Le calcul du remboursement du kilométrage commence par savoir quand vous devez réellement rembourser vos employés. Bien que de nombreux employeurs pensent qu’ils doivent payer le kilométrage, le gouvernement fédéral ne vous oblige pas à rembourser les employés. Cependant, certains États ont des règlements. La Californie, par exemple, oblige les employeurs à rembourser aux employés les pertes subies dans l’exercice de leurs fonctions.
Si vous avez besoin de calculer les remboursements, nous avons un outil de calcul de kilométrage pratique que vous pouvez utiliser.
L’IRS fixe le taux de remboursement du kilométrage pour les employés qui conduisent leur propre Véhicule privé (POV), mais ce taux est une ligne directrice pour les employeurs et une possibilité de déduction fiscale pour les employés. Vous pouvez choisir si vous souhaitez ou non payer vos employés plus ou moins que le taux IRS. Gardez également à l’esprit que vous devez également suivre les réglementations de remboursement de votre État. En outre, en vertu de la réglementation FLSA, vous devez payer à vos employés le salaire minimum standard. Si leurs dépenses les amènent à un taux horaire inférieur au salaire minimum, vous devrez les aider avec le coût.
L’IRS a une ligne directrice pour les dépenses remboursables et non remboursables lorsqu’un employé utilise son propre point de vue pour des tâches professionnelles. Voici quelques dépenses remboursables et non remboursables:
Frais remboursables
- Frais de stationnement, frais de ferry, frais de pont, de route et de tunnel, et frais de stationnement, d’atterrissage et d’arrimage d’avion ou d’avion.
- Lorsque votre employé utilise son point de vue en activité officielle à proximité immédiate de sa résidence ou de sa gare officielle.
- Si un employé conduit à un ou plusieurs lieux de travail temporaires, tant qu’il ne conduit pas directement de son domicile et de son bureau.
- Lorsque l’employé se présente à votre bureau affecté en permanence et se rend ensuite sur d’autres sites de travail.
- Si vos employés doivent voyager à des fins de formation, ils ont droit au remboursement si la formation se trouve dans les limites de la ville de votre poste de travail officiel. Cependant, le remboursement dans ce cas est soumis à l’examen et à l’approbation du gestionnaire.
- Si votre employé s’arrête en cours de route entre sa résidence et son lieu de travail pour des raisons professionnelles, il devrait se faire rembourser la conduite après l’arrêt.
Dépenses non remboursables
- Vos employés ne recevront pas de remboursement entre leur domicile et leur bureau ou leur lieu de travail temporaire.
- Frais de réparation, d’amortissement, de remplacement, de graisse, d’huile, d’antigel, de remorquage et autres frais similaires, d’essence, d’assurance, de taxes d’État et fédérales.
- Vous n’avez pas à rembourser aux employés le stationnement dans un espace de bureau attribué lorsqu’il est engagé dans le cadre d’un déplacement direct entre leur résidence et leur bureau.
- Miles parcourus uniquement pour des raisons personnelles.
Faites le calcul
Taux de remboursement du kilométrage standard IRS (à partir de 2021):
- 56 cents par mille conduit pour un usage professionnel
- 16 cents par mille conduit à des fins médicales ou de déménagement
- 14 cents par mille conduit au service d’organisations caritatives
Comment calculer les remboursements de kilométrage
La distance parcourue est déterminée par les miles réels parcourus dans les lectures du compteur kilométrique. Avant que votre employé ne commence à se rendre au lieu de travail, il prendra note du numéro sur le compteur kilométrique. Une fois que l’employé se rendra à l’emplacement suivant, il prendra note du nouveau numéro sur le compteur kilométrique. La différence entre les deux lectures est le nombre de kilomètres parcourus par l’employé.
Pour calculer les calculs de kilométrage, multipliez le taux de kilométrage applicable par le nombre de miles parcourus par l’employé.
Par exemple, imaginez que votre employé ait parcouru 15 kilomètres pour se rendre de votre bureau à un lieu de travail temporaire.
15 miles x 0,58 $ (taux de remboursement) = 8,70 due dû au remboursement
Trouver des solutions
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