Le logiciel de gestion des bons de travail est une solution qui permet aux gestionnaires d’installations de suivre et de gérer efficacement toutes les informations sur les bons de travail via un tableau de bord unique. Grâce à un emplacement centralisé pour créer des demandes de service, surveiller les mises à jour de statut en temps réel, suivre l’achèvement et laisser des commentaires sur le travail effectué, les gestionnaires de sites peuvent facilement gérer les ordres de travail dans une entreprise multi-sites.
Un système de gestion des bons de travail bien conçu est intuitif et complet et facilite la gestion de l’ensemble du processus des bons de travail du début à la fin.Au lieu que les employés soumettent manuellement des demandes de service, le logiciel de gestion des bons de travail automatise une grande partie du processus : en quelques clics seulement, un bon de travail peut être saisi, approuvé et envoyé à un entrepreneur.
Pourquoi le Logiciel de Gestion des Ordres de travail Est-Il Si Important ?
Tout gestionnaire d’installations expérimenté vous dira qu’un programme de bons de travail organisé et efficace est essentiel au succès à long terme. Des centaines de demandes de réparation et d’entretien peuvent transiter par un service de gestion des installations en une seule journée. L’exécution rapide et complète des bons de travail est ce qui garantit le bon fonctionnement de vos sites et la satisfaction de vos clients.
Trop souvent, cependant, les ordres de travail sont truffés d’erreurs et peuvent prendre des semaines à être traités. Les retards, les inexactitudes et les erreurs de communication peuvent tous devenir coûteux s’ils se produisent trop fréquemment – et c’est souvent le cas lorsque le suivi des bons de travail est effectué sur stylo et papier.
Pourquoi réinventer la roue chaque fois qu’un entretien préventif doit être effectué ? Le logiciel de gestion des ordres de travail automatise l’ensemble du processus de planification des ordres de travail. Cela aidera votre équipe:
- Trouver le bon entrepreneur pour la mission.
- Gérez les services dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
- Payez grâce à des paiements efficaces et automatisés.
- Analysez des données et des analyses avancées.
Principaux avantages du logiciel de gestion des bons de travail
Réduisez les coûts
Réduisez les dépenses totales de maintenance en embauchant des entrepreneurs expérimentés au prix approprié pour le travail, en validant le temps consacré à la réparation avec le suivi de la localisation GPS, en minimisant le délai global d’achèvement de chaque tâche et en évitant les erreurs de facturation avec les paiements électroniques.
Automatisez les tâches récurrentes
Utilisez un logiciel de gestion des bons de travail pour prévoir et planifier la maintenance préventive de routine, en évitant les pannes d’urgence et les remplacements coûteux d’actifs. Mieux encore, gagnez du temps avec une planification automatisée de la maintenance planifiée basée sur les besoins en actifs enregistrés.
Augmentez les performances
Améliorez les performances du fournisseur de services et de l’entrepreneur en fournissant des photographies, un historique de réparation détaillé et d’autres informations pertinentes sur l’actif directement dans la plate-forme de gestion des bons de travail.
Prolonger la durée de vie des équipements et des actifs
Un programme d’entretien préventif bien planifié et exécuté peut prolonger la durée de vie des équipements et des actifs tout en réduisant les coûts d’entretien. Les réparations d’urgence sont plus coûteuses – à la fois en dollars durs et en temps d’arrêt – que l’entretien préventif.
Boostez l’efficacité
Améliorez l’efficacité opérationnelle et administrative en numérisant votre programme de gestion des bons de travail, en rationalisant la soumission des bons de travail et en automatisant la répartition des entrepreneurs. Éliminez le temps perdu à trier, hiérarchiser et soumettre des factures manuelles pour approbation.
Fonctionnalités du logiciel de gestion des bons de travail
Ces caractéristiques uniques nous distinguent des autres fournisseurs:
Approvisionnement simplifié
ServiceChannel vous donne accès à plus de 50 000 fournisseurs de services, organisés par spécialité, assurance, licences, expérience, domaines de service, etc. Notre plateforme vous aide à trouver des fournisseurs qualifiés chaque fois que vous ouvrez un nouvel emplacement ou que vous avez besoin d’un nouveau commerce.
Gestion de la garantie
Ne payez pas pour les travaux déjà couverts par une garantie. Avec ServiceChannel, vous pouvez envoyer automatiquement des tâches garanties au fournisseur approprié, ou simplement examiner le bon de travail en interne et définir le NTE à zéro pour empêcher la facturation.
Tableaux de bord personnalisés
Obtenez un aperçu complet des dépenses par métier, catégorie, priorité et fournisseur en fonction de l’historique de vos bons de travail. Affichez les tendances et identifiez les valeurs aberrantes.
Surveillance de la performance de l’entrepreneur
Notre logiciel de bons de travail vous permet de visualiser la performance de l’entrepreneur à travers les indicateurs clés. Surveiller la qualité du service et le taux d’achèvement et fournir une rétroaction constructive afin de promouvoir des partenariats constructifs.
Ordres de travail initiés par l’entrepreneur
Gagnez du temps sur les réparations. Grâce à notre système de bons de travail, les entrepreneurs peuvent générer des bons de travail sur site pour des types de travaux pré-approuvés.
Accès mobile
Créez, modifiez ou réaffectez des bons de travail en déplacement, consultez les alertes et suivez les progrès à l’aide de l’application de gestion des installations mobiles ServiceChannel.
Gestion des risques
Notre système de gestion des bons de travail est lié à notre logiciel de gestion des entrepreneurs, ce qui facilite le suivi de l’assurance des entrepreneurs, des certifications et des tarifs. ServiceChannel empêche les entrepreneurs de se voir attribuer des travaux jusqu’à ce qu’ils remplissent toutes les exigences et nous vous alertons lorsque les exigences sont obsolètes ou expirées.
Facturation électronique
Les entrepreneurs peuvent facturer par voie électronique grâce à notre programme de bons de travail, éliminant ainsi les factures papier et réduisant les coûts de traitement. Les factures sont soumises en fonction de l’ordre de travail approprié, ce qui permet des comparaisons rapides avec les travaux effectués pour des approbations plus précises.
Faq Sur Le Logiciel De Gestion Des Ordres De Travail
Comment Le Logiciel De Gestion Des Ordres De Travail Améliore-T-Il L’Efficacité?
Grâce à un logiciel sophistiqué de gestion des ordres de travail, les gestionnaires d’installations peuvent se reposer en sachant qu’ils seront automatiquement alertés de toute priorité importante, de toute nouvelle demande de service, de tout changement d’état des ordres de travail ou de toute urgence – 24h/24 et 7j/7. Cela simplifie la priorisation des bons de travail et permet au FMs d’adopter une approche préventive plutôt que réactive de la maintenance.
En accédant aux données déjà stockées dans la plate-forme de gestion des installations et en automatisant le processus des bons de travail, votre organisation gagne en efficacité non seulement dans le processus de soumission des bons de travail, mais également dans le délai global de résolution. L’équipe FM peut surveiller les mises à jour de statut en temps réel, communiquer avec les fournisseurs de services, suivre les valeurs aberrantes et s’assurer que les factures sont payées à temps. Il y a moins de travail manuel fastidieux et un plus grand degré de précision, ce qui se traduit par une meilleure expérience pour les employés et les clients.
Pourquoi L’Intégration d’Applications Mobiles est-elle Importante pour les Logiciels de Gestion des Ordres de Travail ?
Le logiciel mobile de gestion des bons de travail permet aux FMs, aux gestionnaires de sites et aux techniciens internes d’expédier, de gérer et de suivre les bons de travail de n’importe où, à tout moment. De plus, les applications mobiles de bons de travail permettent aux fournisseurs de services tiers et aux entrepreneurs de recevoir les bons de travail et de répondre rapidement, même sur la route ou sur un autre chantier.
Les applications mobiles permettent également aux techniciens dépêchés d’enregistrer et de quitter facilement les sites qu’ils desservent à l’aide du suivi GPS, de contacter le FMs en cas de besoin et de mettre à jour les bons de travail avec des informations importantes.
Comment Le Logiciel De Gestion Des Ordres De Travail Prend-Il En Charge Les Contacteurs ?
Le logiciel intégré de gestion des bons de travail peut soutenir et, en fin de compte, bénéficier aux entrepreneurs des manières suivantes :
- Précision accrue: Réduisez ou éliminez les conflits liés au paiement et au temps consacré à une réparation grâce aux fonctionnalités d’enregistrement / de départ GPS et de facturation automatisée
- Efficacité améliorée: Les entrepreneurs reçoivent une réponse plus rapide aux propositions, peuvent communiquer plus facilement avec le FMs et le personnel de localisation, et ont un accès complet aux détails importants sur le travail ou l’actif
- Paiements plus rapides: Grâce aux fonctionnalités de paiement électronique, les entrepreneurs peuvent suivre les factures et savoir quand leur paiement arrivera après chaque ordre de travail. Les entrepreneurs peuvent également être payés en bloc pour plusieurs travaux effectués au cours d’une période donnée.
En fin de compte, le logiciel de gestion des bons de travail prend en charge les entrepreneurs et les fournisseurs, car il réduit la saisie en double des données, élimine pratiquement les erreurs humaines et permet aux deux parties de consulter les mises à jour de statut en temps réel.
Pour intégrer avec succès le logiciel de gestion des bons de travail dans le programme de gestion des installations, les entrepreneurs nouveaux et existants doivent participer pleinement au processus. Pour cette raison, les équipes FM doivent se concentrer sur la formation et l’intégration des entrepreneurs afin qu’ils puissent tirer pleinement parti de tout ce que le logiciel de gestion des bons de travail a à offrir.
