calcularea rambursării kilometrajului începe prin a ști când trebuie să vă rambursați angajații. Deși mulți angajatori cred că trebuie să plătească pentru kilometraj , guvernul federal nu vă solicită să rambursați angajații. Cu toate acestea, există anumite state care au reglementări. California, de exemplu, cere angajatorilor să ramburseze angajaților orice pierderi suferite în timpul îndeplinirii sarcinilor de muncă.
dacă aveți nevoie pentru a calcula rambursările, avem un instrument de calculator kilometraj la îndemână puteți utiliza.
IRS stabilește rata de rambursare a kilometrajului pentru angajații care își conduc propriile vehicule private (POV), dar această rată este un ghid pentru angajatori și o oportunitate de deducere fiscală pentru angajați. Puteți alege dacă doriți sau nu să vă plătiți angajații mai mult sau mai puțin decât rata IRS. De asemenea, rețineți că trebuie să urmați și reglementările de rambursare ale statului dvs. În plus, în conformitate cu regulamentul FLSA, trebuie să plătiți angajaților salariul minim standard. Dacă cheltuielile lor îi conduc la o rată orară sub salariul minim, va trebui să îi ajutați cu costul.
IRS are un ghid pentru cheltuielile rambursabile și nerambursabile atunci când un angajat își folosește propriul POV pentru îndatoririle de afaceri. Iată câteva cheltuieli rambursabile și nerambursabile:
cheltuieli rambursabile
- taxe de parcare, taxe de feribot, taxe de pod, drum și tunel și taxe de parcare, aterizare și legare a aeronavelor sau avioanelor.
- când angajatul dvs. își folosește POV-ul în afaceri oficiale în imediata vecinătate a reședinței sau a stației oficiale.
- dacă un angajat conduce către unul sau mai multe locuri de muncă temporare, atâta timp cât nu conduce direct de la reședință și birou.
- când angajatul raportează la biroul dvs. alocat permanent și apoi călătorește la alte site-uri de lucru.
- dacă angajații dvs. trebuie să călătorească în scopuri de instruire, aceștia au dreptul la rambursare dacă instruirea se află în limitele orașului stației dvs. oficiale de lucru. Cu toate acestea, rambursarea în acest caz este supusă revizuirii și aprobării managerului.
- dacă angajatul dvs. se oprește pe ruta dintre reședință și locul de muncă în scopuri de muncă, ar trebui să fie rambursat pentru conducere după oprire.
cheltuieli nerambursabile
- angajații dvs. nu vor primi rambursare între casele și biroul lor sau locul de muncă temporar.
- taxe pentru reparații, depreciere, înlocuiri, grăsimi, ulei, antigel, remorcare și cheltuieli similare, benzină, asigurări, impozite de stat și federale.
- nu trebuie să rambursați angajaților pentru parcarea la un spațiu de birou alocat atunci când este suportat în legătură cu călătoria directă între reședință și birou.
- mile parcurse exclusiv din motive personale.
faceți matematica
ratele standard de rambursare a kilometrajului IRS (începând cu 2021):
- 56 cenți pe milă condus pentru uz de afaceri
- 16 cenți pe milă condus pentru scopuri medicale sau în mișcare
- 14 cenți pe milă condus în serviciul organizațiilor caritabile
cum se calculează rambursările kilometraj
distanța de deplasare este determinată de mile reale conduse în citirile contorului de parcurs. Înainte ca angajatul dvs. să înceapă să conducă la locul de muncă, acesta va lua notă de numărul de pe odometru. Odată ce angajatul conduce la următoarea locație, el va lua o notă a noului număr de pe odometru. Diferența dintre cele două lecturi este cantitatea de mile pe care angajatul a condus-o.
pentru a calcula calculele de kilometraj, înmulțiți rata de kilometraj aplicabilă cu numărul de mile pe care angajatul le-a condus.
de exemplu, imaginați-vă că angajatul dvs. a condus 15 mile pentru a ajunge de la birou la o locație de lucru temporară.
15 mile x $0.58 (rata de rambursare)= 8.70 dolari datorate în rambursare
găsirea de soluții
cel mai bun mod de a calcula kilometraj rambursare este de a găsi o soluție care va face matematica pentru tine. Foi de pontaj.com vă permite să urmăriți timp pentru afacerea dvs. și urmări cheltuielile, toate sub un singur acoperiș. Sistemul nostru vă permite să introduceți rata preferată de rambursare a kilometrajului, astfel încât atunci când angajații își introduc mile și încarcă o imagine a contorului lor, putem oferi calcule automate care sunt disponibile managerilor în timp real.