Die Erstellung von IT-Dokumentation kostet Geld, aber die meisten Unternehmen verlieren ihre Dokumentation sofort, sobald sie gekauft oder erstellt wird. Die gebräuchlichste Methode zur Verwaltung der Dokumentation besteht darin, sie auszudrucken und in Ordnern in Reihen von ignorierten Regalen abzulegen. Es gibt einen besseren Weg.
Um diese IT-Dokumente nützlich zu machen, sind drei Elemente erforderlich:
- Datenbankdokumentation digitalisieren
- Formate standardisieren
- Dokumentinhalt indexieren, um ihn durchsuchbar zu machen.
Hier für die Werkzeuge und keine Zeit, den ganzen Beitrag zu lesen? Hier ist unsere Liste der fünf besten IT-Dokumentationstools:
- SolarWinds Passportal (GET DEMO) Ein Team-Passwortschutzsystem, das auch einen Cloud-basierten Dokumentenspeicher betreibt.
- ES ist eine Online-Dokumentenverwaltungsplattform, die in viele Projektmanagement- und Kollaborationssysteme integriert werden kann.
- ITBoost ist ein webbasiertes Dokumentationssystem von ConnectWise, einem Infrastrukturmanagementsystem.
- Confluence Ein Kollaborations-, Kommunikations- und Dokumentationssystem für Unternehmen, das in der IT-Branche weit verbreitet ist.
- DokuWiki Ein kostenloser Wiki-Ersteller, mit dem Sie eine interne Wissensdatenbank erstellen können.
Die IT-Dokumentation in digitaler Form zu halten, ist der erste Schritt, um die Unternehmensdokumentation in einen nutzbaren Zustand zu bringen. Es ist eine typische Reaktion, Dokumente auszudrucken und in ein Bücherregal zu legen. Dies ist eine besonders nützliche Strategie für die Person oder Firma, die die Dokumentation erstellt hat, da sie einen physischen, visuellen Beweis für ihre harte Arbeit liefert. Die meisten Menschen sind sich heutzutage jedoch einig, dass übermäßiger Papierverbrauch vermieden werden sollte. Gedruckte Dokumente nehmen Platz in Anspruch, sie erfordern eine Investition in Lagerschränke und sie erfordern, dass viele Bäume gefällt werden.
Der zweite Schritt besteht darin, das für diese Dokumente verwendete Speicherformat zu standardisieren. Wenn die IT-Dokumente im digitalen Format entstanden sind, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie sich in einer kleinen Anzahl von Dokumenttypen befinden. Microsoft Word- und PDF-Formate sind sehr verbreitet und können in andere Formate konvertiert werden.
Die letzte Stufe besteht darin, den Inhalt der Dokumente zu indizieren. Dies ist bei manueller Ausführung eine mühsame Aufgabe, kann aber durch automatisierte Prozesse sehr schnell erledigt werden.
Die Umwandlung ignorierter IT-Dokumente in häufig aufgerufene Informationsquellen erfordert nur ein effizientes Dokumentenmanagement-Tool. Ein Schritt besser ist es, alle IT-Dokumente Ihres Unternehmens in einem Dateiformat zu erstellen, das für die Interpretation in zugänglichen webbasierten Systemen wie dem Wiki-Format eingerichtet ist.
Es gibt viele Dokumentenmanagementsysteme auf dem Markt. Es ist jedoch eine Kategorie von Software, die nur wenige Menschen kennen und nicht viele Menschen wissen, wonach sie suchen müssen, um alle Optionen richtig einzuschätzen.
Wir haben den Markt untersucht. Wir haben die notwendigen Attribute eines IT-Dokumententools aufgelistet und uns dann alle Produkte auf dem Markt angesehen, um zu sehen, welche dieser Liste von Anforderungen entsprachen.
Die besten IT-Dokumentationstools
Jedes dieser IT-Dokumentationssysteme ist ein bisschen anders. Jeder hat unterschiedliche Stärken und wird verschiedene Organisationen ansprechen. Einige erstellen Dokumentanzeigeformate, die wie Webseiten aussehen, und einige eignen sich besser für den Import vorhandener Dokumente als andere. Einige sind Dokumentationssysteme, in denen Ihre Systemdokumentation geschrieben werden sollte. Andere sind Systemerkennungstools, die Ihre IT-Dokumentation automatisch generieren.
Sie können mehr über diese Optionen in den folgenden Abschnitten lesen.
SolarWinds Passportal (DEMO ERHALTEN)
Passportal wurde im April 2019 von SolarWinds, dem führenden Hersteller von IT-Infrastruktur-Management-Tools, übernommen. Durch eine Reihe von Käufen hat SolarWinds einen leistungsstarken Geschäftsbereich geschaffen, der darauf abzielt, Support-Software für Managed Service Provider bereitzustellen. Passportal ist jetzt Teil dieser Abteilung namens SolarWinds MSP.
Passportal bietet eine Mischung von Diensten für MSPs. Eines ist ein Passwort-Management-System und ein anderes ist ein Dokumenten-Manager. Obwohl dieser Dienst SolarWinds Document Manager heißt, ist er Teil der Passportal-Suite und kam mit seiner kürzlichen Übernahme zu SolarWinds.
Der Passportal Password Manager und der SolarWinds Document Manager bilden den Kern der Passportal Suite. Es ist unmöglich, das Dokumentensystem zu abonnieren, ohne auch den Passwort-Manager zu übernehmen.
Passportal ist ein Cloud-Service und richtet sich an MSPs. Es wird erwartet, dass MSPs das Dokumentationssystem intern nutzen und es auch einsetzen, um Informationsspeicher für Kundenunternehmen und deren Mitarbeiter bereitzustellen. Beispielsweise kann ein MSP die Anzahl der Kundenmitarbeiter, die den Helpdesk anrufen, reduzieren, indem er eine Selbsthilfe-Wissensdatenbank erstellt, in der erläutert wird, wie Probleme im Netzwerk des Kunden behoben werden.
Die Logik hinter der Zusammenführung der Bereitstellung von Passwortmanagern und Dokumentenspeichern besteht darin, dass diese beiden Bereiche den Großteil der Anrufe unterstützen, die Kundenmitarbeiter an den vom MSP bereitgestellten Helpdesk richten.
Das Dokumentensystem ist sowohl ein Informationsspeicher, eine Bearbeitungssuite als auch ein Präsentationsformatierungssystem. Das System leitet den MSP zunächst an, welche Informationen von den Technikern extrahiert werden sollen, die für ein Kundenunternehmen arbeiten, wenn der MSP zum ersten Mal für einen Vertrag bietet.
Kenntnisse über das System des Kunden sind unerlässlich, um einen genauen Servicevertrag zu schreiben. Sobald die Arbeitsbeziehung beginnt, müssen die Techniker des Kunden ermutigt werden, ihr Wissen über das von ihnen betriebene System zu vermitteln.
Diese Informationen können in SOPs destilliert werden, die im Dokumentenmanager gespeichert sind. Schritt für Schritt kann der MSP eine Definition des Systems erstellen, wie es zu bedienen ist und wie Mitarbeiter es verwenden. Einige dieser Informationen werden zu Anleitungen für MSP-Techniker und einige zu Anleitungen zur Fehlerbehebung, damit die Benutzer der Kundensysteme ihre eigenen Probleme beheben können. Sie können eine Demo auf ihrer Website anfordern.
Passportal von SolarWinds Demo erhalten
IT Glue
IT Glue ist der Hauptkonkurrent von SolarWinds Passportal. Dies ist das Dokumentationssystem von Kaseya, einem großen Anbieter von MSP-Software. IT Glue kombiniert auch Passwort- und Dokumentenmanagement im selben Service.
Obwohl ITGlue im Besitz eines Herstellers von PSA- und RMM-Suiten ist, beschränkt es seine Interoperabilität nicht auf seine Schwesterprodukte. Natürlich gibt es Integrationen für ITGlue mit den PSA- und RMM-Systemen von Kaseya, Kaseya BMS und Kaseya VSA. Das Dokumentationssystem lässt sich auch in konkurrierende MSP-Software von Pulseway, ConnectWise und SolarWinds integrieren.
IT Glue ist ein Cloud-basierter Dienst, der per Abonnement berechnet wird. Der Dienst ist in drei Editionen verfügbar: Basic, Select und Enterprise. Dies sind alles Preise pro Benutzer und Monat mit einer Mindestanzahl von fünf Mitarbeitern – obwohl die Enterprise Edition für ein bis vier Benutzer zu einem viel höheren monatlichen Preis als der Fünf-Benutzer-Plan verfügbar ist. Es gibt keine lokale Option. Alle Pläne beinhalten die Dokumentationsplattform. Der Dienst bietet einen Wissensdatenbank- / Wiki-Editor, der auch eine Informationsspeicherstruktur bereitstellt.
ES bietet auch ein Systemerkennungsprogramm als Add-On-Funktion, das nicht in den Standardeditionen enthalten ist. Dieses Autodiscovery-System untersucht automatisch die Hardware- und Softwareinventare eines Netzwerks und dokumentiert sie alle.
Das IT-Managementsystem erstellt einen Rahmen für die Dokumentation, stellt Vorlagen zum Schreiben bereit und strukturiert die aufgezeichneten Informationen für die Präsentation. Es bietet auch Speicherplatz für die Dokumentenbasis und Schnittstellen für Ersteller und Verbraucher der Dokumentenspeicher. Die gesamte Kommunikation mit dem ITGlue-Dienst ist verschlüsselt, ebenso wie die auf dem IT Glue-Server gespeicherten Daten.
IT Glue erzeugt ein alternatives Paket namens MyGlue. Das MyGlue-System ist eine Self-Service-Plattform, für die sich Endkunden direkt anmelden, während ES Glue soll von MSPs verwendet werden, um den Mitarbeitern des Kundenunternehmens Informationen zur Verfügung zu stellen. MyGlue enthält Funktionen zum Zurücksetzen des Passworts und zur Erstellung einer Wissensdatenbank.
ITBoost
ITBoost gehört ConnectWise, einem weiteren großen Hersteller von Infrastrukturmanagementsystemen. Es ist auch ein führender Anbieter von Software für MSPs. ITBoost, ITGlue und Passportal stehen also in sehr engem Wettbewerb.
Wie seine Hauptkonkurrenten ist ITBoost ein Cloud-Service für MSPs und umfasst auch Passwortverwaltungsdienste und Password Vault. Die von ITBoost erstellten Dokumente können Informationen für interne Benutzer oder externe Benutzer darstellen. Zu den Dokumenten für externe Benutzer gehört ein Feedback-Formularformat, mit dem die Mitarbeiter Ihrer Kunden die Services des MSP bewerten können.
Das ITBoost-System kann Dokumente importieren und enthält auch einen Editor. Ein weiteres interessantes Feature ist die Möglichkeit, Informationen aus Support-Tickets zu entnehmen. Die Datenerfassungseinrichtungen, die Präsentationsstruktur und die Dokumentvorlagen unterstützen zusammen die Erstellung von SOPs für MSP-Mitarbeiter und eine Wissensdatenbank für unterstützte Benutzer.
ITBoost verfügt über eine Reihe von Funktionen, die auf der Koexistenz von ConnectWise auf der Site beruhen – ConnectWise Control, ConnectWise Automate und ConnectWise Manage. Es umfasst auch die Aufzeichnung von Gerätekonfigurationen und hilft dabei, die vom MSP verwalteten Systeme zu dokumentieren.
Die Kommunikation über das Internet und die Datenspeicherung auf den ITBoost-Servern werden aus Sicherheitsgründen verschlüsselt.
Obwohl ITBoost Eigentum von ConnectWise ist, kann es in konkurrierende PSA-Systeme integriert werden, die unter anderem von Kaseya und Pulseway bereitgestellt werden. Es lässt sich auch in RMM-Pakete von Atera, SolarWinds und Kaseya integrieren. Es lässt sich auch in ITGlue, Slack und eine Reihe von VoIP-Telefonsystemen integrieren. ITBoost ist als 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.
Confluence
Confluence ist ein Produkt des australischen Softwarehauses Atlassian. Dies ist ein sehr erfolgreiches Dokumentations-, Kollaborations- und Wissensmanagementsystem. Atlassian besitzt auch Jira, das Projektmanagement-Tool, und beide Systeme lassen sich integrieren, um eine Projektsupport-Suite zu erstellen.
Die Kombination von Jira für Projektplanung und -management mit Confluence für Dokumentation und Kommunikation ist bei agilen Entwicklungsteams sehr beliebt. Confluence wurde als private Social-Media-Plattform für Unternehmen beschrieben. Das Tool ist seit 2004 verfügbar und hat sich seitdem radikal verändert. Anfangs war es dem typischen Wiki-Format sehr ähnlich. Seitdem haben sich jedoch sowohl die Betriebsmethode des Systems als auch der Schnittstellenstil geändert.
Das Aussehen und der Zweck der in Confluence erstellten Seiten sind sehr anpassungsfähig und werden durch Vorlagen gesteuert. Das resultierende Dokumentationssystem sieht eher wie eine Website aus. Verschiedene Seitentypen ermöglichen die Erstellung von Ankündigungen, durchsuchbaren Wissensdatenbanken und Gruppenkommentarseiten.
Das Tool enthält einen geführten Editor, der die Erstellung von Seiten durch Vorlagen erleichtert. Vorgefertigte Dokumente können in ein von Confluence erstelltes Dokumentensystem importiert werden. Der Zweck von Confluence besteht jedoch darin, die Erstellung von Dokumenten zu unterstützen, die in der Umgebung erstellt wurden, und nicht als Dokumentenspeicher zu fungieren, obwohl Speicherplatz in den Online-Zugriffsplänen des Tools enthalten ist.
Confluence ist als Cloud-basierter Abo-Service oder als On-Premises-Software verfügbar. Käufer haben fünf Optionen, wenn sie diese Software in Betracht ziehen. Es gibt drei Editionen für den Cloud-basierten Dienst und zwei Kaufoptionen für die lokale Software.
Die drei Editionen von Cloud Confluence sind Free, Standard und Premium. Ein kleines Unternehmen könnte mit der kostenlosen Version gut zurechtkommen. Während die Standard- und Premium-Versionen bis zu 5.000 Benutzer pro Konto zulassen, ist die kostenlose Version auf 10 beschränkt. Das wichtigste Zusatzfeature bei den beiden kostenpflichtigen Versionen ist die Audit-Protokollierung. Die Premium Edition hat viele Extras gegenüber der Standardversion, aber das wichtigste ist die Aufnahme eines Analysemoduls. Speicherplatz ist ein weiteres Unterscheidungsmerkmal mit einem kostenlosen Konto mit 2 GB, dem Standardkonto mit 250 GB und einer unbegrenzten Speicherkapazität für die Premium Edition.
Die lokale Version, Server genannt, kann gegen eine einmalige Gebühr erworben werden, aber Sie müssen sich für die Anzahl der Benutzer entscheiden, die Zugriff auf die Software haben, da dies der einzige Faktor ist, der den Preis beeinflusst. Die höhere lokale Edition wird als Rechenzentrum bezeichnet. Dies wird pro Jahr berechnet und beinhaltet Cloud-Backup für Daten.
DokuWiki
Wenn Sie ein traditionelles Wiki-Format für Ihre IT-Dokumentation erstellen möchten, haben Sie viele Editor- und Dokumentenverwaltungsoptionen. Die meisten von ihnen sind kostenlos. Der wahrscheinlich beste aller Wiki-Editoren ist DokuWiki.
Ein großer Vorteil von DokuWiki ist seine Einfachheit. Dies macht den Editor und die Dokumentenverwaltungssoftware einfach zu warten. Das System benötigt keine zugehörige Datenbank für die Indizierung oder Dokumentenspeicherung. Stattdessen arbeitet das DokuWiki Content Delivery System mit Textdateien als Datenquelle.
Dieses Dokumenten-Content-Management-System wurde erstmals 2004 veröffentlicht. Das Paket gibt es also schon lange, was es zu einer etablierten und stabilen Software macht.
Dies ist ein plattformübergreifendes Programm, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Sie den richtigen Servertyp zum Hosten des Codes haben. Da es sich um eine kostenlose Software handelt, gibt es keine Cloud-basierte Version von DokuWiki. Es kann jedoch auf einem virtuellen AWS-Server installiert werden, wenn Sie keinen lokalen Host verwalten möchten.
Das einfache, kostenlose Dokumentenverwaltungssystem verfügt über einige großartige Funktionen, darunter Versionskontrolle, wobei jede Version beibehalten wird, Zugriffskontrolle, Vorlagen und ein Plug-In-System zur Erweiterung der Funktionalität des Tools.
Das Tool beschränkt sich nicht nur auf die Anzeige westlicher Texte. Es ist auch in der Lage, außereuropäische Zeichensätze wie Chinesisch, Arabisch und Hebräisch anzuzeigen. Das CMS verfügt über ein integriertes Indexierungssystem und der fertige Wiki-Bildschirm enthält eine voll funktionsfähige Suchfunktion.
Wenn es Ihnen nichts ausmacht, die Software vor Ort zu hosten, und Sie nicht für einen Dokumentenmanager bezahlen möchten, könnte dieses Tool die Antwort sein, nach der Sie suchen.
Auswahl eines IT-Dokumentationstools
Dieser Testbericht stellt nur eine kleine Anzahl von Optionen vor. Die Hauptentscheidung, die Sie treffen müssen, ist, ob Sie einen gehosteten Dokumentationsmanager wünschen oder ob Sie die Software in Ihren eigenen Räumlichkeiten warten möchten.
Sowohl die Online- als auch die Inhouse-Strategie bieten viele Vorteile. Einige IT-Manager fühlen sich einfach nicht sicher, ihre Business Intelligence außerhalb der sicheren Räumlichkeiten ihres eigenen Unternehmens zu hosten. Wenn das Sie beschreibt, dann haben Sie zwei Optionen auf dieser Liste in Form von DokuWiki und Confluence. Es gibt vier gehostete Dienste auf dieser Liste, da diese Konfiguration immer zugänglicher wird, je mehr Unternehmen auf den Markt kommen.
Die kostenpflichtigen Tools auf dieser Liste können sich als ziemlich teuer erweisen. Wenn Sie jedoch ein kleines Unternehmen oder ein Startup mit sehr wenig Geld sind, haben Sie zwei kostenlose Optionen auf dieser Liste zur Auswahl: DokuWiki und die kostenlose Edition von Confluence.
Das Schreiben Ihrer IT-Dokumentation in den Editoren dieser Dokumentenmanagement-Tools ist eine bessere Idee, als nur Ihre vorhandenen papierbasierten Dokumentationsbibliotheken zu scannen. Speziell formatierte Content-Management-Systeme bieten eine bessere IT-Dokumentation als herkömmliche ganzseitige Dokumente, da sie kurze Beschreibungen und schnelle Tipps sowie vollständige Benutzerhandbücher und Verfahrenshandbücher bereitstellen können.