IT documentation tools maksaa, mutta useimmat yritykset menettävät dokumentaationsa heti, kun se on ostettu tai luotu. Yleisin tapa hallita dokumentaatiota on tulostaa se pois ja laittaa kansioihin riveille huomiotta jätettyjä hyllyjä. On parempikin keino.
It-asiakirjojen käyttökelpoisuus edellyttää kolmea tekijää:
- digitoidaan tietokantadokumentaatio
- standardoi formaatit
- indeksoi dokumentin sisältö, jotta ne ovat haettavissa.
täällä työkalut eikä aikaa lukea koko postausta? Tässä listamme viidestä parhaasta IT-dokumentointityökalusta:
- SolarWinds Passportal (GET DEMO) tiimin salasanasuojajärjestelmä, joka toimii myös pilvipohjaisessa dokumenttikaupassa.
- IT liimaa online-dokumenttien hallinta-alustan, joka integroituu moniin projektinhallinta-ja yhteistyöjärjestelmiin.
- ITBoost web-pohjainen dokumentointijärjestelmä, jonka omistaa infrastruktuurin hallintajärjestelmä ConnectWise.
- Confluence yritysyhteistyö -, viestintä-ja dokumentointijärjestelmä, jota käytetään laajasti IT-alalla.
- DokuWiki on vapaa Wiki-luoja, jonka avulla voidaan rakentaa talon sisäinen tietopohja.
IT-dokumentaation säilyttäminen digitaalisessa muodossa on ensimmäinen askel yritysdokumentaation saamiseksi käyttökelpoiseen tilaan. Tyypillinen reaktio on tulostaa asiakirjoja ja laittaa ne kirjahyllyyn. Tämä on erityisen hyödyllinen strategia dokumentaation luoneelle henkilölle tai yritykselle, koska se tarjoaa fyysisen, visuaalisen todisteen heidän kovasta työstään. Useimmat ihmiset ovat kuitenkin nykyään yhtä mieltä siitä, että liiallista paperin käyttöä tulisi välttää. Painetut asiakirjat vievät tilaa, ne vaativat satsausta säilytyskaappeihin ja vaativat paljon puiden kaatamista.
toinen vaihe on standardoida kyseisten asiakirjojen tallennusmuoto. Jos IT-asiakirjat ovat peräisin digitaalisessa muodossa, on erittäin todennäköistä, että ne ovat pieni määrä asiakirjatyyppejä. Microsoft Word-ja PDF-formaatit ovat hyvin yleisiä ja ne voidaan muuntaa muihin formaatteihin.
viimeisessä vaiheessa indeksoidaan asiakirjojen sisältö. Tämä on työläs tehtävä, kun suoritetaan manuaalisesti, mutta voidaan suorittaa automatisoiduilla prosesseilla hyvin nopeasti.
huomiotta jätettyjen IT-asiakirjojen muuttaminen usein käytettäviksi tietolähteiksi vaatii vain tehokkaan asiakirjanhallintatyökalun. Yksi askel parempi on luoda kaikki yrityksesi IT-asiakirjat tiedostomuodossa, joka on perustettu tulkittavaksi esteettömiin web-pohjaisiin järjestelmiin, kuten Wiki-muotoon.
markkinoilla on monia asiakirjahallintajärjestelmiä. Kuitenkin, se on Luokka Ohjelmisto, että harvat tietävät, ja monet ihmiset eivät tiedä, mitä etsiä, jotta oikein arvioida kaikki vaihtoehdot.
olemme tutkineet markkinoita. Listasimme IT-asiakirjatyökalun tarvittavat ominaisuudet ja tarkastelimme sitten kaikkia markkinoilla olevia tuotteita nähdäksemme, mitkä vastaavat tätä vaatimusluetteloa.
parhaat IT-dokumentointityökalut
jokainen näistä IT-dokumentointijärjestelmistä on hieman erilainen. Jokaisella on eri vahvuudet ja se vetoaa eri organisaatioihin. Jotkut luovat dokumenttien näyttömuotoja, jotka näyttävät www-sivuilta, ja jotkut soveltuvat paremmin olemassa olevien dokumenttien tuontiin kuin toiset. Jotkut ovat dokumentointijärjestelmiä, joihin järjestelmäsi dokumentointi pitäisi kirjoittaa. Toiset ovat järjestelmän löytämisen työkaluja, jotka tuottavat IT-dokumentaation automaattisesti.
voit lukea lisää näistä vaihtoehdoista seuraavista osioista.
SolarWinds Passportal (GET DEMO)
Passportal siirtyi IT-infrastruktuurin hallintatyökalujen johtavan valmistajan Solarwindsin omistukseen huhtikuussa 2019. Useiden ostojen kautta SolarWinds on luonut voimakkaan divisioonan, jonka tavoitteena on tarjota tukiohjelmistoja hallinnoiduille palveluntarjoajille. Passportal on nykyisin osa tätä divisioonaa, jota kutsutaan SolarWinds MSP: ksi.
Passportal tarjoaa valikoiman palveluita MSP-palveluille. Yksi on salasananhallintajärjestelmä ja toinen on asiakirjahallinta. Vaikka kyseinen palvelu on nimeltään SolarWinds Document Manager, se on osa Passportal-sarjaa ja tuli Solarwindsille sen tuoreen hankinnan myötä.
Passportal password manager ja SolarWinds Document Manager muodostavat Passportal-sarjan ytimen. Dokumenttijärjestelmän tilaaminen on mahdotonta ilman salasanojen hallintaa.
Passportal on pilvipalvelu ja se on suunnattu MSP-palveluille. MSPs: n odotetaan käyttävän dokumentointijärjestelmää sisäisesti ja myös tarjoavan sitä tietovarastoihin asiakasyrityksille ja niiden työntekijöille. MSP voi esimerkiksi vähentää neuvontapisteeseen soittavien asiakastyöntekijöiden määrää rakentamalla omatoimisen tietopohjan, joka kertoo, miten asiakkaan verkon ongelmat voidaan ratkaista.
salasanojen hallintalaitteiden ja asiakirjakauppojen yhdistämisen logiikkana on, että nämä kaksi aluetta tukevat suurinta osaa puheluista, joita asiakastyöntekijät soittavat MSP: n tarjoamalle Help Deskille.
dokumenttijärjestelmä on sekä tietojen säilö, muokkausohjelma että esitysmuotoilujärjestelmä. Järjestelmä alkaa ohjaamalla MSP mitä tietoja poimia teknikot työskentelevät asiakasyritys, kun MSP ensimmäisen tarjouksen sopimuksen.
tieto asiakkaan järjestelmästä on välttämätöntä, jotta voidaan kirjoittaa tarkka palvelusopimus. Kun työsuhde alkaa, asiakkaan teknikkoja on rohkaistava jakamaan tietojaan käyttämästään järjestelmästä.
nämä tiedot voidaan tislata Asiakirjahallintaohjelmaan tallennettaviksi SOPs-järjestelmiksi. Vaihe vaiheelta MSP voi muodostaa määritelmän järjestelmästä, miten sitä käytetään ja miten työntekijät käyttävät sitä. Osa näistä tiedoista tulee ohjeiksi MSP-teknikoille ja osa vianmääritysoppaiksi, joiden avulla asiakkaiden järjestelmien käyttäjät voivat korjata omat ongelmansa. Voit pyytää demo niiden päällä.
Passportal from SolarWinds Get Demo
IT Glue
It Glue on tärkein kilpailija SolarWinds Passportalille. Tämä on dokumentointijärjestelmä, jonka omistaa Kaseya, merkittävä MSP-ohjelmistojen toimittaja. IT-liima yhdistää myös salasanan ja dokumenttien hallinnan samassa palvelussa.
vaikka ITGlue on PSA-ja RMM-sviittien valmistajan omistuksessa, se ei rajoita yhteentoimivuuttaan sisartuotteisiinsa. Itgluelle on varmasti olemassa integraatioita Kaseyan PSA-ja RMM-järjestelmien kanssa, joita kutsutaan Kaseya BMS: ksi ja Kaseya VSA: ksi. Dokumentointijärjestelmä integroituu myös pulsewayn, Connectwisen ja Solarwindsin kaltaisten kilpailevien MSP-ohjelmistojen kanssa.
IT-liima on pilvipohjainen palvelu, josta veloitetaan tilauksella. Palvelusta on saatavilla kolme versiota: Basic, Select ja Enterprise. Nämä ovat kaikki hinnat käyttäjää kohti kuukaudessa vähintään viiden hengen henkilöstömäärällä – vaikka Enterprise edition on saatavilla yhdestä neljään käyttäjää paljon korkeampaan kuukausihintaan kuin viiden käyttäjän suunnitelma. Täällä ei ole vaihtoehtoa. Kaikki suunnitelmat sisältävät dokumentointialustan. Palvelu tarjoaa knowledge base / wiki-tyylisen editorin, joka tarjoaa myös tiedon tallennusrakenteen.
IT-liima tarjoaa lisäominaisuutena järjestelmän löytöapuohjelman, joka ei sisälly vakioversioihin. Tämä autodiscovery-järjestelmä tutkii automaattisesti verkon laitteisto-ja ohjelmistoinventaariot ja dokumentoi ne kaikki.
IT-Liimajärjestelmä luo puitteet dokumentoinnille, tarjoaa kirjoitusmalleja ja jäsentää tallennetut tiedot esittämistä varten. Se tarjoaa myös tallennustilaa asiakirjapohjalle ja rajapintoja asiakirjakauppojen luojille ja kuluttajille. Kaikki tietoliikenne ITGlue-palvelun kanssa on suojattu salauksella, samoin tieto, joka on tallennettu IT Glue-palvelimelle.
IT-liima tuottaa vaihtoehtoisen paketin, jota kutsutaan Myglueksi. MyGlue-järjestelmä on itsepalvelualusta, jonka loppuasiakkaat rekisteröivät suoraan, kun taas MSPs: n on tarkoitus käyttää sitä tietojen antamiseen asiakasyrityksen työntekijöille. MyGlue sisältää salasanan palauttamisen ja tietopohjan luontivälineet.
ITBoost
Itboostin omistaa ConnectWise, joka on toinen merkittävä infrastruktuurin hallintajärjestelmien valmistaja. Se on myös johtava ohjelmistotoimittaja MSPs: lle. ITBoost, ITGlue ja Passportal kilpailevat keskenään.
pääkilpailijoidensa tavoin Itboost on MSPs: lle suunnattu pilvipalvelu ja se sisältää myös salasananhallintapalvelut ja salasanaholvin. Itboostin luomat asiakirjat voivat esittää tietoja sisäisille käyttäjille tai ulkopuolisille käyttäjille. Asiakirjat ulkopuolisille käyttäjille sisältävät palautelomakkeen muodossa, jonka avulla asiakkaiden työntekijä antaa MSP: n palvelut luokitukset.
itboost-järjestelmässä on mahdollisuus tuoda asiakirjoja ja siihen kuuluu myös editori. Toinen mielenkiintoinen ominaisuus on kyky poimia tietoa tukilipuista. Tiedonkeruupalvelut, esitysrakenne ja asiakirjamallit tukevat yhdessä SOPs: n luomista MSP: n henkilökunnalle ja tietopohjaa tuetuille käyttäjille.
Itboostilla on liuta toimintoja, jotka perustuvat Connectwisen rinnakkaiseloon sivustossa-ConnectWise Control, ConnectWise Automate ja ConnectWise Manage. Siihen sisältyy myös laitekokoonpanojen tallennus, joka auttaa MSP: n hallinnoimien järjestelmien dokumentoinnissa.
tietoliikenne Internetissä ja Tietojen tallennus ITBoost-palvelimilla on kaikki salattu turvallisuuden vuoksi.
huolimatta Connectwisen ominaisuudesta ITBoost voi integroitua kilpaileviin PSA-järjestelmiin, joita tarjoavat muun muassa Kaseya ja Pulseway. Se integroituu myös RMM-paketteihin, joita tuottavat muun muassa Atera, SolarWinds ja Kaseya. Se integroituu myös ITGlue -, Slack-ja useisiin VoIP-puhelinjärjestelmiin. ITBoost on saatavilla 14 päivän ilmaisella kokeiluversiolla.
Confluence
Confluence on australialaisen Atlassian-ohjelmistotalon tuote. Tämä on erittäin onnistunut dokumentointi -, yhteistyö-ja tiedonhallintajärjestelmä. Atlassian omistaa myös Jiran, projektinhallintatyökalun, ja molemmat järjestelmät integroidaan projektitukiohjelmaan.
Jiran yhdistäminen projektisuunnitteluun ja johtamiseen sekä Confluence dokumentointiin ja viestintään on erittäin suosittua ketterien kehitystiimien keskuudessa. Confluencea on kuvailtu yksityiseksi sosiaalisen median alustaksi yrityksille. Työkalu on ollut saatavilla vuodesta 2004, ja se on muuttunut radikaalisti sen jälkeen. Aluksi se oli hyvin samanlainen kuin tyypillinen Wiki-formaatti. Sekä järjestelmän toimintatapa että käyttöliittymätyyli ovat kuitenkin muuttuneet sittemmin.
Confluencessa luotujen sivujen ulkoasu ja käyttötarkoitus ovat hyvin muunneltavia ja niitä ohjaavat mallit. Tuloksena oleva dokumentointijärjestelmä näyttää enemmän verkkosivustolta. Erityyppisillä sivuilla voidaan luoda ilmoituksia, haettavia tietopohjia ja ryhmäkommenttisivuja.
työkalussa on ohjattu editori, joka helpottaa sivujen luomista mallipohjien avulla. Valmiiksi kirjoitettuja dokumentteja voidaan tuoda Confluencen luomaan dokumenttijärjestelmään. Confluencen tarkoituksena on kuitenkin tukea ympäristössä luotujen dokumenttien luomista eikä toimia dokumenttivarastona, joskin tallennustila sisältyy työkalun verkkokäyttösuunnitelmiin.
Confluence on saatavilla pilvipohjaisena tilauspalveluna tai toimitilaohjelmistona. Ostajilla on viisi vaihtoehtoa, kun tarkastellaan tätä ohjelmistoa. Pilvipohjaiselle palvelulle on kolme versiota ja toimitilaohjelmistolle kaksi ostovaihtoehtoa.
Cloud Confluencen kolme painosta ovat Free, Standard ja Premium. Pieni yritys voisi tehdä hyvin ilmainen versio. Vakio-ja Premium-versiot sallivat jopa 5 000 käyttäjää tiliä kohden, mutta ilmaisversio on rajoitettu 10: een. Tärkein lisäominaisuus kahden maksullisen version kanssa on audit logging. Premium-versiossa on monia ekstroja Standardiversioon verrattuna, mutta tärkein niistä on analytiikkamoduulin sisällyttäminen. Tallennustilaa on toinen erottelija ilmainen tili saada 2 GB, standardi tili ottaa 250 GB, ja rajoittamaton tallennusoikeus Premium edition.
toimitilaversion, jota kutsutaan palvelimeksi, voi saada kertamaksua vastaan, mutta käyttäjän on päätettävä, kuinka monta käyttäjää saa ohjelmiston käyttöönsä, koska se on ainoa hintaan vaikuttava tekijä. Korkeampaa toimitilapainosta kutsutaan datakeskukseksi. Tämä on hinnoiteltu vuodessa ja se sisältää pilvi varmuuskopiointi tietojen.
DokuWiki
Jos haluat luoda perinteisen Wiki-formaatin IT-dokumentaatiollesi, sinulla on monia editori-ja asiakirjahallintavaihtoehtoja. Suurin osa on ilmaisia. Luultavasti paras kaikista wikin muokkaajista on DokuWiki.
DokuWikin suuri etu on sen yksinkertaisuus. Näin editori-ja asiakirjanhallintaohjelmisto on helppo huoltaa. Järjestelmä ei tarvitse siihen liittyvää tietokantaa indeksointia tai asiakirjojen tallennusta varten. Sen sijaan DokuWiki-sisällöntoimitusjärjestelmä toimii tekstitiedostoilla tietolähteenä.
tämä dokumenttien sisällönhallintajärjestelmä julkaistiin ensimmäisen kerran vuonna 2004. Niin, paketti on ollut olemassa jo pitkään, joten se vakiintunut ja vakaa pala ohjelmisto.
Tämä on cross-platform ohjelma, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että sinulla on oikeantyyppinen palvelin isäntä koodi. Koska kyseessä on ilmainen ohjelmisto, dokuwikista ei ole pilvipohjaista versiota. Se voidaan kuitenkin asentaa AWS-virtuaalipalvelimelle, jos et halua ylläpitää paikan päällä olevaa isäntää.
yksinkertaisessa, ilmaisessa asiakirjanhallintajärjestelmässä on hienoja ominaisuuksia, joihin kuuluu versionhallinta, jossa jokainen versio säilytetään, kulunvalvonta, mallit ja laajennusjärjestelmä, jolla laajennetaan työkalun toiminnallisuutta.
työkalu ei rajoitu vain länsimaisten tekstien näyttämiseen. Sillä voidaan esittää myös muita kuin eurooppalaisia merkistöjä, kuten Kiinaa, arabiaa ja hepreaa. CMS: ssä on integroitu indeksointijärjestelmä ja valmiissa Wiki-näytössä on täysin toimiva hakutoiminto.
Jos ohjelmiston isännöinti tiloissa ei haittaa, etkä halua maksaa dokumenttien hallinnasta, tämä työkalu voi olla etsimäsi vastaus.
It-dokumentointityökalun valitseminen
tässä katsauksessa on vain pieni määrä vaihtoehtoja. Tärkein päätös sinun on tehtävä on, haluatko isännöi dokumentaatio manager tai jos haluat ylläpitää ohjelmistoa omissa tiloissa.
sekä verkko-että inhouse-strategioissa on monia etuja. Jotkut IT-johtajat eivät vain tunne itsevarmuutta isännöidessään liiketoimintatietojaan omien yritystensä turvallisten toimitilojen ulkopuolella. Jos tämä kuvaa sinua, sinulla on kaksi vaihtoehtoa tässä luettelossa muodossa DokuWiki ja Confluence. Tällä listalla on neljä isännöityä palvelua, koska kyseinen kokoonpano on tulossa yhä helpommin saataville, kun yhä useammat yritykset siirtyvät markkinoille.
tämän listan maksulliset työkalut voivat osoittautua varsin kalliiksi. Jos olet kuitenkin pieni yritys tai startup, jolla on hyvin vähän kulutettavaa, sinulla on kaksi ilmaista vaihtoehtoa tässä luettelossa, josta voit valita: DokuWiki ja Confluencen ilmainen painos.
IT-dokumentaation kirjoittaminen näiden asiakirjojen hallintatyökalujen editoreihin on parempi idea kuin olemassa olevien paperipohjaisten dokumentaatiokirjastojen Skannaaminen. Erityisesti muotoillut sisällönhallintajärjestelmät tarjoavat IT-dokumentaatiota paremmin kuin perinteiset kokosivun asiakirjat, koska ne voivat tarjota lyhyitä kuvauksia ja Pikavihjeitä sekä täydellisiä käyttöoppaita ja menettelyoppaita.