatele fuziunii furnizării managerilor de parole și a magazinelor de documente este că aceste două zone acceptă cea mai mare parte a apelurilor pe care angajații clientului le vor face către biroul de asistență oferit de MSP.
sistemul de documente este atât un depozit de informații, o suită de editare, cât și un sistem de formatare a prezentării. Sistemul începe prin îndrumarea MSP în ce informații să extragă de la tehnicienii care lucrează pentru o companie client atunci când MSP licitează pentru un contract.
Cunoașterea sistemului clientului este esențială pentru a scrie un contract de servicii precis. Odată ce începe relația de lucru, tehnicienii clientului trebuie încurajați să-și împărtășească cunoștințele despre sistemul pe care îl conduc.
aceste informații pot fi distilate în Sop-uri stocate în managerul de documente. Pas cu pas, MSP poate construi o definiție a sistemului, cum să-l opereze și cum îl folosesc angajații. Unele dintre aceste informații vor deveni îndrumări pentru tehnicienii MSP, iar altele vor deveni ghiduri de depanare pentru a permite utilizatorilor sistemelor clienților să-și rezolve propriile probleme. Puteți solicita un demo pe site-ul lor.
Passportal de la SolarWinds get Demo
it lipici
it lipici este principalul rival la Solarwinds Passportal. Acesta este sistemul de documentare, deținut de Kaseya, un furnizor major de software MSP. Acesta lipici Combină, de asemenea, parola și gestionarea documentelor în același serviciu.
În ciuda faptului că este deținută de un producător de apartamente PSA și RMM, ITGlue nu își limitează interoperabilitatea la produsele sale surori. Desigur, există integrări pentru ITGlue cu sistemele PSA și RMM ale Kaseya, numite Kaseya BMS și Kaseya VSA. Sistemul de documentare se integrează, de asemenea, cu software-ul MSP rival produs de cei de la Pulseway, ConnectWise și SolarWinds.
it Glue este un serviciu bazat pe cloud care este taxat prin abonament. Serviciul este disponibil în trei ediții: Basic, Select și Enterprise. Acestea sunt toate prețurile pe utilizator pe lună, cu un număr minim de angajați de cinci – deși ediția Enterprise este disponibilă pentru unul până la patru utilizatori la un preț lunar mult mai mare decât planul de cinci utilizatori. Nu există o opțiune locală. Toate planurile includ platforma de documentare. Serviciul oferă o bază de cunoștințe/editor de stil wiki, care oferă, de asemenea, o structură de stocare a informațiilor.
it Glue oferă un utilitar de descoperire a sistemului ca o caracteristică suplimentară, care nu este inclusă în edițiile standard. Acest sistem de autodescoperire va explora automat inventarele hardware și software ale unei rețele și le va documenta pe toate.
sistemul it Glue creează un cadru pentru documentație, oferă șabloane pentru scriere și structurează Informațiile înregistrate pentru prezentare. De asemenea, oferă spațiu de stocare pentru baza de documente și interfețe pentru creatorii și consumatorii magazinelor de documente. Toate comunicațiile cu serviciul ITGlue sunt protejate prin criptare, la fel ca și datele stocate pe serverul it Glue.
lipiciul it produce un pachet alternativ, numit MyGlue. Sistemul MyGlue este o platformă de autoservire la care clienții finali se înscriu direct, în timp ce adezivul este menit să fie utilizat de MSP-uri pentru a pune informațiile la dispoziția angajaților companiei client. MyGlue include facilități de resetare a parolei și crearea bazei de cunoștințe.
ITBoost
ITBoost este deținut de ConnectWise, care este un alt producător important de sisteme de gestionare a infrastructurii. Este, de asemenea, un furnizor de top de software pentru MSPs. Deci ITBoost, ITGlue și Passportal se află într-o concurență foarte strânsă.
la fel ca principalii săi rivali, ITBoost este un serviciu cloud destinat MSP-urilor și include, de asemenea, servicii de gestionare a parolelor și seif de parole. Documentele create de ITBoost pot prezenta informații utilizatorilor interni sau utilizatorilor externi. Documentele pentru utilizatorii externi includ un format de formular de feedback care permite angajaților clienților dvs. să ofere evaluările serviciilor MSP.
sistemul ITBoost are capacitatea de a importa documente și include, de asemenea, un editor. O altă caracteristică interesantă este capacitatea de a culege informații din biletele de asistență. Facilitățile de colectare a datelor, structura de prezentare și șabloanele de documente se combină pentru a sprijini crearea de Sop-uri pentru personalul MSP și o bază de cunoștințe pentru utilizatorii suportați.
ITBoost are o serie de funcții care se bazează pe coexistența ConnectWise pe site-ConnectWise Control, ConnectWise automatize și ConnectWise Manage. De asemenea, include înregistrarea configurațiilor dispozitivului, ajutând la documentarea sistemelor pe care MSP le gestionează.
comunicațiile prin internet și stocarea datelor la serverele ITBoost sunt toate criptate pentru securitate.în ciuda faptului că este o proprietate a ConnectWise, ITBoost se poate integra cu sistemele PSA rivale furnizate de, printre altele, Kaseya și Pulseway. De asemenea, se integrează cu pachetele RMM produse de cei de la Atera, SolarWinds și Kaseya. De asemenea, se integrează cu ITGlue, Slack și o serie de sisteme de telefonie VoIP. ITBoost este disponibil pe o perioadă de încercare gratuită de 14 zile.
Confluence
Confluence este un produs al Casei de software Australian, Atlassian. Acesta este un sistem de documentare, colaborare și management al cunoștințelor foarte reușit. Atlassian deține, de asemenea, Jira, instrumentul de gestionare a proiectelor, iar ambele sisteme se integrează pentru a crea o suită de asistență pentru proiecte.
combinația Jira pentru planificarea și managementul proiectelor cu Confluence pentru documentare și comunicare este foarte populară în rândul echipelor de dezvoltare agile. Confluence a fost descrisă ca o platformă privată de social media pentru companii. Instrumentul este disponibil din 2004 și s-a schimbat radical de atunci. La început, era foarte asemănător cu formatul tipic Wiki. Cu toate acestea, atât metoda operațională a sistemului, cât și stilul interfeței s-au schimbat de atunci.
aspectul și scopul paginilor create în Confluence sunt foarte adaptabile și sunt conduse de șabloane. Sistemul de documentare rezultat arată mai mult ca un site web. Diferite tipuri de pagini permit crearea de anunțuri, baze de cunoștințe care pot fi căutate și pagini de comentarii de grup.
instrumentul include un editor ghidat, care facilitează crearea de pagini prin șabloane. Documentele pre-scrise pot fi importate într-un sistem de documente creat de confluență. Cu toate acestea, scopul Confluence este de a sprijini crearea documentelor create în mediu, mai degrabă decât de a acționa ca un magazin de documente, deși spațiul de stocare este inclus în planurile de acces online ale instrumentului.Confluence este disponibil ca un serviciu de abonament bazat pe cloud sau ca software local. Cumpărătorii au Cinci opțiuni atunci când iau în considerare acest software. Există trei ediții pentru serviciul bazat pe cloud și două opțiuni de achiziție pentru software-ul local.cele trei ediții ale cloud Confluence sunt gratuite, Standard și Premium. O afacere mică ar putea face bine cu versiunea gratuită. În timp ce versiunile Standard și Premium permit până la 5.000 de utilizatori pe cont, versiunea gratuită este limitată la 10. Cea mai importantă caracteristică suplimentară cu cele două versiuni plătite este înregistrarea auditului. Ediția Premium are multe extra-uri față de versiunea Standard, dar cea mai importantă este includerea unui modul analytics. Spațiul de stocare este un alt diferențiator cu un cont gratuit care primește 2 GB, contul Standard având 250 GB și o alocație de stocare nelimitată pentru ediția Premium.
versiunea locală, numită Server, poate fi folosită pentru o taxă unică, dar trebuie să decideți numărul de utilizatori care vor avea acces la software, deoarece acesta este singurul factor care influențează prețul. Ediția locală superioară se numește centru de date. Acesta are un preț pe an și include backup cloud pentru date.
DokuWiki
Dacă doriți să creați un format Wiki tradițional pentru documentația IT, atunci aveți multe opțiuni de editare și gestionare a documentelor. Majoritatea sunt gratuite. Probabil, cel mai bun dintre toți editorii Wiki este DokuWiki.
un mare avantaj al DokuWiki este simplitatea sa. Acest lucru face ca editorul și software-ul de gestionare a documentelor să fie ușor de întreținut. Sistemul nu are nevoie de o bază de date asociată pentru indexare sau stocare de documente. În schimb, sistemul de livrare a conținutului DokuWiki funcționează cu fișiere text ca sursă de date.
acest sistem de gestionare a conținutului documentelor a fost lansat pentru prima dată în 2004. Deci, pachetul există de mult timp, făcându-l un software bine stabilit și stabil.
acesta este un program cross-platform, deci nu trebuie să vă faceți griji că aveți tipul potrivit de server pentru a găzdui codul. Deoarece este o piesă gratuită de software, nu există o versiune bazată pe cloud a DokuWiki. Cu toate acestea, ar putea fi instalat pe un server virtual AWS dacă nu doriți să mențineți o gazdă locală.
sistemul simplu și gratuit de gestionare a documentelor are câteva caracteristici excelente care includ controlul versiunii, cu fiecare versiune reținută, controlul accesului, șabloanele și un sistem plug-in pentru a extinde funcționalitatea instrumentului.
instrumentul nu se limitează doar la afișarea textelor occidentale. De asemenea, este capabil să arate seturi de caractere non-europene, cum ar fi chineza, araba și ebraica. CMS are un sistem integrat de indexare, iar ecranul wiki finit include o facilitate de căutare pe deplin funcțională.
dacă nu vă deranjează să găzduiți software-ul local și nu doriți să plătiți pentru un manager de documente, atunci acest instrument ar putea fi răspunsul pe care îl căutați.
alegerea unui instrument de documentare IT
această recenzie prezintă doar un număr mic de opțiuni. Principala decizie pe care va trebui să o luați este dacă doriți un manager de documentație găzduit sau dacă doriți să întrețineți software-ul în propriile spații.
există multe avantaje atât pentru strategiile online, cât și pentru cele interne. Unii manageri IT pur și simplu nu se simt încrezători în găzduirea informațiilor lor de afaceri în afara spațiilor sigure ale propriilor companii. Dacă asta vă descrie, atunci aveți două opțiuni pe această listă sub formă de DokuWiki și Confluence. Există patru servicii găzduite pe această listă, deoarece această configurație devine din ce în ce mai accesibilă pe măsură ce mai multe companii intră pe piață.
instrumentele plătite din această listă se pot dovedi destul de scumpe. Cu toate acestea, dacă sunteți o companie mică sau un startup cu foarte puțin de cheltuit, atunci aveți două opțiuni gratuite pe această listă din care să alegeți: DokuWiki și ediția gratuită a Confluence.
scrierea documentației IT în editorii acestor instrumente de gestionare a documentelor este o idee mai bună decât scanarea bibliotecilor de documentație existente pe suport de hârtie. Sistemele de gestionare a conținutului formatate special sunt mai bune la furnizarea documentației IT decât documentele tradiționale pe toată pagina, deoarece pot face disponibile scurte descrieri și sfaturi rapide, precum și ghiduri complete de utilizare și manuale procedurale.